Folk er tilbøjelige til at fejle. I erhvervslivet er fejl begået af manuelle processer svære at kontrollere, hvilket efterlader virksomheder af alle størrelser sårbare over for svindel. Kreditorbedrageri (AP) svindel er en voksende bekymring, med over 80% af organisationer er blevet ofre for det. Selv kæmper som f.eks Google og Facebook har været ofre for AP-svindel og tabt over 100 millioner dollars.
At have en smidig og effektiv kreditorproces er afgørende for at etablere stærke leverandørrelationer, øge fortjenesten, spare tid og afbøde svindel. Skift fra en manuel til en automatiseret AP-proces kan hjælpe med at foretage betalinger til tiden og til de korrekte leverandører. Med automatisering af kreditorarbejdsgange kan en virksomhed undgå forsinkede betalinger, svigagtige betalinger og opklare forsinkelser i behandlingen, som kan påvirke bundlinjerne.
Indholdsfortegnelse
Manuel AP workflow vs AP workflow automatisering
Hvad er en arbejdsgang
En arbejdsgang er sekvensen af trin, der tages for at fuldføre en opgave fra start til slut. I en kreditorworkflow-proces er starten af sekvensen, når fakturaen modtages, og den slutter, når betalingen er foretaget.
Manuel AP arbejdsgang
I en manuel AP arbejdsgang modtager regnskabsafdelingen fakturaer, som tastes ind i systemet og afleveres i hånden til underskrivermyndigheden til godkendelse. Når den er godkendt, skæres en check, og betalingen sendes til leverandører. I en manuel AP-arbejdsgang opstår chancerne for fejl på alle stadier fra forkert dataindtastning til godkendelser sætter sig fast på underskrivermyndighedens skrivebord.
Automatisering af kreditorer
Ved hjælp af optisk tegngenkendelse (OCR) bliver data fra papirfakturaen fanget og sat ind i felter i en digital faktura. AP-automatiseringssoftwaren tjekker for at sikre, at alle de indtastede data stemmer overens med indkøbsordrer og salgskvitteringer, og derved eliminerer chancerne for svindel og fejl. Hvis der findes en fejl, så markeres den og sendes videre til den relevante person til rettelse/verifikation. Når fakturaen er godkendt, bliver den dirigeret til virksomhedens Enterprise Resource Planning (ERP) eller regnskabssystem, hvorefter betalingen foretages elektronisk, eller der sendes en check.
Løsninger til automatisering af arbejdsgange for kreditorer er ofte cloud-baserede. Medarbejdere kan få adgang til det centraliserede system og se oplysningerne for at finde ud af, i hvilket stadium fakturaprocessen er.
Regnskabsafdelinger behøver ikke længere at jage efter godkendelser, og risikoen for, at fakturaer sætter sig fast på nogens skrivebord, er elimineret, hvilket sparer tid. Flaskehalse i hele arbejdsgangen kan nemt undgås. Fakturamatching sikrer, at fejl og svigagtig adfærd kan markeres/reduceres med automatisering af kreditorworkflow.
Sammenligning af manuel AP vs automatiseret AP arbejdsgang
Fakturaer
Manuel AP arbejdsgang – Regnskabsteams kan finde det overvældende med hundredvis af papirfakturaer, der skal kontrolleres og indtastes i systemet, hvilket giver plads til fejl.
Automatiseret AP Workflow – Papirfakturaer konverteres nemt ved hjælp af OCR-teknologi, som regnskabsteamet nemt kan søge efter og finde.
fejl
Manuel AP arbejdsgang – Fejl i dataindtastning eller matchning resulterer i forkerte betalinger og svigagtige betalinger.
Automatiseret AP Workflow – Fakturaer matches automatisk til indkøbsordrer og salgskvitteringer, og eventuelle fundne uoverensstemmelser omdirigeres elektronisk til den pågældende afdeling eller person for at gennemgå og rette.
Kommunikation
Manuel AP arbejdsgang – Regnskabshold skal jagte underskrivende myndigheder for at få godkendelse. Dette kan føre til, at papirfakturaer bliver væk eller sidder fast under en bunke papirarbejde
Automatiseret AP Workflow – Fakturagodkendelser sendes automatisk til relevante afdelinger. Der kan også sendes rykkere, hvis der er forsinkelser, eller hvis der er behov for afklaring.
Økonomisk bedrageri
Manuel AP arbejdsgang – Menneskelige fejl er mere sandsynlige i dataindtastning og fakturamatchning. Svindlere kan stjæle oplysninger fra papirfakturaer og fakturere en virksomhed flere gange.
Automatiseret AP Workflow - Kan opdage tendenser baseret på tidligere historie og opdage duplikerede fakturaer. Leverandørnavne, kontooplysninger osv. gennemgås og verificeres inden betalingen behandles.
Fordele ved automatisering af kreditorarbejdsgange
1. Forebyg økonomisk bedrageri – AP eller leverandørsvindel i virksomheder er en stigende bekymring, der påvirker virksomheder i alle størrelser. I en manuel kreditorworkflow opstår der svindel, når for eksempel leverandør X sender en faktura, men leverandør X eksisterer ikke, og betaling foretages uden verifikation, hvilket resulterer i, at pengene går tabt for altid. Svigagtige betalinger kan også forekomme på grund af:
- Forkert dataindtastning
- Falsk fakturering
- Svigagtige checks
Med automatisering af arbejdsgange for kreditorer kan svindel dog forhindres ved at:
- 3-vejs matchning af indkøbsordrer og salgskvitteringer til fakturaer med brug af OCR
- Automatiserede fakturagodkendelser
- Revisionsspor for regnskabsteamet og revisorer at følge
2. Undgå overbetaling – I en manuel AP-arbejdsgang kan der nemt opstå fejl ved kontrol af duplikerede fakturaer, dataindtastning, leverandørverifikation og leverandørændringer. Men med automatisering af kreditorarbejdsgange kan det centraliserede automatiserede system eliminere disse almindelige fejl. Dette gør det nemt for regnskabet at undgå forkerte/overbetalinger og bevare det nødvendige cash flow til den daglige drift.
3. Forbedret revisionsproces – med en manuel arbejdsgang for kreditorer kan revisioner tage uger eller måneder, hvor regnskabsteamet gennemgår endeløst papirarbejde. Med et automatiseret AP-system er alle de data, der kræves til revisionsprocessen, organiseret og gemt ét sted, hvilket gør revisioner enklere og sparer tid.
4. Rettidige betalinger – Menneskelige fejl kan ikke undgås med en traditionel arbejdsgang for kreditorer. Manglende fakturaer resulterer i manglende eller forsinkede betalinger med bøder, som kan påvirke fortjeneste og leverandørforhold. Ved at skifte til en automatiseret proces kan fejl minimeres med et centraliseret system, der sikrer, at fakturaer matches, verificeres og godkendes, før der foretages rettidige betalinger.
5. Forøg rentabiliteten – Med et automatiseret AP-workflow-system på plads kan virksomheder foretage betalinger til tiden og derved undgå bøder. Når betalinger foretages til tiden, kan det forbedre forholdet til leverandører ved at opbygge et positivt forhold. Dette kan resultere i potentielle rabatter på fremtidige ordrer, hvilket direkte sparer virksomheden penge. Derudover kan svigagtige betalinger med OCR-teknologi også undgås, hvilket resulterer i, at omsætningen bliver brugt præcis, hvor det er nødvendigt – for at forbedre kerneforretningens mål og øge indtjeningen.
6. Centraliseret AP-proces – Med AP-automatisering kan fakturaoplysninger gemmes i en central database. Dette vil sikre, at fakturaer, indkøbsordrer, godkendelser og betalingsoplysninger nemt kan. Regnskabsteams behøver ikke længere at søge efter alt papirarbejdet vedrørende en enkelt ordre, da det nemt kan findes i den centraliserede database og derved spare tid. Desuden gør et centraliseret system det nemt for alle i virksomheden at tjekke status på en faktura/betaling.
7. Automatiserede fakturagodkendelser – Før et køb kan foretages, kan det kræve underskrift/godkendelse af ledende medarbejdere/ledere. Et automatiseret AP-system kan tilpasses for at sikre, at fakturaer sendes til den rette afdeling, digitalt, baseret på de indtastede oplysninger. Dette sparer regnskabsteamet for at skulle jagte underskrivermyndigheden for godkendelser, reducerer papirarbejdet, sparer tid og mindsker risikoen for, at godkendelser bliver væk i bunker af papirarbejde.
8. Intet behov for dataindtastning – At udtrække data fra fakturaer kan være en kedelig opgave. Udskrevne, e-mailede eller faxede fakturaer kan komme i alle formater. Afhængigt af antallet af leverandører og fakturaer kan dette være meget tidskrævende, hvilket kan forårsage fejl i dataindtastningen. Ved at automatisere processen ved hjælp af OCR, kan softwaren udtrække de nødvendige data og sætte dem ind i tabeller, uanset hvilket format det sendes i. Dette eliminerer menneskelige fejl og dyrt/ineffektivt manuelt arbejde, sparer tid og fremskynder betalingsbehandlingen.
9. Forbedre medarbejdermoralen – Et centraliseret automatiseret system frigør tid, hvilket giver en virksomheds regnskabsafdeling mulighed for bedre at udnytte og udvikle deres kompetencer. I modsætning til en manuel AP arbejdsgang, som kræver, at medarbejderne bruger endeløse timer på at spore diverse papirarbejde, tjekke data og verificere ordrer/fakturaer fra hver afdeling.
10. Forbedre Business Credit Score – Forsinkede betalinger til leverandører resulterer i mere end blot bøder. Betalingshistorik kan påvirke en virksomheds kreditscore. At have en god kreditvurdering vil hjælpe, når du prøver at tage et erhvervslån, ansøge om et firmakreditkort og endda finde en ny leverandør. Kreditvurderinger påvirker finansieringsmuligheder og kan også påvirke at være kvalificeret til lave renter på erhvervslån.
Hvordan automatiserer man kreditorworkflow?
Når du foretager ændringer, er det bedst at se på den nuværende proces og bestemme problemområderne og forventningerne til det nye automatiserede system. De følgende trin kan hjælpe med at maksimere fordelene ved en automatiseret AP-proces.
Evaluer løbende kreditorproces
Før du skifter til et automatiseret system, er det bedst at evaluere den aktuelle proces for at bestemme de områder, hvor virksomheden taber penge, kan spare tid på og kan eliminere fejl. Er menneskelige fejl ved at matche fakturaer med indkøbsordrer det mest problematiske problem? Når først fejlene i det nuværende system er fastslået, er det lettere at opsætte en skræddersyet automatiseret AP-workflow-proces, der er den mest effektive til at opfylde virksomhedens behov.
Tal med medarbejderne
At skifte fra en manuel til en automatiseret AP-proces kan være hård i starten og kan blive mødt med modstand. For at gøre overgangen nemmere er det derfor bedst at tale med de medarbejdere, der skal bruge systemet. Find ud af, hvilke processer der er tidskrævende, giver problemer og koster penge. Spørg også medarbejderne, hvad de forventer af den nye automatiserede AP-arbejdsgang. Due diligence udført i de indledende faser vil gøre overgangen nemmere at vedtage og blive brugt effektivt af regnskabs-/økonomi-/AP-teamet.
Forventninger til ny AP arbejdsgang
For at vælge den bedste automatiserede kreditorløsning er det afgørende at identificere mål. Er det nye system mest nødvendigt for at forbedre nuværende arbejdsgange, reducere omkostninger, spare tid, eliminere fejl eller opdage svindel?
Vælg den bedste software til virksomheden
Efter at have undersøgt den aktuelle AP-proces og fundet ud af, hvilke områder der skal forbedres mest, bliver det nemmere at vælge den rigtige software. For eksempel, hvis manuel kontrol af fakturaer til indkøbsordrer eller salgskvitteringer er et område, der forårsager flest fejl og derfor penge, ville det være det rigtige valg at vælge en software, der udmærker sig ved at matche fakturadata.
Fjern brug af papir
Ved at skifte fra papir til elektroniske fakturaer kan svigagtige betalinger, fejl og forsinkelser reduceres/undgås. Hvis for eksempel ordregodkendelser er et område, hvor der ofte opstår flaskehalse, kan det nye automatiserede AP-system designes til automatisk at rute fakturaer til den rigtige person/afdeling. På denne måde kan den blive godkendt, så snart den er indsendt. Desuden kan hver berørt person nemt få adgang til det centraliserede system for at finde ud af, i hvilket stadium købet er. Eksempelvis hvis godkendelse er godkendt, bestilt varer/ydelser, betalt faktura mm.
Ved at reducere papirforbruget vil fakturaer ikke blive væk eller sidde fast på nogens skrivebord.
Konklusion
At udøve den rigtige mængde kontrol i virksomheden kan påvirke vækst og overskud. Ved at indføre kreditor-workflowautomatisering kan virksomheder nemt spore fakturaer, betalinger, godkendelser osv. fra et centraliseret system. Dette giver et niveau af kontrol, som papirfakturaer ikke kan, hvilket betyder, at pengestrømmen nemt kan overvåges, forbrugsmønstre analyseres og overskydende udgifter reduceres, hvilket øger fortjenesten.
Kilde: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- adgang
- Konto
- Bogføring og administration
- Alle
- OMRÅDE
- revision
- myndighed
- Automatiseret
- Automation
- BEDSTE
- Bygning
- virksomhed
- virksomheder
- Kontanter
- pengestrøm
- Årsag
- odds
- lave om
- karaktergenkendelse
- chase
- kontrol
- Kontrol
- Fælles
- Kommunikation
- Virksomheder
- selskab
- Omkostninger
- kredit
- kreditkort
- Nuværende
- data
- Database
- forsinkelser
- udvikle
- digital
- diligence
- Effektiv
- medarbejdere
- ender
- Enterprise
- etc.
- Fields
- finansielle
- flow
- format
- bedrageri
- finansiering
- fremtiden
- godt
- Dyrkning
- Vækst
- historie
- HTTPS
- Hundreder
- KIMOs Succeshistorier
- Forøg
- info
- oplysninger
- interesse
- Renter
- IT
- Arbejdskraft
- føre
- Niveau
- lån
- Lån
- Making
- million
- penge
- måned
- navne
- OCR
- Produktion
- Muligheder
- optisk tegngenkendelse
- ordrer
- ordrer
- Papir
- betaling
- betalingsbehandling
- betalinger
- planlægning
- Tilsluttet
- overskud
- køb
- priser
- ratings
- reducere
- Relationer
- ressource
- Resultater
- indtægter
- gennemgå
- Risiko
- R
- salg
- besparelse
- Søg
- sæt
- færdigheder
- Software
- Løsninger
- tilbringe
- udgifterne
- Stage
- starte
- Status
- indsendt
- systemet
- Teknologier
- tid
- spor
- Sporing
- Tendenser
- leverandører
- Verifikation
- Specifikation
- Sårbar
- WHO
- inden for
- workflow
- Workflow automation
- X