কেন ব্যবসাগুলি অটোমেশন বেছে নেওয়ার দিকে ঝুঁকছে?

ঠিক আছে, তিনটি প্রধান ক্ষেত্র রয়েছে যা আমরা যে গবেষণা করেছি এবং এই সমস্যাটি মোকাবেলা করা সংস্থাগুলির সাথে আমাদের কথোপকথনের ভিত্তিতে আমরা দেখতে পাই। প্রথমটি হল সম্পদের খরচ। আপনি কিভাবে স্টোরেজ খরচ কমাতে পারেন? হয়তো আপনার কাছে কয়েকশ বাক্স কাগজ আছে চালান এবং সংশ্লিষ্ট নথিগুলি কোথাও সংরক্ষিত যা সত্যিই খুব বেশি মান যোগ করছে না।

চালান এবং সহায়ক নথিগুলিতে অ্যাক্সেস পাওয়া সেই পরিবেশে জটিল হতে পারে, তাই আমরা কীভাবে সেগুলিতে অ্যাক্সেস উন্নত করব যাতে কিছু হারিয়ে গেলে আমাদের সেই বাক্সগুলির মধ্যে খনন করতে হবে না। এবং সামগ্রিকভাবে হারিয়ে যাওয়া চালানগুলি বাদ দেওয়াও একটি বড় সমস্যা। যদি আপনার প্রদানকারীরা বিকল্পটি অফার করে, তাহলে ক্রমাগত ভার্চুয়াল চালানগুলি বেছে নিন যাতে আপনি আপনার জন্য অবিলম্বে সেগুলি আমদানি করতে পারেন অ্যাকাউন্টিং প্রদেয় সফ্টওয়্যার ম্যানুয়ালি তথ্য পেতে অগ্রাধিকার প্রোগ্রাম. আপনি যদি একটি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম পরিচালনা করেন যা একটি স্ক্যান-এন্ড-পে বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করে, আপনি বিক্রেতার বিলের একটি ফটো নিতে পারেন এবং এটি একটি ক্রয় লেনদেন হিসাবে ক্যাপচার করতে যোগ করতে পারেন।

পরবর্তী আইটেম তারপর আমরা প্রক্রিয়াকরণ খরচ তাকান. আমরা কি ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা কমাতে পারি এবং যেখানেই সম্ভব ডাটা এন্ট্রি ডুপ্লিকেট করতে পারি। এটি আপনার হেডকাউন্টের উপর একটি উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলতে পারে। ইনভয়েসের পরিমাণ বাড়ার সাথে সাথে আমরা যদি উৎপাদনশীলতা বাড়াতে চাই?

আবার, আরেকটি এলাকা যেখানে হেডকাউন্ট কমানো সম্ভব হতে পারে। এবং তারপরে যদি আমরা দেখতে চাই যে কীভাবে আমরা বিলম্বিত এবং নকল অর্থপ্রদান এবং সামগ্রিক অনুমোদনের সময়গুলি কমাতে পারি, সেগুলিকে গতি দিন। সুতরাং তারা প্রক্রিয়াকরণ খরচ এলাকার ফোকাস হয়. এবং তারপর, শেষ কিন্তু অন্তত না ব্যবস্থাপনা খরচ হবে.

আপনি জানেন, সারিতে থাকা চালানগুলির উপর যে দায়বদ্ধতা রয়েছে তা প্রায়শই ব্যবস্থাপনার দৃশ্যমানতা থাকে না। এই চালানগুলিতে কোনও নিয়ন্ত্রণ বা রিপোর্টিং নেই এবং আপনার নখদর্পণে সেই তথ্য থাকলে অবশ্যই ভাল লাগবে৷

আমরা কিভাবে সম্মতি এবং নিরীক্ষা প্রয়োজনীয়তা নিশ্চিত করব? এবং শেষ কিন্তু অন্তত না, আমরা নিশ্চিত করতে চাই বিক্রেতা অনুসন্ধান এবং সম্পর্ক. আমরা এগিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে এগুলি সম্পর্কে আরও কিছু কথা বলব।

তাই আমরা এখানে ইনভয়েসের উপর ফোকাস করছি, কিন্তু আসলেই এটা ইনভয়েসের চেয়ে অনেক বেশি, যেটা শুধু আইসবার্গের টিপ।

বোর্ড জুড়ে পরিচালনা করার জন্য প্রচুর অসংগঠিত সামগ্রী এবং হতাশ ডেটা রয়েছে। বাতিল করা চেক, ক্রয় আদেশ, ক্রেডিট মেমো, রেমিট্যান্স, সংগ্রহের নোটিশ, ব্যয় প্রতিবেদন, বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা চুক্তি, পরিচিতি, ডিসকাউন্ট স্ট্রাকচার, স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েসের বাইরে সব ধরনের তথ্য।

অটোমেশন পর্যায় এবং সর্বোত্তম অনুশীলন

অন্য কেউ আপনাকে যা বলবে তা নির্বিশেষে, সত্যিই এমন কোনও জাদু প্রক্রিয়া অটোমেশন নেই যা সবার জন্য উপযুক্ত। সেখানে অনেক পয়েন্ট সমাধান রয়েছে যা আপনাকে বলবে যে সেখানে আছে এবং আপনাকে তাদের সেরা এবং পরিমার্জিত প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হবে।

আপনার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার প্রয়োজনের আগে একটি প্রযুক্তি সমাধান করা ঘোড়ার আগে কার্ট রাখার মতো। তাই প্রত্যেকের জন্য একটি অটোমেশন মান নেই, এখানে অনেকগুলি বিভিন্ন ভেরিয়েবল জড়িত। খরচ, সময়, অগ্রাধিকার, বিদ্যমান প্রক্রিয়া, ব্যবহারকারীর পছন্দ, এই সমস্ত জিনিসগুলি সঠিক সময়ে আপনার জন্য সঠিক তা নির্ধারণ করতে ব্যবহার করা দরকার।

আমাদের অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে, আমরা অটোমেশনের এই সবচেয়ে সাধারণ উচ্চ-স্তরের পর্যায়গুলিকে সংক্ষিপ্ত করেছি এবং আমরা সংক্ষেপে সেগুলির মধ্য দিয়ে যেতে যাচ্ছি।

পর্যায় এক

এবং তাই প্রথম এবং সর্বাগ্রে একটি স্টেজ হবে যেখানে আপনি একাধিক অবস্থানে আসা চালান পেয়েছেন।

সেগুলি ম্যানুয়ালি আপনার ইআরপি সিস্টেমে প্রবেশ করানো হচ্ছে, সম্ভবত প্রক্রিয়ার মধ্যে দেরীতে। আপনি অনুমোদনের জন্য তাদের চারপাশে সরানো করছেন. প্রায়শই আমরা দেখতে পাই যে লোকেরা তাদের আদ্যক্ষর এবং GL কোডগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে এই কাগজের নথিতে স্ট্যাম্প লাগাচ্ছে।

এবং তারপরে অনুমোদনের প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হওয়ার পরে, তথ্যটি আপনার ইআরপি সিস্টেমে ম্যানুয়ালি প্রবেশ করানো হয় এবং একটি চেক লেখা হয় এবং সম্ভবত সেই প্রক্রিয়ার শেষে, নথিটি পরে পুনরুদ্ধারের জন্য স্ক্যান করা হয়।

পর্যায় দুই

এর উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হল দ্বিতীয় পর্যায় যেখানে এখন বিকেন্দ্রীভূত প্রক্রিয়ার পরিবর্তে আমরা সমস্ত চালান এবং সংশ্লিষ্ট তথ্যের টুকরোগুলি একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে নিয়ে আসছি।

আমরা প্রক্রিয়ার শুরুতে সেই নথিগুলি স্ক্যান করতে যাচ্ছি যাতে এখন আমরা একটি চিত্রের তথ্য বন্ধ করতে পারি। আমরা নথি থেকে যে বিষয়বস্তু বের করছি তার উপর ভিত্তি করে আমরা আমাদের ERP সিস্টেমের মধ্যে কিছু ম্যাচিং করতে পারি। এবং তারপর, আমরা এখনও অনুমোদনের জন্য ম্যানুয়ালি এই নথিগুলিকে ঠেলে দিচ্ছি৷

এটি একটি ইমেল সিস্টেম ব্যবহার করা হতে পারে যেখানে আপনি তাদের পৃথকভাবে ঠেলে দিচ্ছেন এবং তারপরে তথ্যটি কোথায় রয়েছে তা বোঝার জন্য একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে প্রায়শই সেগুলি ট্র্যাক করছেন৷ এখনও এখানে প্রক্রিয়াটিতে দৃশ্যমানতার সাথে সমস্যা রয়েছে এবং আরও কিছুটা অটোমেশন প্রয়োজন।

পর্যায় তিন

পর্যায় তিন তারপর দ্বিতীয় পর্যায়ে তৈরি হয় এবং এখন আমরা একটি স্বয়ংক্রিয়, স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া ব্যবহার করছি যা দেখতে পাবে অনুমোদন প্রক্রিয়ার জন্য কর্তৃপক্ষের সময়সূচী এবং সেই অনুমোদনের জন্য কর্মপ্রবাহের সাথে তাদের পুশ করা। সাধারণত, ইলেকট্রনিকভাবে এবং পাশাপাশি ইমেইল সিস্টেম ব্যবহার করে। আমরা এখানে স্বয়ংক্রিয় যাচাইকরণের ধাপগুলি পেয়েছি৷ এবং তারপর যদি সবকিছু মিলে যায় যখন নথিগুলি তাদের অনুমোদনের সাথে ফিরে আসে, তখন সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইআরপি সিস্টেমে পোস্ট করা হয় পর্যালোচনা করার জন্য এবং তারপরে অর্থপ্রদানের জন্য নির্ধারিত হয়।

স্টেজ চার

এবং তারপরে চতুর্থ, আবার কম নয়, একটি আরও অটোমেশন পর্যায় যেখানে আমরা প্রক্রিয়ার শুরুতে নথিগুলি ক্যাপচার করার পরে, আমরা হেডার এবং ফুটার তথ্য বের করতে অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন এবং বুদ্ধিমান ডেটা ক্যাপচারের মতো প্রযুক্তি ব্যবহার করছি। লাইন আইটেমগুলি দখল করে এবং সেখানে থাকা তথ্যের সাথে তুলনা করে সেই নিষ্কাশনটিকে আরও স্বয়ংক্রিয় করা ক্রয় আদেশ বা রিকুইজিশন প্রক্রিয়ার মধ্যে এবং একটি ত্রিমুখী ম্যাচ করা, সম্ভবত ডেলিভারি করা বিলের সাথে।

যদি সবকিছু নিখুঁতভাবে বা সহনশীলতার একটি নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ডের মধ্যে মেলে, আমরা সরাসরি প্রক্রিয়াকরণ করব এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই অর্থ বিক্রেতার কাছে অর্থপ্রদানের জন্য পাঠাব। পর্যায় ছাড়াও স্ব-পরিষেবা পোর্টালগুলি সাধারণত সেই বিক্রেতাদের জন্য তাদের নিজস্ব প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য উপলব্ধ থাকে, বোঝার জন্য যেখানে চালান পেমেন্ট হয়।

সুতরাং একটি উচ্চ স্তরে, তারা আমাদের পর্যায়. আমরা দেখতে পাই যে আমাদের অনেক গ্রাহক এই ধাপগুলির মধ্যে কয়েকটির মধ্যে পড়ে যাবেন।

কিন্তু এই অটোমেশন পর্যায়গুলি কেমন তা বোঝার জন্য এটি আমাদের একটি ভাল কাঠামো দেয়। অ্যাকাউন্ট প্রদেয় নেটওয়ার্ক মেট্রিক্স এবং বেঞ্চমার্কিং অনুশীলনের উপর একটি প্রতিবেদন সম্পন্ন করেছে। এবং 39 শতাংশ যে জরিপ প্রতিবেদনে প্রতিক্রিয়া জানায় যে মাঝারি অটোমেশন.

তাই আবার, আপনার প্রক্রিয়া ফোকাস হওয়া উচিত. আপনি যে প্রযুক্তি ব্যবহার করেন তার জন্য প্রয়োজনীয়তাগুলিকে সংজ্ঞায়িত করতে যাচ্ছে। মনে রাখবেন, আপনার কাছে 1.6 মিলিয়ন পছন্দ রয়েছে তাই আপনাকে এখানে চাকাটি পুনরায় তৈরি করতে হবে না।

আপনার প্রয়োজনীয়তা সংজ্ঞায়িত করার পরিকল্পনার উপর ফোকাস করুন এবং তারপর নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি নমনীয় সমাধান বেছে নিন। একটি পর্যায়ক্রমিক পদ্ধতির কথা বিবেচনা করুন যা আপনাকে ব্যবহারকারীদের জন্য বর্ধন নিয়ে আসার সাথে সাথে আপনাকে মূল্য দিতে পারে। হতে পারে আপনি আপনার অটোমেশন প্রক্রিয়ার মধ্যে স্টেজ 3 বা স্টেজ 4 এ শুরু করবেন না।

এছাড়াও, পড়ুন কিভাবে AI এবং অটোমেশন গ্রাহকের অভিজ্ঞতা আরও ভাল করে

সূত্র: https://www.aiiottalk.com/automation-for-businesses/