Den komplette guide til interessentstyring

Succesfulde projekter har støtte fra interessenter på tværs af organisationen. Derfor er interessentstyring afgørende for ethvert initiativ.

Interessentstyring giver dig mulighed for at identificere og imødekomme lederes behov og samtidig holde kommunikationen åben.

I denne artikel lærer du, hvad interessentstyring er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du opretter en interessentstyringsplan.

Indholdsfortegnelse

Hvorfor er interessentstyring vigtig?

Projekter mislykkes, når interessenternes interesser og behov ignoreres. Dette fører til manglende buy-in fra nøgleinteressenter, hvilket kan bringe projektets succes i fare.

Når interessenter føler, at deres behov bliver opfyldt, er de mere tilbøjelige til at støtte projektet. På den anden side, hvis deres behov ikke bliver opfyldt, kan de forsøge at blokere dit initiativ. Interessentstyring hjælper med at opbygge positive relationer, der holder dit projekt kørende.

En effektiv interessentstyringsstrategi kan hjælpe dig:

• Undgå eller løs konflikter mellem interessenter.
• Sikker buy-in og support fra nøgleinteressenter.
• Kommunikere effektivt med interessenter.
• Håndter forventninger fra interessenter.
• Overvåg interessenternes engagement gennem hele projektet.

Fordele ved Stakeholder Management

Der er mange fordele ved en effektiv interessentstyringsstrategi, herunder:

• Forbedret kommunikation. Ved at identificere interessenternes interesser og behov kan du skræddersy din kommunikation til deres specifikke behov. Dette sikrer, at dine beskeder bliver modtaget og forstået.
• Øget buy-in. Ifølge KPMG, 61 % af projekterne har meget involverede sponsorer. Når interessenter føler, at deres interesser og behov bliver overvejet, er de mere tilbøjelige til at støtte projektet.
• Reducerede risici. Ved at engagere dig med interessenter kan du identificere potentielle risici tidligt og tage skridt til at undgå eller afbøde dem. Dette kan være med til at reducere den samlede risiko ved projektet.
• Forbedret ydelse. En effektiv strategi for styring af interessenter kan hjælpe dig med at optimere ressourcer og afstemme projektaktiviteter med interessenternes interesser. Dette kan føre til forbedret projektydelse.

Inde i Stakeholder Management-processen

Mens interessentstyring kan virke intuitiv for nogle, kan du begynde at opbygge tillid systematisk med en mere formel køreplan.

De følgende seks trin kan hjælpe dig med at forstå interessenternes prioriteter, og hvordan du kan imødekomme disse behov.

1. Identificer interessenter.

Stary ved at identificere alle individer og grupper som kan påvirke dit projekt, både positivt og negativt. Dette inkluderer interne interessenter (såsom teammedlemmer) og eksterne interessenter (såsom kunder eller leverandører).

For at identificere dine interessenter skal du stille dig selv følgende spørgsmål.

• Hvem vil blive påvirket af dit projekt?
• Hvem har interesse i dit projekt?
• Hvem har magten til at påvirke dit projekt?
• Hvem ønsker, at dit projekt mislykkes?
• Hvem ønsker, at dit projekt skal lykkes?

2. Prioriter interessenter.

Når du har identificeret alle dine interessenter, er næste trin prioritering. Dette vil hjælpe dig med at fokusere din opmærksomhed på de interessenter, der er vigtigst for dit projekts succes.

Du bør identificere, hvor deres forventninger ligger, deres indflydelsesniveau, hvilken information de vil have fra dig, og hvor ofte de ønsker rapportering fra dit team. Du kan bruge kortlægning af interessenter til at hjælpe dig med at prioritere nøgleledere.

Kør en interessentkortlægningsøvelse

Image Source

Ovenstående kortlægningsøvelse for interessenter beder dig om at plotte ledere på et to-til-to-gitter. Den ene akse er mærket magt og den anden interesse.

På magtaksen vurderer du hver enkelt interessent på deres evne til at påvirke projektet. På renteaksen vurderer du hver enkelt interessent ud fra deres interesse i projektet. Dette vil give dig et klart billede af, hvilke interessenter der er de vigtigste at engagere sig i, og hvordan du bedst gør det.

Der er flere forskellige måder at kortlægge interessenter på, herunder:

• RACI matrix. Dette er en populær metode til kortlægning af interessenter, der bruger bogstaverne R (ansvarlig), A (ansvarlig), C (hørt) og I (informeret) til at vurdere interessenter på deres niveau af involvering i projektet.
• Strøm/rente net. Dette er en enkel måde at kortlægge interessenter på, som kan bruges til at prioritere engagement. Det er også kendt som Salience-modellen.
• Påvirknings-/påvirkningsmatrix. Dette er en mere detaljeret metode til kortlægning af interessenter, som kan bruges til at vurdere hver enkelt interessents potentielle indvirkning på projektet.

3. Vurder interessenternes behov og interesser.

Nøglen til en vellykket interessentstyringsplan er at forstå dine interessenter. Dette vil hjælpe dig med at vurdere, hvad de ønsker fra projektet, og hvordan du bedst kan engagere dig med dem.

På dette stadium skal du stille dig selv følgende spørgsmål.

• Forstår du deres behov, prioriteter og problemer?
• Har de magten til at påvirke projektet?
• Hvilken økonomisk eller følelsesmæssig interesse har de i resultatet af projektet?
• Hvad motiverer dem?

Ved at forstå svarene på disse spørgsmål kan du bedre udvikle en interessentstyringsplan, der passer til hver leder.

4. Definer interessenters motiver.

Når du har identificeret og vurderet dine interessenter, kan du begynde at definere deres motiver. Dette vil hjælpe dig med at forstå, hvad de ønsker fra projektet, og hvordan du bedst kan engagere dig med dem.

Der er flere måder, du kan definere interessentmotiver på, herunder:

• Interviews. Du kan interviewe interessenter for at få deres syn på projektet. Dette kan gøres personligt, over telefonen eller via e-mail.
• Undersøgelser. Du kan sende ud undersøgelser til interessenter for at få deres feedback på projektet. Dette er en hurtig måde at indsamle data fra et stort antal interessenter.
• Fokus gruppe. Du kan holde fokusgrupper med interessenter for at få deres input til projektet. Dette kan bruges til at generere ideer og identificere problemer.

Ved at forstå interessenternes motiver kan du udvikle en effektiv interessentstyringsplan, der opfylder deres behov og interesser.

5. Udvikl en plan for engagement.

Målet med interessentengagement er at styre forventninger og opbygge relationer. Dette kan gøres gennem flere forskellige metoder, herunder:

• Hyppig kommunikation. Dette er det vigtigste aspekt af interessenter engagement. Du skal løbende kommunikere med interessenter for at opdatere dem om projektet og få feedback. Dette kan gøres gennem ansigt-til-ansigt møder, telefonopkald, e-mails eller onlineværktøjer som f projektstyringssoftware. Hver interessent kan have brug for deres egen kommunikationsstrategi.
• Konsultation. Dette involverer høring af interessenter i beslutningstagningen. Dette kan gøres gennem møder, undersøgelser eller fokusgrupper.
• Samarbejde. Dette involverer samarbejde med interessenter for at fuldføre opgaver eller nå mål. Dette kan gøres gennem samskabelse, fælles planlægning eller fælles beslutningstagning.

Den bedste måde at engagere sig med forskellige ledere på vil afhænge af interessenten og projektet. Du bør skræddersy din engagementsplan til hver enkelt.

Skabeloner for interessentstyringsplan

Når du har identificeret interessenter, er det tid til at udvikle ledelsesplaner for hver gruppe.

Nedenstående skabeloner kan hjælpe dig med at oprette engagementsplaner og organisere din interessentkommunikation.

Asana

Hvis du er ny til håndtering af interessenter, tilbyder denne skabelon fra Asana en enkel måde at forblive organiseret på. I denne plan skriver du ned hver interessent, deres niveau af interesse for dit projekt, og hvor indflydelsesrige de har for dit arbejde.

Derefter kan du markere et felt for at identificere deres kommunikationspræferencer. Det inkluderer, hvor ofte de ønsker at høre fra dit team, og hvordan de vil have dig til at komme i kontakt.

Hvad vi elsker: Med denne skabelon ved du, hvilke af dine ledere der foretrækker en hurtig Slack versus en formel e-mail med et øjeblik.

Projektledelsesdokumenter

Hvis du leder efter en mere detaljeret engagementsplan, så overvej denne mulighed fra Project Management Docs. Med dette dokument kan du fuldt ud fastlægge visionen for dit projekt, og hvilke afdelinger dit initiativ vil påvirke.

Hvad vi elsker: Denne skabelon indeholder diagrammer og tabeller, som du kan bruge til at bestemme hver enkelt interessents niveau af betydning for dit projekt. Du kan bruge dette dokument til at brainstorme og skitsere dit endelige udkast.

KnowledgeHut

Hvis du leder efter en komplet guide til at skrive en engagementsplan, er KnowledgeHut her for at hjælpe. Denne skabelon indeholder sektioner, der hjælper dig med at identificere interessenter og oprette en tidslinje for hver persons involvering. Du kan også holde styr på omkostninger og involvering af menneskelige ressourcer.

Hvad vi elsker: Denne skabelon indeholder diagrammer, som du kan udfylde med interessentdata. Hvis du går i stå, kommer hvert afsnit med nyttige spørgsmål til selvrefleksion for at guide dig på vej.

PM-træning

Hvis du har ledt efter et simpelt regneark til at administrere dine interessenter, skal du ikke lede længere. Denne skabelon fra PMTraining tilbyder en ligetil tilgang til styring af interessenter.

Hvad vi elsker: Denne skabelon beskriver, hvem der er involveret, hvad de skal gøre for dit projekt, og hvordan du planlægger at holde dem engageret. Hvis du leder efter en hurtig måde at udvikle en én-sides stakeholder management guide, er det her. Derudover kan alt redigeres i Google Docs.

Tips til Stakeholder Management

Formalisering af interessentstyring kan føles som en overvældende proces. Uanset om du lige er begyndt eller har mange års erfaring, kan følgende tips hjælpe dig med at sikre en vellykket håndtering af interessenter.

1. Definer formålet med projektet.

Ifølge PMI, 44 % af projekterne mislykkes på grund af manglende overensstemmelse mellem forretnings- og projektmål.

Før du begynder at engagere dig med interessenter, er det afgørende at definere formålet med projektet. Dette vil hjælpe dig med at identificere, hvem du skal engagere dig med og deres mål.

2. Definer roller og ansvar.

Ved starten af ​​et projekt skal du klart definere hver enkelt interessenters roller og ansvar. Dette vil være med til at sikre, at alle er klar over deres involvering i projektet.

3. Kommuniker regelmæssigt.

Regelmæssig kommunikation er afgørende for succesfuld interessentstyring. Du bør opdatere interessenter om projektet regelmæssigt og anmode om deres feedback.

Dine strategiske mål skal altid være klare i kommunikationen med interessenter. Dette giver dit team mulighed for at styre interessenternes forventninger og skabe positive relationer.

4. Vær gennemsigtig.

Det er vigtigt at være transparent med interessenter om projektet. Dette vil hjælpe med at opbygge tillid og sikre, at alle er på samme side.

5. Søg feedback.

Feedback er essentielt for succesfuld interessentstyring. Du bør søge feedback fra interessenter i alle faser af projektet.

Hold styr på deres forslag og implementer deres indsigt. Du kan derefter rapportere tilbage om, hvordan du implementerede deres løsninger for yderligere at få deres støtte.

6. Vælg den rigtige software.

I dag kun et ud af fire hold bruger et projektstyringssoftware. Implementering af et af disse værktøjer kan hjælpe dig med at holde orden.

Det spænder fra projektstyringssoftware, som Basecamp eller Asana, til samarbejdssoftware, som Google Drive eller Trello. Vælg en teknologisk stak, der bedst passer til dit projekts behov.

7. Vær fleksibel.

Interessentstyring er ikke en ensartet proces. Du skal være fleksibel og skræddersy din tilgang til hver enkelt person, du arbejder med.

Opret en effektiv interessentstyringsplan

Interessenter har magten til at påvirke dit projekt, så engagerende ledere, mens de holder deres behov på forkant, hjælper med at holde tingene kørende.

Hold disse tips i tankerne, mens du udvikler din strategi for styring af interessenter for at holde dig på sporet.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
• Kilde: https://blog.hubspot.com/marketing/stakeholder-management