De 10 nøgler til et vellykket bestyrelsesmøde: Sådan gør du dem gode og ikke noget alle frygter fra Ajay Agarwal, Bain Capital Partner

De 10 nøgler til et vellykket bestyrelsesmøde: Sådan gør du dem gode og ikke noget alle frygter fra Ajay Agarwal, Bain Capital Partner

I løbet af min venturekarriere har jeg deltaget i hundredvis af bestyrelsesmøder for seed- og serie A-virksomheder, vækstvirksomheder og offentlige virksomheder. Desværre kan kvaliteten af ​​disse møder variere dramatisk, hvor grundlæggere ofte klager over, at møderne er et enormt tidsdræn, som ikke leverer tilsvarende værdi. Hvis bestyrelsesmøderne køres godt, kan de være uhyre virkningsfulde og hjælpe virksomheder med at træffe kritiske beslutninger med at kortlægge deres vækstplaner. Jeg foregiver ikke at have alle svarene på, hvordan man afvikler det perfekte bestyrelsesmøde, men jeg har bestemt deltaget i nogle virkelig fantastiske – og virkelig smertefulde – så jeg håber, at noget af det, jeg har lært, vil være nyttigt for grundlæggere.

Her er 10 tips til de bedste måder at sikre et vellykket bestyrelsesmøde på.

Vær klar over målene: Som med de fleste møder skal du sørge for at vide, hvorfor dette sker, og være klar over, hvad du vil have ud af hvert bestyrelsesmøde. Er der et centralt strategisk emne, du ønsker bestyrelsens tanker om? Leder du efter bestyrelsens feedback på en bestemt funktion eller direktion? Uanset hvad disse mål er, så læg dem på forhånd, kommuniker dem til bestyrelsen, og sørg for, at du ved slutningen af ​​mødet har tjekket ind for at se, om disse mål er nået. 

Send en forhåndslæsning ud:  Undgå dødsmarchen på slidedækket! De værste bestyrelsesmøder er dem, der består af en kugle-for-kugle genoplivning af hundredvis af dias. I stedet bruger de bedst kørende møder følgende tilgang: 

• Send bestyrelsesmateriale ud 48-72 timer før mødet
• Brug en samarbejdsplatform til at dele materialer såsom Google docs eller Notion, så bestyrelsesmedlemmer kan indsætte spørgsmål og kommentarer direkte i bunken.
• Få ledere til at svare på spørgsmål in-line forud for bestyrelsesmødet.

 Ved at gøre dette vil 90 % af opdateringsindholdet være dækket, og du kan fokusere dagsordenen på mere strategiske emner.

Start mødet til tiden og slut til tiden: De fleste bestyrelsesmøder starter sent og slutter sent; lad det ikke ske for din. Når først dette mønster er sat, bliver problemet kun værre, da deltagerne forventer, at mødet sandsynligvis ikke starter til tiden. Andy Byrne, medstifter og administrerende direktør hos Clari, starter bogstaveligt talt sine bestyrelsesmøder omgående på toppen af ​​timen, og det er ikke sjovt at ringe ind klokken 9:05 og se, at du er den eneste, der er forsinket! Sørg også for at afslutte mødet til tiden. Hvis tingene løber for sent, begynder folk at falde fra, og diskussionen bliver forhastet. For emner, der ikke kan behandles inden for den afsatte tid, planlæg et opfølgende møde.

Brug de første 30 minutter på en State of the Union: At starte med det store billede hjælper med at ramme den kommende detaljerede diskussion. Det er dejligt at starte hvert bestyrelsesmøde med grundlæggeren (uden direktionsteamet), der giver en oversigt over virksomhedens aktuelle tilstand. Dette bør være kvalitativt (ingen slides) og præsentere en stor billedfortælling om, hvordan tingene går.  

Planlæg at dække et eller to dybtgående emner: Det er ideelt set det, bestyrelsesmødet handler om. Disse dybdegående emner kan være af funktionel karakter, såsom at dykke ned i produktkøreplanen eller salgsansættelsesplanen. De kan også være mere strategiske, såsom en diskussion om, hvorvidt man skal overveje at indgå i en ny virksomhed, ændre priser eller tilføje en ny GTM-bevægelse. Bestyrelsesmødet i november/december bør absolut indeholde et dybt dyk omkring driftsplanen for det følgende regnskabsår. Dybde dyk stimulerer gruppen til at deltage i interaktive diskussioner og problemløsning og er normalt den mest værdifulde del af ethvert bestyrelsesmøde. 

Har den rigtige længde og frekvens: Fire-timers zoom er en form for grusom og usædvanlig straf! Planlæg et bestyrelsesmøde, der ikke er længere end tre timer for private virksomheder. (Offentlige virksomheder kræver desværre længere møder.) Her er nogle retningslinjer for private virksomheder: 

• En time, hver anden måned for frøfirmaer eller virksomheder, der er i stand til før produktmarked
• To timer, 6-8 gange om året for serie A-virksomheder
• Tre timer, 4 gange om året for serie B-virksomheder og videre

 For virksomheder med kvartalsmøder er det almindeligt at have en times bestyrelseskald mellem de kvartalsvise møder.

Inkluder dit seniorhold i størstedelen af ​​mødet:  Teammedlemmer, der er aktive deltagere i bestyrelsesmøder, er mere engagerede i at eksekvere planen og strategien. Et af salgsargumenterne ved at blive medlem af en startup over en stor virksomhed er det ekstra ejerskab og indflydelse, som ledere føler, hvorfor det giver mening at inkludere dem. At give dine ledere en plads ved bordet er energigivende for dem og forbedrer organisatorisk buy-in omkring vigtige beslutninger. At få din bestyrelse til at mødes og interagere med den øverste ledelse vil også hjælpe bestyrelsen med at give dig råd om dit team og din organisations struktur.  

Hold en lukket session: Dette bør ikke være valgfrit. Få for vane at blokere tid til en lukket session i slutningen af ​​hvert bestyrelsesmøde, så din bestyrelse kan give ærlig feedback. Nogle af de bedste og mest virkningsfulde diskussioner, som jeg har oplevet under et bestyrelsesmøde, har været under den lukkede session.

Vælg den rigtige blanding af virtuelt og personligt: Hver har sine fordele! I løbet af pandemien er vi alle kommet til at værdsætte fordelene ved komplette virtuelle møder: de er mere effektive og i mange tilfælde mere befordrende for interaktive diskussioner, fordi Zoom-skærmen udjævner spillefeltet i modsætning til det overfyldte mødelokale eller langt bordbord. De personlige møder er også vigtige. Det er dejligt at være på kontoret, møde det bredere team og have noget socialt samvær med bestyrelse og ledelse. Nøglen er at finde den rigtige balance for din bestyrelse, som for de fleste af vores virksomheder er et til to møder personligt, mens resten afholdes virtuelt.

Ha 'det sjovt! Det er svært at bygge virksomheder, men det er også det, vi alle elsker at lave. Bestyrelsesmøder er bestemt en mulighed for at have de hårde samtaler, grave i de kødfulde spørgsmål, give direkte feedback og gentage problemer sammen – det er kendetegnene for en god bestyrelsesdiskussion. Balancer de dybe samtaler med humor og et afslappet forhold – dette kommer af at sætte den rigtige tone og fra den tillid, du og din bestyrelse udvikler over tid. Der er ikke noget mere tilfredsstillende end opstartsrejsen, og det samme burde være tilfældet for bestyrelsesmøder!

...

Og for et godt tilbageblik på Ajay i Sendgrids bestyrelse, med CEO Sameer Dholakia, se denne fantastiske session:

Og et relateret indlæg link.:

Kilde: https://www.saastr.com/the-10-keys-to-a-successful-board-meeting-how-to-make-them-great-and-not-something-everyone-dreads-from- ajay-agarwal-bain-kapital-partner/