Wie man Wissen mit Versionierung und Entwürfen besser verwaltet

Zeitstempel: 16. März 2022, 11:33 Uhr
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Die meisten Unternehmen wissen, dass ihre Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringen, über verschiedene Quellen hinweg nach den richtigen Informationen oder Antworten zu suchen. Einige von ihnen erfassen jedoch das Ausmaß des Problems nicht vollständig, und selbst viele von denen, die dies tun, wissen nicht wirklich, wie sie Veränderungen anstoßen können.

Die Mehrheit der Unternehmen, wenn sie nicht erst vor kurzem gegründet wurden, verfügen über Tonnen von Altdaten, von denen einige in veralteten Formaten gespeichert und für Kunden und Mitarbeiter schwer zugänglich sind. 

Das zunehmende Bewusstsein für das Thema hat jedoch begonnen, Fragen beim Management aufzuwerfen. Richtig verwenden Wissensmanagement-Tools wird Informationen sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter sicherlich zugänglicher machen, die Gesamtleistung der Mitarbeiter verbessern und Kosten senken. 

Bei Inbenta haben wir Unternehmen geholfen ihr Wissen und ihr Know-how zu zentralisieren und Informationsmanagement vereinfachen und Updates seit über einem Jahrzehnt. Auch nach all den Jahren analysieren wir weiterhin Kundenanfragen und Schmerzpunkte, um unsere Lösung zu verbessern und sie besser bedienen zu können. 

Verwenden der Versionierung in Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken dienen einer großen Anzahl von Zwecken und Benutzern. Sie können sowohl intern als auch auf kundenorientierten Websites verwendet werden, um:

Wissen ist jedoch niemals statisch. Alles wird im Laufe der Zeit transformiert, verändert oder verändert. Das bedeutet nicht unbedingt, dass wir diese alten Informationen loswerden wollen. 

Historisches Wissen kann dazu beitragen, Fehler und Irrtümer zu vermeiden, und Unternehmen helfen, den Überblick über die Entwicklung der Dinge zu behalten. 

Nehmen wir an, der CEO arbeitet an der Aktualisierung der Unternehmensrichtlinie. Durch die Verfolgung der verschiedenen Versionen der Unternehmensrichtlinie kann er sehen, welche Version zu einem bestimmten Zeitpunkt in Kraft war. 

Und was ist, wenn ein Support-Spezialist FAQ-Inhalte optimieren möchte, um die häufigsten Anfragen seiner Kunden zu beantworten? Durch den Zugriff auf verschiedene Versionen kann dieser Spezialist feststellen, ob die neuen Versionen eine bessere Leistung erbringen, und die Änderungen überwachen, um festzustellen, ob sie sich auf die Anzahl der eingehenden Kontakte auswirken.

Um diese Anwendungsfälle besser bedienen zu können, Die KI-gestützte Wissensdatenbank von Inbenta hat eine leistungsstarkes Versionierungstool Dadurch können Sie sehen, was in den verschiedenen Versionen geändert wurde, und sie sogar rückgängig machen, falls es unerwünschte, irrelevante oder leistungsschwache Änderungen gibt. 

Wir können sogar Änderungen in der URL Ihres Inhalts erkennen, um sicherzustellen, dass wir sie alle speichern und immer den richtigen Inhalt zurückgeben können.

Unter den Augen der Kenntnis wird keine Veränderung jemals unbemerkt bleiben!

Nutzung eines All-Hands-Tools: Arbeiten mit Wissensentwürfen

Wie wir gesehen haben, ist Wissen anfällig für Aktualisierungen, Modifikationen und Optimierungen. 

Dies ist jedoch selten die Arbeit eines einzelnen Mitarbeiters. Durch den internen Austausch von Wissen und die Einbeziehung relevanter Stakeholder in die Wissensgenerierung im Unternehmen können Sie sicherstellen, dass unterwegs nichts verloren geht.

Das klingt großartig, oder? Es erfordert jedoch ein All-Hand-Tool, das die Zusammenarbeit fördert und Mitarbeitern dabei hilft, auf bestehenden Inhalten aufzubauen und diese zu ändern, ohne versehentlich wichtige Informationen zu löschen oder die Arbeit eines anderen zu überschreiben.

Genau hier setzen Inbenta Knowledge-Entwürfe an. Mithilfe dieser Funktionalität können Teams an verschiedenen Versionen eines Inhalts arbeiten, ohne das Risiko einzugehen, sich gegenseitig auf die Füße zu treten. 

Verwendung des Inhaltsstatus zur Organisation der Teambemühungen

Das Arbeiten mit Entwürfen ist bereits ein Schritt in die richtige Richtung, aber woher wissen Sie, ob der Inhalt noch in Arbeit ist, bereit ist zu gehen oder einfach abgelehnt wird?

In einer Zeit, in der agiles Management zu einem festen Bestandteil wird, waren wir der Meinung, dass Knowledge eine Funktion benötigt, um Managern und Mitarbeitern gleichermaßen dabei zu helfen, den Überblick über ein Projekt zu behalten. 

Daher haben wir uns bei Inbenta entschieden, verschiedene Statusbezeichnungen zu implementieren, damit Benutzer definieren können, auf welcher Stufe sich dieser Inhalt befindet.

Dies hilft Teams, sich auf die Veröffentlichung von Inhalten vorzubereiten, gibt eine bessere Sichtbarkeit der Leistung und der Teamanstrengungen und dient als visueller Hinweis auf den Fortschritt.

AI, das geheime Element zur Verbesserung der Leistung Ihrer KB

Wenn Sie neu bei KI-gestützten Wissensdatenbanken sind, werden Sie vielleicht überrascht sein, wie sehr sich dies auf so einfache Dinge wie eine Wissensdatenbank oder ein Hilfezentrum auswirken kann.

Haben Sie sich jemals gefragt, warum Sie immer wieder unzählige Anfragen zu einem Thema erhalten, wenn es auf Ihrer Hilfeseite bereits einen Artikel zur Lösung des Problems gibt? Nun, es kann natürlich sein, dass der Artikel schwer zu finden ist, aber woran liegt das?

Wie helfen Sie Kunden, die richtige Antwort oder den richtigen Inhalt zu finden? Verwenden Sie eine Suchleiste, damit sie sie finden können? Welche Technologie treibt diese Suchleiste an?

Inbenta Knowledge ist robust aufgebaut Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache, was bedeutet, egal welche Keywords Ihre Kunden verwenden, wenn es eine Antwort in Ihrer Datenbank gibt, werden sie sie im Handumdrehen finden.

Indem es die wahre Bedeutung hinter jeder einzelnen Abfrage erschließt, weist Knowledge Ihren Kunden oder Mitarbeitern die richtige Richtung, ohne wiederholte Variantenabfragen starten zu müssen und sie daran zu hindern, sich an den Support zu wenden.

Wenn Sie Ihre Agenten von wiederholten geringwertigen Anfragen befreien möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere kostenlose 14-tägige Testversion und testen Sie Knowledge selbst!

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