دليل Unbabel للإعداد في فريق دعم صغير

عندما انضممت لأول مرة إلى Unbabel في عام 2018 ، لم يكن هناك سوى 75 منا. نحن الآن 268. على مدار العامين الماضيين ، حدث الكثير وتغير الكثير.

لقد تجاوزنا مكتبنا الأول وكان علينا الحصول على مكتب ثان ، ثم ثالث ، ثم فجأة كان هناك خمسة. فتحنا مواقع في سان فرانسيسكو وبيتسبرغ ونيويورك وسنغافورة. تطور الحدث السنوي Unbabel ليصبح أول مؤتمر تتمحور حول العملاء ، والذي سيشمل هذا العام أربعة مؤتمرات أصغر تؤدي إلى المؤتمر الكبير. قمنا بجمع تمويلنا من السلسلة C. الأعمال مزدهرة ، ولا تبدو الوتيرة أنها ستتباطأ في أي وقت قريب.

ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، تحتاج العديد من الفرق إلى النمو أيضًا لتكون قادرة على مواكبة ذلك. فريق سعادة العملاء ، فريقي ، ليس استثناءً. لقد استأجرت مؤخرًا عضوًا جديدًا من أجل توسيع قدرات الدعم لدينا ، وبينما كنت أفكر في كيفية تنظيم خطة التأهيل ، لاحظت أن هذا قد لا يكون مجرد تدريب عادي آخر.

دعني أشرح: عندما بدأنا في تطوير الفريق العام الماضي ، قمنا بتعيين شخصين أو ثلاثة أشخاص جدد في كل مرة وفي إطار زمني قصير جدًا. لقد ركزنا على بناء فريق دعم على مستوى عالمي لا يتماشى فقط مع قيم وأهداف الشركة ، ولكن له أيضًا أهدافه الخاصة ويكافح ليكون أفضل ما يمكن أن يكون. أنشأنا بسرعة روابط قوية وأصبحنا فريقًا مترابطًا جدًا. نحن مثل عائلة ، وفي كل مرة ينضم فيها شخص جديد ، يشبه الترحيب بشخص ما في منزلنا. وظيفتي هي التأكد من أن كل شخص جديد يشعر أنه جزء من عائلة العمل هذه ، وليس مجرد زائر في منزلنا.

في الوقت الذي كان فيه هذا الموظف الجديد ينضم إلينا ، كنا جميعًا نعمل معًا لمدة 8 أشهر على الأقل. قد لا يبدو الأمر كثيرًا ، لكن الوقت يتحرك بشكل مختلف في عالم بدء التشغيل سريع الخطى. في ذلك ، 8 أشهر تعادل العمر.

إذن كيف ترحب بشخص جديد في مجموعة تعمل معًا طوال حياتهم على ما يبدو؟

إنه عالم صغير

كونك جزءًا من فريق صغير يختلف عن الانتماء إلى فريق أكبر. ليس هناك مجال لتشكيل مجموعات أصغر ، وعادة ما يتفق الجميع مع الجميع. إن جلب عضو جديد أمر محفوف بالمخاطر دائمًا ، حيث يمكن أن يعطل ديناميكية موجودة بالفعل. من الناحية المثالية ، يجب أن يؤخذ هذا في الاعتبار أثناء عملية التوظيف ، لأنه إذا لم يكن هذا الشخص مناسبًا ، فقد يخاطر بالعزلة في فريقه.

وبالطبع لا أحد يريد ذلك. على الرغم من أنه لا يمكنك دائمًا تقييم ما إذا كان التوظيف الجديد يتناسب مع ديناميكية فريقك ، فهناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتسهيل عملية التأهيل وتسهيل عليهم الاستقرار في الفريق.

فيما يلي نصائحي حول كيفية الانضمام إلى عضو فريق جديد في فريق دعم صغير.

حدد الأهداف

من المهم أن يعرف الموظفون الجدد أهداف الفريق وما هو متوقع منهم. السؤالان الرئيسيان اللذان يجب الإجابة عليهما هنا: ما هي ديناميكية وثقافة الشركة والفريق ، وكيف يمكن أن يتلاءم الأعضاء الجدد؟ ما المهارات الجديدة التي يفترض أن يكتسبوها وبأي سرعة؟

ضع خطة تدريب

يجب أن يكون لجميع الموظفين الجدد نظرة عامة على جميع المحتويات التقنية والعملية اللازمة لتحقيق مواقفهم. في أعلى قائمة خطة التدريب جيدة التنظيم ، يجب أن يكون لديك منتجات وأدوات وعمليات وجلسات حول أي شيء وكل شيء قد يصادفه أثناء دعم عملائك. تذكر أن التدريب الجيد هو أساس أي اختصاصي دعم ناجح.

تأكد من مشاركة الجميع في الفريق

انتهز هذه الفرصة لتحسين مهارات تدريب أعضاء فريقك من خلال منحهم ملكية أجزاء من عملية الإعداد.

في حالتنا ، قمت بتفويض الفريق لاقتراح الجلسات التي يرغبون في إعدادها وتقديمها. كانت هذه فرصة رائعة لهم للمساعدة في تدريب عضو جديد في الفريق ، وكذلك للتعلم من خلال عملية التحضير للجلسات. كما ساعدهم أيضًا في إنشاء رابطة والتعرف على عضو الفريق الجديد ، وهو أمر مهم جدًا لمثل هذا الفريق المترابط.

قم بتضمين فرق أخرى إذا لزم الأمر

دعم العملاء هو وظيفة لها العديد من التبعيات وغالباً ما تتطلب عمل متعدد الوظائف. لذلك ، من المهم جدًا تضمين فرق أخرى في عملية تأهيل العضو الجديد. تأكد من أن لديهم الفرصة لمقابلة كل فريق (أو على الأقل مديريهم) الذين قد يكون لديهم نقاط اتصال معهم.

في جلسات "لقاء الفريق" ، قدم مديرو جميع الفرق ذات الصلة فريقهم وعملهم اليومي ، بالإضافة إلى كيفية تفاعلهم معنا ، تاركين مساحة لأسئلة وأجوبة صغيرة للموظف الجديد لمسح أي أسئلة من البداية.

ضع جدولًا جيدًا للإعداد

خذ جلسات "تعرف على الفريق" والجلسات التي أعدها أعضاء فريقك وتأكد من إنشاء جدول زمني معقول يمكن تنفيذه دون أن تكون مرهقًا للغاية. يمكن أن يكون الإفراط في المعلومات في فترة زمنية قصيرة أمرًا مخيفًا للغاية ويصعب تذكره ، خاصة إذا كنت تبدأ وظيفة جديدة في شركة جديدة.

لقد وجدت أن التناوب بين جلسات التدريب الفني وجلسات "لقاء الفريق" كان توازنًا جيدًا. كن دائمًا على استعداد للتكيف وإعادة ترتيب هذا الجدول الزمني ، لأن الجميع يتعلمون بوتيرة مختلفة ، ومن المؤكد أن الأمر يحتاج إلى قرية لإنجاز ذلك.

لديك قاعدة معرفية لدعمها

حتى إذا قمت ببناء خطة تدريب رائعة مع أفضل جدول تدريب ، إذا لم يكن لديك الوثائق المناسبة لدعمها ، فستكون هذه الوظيفة أكثر صعوبة ألف مرة وأقل كفاءة لك وللموظف الجديد الخاص بك.

كما ذكر مدير المعرفة لدينا باولو Talhadas ، الكثير من المعلومات يمكن أن تنزلق بسهولة من خلال الشقوق، وننسى خلال هذه العملية. يمكن تجنب ذلك من خلال وجود قاعدة معرفية حديثة جاهزة لتكون بمثابة أداة إرشادية طوال هذه الرحلة.

تعزيز الإدماج والتكامل

من المحتمل أن فريقك لديه ديناميكية معينة وبعض الإجراءات الروتينية المحددة ، لذلك من الأهمية بمكان أن الشخص المسؤول عن الإعداد يشمل العضو الجديد في جميع أنشطة الفريق ، حتى لو تم خارج المكتب.

في فريقنا ، هناك الكثير من الترابط الذي يحدث في غداء الفريق ، واستراحات بعد الظهر ، وحتى مشروبات ما بعد العمل ، لذلك بالإضافة إلى تضمين أعضاء فريقك الجدد في جميع الأنشطة المتعلقة بالعمل ، تأكد من الترحيب بهم للانضمام إلى "إضافية الأنشطة "المنهجية" كذلك.

لا تنس أن فريقك يحتاج إلى الاستعداد لقبول أن هذا الشخص الجديد لديه شخصية خاصة به وقد يكون له وجهات نظر مختلفة حول العديد من المواضيع. لكن احتضان التغيير هو جزء من أي عملية متنامية ، وتغيير ديناميكية الفريق ليس بالضرورة أمرًا سيئًا ، بل يمكن أن يخلق ديناميكية جديدة ومحسنة.

كل شيء جاهز

هذه الخطوات السبع جعلت نجاحًا كبيرًا في انضمام أعضاء جدد في فريق الدعم الصغير لدينا ، وسيتم استخدامها في المزيد من عمليات الإعداد القادمة.

تبنى الفريق بشكل كامل جميع التحديات التي ظهرت خلال هذه الرحلة ، حيث نما كمحترفين ، وفي نفس الوقت ساعد عضوًا جديدًا في الفريق على الاستقرار في أخدود فريق سريع الخطى ، يسعى دائمًا لتحقيق العظمة.

من ناحية أخرى ، عضونا الجديد - مرحباً ، مافالدا! - تم إرسال تعليقات رائعة حول عملية الإعداد والفريق ، الذي رحب بها من ناحيتهم لعائلة العمل لدينا ، مما يجعل هذا الانتقال السلس للجميع.

المصدر: https://unbabel.com/blog/ployee-onboarding/