Er du lidt nysgerrig eller fascineret af konkurrenceadvarselsbreve?

Skrevet af Matthew Walker on Juli 14, 2021

Vidste du, at du kan downloade inspektionsobservationer fra konkurrenter for at finde ud af, hvilke kvalitetsproblemer der sandsynligvis vil resultere i advarselsbreve?

For ikke længe siden offentliggjorde FDA deres Inspektionsobservationsdatasæt. De er Excel-regneark med de frygtede 483 inspektionsobservationer og advarselsbreve, som FDA udsteder efter at have udført inspektion af producenter. Der er et regneark for hvert af de følgende emneområder, og vi vil tage et kig på 'Enheder'-observationerne. En post-mortem dataanalyse eller spekulativ dataobduktion om du vil... Hvad kan vi lære, når vi undersøger en FDA-inspektionsobservation?

• Biologics
• Narkotika
• Enheder
• Menneskeligt væv til transplantation
• Radiologisk sundhed
• Del 1240 og 1250
• Fødevarer (inkluderer kosttilskud)
• Veterinærmedicin
• Bioforskningsovervågning
• Særlige krav
• Samlet antal inspektioner og 483'ere

Disse er uoverensstemmelser skrevet af FDA til Code of Federal Regulations, så der vil ikke være nogen statistikker for ISO 13485:2016 eller forordning (EU) 2017/745. Der vil være masser af fund under 'QSR' eller 21 CFR 820. Den gode nyhed, i modsætning til en ISO-standard, er, at Code of Federal Regulations er offentligt tilgængelig online gratis. Det er ikke et pay-to-play-spil, og vi kan dele den fulde tekst af kravet uden at overtræde nogen copyright-licensaftaler. 

De 10 bedste områder for inspektionsobservationer og advarselsbreve er: 

1. CAPA-procedurer
2. Klageprocedurer
3. Rapportering af medicinsk udstyr
4. Indkøbskontrol
5. Ikke-overensstemmende produkt
6. Procesvalidering
7. Kvalitetsrevisioner
8. Dokumentation af CAPA handlinger og resultater
9. Kurser
10. Device Master Record

Korrigerende og forebyggende handlinger er den mest almindelige årsag til advarselsbreve

Det vindende kvalitetssystemkrav, der resulterede i flest 483 inspektionsobservationer og advarselsbreve, var for korrigerende og forebyggende handlinger i henhold til 21 CFR 820.100(a). Dette fund er opført, når en producent undlader at etablere en CAPA-procedure, eller proceduren er utilstrækkelig. Dette fund blev citeret 165 gange. Derudover blev CAPA-aktiviteter eller deres resultater ikke dokumenteret eller ikke dokumenteret tilstrækkeligt i alt 32 gange i henhold til 21 CFR 820.100(b). Dette giver os i alt 197 observationer for CAPA-processen.

Korrigerende og forebyggende handlinger er enten at løse et identificeret problem og sikre, at det ikke sker igen, eller at stoppe et potentielt problem i at opstå i første omgang. Det er både den reaktive og proaktive reaktion på kvalitetsproblemer og produktafvigelser. Teksten til kravet er:

"§820.100 Korrigerende og forebyggende handling.
(a) Hver fabrikant skal etablere og vedligeholde procedurer for implementering af korrigerende og forebyggende handlinger. Procedurerne skal omfatte krav til:
(1) Analyse af processer, arbejdsoperationer, indrømmelser, kvalitetsrevisionsrapporter, kvalitetsregistreringer, serviceregistreringer, klager, returnerede produkter og andre kilder til kvalitetsdata for at identificere eksisterende og potentielle årsager til produktafvigende eller andre kvalitetsproblemer. Der skal anvendes passende statistiske metoder, hvor det er nødvendigt, for at opdage tilbagevendende kvalitetsproblemer;
(2) Undersøgelse af årsagen til afvigelser i forbindelse med produkt, processer og kvalitetssystemet;
(3) Identificering af den eller de handlinger, der er nødvendige for at korrigere og forhindre gentagelse af uoverensstemmelser med produkter og andre kvalitetsproblemer;
(4) Verifikation eller validering af den korrigerende og forebyggende handling for at sikre, at en sådan handling er effektiv og ikke påvirker den færdige enhed negativt;
(5) Implementering og registrering af ændringer i metoder og procedurer, der er nødvendige for at korrigere og forhindre identificerede kvalitetsproblemer;
(6) Sikring af, at information relateret til kvalitetsproblemer eller uoverensstemmende produkter formidles til dem, der er direkte ansvarlige for at sikre kvaliteten af ​​et sådant produkt eller forebyggelse af sådanne problemer; og
(7) Indsendelse af relevant information om identificerede kvalitetsproblemer samt korrigerende og forebyggende handlinger til ledelsesgennemgang.
(b) Alle aktiviteter, der kræves i henhold til dette afsnit, og deres resultater, skal dokumenteres."

Vi kan se, at under afsnit (a) er kravet, at der er en etableret og vedligeholdt proceskontrol med en numerisk liste over nødvendige input og output af denne proces. Proceskontrollen er nem, brug en procedure. Du skal etablere en procedure, og du skal vedligeholde den. Det er en del af de første 165 observationer.

Den anden del er, at proceduren skal være "tilstrækkelig". Det betyder, at punkttegn (1)-(7) skal behandles inden for denne procedure. Eksempelvis er nummer (2) "Undersøgelse af årsagen til afvigelser i forbindelse med produkt, processer og kvalitetssystemet." Det betyder, at proceduren ikke kun skal forklare, at dit kvalitetssystem vil foretage denne undersøgelse, men hvem der vil gøre det, og hvordan de vil gøre det. 

"Årsagen til afvigelser skal undersøges", er muligvis ikke en tilstrækkelig proceskontrol. Ja, den adresserede behovet for en grundlæggende årsagsevaluering, men gør den det tilstrækkeligt? 

"RA/QA-lederen vil udfylde eller tildele en medarbejder til at fuldføre grundårsagsevalueringen af ​​korrigerende handlinger ved at bruge metoder såsom en '5-Hvorfor-analyse' ved at udfylde sektion 2. I CAPA-rapportformularen." Denne formulering er meget tættere på, hvad der er behov for i en procedure. Den forklarer, hvem der gør hvad, nogenlunde hvordan de kan gøre det, hvor den aktivitet bliver dokumenteret og identificerer den registrering, som aktiviteten producerer.

Hvilket bringer os til de ekstra 32 resultater, hvor aktiviteterne og deres resultater enten ikke var dokumenteret eller blev udført så dårligt. Det er derfor, det er vigtigt at identificere input (grundårsagsanalyse) og output (afsnit 2. i CAPA-rapporten). Det giver dig, inspektøren eller en revisor mulighed for at spore fra proceduren til journalen, som en del af processen producerer for at påvise overensstemmelse. 

Som det ældgamle ordsprog siger, "hvis det ikke er dokumenteret, skete det ikke". Denne registrering skulle vise, at ja, du lavede en grundlæggende årsagsanalyse (aktiviteten), og hvad konklusionen af ​​denne analyse var (resultaterne af den aktivitet). Disse typer optegnelser er så vigtige for dit kvalitetssystem, at der er en hel proces dedikeret til kontrol af optegnelser. Jeg vil give dig et tip, det er subpart-M af QSR. 

Dette er også en fantastisk segway til at vise, hvordan processerne går hånd i hånd, og CAPA er indbyrdes forbundet med dokumentkontrol, registreringskontrol og dit kvalitetssystem. Dine systemprocesser vil løbende pakkes tilbage til hinanden på denne måde. For eksempel er CAPA'er et nødvendigt input til din ledelsesgennemgang, så hvis du ikke har en CAPA-procedure, udfører du ikke tilstrækkelige ledelsesgennemgange. 

En note om andre systemer

Hvis dit kvalitetssystem også overholder ISO 13485:2016, er korrigerende handlinger og forebyggende handlinger separate punkter under separate underklausuler. Korrigerende handlinger er i 8.5.2., og forebyggende handlinger er i 8.5.3. Det betyder, at hvis du har et modent kvalitetssystem, der aldrig har haft en forebyggende handling, så kan din CA være i orden, men PA for den proces kan være utilstrækkelig.

En industristandard for CAPA'er anvender en risikobaseret tilgang, og vi har et helt webinar dedikeret til emnet! Sådan opretter du en risikobaseret CAPA-proces

Klager er den næsthyppigste årsag til advarselsbreve

Sølvmedaljen går til klager. Ligesom CAPA er det største problem ingen eller utilstrækkelige klagebehandlingsprocedurer. Denne specifikke konklusion blev citeret 139 gange (den samlede klagebehandling har flere, men dette specifikke problem var det mest citerede). Ikke for at lyde som en ødelagt rekord, men igen, klagebehandling er en specifik proces, der kræver en "etableret og vedligeholdt procedure".

Som en procedure skal den eksistere, den skal vedligeholdes, og hver proces har krav til input og output, der skal skitseres. Klagehåndtering er en smule anderledes i QSR, idet der ikke er en "klage"-underdel. Klager er under Sub-Part M- Records, specifikt 21 CFR 820.198 Complaint Files. 

Til sammenligning er klager i overensstemmelse med ISO 13485:2016 under Målingsanalyse og forbedring, specifikt underafsnit 8.2.2. Behandling af klage. Det er klemt ind mellem feedback og rapportering til regulerende myndigheder. Det skulle have været gjort med vilje, fordi disse processer i sagens natur er sammenflettet, og deres input og output går direkte ind i hinanden:

"§820.198 Klagefiler.
(a) Hver producent skal opbevare klagefiler. Hver fabrikant skal etablere og vedligeholde procedurer for modtagelse, gennemgang og vurdering af klager fra en formelt udpeget enhed. Sådanne procedurer skal sikre, at:
(1) Alle klager behandles på en ensartet og rettidig måde;
(2) Mundtlige klager dokumenteres ved modtagelsen; og
(3) Klager evalueres for at afgøre, om klagen repræsenterer en hændelse, som skal rapporteres til FDA under del 803 i dette kapitel, Medical Device Reporting."

Denne undersektion af 'Records' kan være mindre intuitiv end hvad vi så under CA/PA. Vi kan se, at vi er nødt til at vedligeholde klagefiler. Vi har også brug for en procedure, der dækker modtagelse, gennemgang og vurdering af klager. Så er vi nødt til at udpege en formelt udpeget klagebehandlingsenhed til at gøre alt det. 

Derudover skal vi sørge for, at klager behandles ensartet og effektivt. Det bør være en cookie cutter-proces med en kendt tidslinje. Hver klage gennemgår den samme gennemgang og evaluering inden for en bestemt tidsperiode. Hvis det tager seks måneder at gennemgå en klage, er det bestemt ikke en 'rettidig måde'. 

Ikke enhver klage vil blive sendt til dig via bekræftet post med 'Klage' skrevet over toppen med stort FREMHÆVET bogstaver. Nogle gange vil folk blot fortælle dig om en klage, de har verbalt, og din proces skal definere, hvordan den adresserer disse verbale kommunikationer. Ellers vil din FDA-inspektionsobservation blive skrevet, og du risikerer at modtage advarselsbreve.

Dette rejser naturligvis spørgsmålet, hvad er en klage? Hvordan ved jeg, om jeg har modtaget en? Heldigvis giver 21 CFR 820.3 os definitioner, en af ​​dem er, hvad en klage præcis er "(B) Klage betyder enhver skriftlig, elektronisk eller mundtlig kommunikation, der påstår mangler relateret til identitet, kvalitet, holdbarhed, pålidelighed, sikkerhed, effektivitet eller ydeevne af en enhed, efter at den er frigivet til distribution.".

Der er ingen quiz i slutningen af ​​dette, men jeg vil advare dig om, at dette sandsynligvis vil være med i testen. Hver gang du stiller et spørgsmål som det, og forordningen giver en definition på det, så er det en god idé at inkludere denne definition i din procedure. Dette er en måde at sikre, at der er ensartethed i forståelsen af ​​en procedure. Hvis du går glip af en klage, fordi du ikke var klar over, at det var en klage, er din proces ikke effektiv. Til sidst vil en revisor opfange manglerne i processen, dokumentere en konstatering, og du vil lave en CAPA for at rette op på det.   

Hver klage skal gennemgås, men ikke enhver klage skal undersøges. Dette var et meget mindre citeret spørgsmål (5). Du har lov til at beslutte, at en undersøgelse ikke er nødvendig. Men hvis du gør det, skal du føre en fortegnelse over, hvorfor du besluttede det, og navngive den person, der er ansvarlig for den beslutning. 

Det er ikke carte' blanche bare at afskrive undersøgelser, når du vil. Der er nogle ting, der kræver en undersøgelse, og der er ingen accepteret begrundelse for ikke at udføre en. Et eksempel er, når der er en mulig fejl på en enhed, det er mærkning eller emballage for at opfylde nogen af ​​deres specifikationer. De skal undersøges uden undtagelse. Hvad dit system dog har tilladelse til, er, at hvis du allerede har foretaget en undersøgelse, og du har modtaget lignende klager, er der ingen grund til at gentage den samme undersøgelse for hver klage. 

Et vigtigt koncept for klagebehandling er, at du skal behandle dine klager, efterhånden som du modtager dem. Der er visse typer af klager, der skal rapporteres til FDA. Mere information findes faktisk under 21 CFR 803, ikke den 820, som vi har undersøgt. Disse særlige klager skal være identificerbart adskilt fra dine normale klager. Disse klager kræver specifikt en afgørelse af; 

• Om enheden ikke opfyldte specifikationerne;
• Om enheden blev brugt til behandling eller diagnose; og
• Enhedens eventuelle forhold til den rapporterede hændelse eller uønskede hændelse.

Ud over disse særlige rapporteringspligtige klager har alle undersøgelser visse påkrævede resultater. Ved at behandle enhver klage på en ensartet gentagelig måde, kan dette koges ned til en form. Faktisk sikrer oprettelse af en specifik klageformular, at alle de nødvendige oplysninger er blevet dokumenteret. Hver registrering af en undersøgelse foretaget af din formelt udpegede klagebehandlingsenhed skal indeholde;

• Navnet på enheden;
• Den dato, hvor klagen blev modtaget;
• Enhver unik enhedsidentifikator (UDI) eller universel produktkode (UPC) og enhver anden anvendt enhedsidentifikation og kontrolnumre;
• Klagerens navn, adresse og telefonnummer;
• Klagens art og detaljer;
• Datoer og resultater af undersøgelsen;
• Enhver truffet korrigerende handling; og
• Ethvert svar til klageren.

Nogle virksomheder og selskaber spreder sig over hele kloden og har mange websteder overalt. Ikke alle producenter er begrænset til at indeholde alle deres operationer i en enkelt bygning. Der er tidspunkter, hvor den formelt udpegede klagebehandlingsenhed kan være et andet sted end det sted, hvor fremstillingen finder sted. Det er acceptabelt, så længe kommunikationen mellem de to er rimeligt acceptabel. Producenten skal have adgang til optegnelserne over de udførte klageundersøgelser. Ligesom alt skal dokumenteres, skal al den dokumentation også kunne produceres. Hvis ikke, vil din inspektør producere FDA 483 inspektionsobservationer og advarselsbreve.  

Hvis klagebehandlingsenheden er uden for USA, skal optegnelserne være tilgængelige i USA enten fra det sted, hvor producentens optegnelser normalt opbevares, eller hos den oprindelige distributør. 

Klagehåndtering og årvågenhedsrapportering er emner, som vi ofte finder hængende sammen som velcro. Vi finder dem så indbyrdes forbundne, at vi har en kombineret Webinar for klagebehandling og årvågenhedsrapportering.

Medicinsk udstyrsrapportering er den tredje mest almindelige årsag til advarselsbreve

Bronzemedaljemodtageren viser et fald i antallet af FDA-inspektionsobservationer. I alt 68 blev skrevet for regnskabsåret 2020, og disse resultater har høj sandsynlighed for at resultere i advarselsbreve, fordi disse hændelser kan involvere alvorlige kvæstelser og dødsfald. Vi sænker tempoet, men dette er stadig et emne, der får en FDA-inspektionsobservation næsten hver uge.

Men igen en del af problemet er ingen eller dårlige procedurer til at kontrollere denne proces. Må ikke forveksles med (EU) MDR, da vi som branche elsker akronymer så meget, er rapportering af medicinsk udstyr henvist til i kvalitetssystemets krav i 21 CFR 820. Vi tog et kig ovenfor i klagebehandling. Det, der gør dette unikt, er, at MDR faktisk lever i 21 CFR 803 Medical Device Reporting. Hvad der gør det endnu mere specielt er, at del 803 er yderligere opdelt i underdele. 

Vi vil tage et kig på underdel E, som er rapporteringskravene til producenter. Rapportering af medicinsk udstyr er en proces og har som sådan behov for en procedure for at kontrollere den, og denne procedure skal opretholdes. 

Nogle nøglepunkter at fange er, at der er rapporteringstidslinjer, der måles i kalenderdage, fra du bliver opmærksom på oplysninger, der med rimelighed tyder på, at en af ​​dine enheder;

"(1) Kan have forårsaget eller bidraget til dødsfald eller alvorlig skade eller
(2) Har funktionsfejl, og denne enhed eller en lignende enhed, som du markedsfører, vil sandsynligvis forårsage eller bidrage til dødsfald eller alvorlig personskade, hvis fejlen skulle opstå igen".

Der er nogle afgørende takeaways. Først begynder uret at tikke ned kalenderdage, ikke arbejdsdage, og helligdage tæller. Du kan ikke holde ud med at rapportere, at din enhed har dræbt nogen, fordi det er omkring helligdage og over et par weekender. 

For det andet er rapporteringstidslinjerne varierer, generelt mellem 5 og 30 kalenderdage. Det betyder, at det er vigtigt at kende den specifikke tidslinje for den type rapport, du laver, og hvad den myndighed, der har jurisdiktion, kræver for en tidslinje. FDA kan adskille sig fra Health Canada som igen kan adskille sig fra EU osv. 

For det tredje er baren at opfylde, hvad der ville være "med rimelighed kendt", og det er noget af et tvetydigt krav, der er åbent for fortolkning.

De hjælper med at afklare dette med,

"(I) Enhver information, som du kan få ved at kontakte en brugerfacilitet, importør eller anden indledende rapportør;
(Ii) Enhver information i din besiddelse; eller
(Iii) Enhver information, som du kan få ved analyse, test eller anden evaluering af enheden."

De to første er normalt ikke et problem, men den, der har tendens til at få mindre opmærksomhed, er en dybere analyse, test eller evaluering af enheden. Due diligence er påkrævet her for at sikre, at du faktisk kender de oplysninger, der burde være 'med rimelighed kendt' for dig. 

Byrden med at undersøge og fastlægge årsagen er placeret helt på producenternes skuldre, og det er en proces, der kan tage noget tid. Hvad sker der, når indberetningstiden nærmer sig med hastige skridt, men din undersøgelse ikke vil være færdig, før uret løber ud? Det korte svar er at rapportere det alligevel.

Det længere svar er at rapportere, hvilke oplysninger du har, med en forklaring på, hvorfor rapporten ikke har alle de nødvendige oplysninger. Forklar derefter, hvad du gjorde for at prøve at få alle oplysningerne, og indsend en supplerende eller opfølgende rapport senere for at udfylde hullerne. Kun at have en delvis rapport klar er ikke en undskyldning for at gå glip af rapporteringsfristen. Det er dog den perfekte undskyldning for at få en FDA-inspektionsobservation eller advarselsbreve.

Kilde: https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/