نظرًا لأن الشركة غالبًا ما تتعاون مع موردي الجهات الخارجية ، فإن عمليات التوثيق والموافقة على المشتريات تصبح ضرورية للحفاظ على التعاون وضمان عملية سلسلة التوريد السلسة.
غالبًا ما تعتمد الشركات على أمر الشراء (PO) وموافقته على تنظيم المعاملات التجارية ، والحفاظ على التواصل الداخلي الجيد ، وعلاقة البائع القوية.
ما هي الموافقة على طلب الشراء؟
تشير عمليات الموافقة على أوامر الشراء إلى العملية بأكملها التي تبدأ من وقت إنشاء أمر الشراء للموافقة عليه ، حتى وقت قبول البائع له. فقط أمر الشراء المناسب المعتمد داخليًا والمقبول من قبل البائع هو عقد ملزم قانونًا لكل من المشتري والمورد.
أوامر الشراء هي جزء لا يتجزأ من أ عملية الشراء ويمكن أن تساعد المؤسسة على تبسيط سير العمل وتلبية احتياجات أعمالها بشكل فعال. تضمن موافقات أمر الشراء تلبية احتياجات العمل في الوقت المحدد ، والحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين ، وعمليات أخرى مثل مطابقة الفاتورة & معالجة الفاتورة يتم دمجها بسهولة لتحسين كفاءة الأعمال.
سير عمل الموافقة على أمر الشراء
قد يتم إجراء موافقات أمر الشراء بشكل مختلف اعتمادًا على حجم المؤسسة. على الرغم من أن التفاصيل يمكن أن تختلف ، إلا أن عملية الموافقة على أمر الشراء العام لها سلسلة من الخطوات التي تظل متشابهة بين المؤسسات. عادة ما تكون العملية على النحو التالي:
1. تحديد المتطلبات ورفع الطلبات - يبدأ أساس عملية الموافقة على أمر الشراء بمتطلبات المنتج أو الخدمة. بمجرد تحديد الحاجة ، تقدم الإدارة المعنية طلب شراء إلى قسم المشتريات.
2. مراجعة طلبات الشراء واختيار الموردين - يقوم قسم المشتريات بمراجعة طلب الصلاحية المرفوع ويبدأ بعملية تحديد الموردين المناسبين. يمكن أن يتم اختيار المورد عن طريق رفع طلب تقديم العروض (RFP).
3. إذن الشراء - يمكن أن تتضمن هذه الخطوة مستوى واحدًا أو أكثر من التفويض وفقًا لحجم طلبات الشراء. في حين أن طلبات الشراء الصغيرة قد يأذن بها مدير المشتريات ، يجب التحقق من طلبات الشراء عالية السعر مقابل الميزانيات وقد تتضمن موافقات أوامر الشراء من مستويات الإدارة العليا. يمكن حتى رفض الطلبات إذا لم يتم اعتبارها ضرورية ، أو لم تكن ضمن حدود الميزانية ، أو تفتقر إلى المعلومات المناسبة.
4. إعداد أمر الشراء - بمجرد إعطاء طلب الشراء الضوء الأخضر ، يتم إعداد أمر الشراء بواسطة قسم المشتريات. يمكن أن يحتوي أمر الشراء على تفاصيل تشمل معلومات البائع والمشتري ورقم أمر الشراء ومواصفات المنتج وشروط التسليم ومعلومات الدفع. بمجرد اكتمال وجاهز أمر الشراء ، يتم إرساله إلى البائع لقبوله.
5. تقييم البائع لأمر الشراء - يقوم البائع عند استلام أمر الشراء بالتحقق من المستحقات المستحقة إذا كان مشترًا موجودًا. بالنسبة للعملاء الجدد ، يتم إجراء فحص تفصيلي لقدرة المشتري على السداد.
6. إقرار البائع بأمر الشراء - إذا كانت معلومات أمر الشراء صحيحة ، فإن المورد يوافق عليها بالتوقيع على المستند. ثم يصبح أمر الشراء ساريًا ويعتبر عقدًا قانونيًا بين المشتري والبائع.
هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.
الفوائد المتنوعة لعملية الموافقة على أمر الشراء
يمكن لعملية الموافقة على أوامر الشراء السلسة والسريعة أن تسهل عملية الشراء وتضمن العديد من المزايا:
1. التوفير في التكلفة - يمكن لسير عمل الموافقة على أمر الشراء تقييد النفقات غير الضرورية للشركة. يتضمن الحصول على موافقات الشراء عمليات فحص إلزامية لمعرفة ما إذا كان المنتج متاحًا بالفعل في المخزون أو ما إذا كان ضروريًا حقًا. يساعد هذا في تجنب النفقات أو التكاليف غير الضرورية وأيضًا فهم أين يتم إنفاق الأموال.
2. كفاءة تشغيلية أفضل - تؤدي عملية الموافقة على الشراء المناسبة والمنظمة إلى تقليل الإحباط وعدم الكفاءة وتؤدي إلى أوقات الموافقة على أوامر الشراء بشكل أسرع لإكمال عملية الشراء بسرعة.
3. تحسين الرؤية - تسمح الموافقة على أمر الشراء برؤية فئة إنفاق الشركة. يتم إعلام المنظمات التي تعتمد على مشتريات بطاقات الائتمان وفواتير الموردين بالمصروفات فقط عند ظهور البيان أو الفاتورة. من ناحية أخرى ، تضمن موافقة أمر الشراء أن يكون أصحاب المصلحة على دراية بالإنفاق الملتزم لتخطيط الميزانيات وتنفيذها بشكل أفضل.
4. التعاون الفعال - أمر الشراء هو مستند قانوني يمكنه توفير معلومات عند الطلب بين الإدارات الداخلية وكذلك البائعين. يمر أمر الشراء المعتمد بعملية دقيقة تضمن عدم وجود تعارضات. نظرًا لأن الجميع واضح بشأن المتطلبات والشروط ، فإنه يؤدي إلى مساءلة أفضل وتعاون فعال بين الشركة والموردين.
5. يسهل عمليات التدقيق - يمكن أن يكون الحصول على موافقات أوامر الشراء المنظمة لأوامر الشراء بمثابة نعمة أثناء المراجعة. عندما تمر كل عملية شراء بعملية الموافقة على أمر الشراء ، يمكن لفريق الحسابات الدائنة بسهولة مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء المعنية وفهرستها. هذا يسهل التوثيق الصحيح ويجعل الأمر أسهل أثناء عمليات تدقيق الشركة.
6. توقعات دقيقة واتخاذ قرارات مستنيرة - عندما تكون هناك عملية الموافقة على أمر الشراء المعمول به ، يصبح التنبؤ واتخاذ القرار أمرًا سهلاً للغاية. يعرف أصحاب المصلحة بالضبط المكان الذي يتعين على الشركة إنفاقه ، ونوع المشتريات التي تتطلب تخصيصًا متكررًا للميزانية ، ويمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين كفاءة الأعمال.
قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.
أتمتة عملية الموافقة على أمر الشراء
مثل العديد من العمليات التجارية ، يمكن أيضًا أتمتة سير عمل الموافقة على أمر الشراء بسهولة ليكون أكثر فاعلية.
ولكن ما هي الحاجة إلى الأتمتة وما مدى فائدتها؟
الحاجة إلى الأتمتة
عمليات PO الرقمية أسرع بكثير وخالية من الأخطاء ، ولهذا تختار العديد من الشركات أتمتة عملية الموافقة على أوامر الشراء.
تتضمن الموافقات اليدوية لأمر الشراء أعمالًا ورقية لا نهاية لها ، وهي بطيئة وعرضة للخطأ البشري والتأخير الذي يؤدي إلى زيادة تكاليف التشغيل. قد يؤدي وقت معالجة الموافقة لفترة أطول أيضًا إلى عدم الكفاءة داخل المنظمة.
أيضًا ، مع توسع الشركات بحضور عالمي ، من الصعب فرض عمليات الموافقة اليدوية على أوامر الشراء لأنها تنطوي على الكثير من التوثيق والتواصل المتبادل.
تساعد الأتمتة في تحسين سير عمل الموافقة على أوامر الشراء للمؤسسة بأكملها وتجلب معها مجموعة من المزايا.
مزايا الأتمتة
أدى ظهور الحلول الرقمية والتكنولوجيا الحديثة إلى تسهيل أتمتة العمليات الحاسمة العمليات التجارية. الآلي أنظمة أوامر الشراء جعل موافقات أوامر الشراء أسهل وأسرع ومربحًا للمؤسسات.
بعض المزايا المحددة لأتمتة عملية الموافقة على أوامر الشراء هي:
- توفير الوقت - تتضمن عمليات الموافقة اليدوية على أوامر الشراء قدرًا كبيرًا من الأعمال الورقية في كل مرة. توفر الأنظمة المؤتمتة موقعًا مركزيًا لتخزين جميع البيانات ذات الصلة التي يمكن لأي شخص مشارك في عملية الموافقة الوصول إليها. تستهلك المراجع الترافقية والموافقات وقتًا أقل مما يؤدي إلى زيادة كفاءة الأعمال عن ذي قبل.
- يقلل من الأخطاء - العمليات اليدوية الشاقة عرضة للخطأ البشري. يمكن للحلول الرقمية استخدام قوالب جاهزة أو نماذج مخصصة يمكنها التقاط البيانات الضرورية بأقل تدخل بشري.
- عمليات خالية من الورق - تقلل الحلول الآلية باستخدام المستندات الرقمية من الحاجة إلى الأعمال الورقية اليدوية ، مع توفر البيانات الرقمية ، تصبح طباعة المستندات ذات أولوية أقل. يمكن إعادة إرسال طلبات الشراء المرتفعة للتغييرات ، ويمكن تمكين الإخطارات لمستويات الموافقة المختلفة ، ويمكن إرسال الموافقات النهائية دون الحاجة إلى الورق.
- مطابقة الفاتورة الجاهزة - قد تتطلب موافقات أوامر الشراء إجراء فحوصات الامتثال التي تتضمن مطابقة الفاتورة. نظرًا لأنه يمكن الوصول إلى جميع المستندات ذات الصلة من خلال قاعدة البيانات الرقمية ، فمن السهل إجراء التدقيق اللازم ومنع الإنفاق المنشق و احتيال البائع.
- البيانات المركزية - تتيح الأتمتة المستندة إلى السحابة مشاركة البيانات الداخلية على مستوى العالم عبر المواقع. يمكن للإدارة أيضًا الوصول إلى البيانات عبر المناطق الزمنية في أي وقت للحصول على موافقات فورية تسهل تعاونًا أفضل دون تأخير.
احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
التحديات في الأتمتة
على الرغم من أن العمليات الآلية يمكن أن تجعل موافقات أوامر الشراء أسهل ، إلا أنها لا تخلو من التحديات. قد تواجه عمليات الموافقة على أوامر الشراء المؤتمتة حديثًا بعض الثغرات ولا تعمل بشكل صحيح في البداية. يمكن أن يكون تلقي التعليقات وتحسين التحسينات مفيدًا.
يمكن التغلب على التحديات الشائعة في الأتمتة من خلال:
- الحفاظ على البساطة - قد تصبح محاولة أتمتة جميع العمليات مجرد أمر أساسي على النظام. ابدأ بخطوات بسيطة وبمجرد أن يفهم الجميع نموذج العمل ، ثم انتقل تدريجيًا إلى الأتمتة الكاملة.
- الاستثمار في التدريب - يعد توفير التدريب للموظفين الذين يتعاملون مع عمليات الموافقة على أوامر الشراء ضروريًا لضمان فعاليتها. اجعل جميع أصحاب المصلحة يشاركون في فهم النظام الذي يتم تنفيذه لتجنب الفوضى وضمان سير عمل الموافقة على أوامر الشراء بسلاسة.
- الفصل بين مستويات الموافقة - لا تتطلب جميع عمليات الشراء موافقات على مستوى المدير. يمكن تعيين الأذونات لموافقات أوامر الشراء الصغيرة على المستويات التنفيذية والمشتريات المكلفة للمستويات الإدارية.
- إفساح المجال للاستثناءات - ومع ذلك ، قد تكون العملية رقمية ، فمن الحكمة مراعاة الاستثناءات. يجب توثيق معالجة الاستثناءات وجعلها مركزية للمراجع المستقبلية.
- الحفاظ على الوثائق المناسبة - ستتم عمليات التدقيق سواء كانت عمليات الموافقة على أوامر الشراء يدوية أو آلية. يمكن أن يجعل الاحتفاظ بالوثائق المناسبة وذات الصلة في مكان واحد عمليات التدقيق أمرًا سهلاً.
- مراجعة العمليات - لمجرد أنها آلية ، فهذا لا يعني أنه يمكن للمرء تنفيذها ونسيانها. يمكن أن تساعد مراجعة العمليات بشكل متكرر في إجراء تعديلات في الوقت المناسب لزيادة كفاءتها.
وفي الختام
يمكن لعمليات الموافقة على أوامر الشراء أن تزيد من كفاءة الأعمال من خلال تبسيط سير العمل. تقدم الحلول الرقمية ميزة مميزة على العمليات اليدوية ويمكنها تبسيط عملية الشراء وجعلها سهلة وفعالة. الأتمتة هي حاجة الساعة ويمكنها الارتقاء بالمؤسسات بعلاقات مثالية مع البائعين من أجل نمو الأعمال واستدامتها بشكل أفضل.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/purchase-order-approval-process/
- a
- من نحن
- حوله
- قبول
- الوصول
- الوصول
- يمكن الوصول
- المساءلة
- الحسابات
- حسابات قابلة للدفع
- دقيق
- في
- تعديلات
- مزايا
- مجيء
- ضد
- الكل
- توزيع
- يسمح
- سابقا
- كمية
- و
- أي شخص
- موافقة
- من وزارة الصحة
- التقييم المناسبين
- التدقيق
- التدقيق
- ترخيص
- أتمتة
- الآلي
- أتمتة
- أتمتة
- توفر
- متاح
- الى الخلف
- أساس
- لان
- أصبح
- يصبح
- قبل
- يجري
- مفيد
- الفوائد
- أفضل
- ما بين
- ربط
- كتاب
- وبذلك
- يجلب
- ميزانية
- الميزانيات
- الأعمال
- العمليات التجارية
- الأعمال
- الطاقة الإنتاجية
- أسر
- فيزا وماستركارد
- الفئة
- مركزي
- مركزية
- التحديات
- التغييرات
- فوضى
- الشيكات
- اختار
- واضح
- للاتعاون
- ملتزم
- Communication
- الشركات
- حول الشركة
- الشركة
- إكمال
- الالتزام
- قلق
- اختتام
- نظرت
- تستهلك
- عقد
- التكلفة
- التكاليف
- خلق
- ائتمان
- بطاقة إئتمان
- حاسم
- العملاء
- البيانات
- تبادل البيانات
- قاعدة البيانات
- القرار
- اتخاذ القرار
- القرارات
- التأخير
- التوصيل
- تجربة
- القسم
- الإدارات
- اعتمادا
- مفصلة
- تفاصيل
- مختلف
- صعبة
- رقمي
- وثائق رقمية
- رقمنة
- وثيقة
- توثيق
- وثائق
- أثناء
- كل
- أسهل
- بسهولة
- حافة
- الطُرق الفعّالة
- على نحو فعال
- فعالية
- كفاءة
- فعال
- رفع
- الموظفين
- تمكين
- تمكن
- النهائي إلى نهاية
- التي لا نهاية لها
- تعزيز
- ضمان
- يضمن
- كامل
- ERP
- برمجيات تخطيط موارد المؤسسات
- خطأ
- أخطاء
- أنشئ
- الأثير (ETH)
- حتى
- EVER
- كل شخص
- بالضبط
- استثناء
- تنفيذ
- تنفيذي
- القائمة
- وسع
- مصاريف
- يسهل
- تيسير
- FAST
- أسرع
- ردود الفعل
- قليل
- نهائي
- متابعات
- توقعات
- أشكال
- متكرر
- كثيرا
- تبدأ من
- بالإضافة إلى
- مستقبل
- العلاجات العامة
- دولار فقط واحصل على خصم XNUMX% على جميع
- الحصول على
- معطى
- العالمية
- حضور عالمي
- على الصعيد العالمي
- يذهب
- خير
- تدريجيا
- التسويق
- ضمان
- معالجة
- يحدث
- وجود
- مساعدة
- يساعد
- مضيف
- كيفية
- لكن
- HTTPS
- الانسان
- محدد
- تحديد
- تنفيذ
- نفذت
- تحسن
- تحسينات
- in
- تتضمن
- بما فيه
- القيمة الاسمية
- زيادة
- مؤشر
- معلومات
- وأبلغ
- في البداية
- متكامل
- المتكاملة
- داخلي
- المخزون
- معالجة الفاتورة
- تنطوي
- المشاركة
- IT
- القفل
- علم
- نقص
- اسم العائلة
- قيادة
- شروط وأحكام
- أقل
- ومستوياتها
- حدود
- حي
- موقع
- المواقع
- يعد
- الكثير
- صنع
- المحافظة
- جعل
- يصنع
- القيام ب
- إدارة
- مدير
- إداري
- إلزامي
- كتيب
- يدويا
- كثير
- مباراة
- مطابقة
- مستقل
- تعرف علي
- ربما
- نموذج
- تقدم
- مال
- الأكثر من ذلك
- ضروري
- حاجة
- إحتياجات
- جديد
- الإخطارات
- عدد
- عرض
- ONE
- تشغيل
- تحسين
- طلب
- الطلبات
- منظمة
- المنظمات
- أخرى
- معلقة
- تغلب
- ورق
- ورقة العمل
- جزء
- وسائل الدفع
- نفذ
- أذونات
- اختيار
- المكان
- خطة
- أفلاطون
- الذكاء افلاطون البيانات
- أفلاطون داتا
- PO
- أعدت
- وجود
- منع
- الأولوية
- عملية المعالجة
- العمليات
- معالجة
- منتج
- مربح
- لائق
- بصورة صحيحة
- مقترح
- تزود
- توفير
- شراء
- طلب شراء
- مشتريات
- بسرعة
- رفع
- يثير
- رفع
- استعداد
- المبالغ المستلمة
- تخفيض
- المراجع
- ما هو مقنن
- ذات صلة
- صلة
- العلاقات
- ذات الصلة
- لا تزال
- طلب
- طلبات
- تطلب
- مطلوب
- المتطلبات
- المتطلبات الأساسية
- هؤلاء
- بتقييد
- نتيجة
- النتائج
- مراجعة
- مراجعة
- التقييمات
- إنقاذ
- ثواني
- اختيار
- كبير
- مسلسلات
- الخدمة
- طقم
- مشاركة
- يظهر
- التوقيع
- مماثل
- الاشارات
- منذ
- عزباء
- مقاس
- بطيء
- صغير
- تطبيقات الكمبيوتر
- الحلول
- قريبا
- الفضاء
- محدد
- مواصفات
- أنفق
- الإنفاق
- قضى
- أصحاب المصلحة
- بداية
- يبدأ
- ملخص الحساب
- خطوة
- خطوات
- متجر
- تبسيط
- تبسيط
- قوي
- المقدمة
- هذه
- الموردين
- الاستدامة
- نظام
- أنظمة
- أخذ
- مع الأخذ
- فريق
- تكنولوجيا
- النماذج
- سياسة الحجب وتقييد الوصول
- •
- طرف ثالث
- عبر
- الوقت
- مرات
- إلى
- جدا
- touchless
- قادة الإيمان
- المعاملات
- فهم
- يفهم
- تستخدم
- عادة
- بائع
- الباعة
- التحقق
- رؤية
- ابحث عن
- ما هي تفاصيل
- سواء
- التي
- في حين
- سوف
- WISE
- في غضون
- بدون
- للعمل
- سير العمل
- سير العمل
- عامل
- حل متجر العقارات الشامل الخاص بك في جورجيا
- زفيرنت
- المناطق