الناس عرضة للأخطاء. في الأعمال التجارية ، من الصعب السيطرة على الأخطاء التي ترتكبها العمليات اليدوية ، مما يجعل الشركات من جميع الأحجام عرضة للاحتيال. الاحتيال في الحسابات الدائنة (AP) هو مصدر قلق متزايد ، مع أكثر من 80 ٪ من المنظمات بعد أن وقعت فريسة لها. حتى عمالقة مثل جوجل و Facebook كانوا ضحايا الاحتيال AP ، وخسروا أكثر من 100 مليون دولار.
يعد وجود عملية حسابات مستحقة الدفع سلسة وفعالة أمرًا بالغ الأهمية في إقامة علاقات قوية مع البائعين ، وزيادة الأرباح ، وتوفير الوقت ، وتخفيف الاحتيال.يمكن أن يساعد التحويل من الدليل إلى عملية AP المؤتمتة في سداد المدفوعات في الوقت المحدد وإلى البائعين المناسبين. من خلال أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة ، يمكن للشركة تجنب المدفوعات المتأخرة والمدفوعات الاحتيالية وتوضيح التأخيرات في المعالجة التي يمكن أن تؤثر على صافي الأرباح.
جدول المحتويات
سير عمل AP اليدوي مقابل أتمتة سير عمل AP
ما هو سير العمل
سير العمل هو تسلسل الخطوات المتخذة لإكمال مهمة من البداية إلى النهاية. في عملية سير عمل الحسابات الدائنة ، تكون بداية التسلسل عند استلام الفاتورة ، وتنتهي عند إجراء الدفع.
سير العمل اليدوي AP
في سير عمل AP اليدوي ، يتلقى قسم المحاسبة الفواتير ، التي يتم كتابتها في النظام وتسليمها يدويًا إلى سلطة التوقيع للموافقة عليها. بمجرد الموافقة عليه ، يتم قطع الشيك وإرسال الدفعة إلى البائعين. في سير عمل AP اليدوي ، تحدث فرص حدوث أخطاء في جميع المراحل من إدخال البيانات غير الصحيح إلى الموافقات التي تعلق في مكتب سلطة التوقيع.
أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة
باستخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ، يتم التقاط البيانات من الفاتورة الورقية وتوصيلها في الحقول الموجودة في الفاتورة الرقمية. يتحقق برنامج أتمتة AP للتأكد من أن جميع البيانات التي تم إدخالها تتطابق مع أوامر الشراء وإيصالات المبيعات ، وبالتالي القضاء على فرص الاحتيال والأخطاء. إذا تم العثور على خطأ ، فسيتم تمييزه وإعادة توجيهه إلى الشخص المعني للتصحيح / التحقق. بمجرد الموافقة على الفاتورة ، يتم توجيهها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المحاسبة للشركة ، وعندها يتم الدفع إلكترونيًا أو إرسال شيك.
غالبًا ما تكون حلول أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة قائمة على السحابة. يمكن للموظفين الوصول إلى النظام المركزي وعرض المعلومات لمعرفة المرحلة التي تمر بها عملية الفاتورة.
لم تعد أقسام المحاسبة بحاجة إلى السعي بعد الحصول على الموافقات ويتم التخلص من فرص تعلق الفواتير على مكتب شخص ما ، مما يوفر الوقت. يمكن تجنب الاختناقات خلال سير العمل بسهولة. تضمن مطابقة الفواتير إمكانية تمييز / تقليل الأخطاء والسلوك الاحتيالي من خلال أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة.
مقارنة بين AP اليدوي وسير عمل AP الآلي
الفواتير
سير العمل اليدوي AP - يمكن لفرق المحاسبة أن تجد الأمر مثقلًا بمئات الفواتير الورقية التي تحتاج إلى التحقق منها وإدخالها في النظام ، مما يترك مجالًا للأخطاء.
سير عمل AP المؤتمت - يتم تحويل الفواتير الورقية بسهولة باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف ، والتي يمكن لفريق المحاسبة البحث عنها والعثور عليها بسهولة.
أخطاء
سير العمل اليدوي AP - تؤدي الأخطاء في إدخال البيانات أو المطابقة إلى مدفوعات خاطئة ومدفوعات احتيالية.
سير عمل AP المؤتمت - تتم مطابقة الفواتير تلقائيًا مع أوامر الشراء وإيصالات المبيعات وأي تباينات يتم العثور عليها تتم إعادة توجيهها إلكترونيًا إلى الإدارة أو الشخص المعني لمراجعتها وتصحيحها.
Communication
سير العمل اليدوي AP - يتعين على فرق المحاسبة ملاحقة سلطات التوقيع للموافقة عليها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ضياع الفواتير الورقية أو تعليقها تحت كومة من الأوراق
سير عمل AP المؤتمت - يتم إرسال الموافقات على الفواتير تلقائيًا إلى الإدارات ذات الصلة. يمكن أيضًا إرسال التذكيرات في حالة حدوث تأخيرات أو في حالة الحاجة إلى توضيح.
الاحتيال المالي
سير العمل اليدوي AP - الأخطاء البشرية هي الأكثر احتمالا في إدخال البيانات ومطابقة الفواتير. يمكن للمحتالين سرقة المعلومات من الفواتير الورقية وفاتورة الشركة عدة مرات.
سير عمل AP المؤتمت - يمكن الكشف عن الاتجاهات على أساس التاريخ الماضي واكتشاف الفواتير المكررة. تتم مراجعة أسماء البائعين ومعلومات الحساب وما إلى ذلك والتحقق منها قبل معالجة الدفع.
فوائد أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة
1. منع الاحتيال المالي - AP أو احتيال البائع في الأعمال التجارية مصدر قلق متزايد يؤثر على الشركات من جميع الأحجام. في سير عمل الحساب اليدوي القابل للدفع ، يحدث الاحتيال عندما ، على سبيل المثال ، يرسل المورد X فاتورة ، ولكن البائع X غير موجود ويتم السداد دون التحقق ، مما يؤدي إلى فقد الأموال إلى الأبد. يمكن أن تحدث المدفوعات الاحتيالية أيضًا بسبب:
- إدخال بيانات خاطئ
- فاتورة كاذبة
- الشيكات الاحتيالية
ومع ذلك ، مع أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة ، يمكن منع الاحتيال عن طريق:
- مطابقة 3 طرق لأوامر الشراء وإيصالات المبيعات بالفواتير باستخدام التعرف الضوئي على الحروف
- الموافقات الآلية على الفواتير
- مسار المراجعة لفريق المحاسبة والمراجعين لمتابعة
2. تجنب دفع مبالغ زائدة - في سير عمل AP اليدوي ، يمكن أن تحدث بسهولة أخطاء في التحقق من الفواتير المكررة وإدخال البيانات والتحقق من البائعين وتغييرات الموردين. ومع ذلك ، مع أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة ، يمكن للنظام الآلي المركزي التخلص من هذه الأخطاء الشائعة. هذا يجعل من السهل المحاسبة لتجنب الخطأ / المدفوعات الزائدة ، والاحتفاظ بالتدفقات النقدية اللازمة للعمليات اليومية.
3. تحسين عملية التدقيق - من خلال عملية سير العمل اليدوية لحساب الدفع ، يمكن أن تستغرق عمليات التدقيق أسابيع أو شهورًا ، حيث يمر فريق المحاسبة بأعمال ورقية لا نهاية لها. باستخدام نظام AP الآلي ، يتم تنظيم جميع البيانات المطلوبة لعملية التدقيق وتخزينها في مكان واحد ، مما يجعل عمليات التدقيق أبسط ويوفر الوقت.
4. المدفوعات في الوقت المناسب - لا يمكن تجنب الأخطاء البشرية من خلال عملية سير العمل التقليدية لحساب الدفع. تؤدي الفواتير الضائعة إلى تأخر السداد أو تأخر السداد بغرامات ، مما قد يؤثر على الأرباح وعلاقات البائعين. من خلال التبديل إلى عملية مؤتمتة ، يمكن تقليل الأخطاء باستخدام نظام مركزي يضمن مطابقة الفواتير والتحقق منها والموافقة عليها قبل إجراء الدفعات في الوقت المناسب.
5. زيادة الربحية - مع وجود نظام سير عمل آلي في AP ، يمكن للشركات إجراء المدفوعات في الوقت المحدد ، وبالتالي تجنب العقوبات. عندما تتم المدفوعات في الوقت المحدد ، يمكن أن تحسن العلاقات مع البائعين من خلال بناء علاقة إيجابية. يمكن أن يؤدي هذا إلى تخفيضات محتملة على الطلبات المستقبلية ، مما يوفر أموال الشركة بشكل مباشر. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف ، يمكن أيضًا تجنب المدفوعات الاحتيالية ، مما يؤدي إلى استخدام الإيرادات في المكان المطلوب بالضبط - لتحسين أهداف العمل الأساسية وزيادة الأرباح.
6. عملية AP المركزية - مع أتمتة AP ، يمكن تخزين معلومات الفاتورة في قاعدة بيانات مركزية. سيضمن ذلك سهولة الحصول على الفواتير وأوامر الشراء والموافقات ومعلومات الدفع. لم تعد فرق المحاسبة بحاجة إلى البحث عن جميع الأعمال الورقية المتعلقة بأمر واحد ، حيث يمكن العثور عليها بسهولة في قاعدة البيانات المركزية ، وبالتالي توفير الوقت. علاوة على ذلك ، فإن النظام المركزي يجعل من السهل على أي شخص داخل الشركة التحقق من حالة الفاتورة / الدفع.
7. الموافقات الآلية على الفواتير - قبل إجراء عملية شراء ، قد يتطلب الأمر توقيع / موافقة كبار الموظفين / المديرين. يمكن تخصيص نظام AP الآلي لضمان توجيه الفواتير إلى القسم المناسب رقميًا بناءً على المعلومات التي تم إدخالها. هذا يوفر على فريق المحاسبة الاضطرار إلى مطاردة سلطة التوقيع للحصول على الموافقات ، ويقلل من الأعمال الورقية ، ويوفر الوقت ، ويقلل من مخاطر ضياع الموافقات في أكوام من الأعمال الورقية.
8. لا حاجة لإدخال البيانات - يمكن أن يكون استخراج البيانات من الفواتير مهمة شاقة. يمكن أن تأتي الفواتير المطبوعة أو المرسلة بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس بجميع الأشكال. اعتمادًا على عدد البائعين والفواتير ، يمكن أن يستغرق ذلك وقتًا طويلاً ، مما قد يتسبب في حدوث أخطاء في إدخال البيانات. من خلال أتمتة العملية باستخدام التعرف الضوئي على الحروف ، يمكن للبرنامج استخراج البيانات المطلوبة وإدخالها في الجداول ، بغض النظر عن التنسيق الذي يتم إرسالها به. وهذا يزيل الخطأ البشري والعمالة اليدوية باهظة الثمن / غير الفعالة ، ويوفر الوقت ويسرع معالجة الدفع.
9. تحسين معنويات الموظف - يوفر النظام الآلي المركزي الوقت ، مما يسمح لقسم المحاسبة في الشركة باستخدام مهاراتهم وتطويرها بشكل أفضل. على عكس سير عمل AP اليدوي ، والذي يتطلب من الموظفين قضاء ساعات لا نهاية لها في تعقب الأعمال الورقية المختلفة ، والتحقق من البيانات والتحقق من الطلبات / الفواتير من كل قسم.
10. تحسين درجة الائتمان التجارية - ينتج عن سداد المدفوعات المتأخرة للبائعين أكثر من مجرد غرامات. يمكن أن يؤثر سجل الدفع على درجة ائتمان الشركة. سيساعدك الحصول على تصنيف ائتماني جيد عند محاولة الحصول على قرض تجاري والتقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان تجارية وحتى العثور على بائع جديد. تؤثر التصنيفات الائتمانية على فرص التمويل ويمكن أن تؤثر أيضًا على التأهل للحصول على أسعار فائدة منخفضة على قروض الأعمال.
كيفية أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة؟
عند إجراء أي تغيير ، من الأفضل إلقاء نظرة على العملية الحالية وتحديد مجالات المشاكل والتوقعات للنظام الآلي الجديد. يمكن أن تساعد الخطوات التالية في تعظيم فوائد عملية AP المؤتمتة.
تقييم عملية الحسابات الجارية الدائنة
قبل التحول إلى نظام آلي ، من الأفضل تقييم العملية الحالية لتحديد المجالات التي تخسر فيها الشركة الأموال ، ويمكنها توفير الوقت والقضاء على الأخطاء. على سبيل المثال ، هل الخطأ البشري في مطابقة الفواتير لأوامر الشراء هو المشكلة الأكثر إشكالية؟ بمجرد تحديد أخطاء النظام الحالي ، يصبح من الأسهل إعداد عملية سير عمل AP مؤتمتة مخصصة تكون الأكثر فاعلية في تلبية احتياجات الشركة.
تحدث إلى الموظفين
قد يكون التبديل من الدليل اليدوي إلى عملية AP الآلية أمرًا صعبًا في البداية ، ويمكن مواجهته بالمقاومة. لذلك ، لجعل الانتقال أكثر سلاسة ، من الأفضل التحدث إلى الموظفين الذين سيستخدمون النظام. اكتشف العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً وتتسبب في حدوث مشكلات وتكلفك أموالاً. اسأل الموظفين أيضًا عما يتوقعونه من سير عمل AP المؤتمت الجديد. ستجعل العناية الواجبة التي يتم إجراؤها في المراحل الأولية عملية الانتقال أسهل في تبنيها واستخدامها بفعالية من قبل فريق المحاسبة / المالية / AP.
توقعات سير عمل AP الجديد
لاختيار أفضل حل آلي للحسابات الدائنة ، يعد تحديد الأهداف أمرًا بالغ الأهمية. هل النظام الجديد مطلوب في الغالب لتحسين سير العمل الحالي ، أو تقليل التكاليف ، أو توفير الوقت ، أو التخلص من الأخطاء ، أو الكشف عن الاحتيال؟
اختر أفضل البرامج للشركة
بعد التحقق من عملية AP الحالية وتحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من التحسين ، يصبح اختيار البرنامج المناسب أسهل. على سبيل المثال ، إذا كان الفحص اليدوي لفواتير أوامر الشراء أو إيصالات المبيعات يمثل مجالًا يسبب معظم الأخطاء وبالتالي المال ، فإن اختيار برنامج يتفوق في مطابقة بيانات الفاتورة سيكون هو الخيار الصحيح.
تجنب استخدام الورق
من خلال التحول من الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية ، يمكن تقليل / تجنب المدفوعات الاحتيالية والأخطاء والتأخيرات. على سبيل المثال ، إذا كانت الموافقات على الطلبات مجالًا تحدث فيه اختناقات بشكل متكرر ، فيمكن تصميم نظام AP الآلي الجديد لتوجيه الفواتير إلى الشخص / القسم المناسب تلقائيًا. بهذه الطريقة يمكن الموافقة عليها بمجرد إرسالها. علاوة على ذلك ، يمكن لكل شخص معني الوصول بسهولة إلى النظام المركزي لمعرفة مرحلة الشراء. على سبيل المثال ، إذا تمت الموافقة على الموافقة ، وطلبت البضائع / الخدمات ، ودفع الفاتورة ، إلخ.
بتقليل استخدام الورق ، لن تضيع الفواتير أو تعلق على مكتب شخص ما.
وفي الختام
يمكن أن تؤثر ممارسة المقدار الصحيح من التحكم في الأعمال على النمو والأرباح. من خلال اعتماد أتمتة سير عمل الحسابات الدائنة ، يمكن للشركات بسهولة تتبع الفواتير والمدفوعات والموافقات وما إلى ذلك من نظام مركزي. يوفر هذا مستوى من التحكم لا تستطيع الفواتير الورقية ، مما يعني أنه يمكن مراقبة تدفق الأموال بسهولة ، وتحليل أنماط الإنفاق وتقليل الإنفاق الزائد ، وبالتالي زيادة الأرباح.
المصدر: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- الوصول
- حسابي
- المحاسبة
- الكل
- المنطقة
- التدقيق
- السلطة
- الآلي
- أتمتة
- أفضل
- ابني
- الأعمال
- الأعمال
- النقد
- تدفق مالي
- سبب
- فرص
- تغيير
- التعرف على الشخصية
- مطاردة
- تدقيق
- الشيكات
- مشترك
- Communication
- الشركات
- حول الشركة
- التكاليف
- ائتمان
- بطاقة إئتمان
- حالياًّ
- البيانات
- قاعدة البيانات
- التأخير
- تطوير
- رقمي
- الاجتهاد
- الطُرق الفعّالة
- الموظفين
- ينتهي
- مشروع
- إلخ
- مجال
- مالي
- تدفق
- شكل
- احتيال
- التمويل
- مستقبل
- خير
- شراء مراجعات جوجل
- متزايد
- التسويق
- تاريخ
- HTTPS
- مئات
- التأثير
- القيمة الاسمية
- info
- معلومات
- مصلحة
- أسعار الفائدة
- IT
- العمل
- قيادة
- مستوى
- قرض
- القروض
- القيام ب
- مليون
- مال
- المقبلة.
- أسماء
- التعرف الضوئي على الحروف
- عمليات
- الفرص
- التعرف الضوئي على الحروف
- طلب
- الطلبات
- ورق
- وسائل الدفع
- معالجة الدفع
- المدفوعات
- تخطيط
- مسدود
- الأرباح
- شراء
- الأجور
- تقييمات
- تخفيض
- العلاقات
- مورد
- النتائج
- إيرادات
- مراجعة
- المخاطرة
- طريق
- الأملاح
- إنقاذ
- بحث
- طقم
- مهارات
- تطبيقات الكمبيوتر
- الحلول
- أنفق
- الإنفاق
- المسرح
- بداية
- الحالة
- المقدمة
- نظام
- تكنولوجيا
- الوقت
- مسار
- تتبع الشحنة
- جديد الموضة
- الباعة
- التحقق
- المزيد
- الضعيفة
- من الذى
- في غضون
- سير العمل
- سير العمل الآلي
- X