كيفية تنظيم الملفات الرقمية بشكل فعال؟

أعاد نشره أفلاطون

المتابعون: 0

يعد الاحتفاظ بملفاتك الرقمية منظمة أمرًا روتينيًا ومرهقًا وضروريًا. تعمل الملفات المنظمة على تسهيل البحث عن المعلومات وتوثيقها واستخدامها بكفاءة. كيف يمكنك استخدام مستند إذا لم تتمكن من العثور عليه في الوقت المناسب؟

وبالتالي ، يجب أن يؤخذ تنظيم الملفات على محمل الجد. لكن كيف يجب أن تبدأ؟ وإذا كانت مملة ، فهل يمكنك تشغيلها تلقائيًا؟

في هذه المدونة ، سأجيب على أسئلة إدارة الملفات الخاصة بك وأعطيك طريقة مؤكدة لأتمتة وتنظيم الملفات الرقمية على الطيار الآلي! دعنا نبدأ.

كيف تنظم الملفات الرقمية؟

ستناقش هذه المدونة طريقتين لتنظيم الملفات:

فرز الملفات يدويًا على سطح المكتب
تنظيم الملفات تلقائيًا.

دعونا نلقي نظرة على الخطوات المتبعة.

كيف تنظم الملفات يدويا؟

إنه سهل ومضجر. ربما كنت تفعل ذلك بالفعل.

ولكن إليك كيفية القيام بذلك بشكل أفضل.

قم بجمع الملفات من رسائل البريد الإلكتروني أو احصل على المستندات من المصدر يدويًا.
بمجرد وصول الملف إليك ، أعد تسميته. أعد تسميته بشكل صحيح بناءً على محتواه أو تاريخه أو أي تسمية يحددها مكتبك.
تحقق من وجود فيروسات في الملف.
ضعه في المجلد المناسب. تأكد من أن اسم المجلد يشرح الملفات الموجودة داخل المجلد. الامتناع عن استخدام الأسماء العامة ؛ بدلاً من ذلك ، كن محددًا أثناء تسمية المجلدات والملفات.
تأكد من تحميل الملف في أي مكان في قاعدة البيانات كما هو مطلوب. على سبيل المثال ، يجب تحميل فاتورة العميل على CRM وتخزينها في ملف تعريف العميل ، ويجب تحميل التفاصيل إلى قاعدة بيانات المبيعات.
تأكد من توثيقك والاحتفاظ بسجل حول مكان تخزين الملفات حتى يتمكن زملاؤك من العثور عليها بسهولة.
الآن ، كرر في كل مرة تحصل فيها على ملف جديد.

الآن ، في حين أن هذه العملية سهلة المتابعة ، إلا أنها تتضمن العديد من الخطوات. من السهل على شخص واحد تحمل عبء إدارة جميع الملفات ، ولكن هذا يجعل التعاون صعبًا. إذا زاد عدد المستندات ، فقد تتسبب الأخطاء اليدوية أو النسيان في مشكلة في العثور على بعض الملفات.

كيف تنظم الملفات تلقائيا؟

السؤال الأول هو هل يمكنك تنظيم الملفات تلقائيًا دون أي أخطاء؟

نعم. يمكنك أتمتة العملية بأكملها بشكل أسهل إذا كانت لديك عملية مناسبة لتسمية الملفات ومواقع المجلدات ومتطلبات معالجة البيانات.

كثير نظم إدارة الوثائق، مثل Nanonets ، لديها جميع الميزات المطلوبة لأتمتة تنظيم الملفات بالكامل بسلاسة.

إليك كيف سيبدو التدفق مع شبكات النانو:

يتم تحميل الملف تلقائيًا إلى Nanonets مع خيارات تحميل المستند. يمكنك تحميل المستندات تلقائيًا من رسائل البريد الإلكتروني وأجهزة سطح المكتب و Drive Sharepoint والمزيد.

فرز تلقائيا جميع ملفاتك الواردة بسهولة باستخدام ملف مصنف الوثيقة، والتي ستفرز الملفات بناءً على محتواها أو اسمها أو نوعها دون مساعدتك.
إعادة تسمية الملف على أساس المحتوى- بناءً على نوع المستند ، سيتم إرسال ملفك إلى نموذج التعرف الضوئي على الحروف حيث سيتم استخراج البيانات من المستند. بناءً على هذه البيانات ، ستتم إعادة تسمية ملفك. على سبيل المثال ، يمكن إعادة تسمية الفواتير كـ - "التاريخ" ، - "اسم المورد" - "رقم الفاتورة"
احفظ المستند في المجلد المطلوب - استنادًا إلى المعلومات ، يمكن لعمليات سير العمل تحميل المستندات تلقائيًا إلى الموقع المطلوب مثل Drive أو CRM أو ERP ومزامنة البيانات بسهولة في الوقت الفعلي.
قم بإنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث - في المرة القادمة التي تريد فيها البحث عن ملف ، ما عليك سوى كتابة الاسم وستعرف موقعه.

هذه الطريقة سريعة وموثوقة وآمنة وخالية من الأخطاء. هذا هو الأنسب للمؤسسات من جميع الأحجام التي تتطلع إلى تنظيم مستندات أعمالها بكفاءة وبجزء بسيط من التكلفة.

ما البرنامج الذي يجب استخدامه لفرز الملفات تلقائيًا؟

يمكن استخدام أنظمة إدارة المستندات لفرز ملفاتك الرقمية على الطيار الآلي. ابحث عن الميزات التالية في البرنامج لتنظيم الملفات بسهولة:

التكاملات - يعد هذا أمرًا ضروريًا حيث تحتاج إلى تحميل المستندات وتصديرها بسلاسة.
أتمتة سير العمل - تسمح لك عمليات سير العمل المستندة إلى القواعد بأتمتة مهام المستندات الخاصة بك دون الحاجة إلى أي تدخل خارجي.
تصنيف الوثيقة - لتنظيم الملفات ، تحتاج إلى فرز المستندات الواردة إلى فئات مختلفة. يساعدك مصنف المستندات على فعل ذلك.
التعرف الضوئي على الحروف - من أجل معالجة المستندات ، تحتاج إلى فهم ما بداخل هذه المستندات. يستخرج OCR البيانات ويساعد النظام على فهم نوع المستند.
تخزين آمن للمستندات - يجب أن يوفر البرنامج مساحة تخزين في حالة رغبتك في تخزين المستندات.

الآن ، هناك العديد من برامج إدارة المستندات في السوق. لقد غطينا أفضل أنظمة إدارة الوثائق في مدونتنا هنا. هنا بعض من القمة برنامج DMS في السوق:

# 1. النانو

# 2. مراسلة

# 3. الفرسكو وان

# 4. OpenKM

# 5. eFileC Cabinet

إليك كيف يقارنون مع بعضهم البعض:

هل تريد أتمتة المهام اليدوية المتكررة؟

تحقق من النانو القائم على سير العمل برنامج معالجة المستندات. استخراج البيانات وتشغيل سير العمل وتخزين المعلومات على الطيار الآلي!

استخدام شبكات النانو لتنظيم الملفات

Nanonets عبارة عن منصة أتمتة لسير العمل قائمة على الذكاء الاصطناعي مع برنامج OCR مدمج. شبكات النانو هي بدون كود على الإطلاق منصة إدارة سير العمل هذا سهل الاستخدام للغاية ، ويتم إعداده في يوم واحد ، ويأتي مع أكثر من 1 عملية تكامل.

يمكنك تنظيم ملفاتك تلقائيًا باستخدام تصنيف مستندات Nanonets و أتمتة ذكية. سواء كان ذلك أي نوع من المستندات ، يمكن لـ Nanonets فرز وتصنيف ومعالجة وتخزين المستند نيابة عنك.

فيما يلي عرض توضيحي قصير لكيفية استخدام شبكات النانو لأتمتة معالجة الفواتير:

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

يمكن للشبكات النانوية القيام بالمهام التالية والمزيد:

هل لديك حالة استخدام محددة في الاعتبار؟

تواصل مع فريقنا أو ابدأ نسخة تجريبية مجانية. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فسيقوم فريقنا بإعداد مهام سير العمل لك.

لماذا تختار Nanonets؟

تمتلك Nanonets قوالب متعددة لأتمتة عمليات المستند، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء حالة الاستخدام الخاصة بك في أقل من 15 دقيقة.

يمكنك التقاط المستندات بسهولة من مصادر البيانات مثل Gmail و Drive و Outlook والمزيد.
استخراج البيانات من المستندات مع دقة> 95٪
واجهة برمجة تطبيقات OCR المتقدمة
واجهة سهلة الاستخدام
منصة بدون كود
أتمتة أي عملية مع سير العمل
إنشاء وظائف منطقية معقدة للتحقق من الوثائق
قوالب وخيارات تخصيص سهلة
مجموعة واسعة من عمليات الدمج
التحكم في الوصول المستند إلى الدور
التدقيق تريل الجذوع
أسعار شفافة - تحقق من خطط التسعير
دعم 24 × 7

يستخدم أكثر من 30,000 مستخدم شبكات النانو لأتمتة أكثر من 30 مليون عملية معالجة للمستندات. Nanonets هو الخيار الأمثل للشركات التي تتطلع إلى تحسين عمليات المستندات الخاصة بها من خلال نظام أساسي قوي وآمن ولا يحتوي على تعليمات برمجية.

قم بأتمتة كل عملية ملف مثل التحميل أو المعالجة أو الأرشفة أو التحقق باستخدام مهام سير عمل Nanonets بدون كود.

ابدأ إصدارًا تجريبيًا مجانيًا أو تواصل مع فريقنا، في حال كان لديك حالة استخدام في الاعتبار!

ما هي فوائد تنظيم الملفات الرقمية؟

لماذا يجب أن تهدر الموارد في تنظيم الملفات الرقمية؟ فيما يلي بعض الأسباب:

زيادة الإنتاجية: عندما تكون الملفات منظمة ويسهل العثور عليها ، فإنها توفر الوقت الذي يمكن أن يتم إنفاقه في البحث عنها. يقضي الموظفون الكثير من الوقت للعثور على الملفات واسترجاعها والتي يمكن إزالتها إذا كان لديك قاعدة بيانات قابلة للبحث.
صنع قرار أفضل: مع سهولة الوصول إلى المستندات ، يمكنك الوصول إلى المعلومات في أي وقت وفي أي مكان مما يجعل من السهل عليك اتخاذ قرارات أفضل.
تحسين أمن البيانات: تسمح بنية الملفات المنظمة للمستخدمين بإجراء نسخ احتياطي وتخزين وحماية مستندات الأعمال المهمة من الحذف العرضي أو الوصول غير المصرح به.
وفورات في التكاليف: يمكن أن توفر أتمتة عملية تنظيم الملفات الوقت والمال والموارد.
امتثال أفضل: يمكن أن يساعد تنظيم الملفات بشكل صحيح في ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

ما هي بعض أفضل الممارسات لإدارة الملفات الرقمية؟

الآن يأتي جزء مهم. كيف تتأكد من أنك تتبع ممارسات إدارة الملفات المناسبة؟

فيما يلي بعض النصائح التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء تنظيم ملفاتك:

قم بإنشاء بنية مجلد واضحة: نظّم ملفاتك في مجلدات منطقية بتسلسل هرمي واضح واصطلاحات تسمية.
تنفيذ اصطلاح التسمية: استخدم اصطلاحًا متسقًا لتسمية جميع ملفاتك ، مما يسهل البحث عنها وتحديدها. لا تستخدم الاختصارات أو الصيغ القصيرة التي لا يعرفها الآخرون.
استخدم العلامات والكلمات الرئيسية: استخدم العلامات والكلمات الأساسية المناسبة للعثور على ملفاتك بشكل أسهل.
استخدام التخزين السحابي: استخدم التخزين السحابي لضمان الوصول عن بعد من أي مكان.
قم بمزامنة ملفاتك: تأكد من مزامنة ملفاتك في الوقت الفعلي ، حتى يرى الجميع نسخة محدثة من الملفات في كل مكان. يمكنك استخدام أدوات مثل Nanonets لمزامنة ملفاتك عبر قواعد بيانات متعددة.
نسخة احتياطية من ملفاتك: احتفظ دائمًا بنسخة من ملفاتك ، في حالة تلف الأشياء!
استخدم ضغط الملفات: ضغط الملفات الكبيرة لتوفير مساحة وتسهيل مشاركتها وتحميلها.
استخدم برنامج إدارة المستندات: استخدم برنامج إدارة المستندات لأتمتة عمليات المستندات ، وتعزيز إمكانية الوصول إلى المستندات وأمانها.

عزز إدارة ملفاتك اليوم

قم بتحسين تنظيم الملفات دون حدوث حرق كبير في جيبك باستخدام شبكات النانو. شاهد كيف يمكن لـ Nanonets تحسين إدارة المستندات الخاصة بك مع توفير 80٪ من التكاليف و 90٪ من الوقت.

بدء نسخة تجريبية مجانية or تواصل مع خبراء الأتمتة لدينا لنرى كيف يمكن أن تساعدك شبكات النانو في حالة الاستخدام الخاصة بك.

اقرأ أكثر: