Alles, was Sie über Slack wissen müssen

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, haben Sie wahrscheinlich schon einmal von Slack gehört oder verwenden es vielleicht sogar gerade.

Slack ist ein cloudbasiertes Kollaborations- und Kommunikationstool, das die Geschäftswelt im Sturm erobert. Im Oktober 2019 hatte Slack mehr als 12 Millionen tägliche Nutzer und die Nachfrage nach der Anwendung stieg während der COVID-19-Pandemie exponentiell an.

Wenn Sie Slack erst seit kurzem nutzen und sich gerade erst mit der Plattform vertraut machen – oder immer noch überlegen, ob Sie sie für Ihr Unternehmen implementieren sollten – sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. In diesem Leitfaden verraten wir Ihnen die besten Slack-Tipps und -Tricks, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Was ist Slack?

Im Wesentlichen handelt es sich bei Slack um ein Chat-Programm, mit dem Unternehmen intern (und manchmal auch extern, beispielsweise mit Partnern) kommunizieren. Es wird häufig zur Vereinfachung von Kommunikationsströmen verwendet, ist aber viel mehr als ein Instant-Messaging-Tool.

Mit seinen über 1,500 Integrationen, darunter Google Docs und Trello, ist Slack außerdem ein leistungsstarkes Tool zum Teilen von Dokumenten und Dateien, zum Verwalten von Projekten, zum Verfolgen des Teamfortschritts und zum unternehmensweiten Teilen wichtiger Informationen.

Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können Teams schnell kommunizieren und wichtige Dokumente nahtlos austauschen, wodurch interne E-Mails effektiv überflüssig werden. Tatsächlich sehen Slack-Benutzer a 32% Reduzierung interner E-Mails.

Es zeichnet auch alle Arten von Interaktionen zwischen Teammitgliedern auf. Und dank der umfangreichen Such- und Sternfunktionen ist es möglich, jeden Thread, jedes Foto, jeden Link oder jede Datei zu finden, unabhängig davon, wie lange das Dokument bereits geteilt wurde. Das macht Slack auch zu einem sehr praktischen Tool für die Verwendung als interne Wissensdatenbank. Wenn jemand in Ihrem Team eine Frage hat, kann er diese ganz einfach auf Slack nachschlagen, um zu sehen, ob sie bereits beantwortet wurde.

Der Zugriff ist über Mobilgeräte, Desktop-Anwendungen und Web-Apps möglich, sodass Sie unterwegs und auf jedem Gerät, das Sie haben, mit wichtigen Unternehmenskommunikationen in Kontakt bleiben können.

Pläne und Preise

Slack bietet drei Arten von Plänen an: Standard, Plus und Enterprise Grid.

Standard-Plan

• Richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen
• Unbegrenztes Nachrichtenarchiv
• Unbegrenzte Apps und Integrationen
• Gruppenvideoanrufe für bis zu 15 Personen mit Bildschirmfreigabe
• Gastkonten und Geteilte Kanäle
• 10 GB Speicherplatz pro Mitglied

AnzeigenPreise: 6.67 USD pro Person und Monat, jährliche Abrechnung

Plus-Plan

• Für größere Unternehmen oder diejenigen, die nach erweiterten Verwaltungstools suchen
• 99.9 % garantierte Verfügbarkeit SLA
• Bereitstellung und De-Provisionierung von Benutzern
• Unternehmensexporte für alle Nachrichten
• SAML-basiertes Single Sign-On (SSO)
• Greifen Sie auf den gesamten Nachrichtenverlauf zu
• 20 GB Speicherplatz pro Mitglied
• Gruppenvideoanrufe für bis zu 15 Personen mit Bildschirmfreigabe

AnzeigenPreise: 12.50 USD pro Person und Monat, jährliche Abrechnung

Unternehmensnetzplan

• Unbegrenzte Arbeitsbereiche
• Unterstützen Sie Data Loss Prevention (DLP), E-Discovery und Offline-Backup-Anbieter
• Ausgewiesene Kundenerfolgsteams
• HIPAA-konforme Nachrichten- und Dateizusammenarbeit
• Greifen Sie auf den gesamten Nachrichtenverlauf zu
• Gruppenvideoanrufe für bis zu 15 Personen mit Bildschirmfreigabe
• 1 TB Speicherplatz pro Mitglied
• Unternehmensweite Such-, Messaging- und Ankündigungskanäle

AnzeigenPreise: Die Preise für Enterprise Grid-Pläne sind individuell und Benutzer müssen sich für einen Kostenvoranschlag an das Vertriebsteam von Slack wenden.

Wer braucht Slack?

Viele Unternehmen leiden unter Software-Bloat, was bedeutet, dass die Organisation viele Anwendungen verwendet, die sie wahrscheinlich nicht benötigt.

Dies kann Auswirkungen auf die interne Kommunikation haben: Wenn es zu viele Kommunikationstools und -kanäle gibt, können Informationen leicht verloren gehen oder wichtige Nachrichten übersehen werden. Wenn es keinen zentralen Kommunikationskanal gibt, können Informationen leicht fragmentiert und unorganisiert werden.

Hier kommt Slack ins Spiel. Es zentralisiert und optimiert die Kommunikation im gesamten Unternehmen. Slack eignet sich natürlich hervorragend für Remote-Teams, aber auch für Teams, die physisch im selben Raum arbeiten.

Es gibt eine Menge von Kommunikationstools, die als Alternativen zu Slack dienen – wie Microsoft Teams, Google Hangouts, Chanty und RocketChat – und sie verfügen jeweils über unterschiedliche Funktionen, die für verschiedene Arten von Unternehmen geeignet sein können.

Sie sollten die Verwendung von Slack in Betracht ziehen, wenn:

• Sie haben mehrere Teammitglieder, die ständig Dateien austauschen
• Ihr primäres Kommunikationsmittel ist E-Mail, und/oder Sie verbringen jeden Tag Stunden damit, Unternehmensnachrichten zu sortieren, und das finden Sie nicht effizient
• Sie verlassen sich auf Teamarbeit, finden es aber schwierig, an Projekten zusammenzuarbeiten, weil jeder unterschiedliche Besprechungsnotizen macht und Dateien nicht richtig verteilt werden
• Sie möchten Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen
• Sie möchten die Zusammenarbeit verbessern

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, kann der Einsatz eines Tools wie Slack definitiv dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Zu den Vorteilen der Verwendung von Slack gehören:

• Es sorgt für eine optimierte Teamkommunikation und Transparenz über die Projekte, an denen die Mitarbeiter arbeiten.
• Es verbessert Entscheidungsprozesse.
• Sie können Dokumente und Konversationen ganz einfach suchen und finden – viel besser, als Ihre E-Mails oder mehrere separate Tools zu durchsuchen.
• Es kann als zentraler Benachrichtigungs-Hub dienen – Sie können andere Arbeits-Apps integrieren und Benachrichtigungen in Slack integrieren, sodass Sie nicht mehr zwischen Apps wechseln müssen, um Updates zu erhalten.

Erste Schritte mit Slack

Jetzt ist es an der Zeit, das Tool einzurichten, was ziemlich einfach ist. Gehen Sie zur Slack-Homepage und klicken Sie auf „Erste Schritte“.

Geben Sie dann zur Bestätigung Ihre E-Mail-Adresse ein.

Nachdem Sie den Bestätigungscode erhalten haben, können Sie Ihre Daten, einschließlich Ihres Firmennamens, eingeben. Anschließend können Sie einzelne Mitglieder Ihres Teams per E-Mail einladen, Slack beizutreten.

Slack-Kanäle

Nachdem Sie einen Arbeitsbereich für Ihr Unternehmen erstellt haben, können Sie für jeden Geschäftsbereich unterschiedliche Kanäle erstellen, z. B. #Buchhaltung, #Marketing, #Vertrieb, #Betrieb, #Allgemein und was auch immer Ihren Anforderungen entspricht. Sie können auch unterhaltsame Kanäle wie #Essen, #Filme oder #Zufällig erstellen.

Mithilfe von Kanälen können Sie die Informationen wirklich aufschlüsseln und genau festlegen, wo bestimmte Themen besprochen werden sollen. Sie könnten beispielsweise mehrere separate Kanäle für verschiedene Marketingbereiche haben, wie #Marketing-Inhalt, #Marketing-SEO, #Marketing-Wachstum und so weiter.

Sobald andere Teammitglieder Slack beigetreten sind, können Sie sie zu den für sie relevanten Kanälen einladen. Sie werden über Aktivitäten in diesen Kanälen informiert und erhalten eine Benachrichtigung, wenn sie persönlich erwähnt werden.

Im März 2020, Slack hat ein großes Update eingeführt, das die Art und Weise veränderte, wie jede Person ihre Kanäle in einem Arbeitsbereich organisieren kann. Beispielsweise können Sie jetzt alle marketingbezogenen Kanäle in „Marketing“, nicht arbeitsbezogene Kanäle in „Spaß“ usw. gruppieren.

Direct Messages

Sie können auch Direktnachrichten an alle Teamkollegen in Ihrem Arbeitsbereich senden. Direktnachrichten sind private Einzelnachrichten, fast wie ein Instant Messenger. Hier können Sie auch Dokumente versenden und das gesamte Archiv nach bestimmten Nachrichten durchsuchen.

Ihre letzten Konversationen werden standardmäßig in der linken Seitenleiste angezeigt. Wenn Sie ein Gespräch mit einer neuen Person beginnen möchten, klicken Sie einfach auf das Pluszeichen neben „Direktnachrichten“ in der Seitenleiste und geben Sie den Namen der Person ein, mit der Sie sprechen möchten.

Die neue Benutzeroberfläche von Slack macht es außerdem einfach, einen Überblick über alle Personen im Arbeitsbereich Ihres Unternehmens zu behalten. Klicken Sie einfach auf „Personen“ in der linken Seitenleiste und Sie können alle Slack-Mitglieder in Ihrem Arbeitsbereich durchsuchen. Wenn Sie auf ihre Namen klicken, erhalten Sie deren Profil und die Möglichkeit, sie anzurufen oder ihnen eine Nachricht zu senden.

Slack-Benachrichtigungen

Mit Slack kannst du dich jedes Mal benachrichtigen lassen, wenn es eine Nachricht in einem deiner Kanäle gibt oder wenn du eine Direktnachricht erhältst.

Standardmäßig werden Kanäle mit ungelesenen Nachrichten in der Seitenleiste fett angezeigt. Außerdem wird Ihnen ein rotes Benachrichtigungsabzeichen angezeigt, wenn jemand Ihren Namen erwähnt.

Sie können eine Benachrichtigung per Desktop, E-Mail oder Mobilgerät erhalten, diese ist jedoch vollständig anpassbar. Sie können entscheiden, wo, wie und ob Sie Slack-Benachrichtigungen erhalten möchten, indem Sie oben links in der Anwendung auf Ihren Namen klicken und dann „Einstellungen“ auswählen.

Dort können Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen festlegen, einschließlich kanalspezifischer Einstellungen. Sie können auch Benachrichtigungen für Threads erhalten, denen Sie folgen oder in denen Sie erwähnt wurden.

Sie können auch entscheiden, ob Sie akustische Benachrichtigungen wünschen und welchen Ton Sie verwenden möchten. Es ist sogar möglich, Kanäle stummzuschalten, denen Sie nicht genau folgen müssen.

Wenn Sie sich auf die Arbeit konzentrieren und Benachrichtigungen für eine Weile pausieren möchten, gibt es eine „Bitte nicht stören“-Funktion, die alle Benachrichtigungen von Slack auf Eis legt. Sie können die Dauer auf einige Minuten, Stunden oder sogar auf mehrere Tage einstellen. Klicken Sie einfach oben links unter Ihrem Namen auf „Benachrichtigungen pausieren“ und wählen Sie im Dropdown-Menü Ihren bevorzugten Zeitraum aus.

Ihre Teamkollegen können sehen, dass Sie Benachrichtigungen pausiert haben, haben jedoch die Möglichkeit, bei Bedarf dringende Benachrichtigungen zu senden.

Nachrichtenreaktionen

In den sozialen Medien können Sie die Beiträge jeder Person liken und darauf reagieren. Die gleiche Logik gilt für Slack.

Immer wenn jemand etwas auf einem Kanal postet oder dir eine Direktnachricht sendet, hast du die Möglichkeit, mit einem Emoji darauf zu reagieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, mit der Maus über eine Nachricht zu fahren, auf das Symbol „Reaktion hinzufügen“ zu klicken und dann ein Emoji auszuwählen.

Tippen Sie auf Mobilgeräten auf eine Nachricht, halten Sie sie gedrückt und wählen Sie dann oben im Menü eines Ihrer am häufigsten verwendeten Emojis aus. Um eine andere Reaktion hinzuzufügen, tippen Sie auf das Symbol „Reaktion hinzufügen“.

Auf der Registerkarte „Erwähnungen“ in der linken Seitenleiste können Sie auch die Reaktionen Ihrer Teamkollegen auf Ihre Nachrichten sehen.

Automatisierungen und Integrationen

Eines der Dinge, die Slack zu einem so großartigen Geschäftstool machen, ist sein Umfang an Automatisierung und Integrationen. Damit können Sie Dokumente und Dateien teilen, Projekte verwalten und verfolgen, wichtige Informationen mit der richtigen Zielgruppe teilen und verschiedene Arbeitsabläufe automatisieren.

Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Automatisierungsoptionen und Integrationen in Slack.

Slackbot

Slack verfügt über eine Vielzahl von Automatisierungsoptionen, darunter seinen virtuellen Helfer Slackbot.

Slackbot hilft Ihnen dabei, Antworten auf Fragen zu Slack zu finden, stellt Aufgaben und Erinnerungen für sich selbst und Ihre Teamkollegen ein, fügt benutzerdefinierte automatische Antworten hinzu und vieles mehr. Sie können auf Slackbot zugreifen, indem Sie ihm eine Direktnachricht oder einen Kanal senden.

Eine gute Faustregel für Slack ist, im Zweifelsfall Slackbot zu fragen – Sie können ihm eine Frage stellen, indem Sie ihm eine Direktnachricht senden. Sie können damit auch automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen festlegen, wie im folgenden Beispiel.

Um persönliche Erinnerungen und Aufgaben festzulegen, geben Sie einfach /reminder an einer beliebigen Stelle in Slack ein. Dies funktioniert auch, um Erinnerungen für andere Teamkollegen einzurichten.

Workflow-Builder

Im Oktober 2019 führte Slack den Workflow Builder ein, eine Automatisierung zur Rationalisierung von Aufgaben. Mit diesem Tool können Sie standardisieren, wie Sie Anfragen vom Team sammeln, Ausfälle oder Störungen in Echtzeit melden, Begrüßungsnachrichten und relevante Dokumente mit neuen Teammitgliedern teilen und vieles mehr.

Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Art und Weise, wie Sie Formulare von Ihrem Team in einem einzigen Slack-Kanal sammeln – beispielsweise Reiseanfragen – zu optimieren und die Sammlung von Vorfall- oder Fehlerberichten zu zentralisieren.

Slack-Integrationen

Die Integrationen von Slack mit Apps von Drittanbietern sind wirklich beeindruckend. Durch Klicken auf den Blitz in der unteren linken Ecke Ihres Textfelds können Sie auf Verknüpfungen zu zahlreichen nützlichen Apps zugreifen.

Hier sind einige der nützlichsten Integrationen, die Sie in Ihrem Slack-Arbeitsbereich verwenden können.

Google Drive

Mit der Google Drive-Integration können Sie:

• Erstellen Sie neue Google Docs-, Slides- und Sheets-Dateien direkt aus Slack.
• Teilen Sie eine vorhandene Datei aus Google Drive mit einem Kanal oder einer Direktnachricht.
• Durchsuchen Sie in Slack freigegebene Google Drive-Dateien.
• Gewähren Sie automatisch Zugriff auf die Dateien, die Sie mit der richtigen Zielgruppe teilen.
• Erhalten Sie Updates in Slack über Änderungen in Drive, wie Kommentare, Zugriffsanfragen und neue Dateien, die mit Ihnen geteilt werden.
• Beantworten Sie Kommentarbenachrichtigungen in Slack und lassen Sie sie in der Datei veröffentlichen.

Google Kalender

Die Google Kalender-Integration ist ebenfalls praktisch. Es ermöglicht Ihnen:

• Erstellen Sie mithilfe einer Verknüpfung automatisch Ereignisse direkt in Slack.
• Synchronisieren Sie Ihren Kalender automatisch mit Ihrem Slack-Status, sodass er angezeigt wird, wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen.
• Erhalten Sie eine tägliche Benachrichtigung über Ihren Tagesplan.
• Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn bald eine Veranstaltung beginnt, einschließlich aller relevanten Links zu einer Videokonferenz.
• Reagieren Sie direkt auf Veranstaltungseinladungen.
• Erhalten Sie Updates, wenn sich die Details einer Veranstaltung ändern.

Trello

Eine Integration mit der Projektmanagement-Plattform Trello ist wirklich nützlich für die Zusammenarbeit an Teamprojekten aus Slack heraus. Zu seinen Funktionen gehören:

• Fügen Sie mit dem Befehl „/trello add“ neue Trello-Karten direkt aus Slack zu Boards hinzu.
• Treten Sie Trello-Karten und -Boards bei, ändern Sie Fälligkeitstermine, hängen Sie Unterhaltungen an und vieles mehr.
• Laden Sie @trello zu einem Kanal ein, um automatisierte Karten- und Board-Vorschauen, einschließlich Mitgliedern, Beschreibungen und Kommentaren, zu erhalten.
• Ermöglichen Sie Slack-Teammitgliedern, mit einem Klick Ihren Trello-Boards beizutreten.

Giphy

Der Spaßfaktor ist, dass die Giphy-Integration es ermöglicht, eine Vielzahl von GIFs auf Kanälen, Threads und Direktnachrichten zu teilen. Geben Sie einfach /giphy in ein Textfeld ein, gefolgt von einem Schlüsselwort, und wählen Sie dann das gewünschte GIF aus:

Andere Integrationen

Unter den anderen Integrationen von Slack sind einige unserer Top-Tipps:

• Zoom — Starten Sie ganz einfach ein Zoom-Meeting direkt in Slack.
• Polly — Erstellen Sie Umfragen, Umfragen, Spiele und Wissenswertes.
• Jira-Server — Verbinden Sie Jira Server-Projekte mit Slack-Kanälen.
• GitHub — Erhalten Sie Updates von der Entwicklungsplattform direkt auf Slack-Kanälen.
• Asana — Koordinieren und verwalten Sie Projekte auf Asana von Slack aus.
• Stripe — Veröffentlichen Sie automatisch in einem Slack-Kanal, wenn sich Änderungen an Gebühren, Abonnements, Übertragungen und mehr ergeben.
• DoodleBot — Erstellen Sie ein Meeting oder starten Sie eine Umfrage auf Slack.
• Outlook-Kalender – Erstellen Sie Ereignisse in Ihrem Outlook-Kalender aus Slack heraus.
• HeyUpdate — Analysieren Sie Fortschrittsberichte für Teams.
• Dropbox — Implementieren Sie die Speicherung und Synchronisierung von Dateien in der Cloud.
• Erwähnen — Überwachen Sie die Medienerwähnungen Ihrer Organisation über einen speziellen Slack-Kanal.
• Screenbot — Teilen Sie Screenshots, Anmerkungen, Bildschirmaufzeichnungen und mehr.

Sie können alle Integrationsoptionen von Slack anzeigen, indem Sie in der linken Seitenleiste auf „Apps“ klicken.

Verknüpfungen und Befehle

Wenn Sie bei Slack etwas Zeit sparen möchten, ist es eine gute Idee, die Tastenkombinationen und Befehle zu beherrschen. Sie ermöglichen Ihnen, Ihren Text schnell zu formatieren, durch Threads und Kanäle zu navigieren, Ihren Status festzulegen, Erinnerungen festzulegen und vieles mehr. Wir behandeln Schrägstrichbefehle, Textformatierung und allgemeine Tastaturkürzel, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Schrägstrichbefehle

Slash-Befehle dienen als Verknüpfungen für bestimmte Aktionen in Slack. Hier finden Sie eine Übersicht über einige der nützlichsten Befehle, die Sie kennen sollten:

• /dnd + Zeitdauer – Richten Sie „Bitte nicht stören“ für einen benutzerdefinierten Zeitraum ein.
• /erinnern – Richten Sie eine Erinnerung für sich selbst oder einen Teamkollegen für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit ein.
• /status – Legen Sie einen Status fest oder löschen Sie Ihren aktuellen Status.
• /invite @user – Einen neuen Benutzer zu einem Kanal einladen.
• /leave – Einen Kanal verlassen.
• / msg or /dm @user – Senden Sie eine Direktnachricht an einen anderen Benutzer.
• /search – Eine Suche durchführen.
• /apps – Suche nach Apps im Slack-App-Verzeichnis.
• /shortcuts – Öffnet das Dialogfeld mit den Tastaturkürzeln.
• /feed – RSS-Abonnements verwalten.
• /poll – Erstellen Sie eine neue Umfrage.
• /collapse – Reduziert alle Dateien im aktuellen Kanal.
• /expand – Alle Dateien im aktuellen Kanal erweitern.

Wenn Sie einfach „/“ in ein beliebiges Chatfeld in Slack eingeben, zeigt Ihnen die Anwendung bereits eine Liste einiger der am häufigsten verwendeten Slack-Befehle an, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, welche Maßnahmen Sie ergreifen können.

Tastaturkürzel und Formatierung

Hier ist eine Liste der praktischsten Tastaturkürzel, die Sie bei Slack kennen sollten. Sie finden einen umfangreichen Index hier.

Shortcuts

• Drücken Sie ⌘+Umschalt+M oder Strg+Umschalt+M, um Ihre letzten Erwähnungen anzuzeigen.
• Drücken Sie Strg (oder Befehl) + ↑, um zur neuesten Nachricht zu springen, die Sie auf einem Kanal gepostet haben.
• Drücken Sie Strg (oder Befehl) + J, um zur neuesten Nachricht auf einem Kanal zu springen.
• Drücken Sie Alt (oder Option) + ↑ oder ↓, um durch Ihre Konversationen und Kanäle zu scrollen.
• Drücken Sie Esc, um alle ungelesenen Nachrichten als gelesen zu markieren.

Formatierung:

Slack verwendet Markdown zum Formatieren von Text. Das ist also ein guter Ausgangspunkt, um zu verstehen, wie die Formatierung dort funktioniert. Hier sind einige Beispiele:

• Die Eingabe von Text zwischen Unterstrichen führt zu folgendem Ergebnis: kursiv gedruckt Text
• Die Eingabe von Text zwischen den Sternchen führt zu einem Ergebnis fett Text
• Die Eingabe von Text zwischen Tilden (~) führt zu einem Ergebnis durchgestrichen Text
• Fügen Sie > vor einer Zeile hinzu, um die Zeile einzurücken
• Fügen Sie >>> vor einem Absatz hinzu, um den Absatz einzurücken und dabei die Zeilenumbrüche beizubehalten
• Drücken Sie Umschalt + Eingabetaste, um Zeilenumbrüche in einer Nachricht einzufügen

Quelle: https://blog.hubspot.com/marketing/a-beginners-guide-to-slack