Wie man Geschäftsausgaben sinnvoll (und nachhaltig) senkt | Nanonets-Blog

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Zeitstempel: 31. Mai 2023, 9:36 Uhr
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Hüten Sie sich vor kleinen Ausgaben. Ein kleines Leck wird ein großes Schiff zum Untergang bringen.

- Benjamin Franklin

Das strategische Kostenmanagement ist für den finanziellen Erfolg von Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Aufgrund verschiedener interner und externer Faktoren kann es jedoch eine Herausforderung sein, ein nachhaltiges Ausgabenmanagement zu erreichen. Zu den internen Faktoren zählen steigende Betriebskosten, der Bedarf an Omnichannel-Fähigkeiten, hohe Mitarbeiterfluktuation, intensiver Wettbewerb und veraltete Prozesse. Zu den externen Faktoren zählen globale Krisen wie COVID, wirtschaftliche Abschwünge wie die Finanzkrise 2007–08, Inflation und politische Instabilität wie der Russland-Ukraine-Konflikt.

Um diese Hindernisse zu überwinden, benötigen Unternehmen eine umfassende Kostensenkungsstrategie, die auf verschiedene Betriebsbereiche wie Mängel, Ineffizienzen, Überkapazitäten, Leerlaufzeiten und Überproduktion abzielt. Möglichkeiten zur Kostensenkung bestehen im gesamten Wirtschaftszyklus, von der Anfangsphase bis zur Ausstiegsphase.

Nachhaltige Kostensenkung verstehen

In einer Vierteljährliche McKinsey-UmfrageEs wurde festgestellt, dass 79 Prozent der Unternehmen als Reaktion auf die globale Wirtschaftskrise 2008/09 Kostensenkungsmaßnahmen umgesetzt haben. Allerdings glaubten nur 53 Prozent der Führungskräfte, dass diese Kostensenkungen ihren Unternehmen effektiv dabei geholfen hätten, den Sturm zu überstehen.

Nachhaltigkeit ist im Bereich der Kostensenkung oft ein schwer erreichbares Ziel. Auch wenn die meisten Kostensenkungsinitiativen eine vorübergehende finanzielle Entlastung bringen können, verschieben sie nur das Unvermeidliche und behindern die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens in einem sich entwickelnden Markt. In einem volatilen makroökonomischen Umfeld ergreifen Unternehmen häufig aggressive Kostensenkungsmaßnahmen, um finanzielle Risiken zu mindern. Dies zeigte sich während der Finanzkrise 2008–2009, wie die obige Umfrage von McKinsey zeigt.

Nachhaltige Kostensenkungsstrategien müssen die individuellen Bedürfnisse jedes Marktes und Unternehmens berücksichtigen, ganz zu schweigen vom wirtschaftlichen Klima des Landes und der Welt. Es gibt keine Universallösung für die Bewältigung kostenbezogener Herausforderungen. Die wichtigsten Kostentreiber zu identifizieren und ihre Auswirkungen genau zu quantifizieren, ist ein komplexes Unterfangen. Die Geschwindigkeit und Leichtigkeit der Umsetzung von Änderungen bleibt möglicherweise ungewiss, und die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung stellt weitere Herausforderungen dar.

Die langfristigen Vorteile einer nachhaltigen Kostensenkung gegenüber kurzfristigen Lösungen

Die Priorisierung langfristiger Strategien und die Vermeidung schneller Lösungen zur Kostensenkung bringt Unternehmen mehrere Vorteile. Durch nachhaltige Ansätze können sich Unternehmen für dauerhaften Erfolg und Widerstandsfähigkeit in einem dynamischen Markt positionieren. Hier sind einige wesentliche Vorteile einer nachhaltigen Kostensenkung:

  • Finanzielle Widerstandsfähigkeit aufbauen: Strategien, die Effizienzsteigerungen, Prozessoptimierung und Verschwendungsbeseitigung in den Vordergrund stellen, können die finanzielle Widerstandsfähigkeit stärken. Durch die gezielte Ausrichtung auf diese Bereiche können Unternehmen die Gesamtproduktivität steigern, Abläufe rationalisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, sich an lokal oder global verursachte finanzielle Schwankungen anzupassen und erfolgreich zu sein.
  • Erhöhte Rentabilität: Anstatt sich ausschließlich auf Kostensenkungen zu konzentrieren, legen nachhaltige Ansätze Wert auf die Maximierung der Wertschöpfung und die Optimierung der Ressourcenallokation. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung, die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Investitionen in Innovation können Unternehmen höhere Erträge erzielen und neue Einnahmequellen erschließen.
  • Operative Effizienz und Agilität: Durch die Implementierung von Managementtechniken wie Lean-Methoden, Automatisierung und kontinuierlichen Verbesserungspraktiken erreichen Unternehmen eine größere Agilität, Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen.
  • Mitarbeitermoral und -bindung: Durch die Vermeidung kurzfristiger Lösungen, die zu Entlassungen oder übermäßiger Arbeitsbelastung führen, können Unternehmen eine höhere Arbeitsmoral, Motivation und Loyalität ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten. Dies schafft ein positives Arbeitsumfeld, steigert die Produktivität und reduziert die Fluktuation. Eine langfristige Mitarbeiterbindung spart nicht nur Rekrutierungs- und Schulungskosten, sondern fördert auch institutionelles Wissen und Fachwissen, die für nachhaltiges Wachstum und Innovation von unschätzbarem Wert sind.
  • Kundenzufriedenheit und -bindung: Durch die Konzentration auf Wertschöpfung und kundenorientierte Praktiken können Unternehmen die Kundenzufriedenheit steigern und die Kundenbindung erhöhen. Zufriedene Kunden werden mit größerer Wahrscheinlichkeit zu treuen Markenbotschaftern und verbreiten positive Mundpropaganda, was zu langfristigem Geschäftswachstum und Rentabilität beiträgt. Es muss daran erinnert werden, dass der Verkauf an einen bestehenden Kunden eine Erfolgsquote von hat 60-70 %, wohingegen der Verkauf an einen Neukunden eine deutlich geringere Erfolgsquote von 5–20 % aufweist.
  • Umweltverantwortung: Durch die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung von Abfällen und die Einführung umweltfreundlicher Praktiken können Unternehmen ihren COXNUMX-Fußabdruck minimieren und zum Umweltschutz beitragen. Dies zeigt nicht nur die soziale Verantwortung des Unternehmens, sondern kann auch umweltbewusste Kunden und Partner anziehen.

Sechs Schritte zur Erzielung nachhaltiger Kostensenkungen

Eine beträchtliche Anzahl von Kosteninitiativen scheitern an ihrem zu ehrgeizigen Charakter, dem Fehlen einer klaren Strategie und der unzureichenden Zustimmung der Führung. Gärtner Berichte dass etwa 43 % der Kostensenkungsinitiativen ihre angestrebten Ziele nicht erreichen.

Es gibt sechs Ansätze zur Kosteneinsparung: Anpassung, Kombination, Eliminierung, Optimierung, Substitution und Neuverwendung, die jeweils verschiedene Methoden nutzen, um Unternehmen dabei zu helfen, die Kosten erheblich zu senken. Um jedoch aus jedem oder allen der angewandten Ansätze Nutzen zu ziehen, sind die folgenden Schritte erforderlich.

  1. Legen Sie Kostensenkungsziele fest:  Es ist wichtig, klare und messbare Ziele und Vorgaben festzulegen, die mit den finanziellen Zielen der Organisation übereinstimmen. Durch die Einbeziehung von Key Performance Indicators (KPIs) in den Prozess erhalten Unternehmen eine bessere Klarheit über die Ziele und Zielsetzungen ihrer Kostensenkungsbemühungen. Es ist jedoch wichtig, den möglichen Schlupf von bis zu zu berücksichtigen 20% bei der Planausführung bei der Festlegung von Zielen für eine genauere Zielsetzung. Entsprechend GartnerWeniger als die Hälfte (43 %) der Führungskräfte erreichen im ersten Jahr der Kostensenkung tatsächlich die angestrebten Einsparungen, was vor allem auf unrealistische Ziele zurückzuführen ist.
  2. Identifizieren Sie Kostentreiber und priorisieren Sie Verbesserungsbereiche: Eine schnelle Wertschöpfungsdiagnostik spielt eine entscheidende Rolle bei der Identifizierung der Kostentreiber im Unternehmen. Dieser Diagnoseprozess bietet einen strukturierten Rahmen für die Bewertung von Kosten neben Faktoren wie Preisgestaltung, Betriebskapital, Kapitalallokation, Steueroptimierung sowie Umwelt-, Sozial- und Governance-Überlegungen (ESG). Durch die Nutzung der Erkenntnisse aus der Wertschöpfungsdiagnose können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, um ihre Ressourcen zu optimieren und die Gesamtleistung zu verbessern.
  3. Analysieren Sie aktuelle Prozesse und identifizieren Sie Ineffizienzen: Das Hauptziel besteht darin, aktuelle Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu bewerten, um Ineffizienzen und Verschwendung wie übermäßige manuelle Arbeit, redundante Aufgaben, Engpässe und unnötige Komplexität zu identifizieren. Managementtechniken wie Lean Sigma-Programme können verschwenderische Aktivitäten und Ineffizienzen vermeiden. Durch die Implementierung des Lean Six Sigma-Programms gelang es GE beispielsweise, Ineffizienzen erfolgreich zu beseitigen, was zu einer erheblichen Kosteneinsparung führte 2 Milliarden Dollar .
  4. Entwickeln und implementieren Sie Initiativen zur Kostensenkung: Es gibt zahlreiche Initiativen und Prozesse, die darauf abzielen, die betriebliche Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, und ein wirkungsvoller Ansatz, der diese Vorteile liefern kann, ist Design Thinking. Durch die Einführung von Design-Thinking-Prinzipien können Unternehmen nicht nur Möglichkeiten zur Kostensenkung aufdecken, sondern auch die Geschwindigkeit steigern und bessere Lösungen entwickeln. Durch seinen menschenzentrierten und iterativen Problemlösungsansatz hilft Design Thinking, Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen, Prozesse zu rationalisieren und Innovationen voranzutreiben, was letztendlich zu Kostensenkungen führt. Zum Beispiel eine Umfrage von Forrester präsentiert wie die Umsetzung von Design Thinking in Kombination mit strategischer Priorisierung zu einer bemerkenswerten Gewinnsteigerung von 18.6 Millionen US-Dollar über einen Zeitraum von drei Jahren für Unternehmen führte.
  5. Überwachen und messen Sie den Fortschritt bei der Erreichung der Kostensenkungsziele: Was gemessen wird, wird getan. Es ist wichtig zu erkennen, dass Kostensenkung ein fortlaufender Prozess ist, der kontinuierliche Verbesserungen erfordert. KPIs sollten regelmäßig überprüft werden, sei es monatlich, vierteljährlich oder in einer anderen vordefinierten Berichtshäufigkeit. Die Überwachung ermöglicht ein klares Verständnis von Leistungstrends, die Identifizierung von Bereichen mit schlechter oder überdurchschnittlicher Leistung und die Bestimmung der Faktoren, die zu diesen Veränderungen beitragen. Es ist ratsam, sich auf das Unerwartete vorzubereiten, indem man höhere Kostensenkungsziele festlegt, um mögliche Rückschläge abzufedern.
  6. Binden Sie Mitarbeiter ein und fördern Sie eine kostenbewusste Kultur: Mitarbeiter in Organisationen priorisieren häufig Maßnahmen, die auf Gewinnmaximierung ausgerichtet sind, es kann jedoch zu Konflikten mit ihren persönlichen Werten kommen. Um diese Lücke zu schließen, müssen nachhaltige Kostensenkungen in Stellenbeschreibungen, Schulungen und Vergütungen integriert werden (formelle Dimension), Kostensenkungsbemühungen belohnt und gleichzeitig mit den Erwartungen in Einklang gebracht werden (psychologische Dimension) und die Konsistenz zwischen Unternehmenswerten und -praktiken sichergestellt werden (soziale Dimension). zu Gallup's Meta-AnalyseGeschäftsbereiche mit den höchsten Werten für das Mitarbeiterengagement verzeichneten eine Steigerung der Rentabilität um 21 Prozent im Vergleich zu denen mit den niedrigsten Werten. Darüber hinaus erzielten Unternehmen mit hochengagierten Arbeitskräften eine um 17 Prozent höhere Produktivität. Andere Langzeitstudie zeigte, dass Unternehmen mit einer starken Unternehmenskultur und einem Fokus auf die Wertschätzung der Mitarbeiter ein beeindruckendes Umsatzwachstum von 68.2 Prozent erzielten.

Strategien zur Kostensenkung

Um eine effektive Kostensenkung zu erreichen, können Unternehmen eine Reihe von Strategien anwenden. Der Schwerpunkt liegt auf strategischem Denken und langfristiger Wertschöpfung. Die Verwaltung nicht zum Kerngeschäft gehörender Aktivitäten und die Erwägung von Outsourcing-Optionen, wo dies sinnvoll ist, kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Die Durchführung strenger Kosten-Nutzen-Analysen vor der Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen gewährleistet eine fundierte Entscheidungsfindung und maximiert die Wirksamkeit der Kosteneinsparungsbemühungen.

Auch die Förderung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und die Nutzung kollektiver Intelligenz können zur Kostensenkung beitragen. Durch die Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und die Nutzung des vielfältigen Fachwissens innerhalb der Organisation können Unternehmen innovative Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren. Um die Kundenzufriedenheit und -bindung sicherzustellen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Kostenreduzierung mit dem Kundennutzen und der Aufrechterhaltung von Qualitätsstandards in Einklang zu bringen.

Die Optimierung der Bestandsverwaltung und die Optimierung der Lagerbestände tragen dazu bei, die Lagerkosten zu minimieren und unnötige Lagerkosten zu vermeiden. Das Aushandeln besserer Lieferantenverträge und die Suche nach alternativen Lieferanten können zu günstigeren Preisbedingungen und einer verbesserten Kosteneffizienz führen. Die Umsetzung von Energiesparinitiativen und die Reduzierung der Betriebskosten unterstützen nicht nur Kostensenkungsbemühungen, sondern stehen auch im Einklang mit ökologischen Nachhaltigkeitszielen.

Die Maximierung der Mitarbeiterproduktivität und die Verbesserung der Arbeitsplanung können zu einer höheren Effizienz und geringeren Arbeitskosten führen. Schließlich kann der strategische Einsatz von Technologien wie Automatisierung und Digitalisierung Prozesse rationalisieren, manuelle Aufgaben eliminieren und zu Kosten-Leistungs-Vorteilen führen.

Der Einsatz von Technologie zur nachhaltigen Kostensenkung

Im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld ist der Einsatz technologischer Tools für Unternehmen unverzichtbar geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu sein. Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen ihre Abläufe verbessern, die Effizienz steigern und letztendlich die Kosten senken.

Grundsätzlich können digitale Tools eine effizientere und einfachere Kommunikation innerhalb von Unternehmen ermöglichen. Kollaborative Tools, Instant-Messaging-Plattformen und Videokonferenzlösungen ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Teams und Abteilungen. Dadurch werden Verzögerungen vermieden, die Koordination verbessert und die Gesamtproduktivität gesteigert.

Digitale Tools tragen durch Automatisierung und datengesteuerte Erkenntnisse zur Rationalisierung von Beständen bei. Software und Systeme zur Bestandsverwaltung bieten Echtzeit-Einblick in Lagerbestände, Nachfragemuster und Lieferanteninformationen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Lagerbestände zu optimieren, die Lagerkosten zu senken, Fehlbestände zu minimieren und die Effizienz der gesamten Lieferkette zu verbessern.

Mithilfe der Technologie können Unternehmen ihre Produktivität maximieren, indem sie sich wiederholende und zeitaufwändige manuelle Aufgaben automatisieren. Robotic Process Automation (RPA) und Workflow-Management-Tools automatisieren manuelle Prozesse wie Dateneingabe, Dokumentenverarbeitung und Rechnungsverwaltung. Dies entlastet die Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, sich auf wertschöpfendere Aktivitäten, Innovationen und strategische Entscheidungen zu konzentrieren.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können große Datensätze analysieren, Muster erkennen und prädiktive Erkenntnisse liefern. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Nachfrage zu antizipieren, die Ressourcenzuteilung zu optimieren und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die zu Kosteneinsparungen und betrieblicher Effizienz führen.

Cloudbasierte Spesenmanagementplattformen bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit und ermöglichen es Unternehmen, Ausgaben nahtlos über Standorte und Abteilungen hinweg zu verwalten. Mit mobilen Apps können Mitarbeiter unterwegs Belege erfassen, Spesenabrechnungen einreichen und Erstattungen verfolgen, was den Komfort und die Compliance erhöht.

Über einen Zeitraum von fünf Jahren konnte IBM durch seine technologiegetriebenen Kostenoptimierungsbemühungen etwa 6 Milliarden US-Dollar einsparen. Das Unternehmen erzielte diese Einsparungen durch die Rationalisierung seiner IT-Infrastruktur, die Konsolidierung von Rechenzentren und die Automatisierung manueller Prozesse.

Der erfolgreiche Einsatz von Technologie erfordert den Einsatz verschiedener Technologien wie IoT, KI, Blockchain, 5G und Edge Computing, die Unternehmen dabei helfen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Digitale Werkzeuge wie Nanonetze kann Unternehmen dabei helfen, die vollständige Kontrolle über ihre Ausgaben zu erlangen, indem es seine KI-basierte Datenextraktionsplattform nutzt. Durch die Möglichkeit, Rechnungen und Zahlungsinformationen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, PDFs und gescannten Dokumenten automatisch zu synchronisieren, macht Nanonets eine manuelle Dateneingabe überflüssig. Dies stellt sicher, dass Unternehmen wichtige Informationen schnell extrahieren, Unstimmigkeiten erkennen und verschwenderische Ausgaben verhindern können. Nanonets bietet außerdem Genehmigungsworkflows, Duplikatwarnungen und Tools zur Betrugserkennung, um die Datengenauigkeit zu verbessern und Fehlausgaben zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform effiziente Zahlungs- und Abgleichsprozesse und gewährleistet so genaue und zeitnahe Transaktionen. Durch den Einsatz digitaler Tools wie Nanonets können Unternehmen ihr Ausgabenmanagement optimieren, Kosteneinsparungen von mindestens 5 % erzielen und die Finanzkontrolle behalten.

Zusammenfassung

Ein nachhaltiger Ansatz zur Senkung der Geschäftsausgaben erfordert eine vielschichtige Strategie, die verschiedene Schlüsselelemente umfasst. Durch die Nutzung von Markteinblicken können Unternehmen fundierte und datengesteuerte Entscheidungen treffen, die mit ihren finanziellen Zielen im Einklang stehen. Durch die Förderung einer offenen und effektiven Kommunikation mit internen Stakeholdern wird sichergestellt, dass kostensparende Maßnahmen im gesamten Unternehmen nahtlos umgesetzt werden. Eine sorgfältige Lieferanten- und Bestandsverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen, der Reduzierung von Verschwendung und der Kostenkontrolle. Agilität ist für Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation von entscheidender Bedeutung, um in einer sich schnell verändernden Geschäftslandschaft erfolgreich zu sein. Die Erfüllung der organisatorischen Erwartungen mit einer robusten digitalen Denkweise und innovativen Ansätzen ist entscheidend für den Erfolg im heutigen Umfeld. Schließlich schafft die Durchsetzung umfassender Kontrollen und Governance-Maßnahmen eine solide Grundlage für finanzielle Verantwortung und Risikomanagement.

Wenn diese Elemente kombiniert werden, können Unternehmen erhebliche Kostensenkungen bei gleichzeitiger Wahrung der Betriebsstabilität erzielen und so letztendlich den Weg für langfristige finanzielle Nachhaltigkeit und Erfolg ebnen.

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