Beherrschen von PDFs: Erstellen, Konvertieren und Durchsuchen

Wenn es darum geht, Dokumente jeglicher Art in einem Format aufzubewahren, das später jeder öffnen und sicher sein kann, dass es richtig aussieht, ist das PDF-Format kaum zu schlagen. PDF (Portable Document Format) wurde Anfang der 1990er Jahre von Adobe entwickelt, um die Weitergabe formatierter Dokumente unabhängig von den Systemen des Senders und Empfängers zu erleichtern.

Das Format basiert auf und ist im Wesentlichen eine Vereinfachung von Postscript, einer Programmiersprache, die Adobe zehn Jahre zuvor entwickelt hat, um Dokumente für den Druck auf technologieneutrale Weise zu beschreiben. PDF (und Postscript) verwenden Code, um zu beschreiben, wo Text, Bilder und grafische Elemente auf einer Seite platziert werden sollen. Ein Rasterer wandelt den Code entweder in Pixel auf einem Bildschirm oder in Punkte auf einem Ausdruck um.

PDF-Dateien sind sehr verbreitet und werden für die unterschiedlichsten Zwecke verwendet, als Archivformat für gescannte und digitalisierte Dokumente unterschiedlichster Art, als Standardformat für wissenschaftliche Artikel, für digitale Verträge und um etwas für den späteren Druck aufzubewahren, um nur einige zu nennen wenige Beispiele.

PDF-Dateien lesen

Windows verfügt noch immer über kein integriertes Programm zum Anzeigen und Bearbeiten von PDF-Dateien. Das Standardprogramm zum Öffnen einer PDF-Datei im System ist Microsoft Edge, das wie die meisten Browser über einen integrierten PDF-Viewer verfügt. Es eignet sich sehr gut zum einfachen Lesen und verfügt über die Grundfunktionen, die Sie erwarten würden. Sie können beispielsweise das Inhaltsverzeichnis anzeigen und auf Abschnitte klicken, um direkt zu ihnen zu springen, und die Dateien mit Werkzeugen wie einem Markierungsstift und Textanmerkungen markieren. Sie können auch speichern und drucken.

Wenn Sie mehr Funktionalität wünschen, müssen Sie ein Drittanbieterprogramm installieren. Wenn Sie keine erweiterten Bearbeitungsfunktionen benötigen, gibt es viele kostenlose Alternativen. Adobe, der das Format ursprünglich entwickelt hat, hat es getan Acrobat Reader DC. Es ist sozusagen sicher, beim Original zu bleiben, und es ist ein gutes und relativ schnelles Programm, das sich besonders für diejenigen eignet, die beispielsweise Formulare ausfüllen müssen, aber es verbraucht viele Ressourcen und kann etwas umständlich sein, wenn Sie es möchten Ich habe keinen neuen, schnellen Computer.

Ein kostenloses Programm, das viel leichter ist, ist Sumatra PDF, das auch E-Books im Epub-Format und verschiedene andere Dateitypen verarbeitet. Sumatra ist selbst auf älterer Hardware schnell und im Gegensatz zu anderer Freeware ist es nicht voller Werbung und versucht nicht, Ihnen kostenpflichtige Funktionen aufzuzwingen.

Weitere beliebte Optionen sind Foxit, PDF-Ausrüstung, PDF-Xchange, und die Open-Source-Software Okular.

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Per Ausdruck als PDF speichern

Windows 10 und 11 verfügen über eine integrierte Funktion, um fast jedes Dokument über einen virtuellen Drucker als PDF zu speichern. Solange das Programm, aus dem Sie speichern möchten, drucken kann, können Sie den PDF-Drucker auswählen und eine PDF-Datei erhalten. Der Drucker wird aufgerufen Microsoft Drucken zu PDF.

Das Problem bei dieser Lösung zum Speichern als PDF besteht darin, dass nicht immer Dateien mit Text erstellt werden, der ausgewählt, durchsucht und beschriftet werden kann. Dies gilt beispielsweise, wenn Sie eine Webseite als PDF speichern. Von Word aus scheint es besser zu funktionieren, aber Word kann über bereits als PDF gespeichert werden speichern unter. Glücklicherweise verfügen Chrome, Edge und Firefox mittlerweile über eine integrierte Funktion zum Speichern als PDF, auf die Sie auch über den Druckdialog zugreifen können. Wähle aus Speichern als PDF statt Microsoft Drucken zu PDF und es wird mit Text gespeichert, den Sie auswählen, kopieren und durchsuchen können.

Mit anderen Programmen können Sie experimentieren. Wenn es mit dem virtuellen Drucker von Microsoft nicht gut funktioniert, können Sie eine andere Option installieren und prüfen, ob sie besser funktioniert, z Nette PDF Writer. Es funktioniert genauso, aber Sie wählen im Druckerdialog „Cute PDF“ anstelle von „Microsoft“.

Konvertieren Sie andere Formate in PDF und umgekehrt

Zusätzlich zum Speichern eines PDFs über den Druckdialog können einige Programme über direkt als PDF speichern speichern unter. Dies funktioniert je nach Programm unterschiedlich, sodass das Ergebnis manchmal vom Drucken abweicht, manchmal jedoch identisch ist. Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, müssen Sie Dokumente im programmeigenen Format speichern, um sie in diesem Programm erneut öffnen und bearbeiten zu können.

Eine weitere Methode zum Erstellen einer PDF-Datei aus einer Datei eines anderen Formats sind PDF-Konverter. Sie nehmen Dateien aller möglichen Formate als Eingabe und spucken eine PDF-Datei aus. Bei einigen Dateiformaten funktioniert es fast identisch mit der Druckmethode, bei anderen kann es jedoch zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Was besser ist, ist unterschiedlich, daher ist es am besten, beides auszuprobieren.

Es gibt auch Konverter, die eine PDF-Datei als Eingabe verwenden und den Inhalt in ein anderes Format konvertieren. Am gebräuchlichsten sind Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) und Bilder (JPEG, PNG), aber es gibt auch andere, wie z. B. PDF zu EPUB für Bücher.

Der einfachste Weg, einzelne Dateien in oder aus PDF zu konvertieren, ist mit einem Online-Tool. Es gibt viele ähnliche Websites, jedoch mit leicht unterschiedlichen Funktionen. Unter dem Namen Adobe gibt es auch eine Reihe von Tools Acrobat online, einschließlich Konverter in und aus Word, Excel, Powerpoint und JPEG. Andere Websites umfassen ilovepdf.com und freepdfconvert.com.

PDFs komprimieren

Wenn Sie ein Dokument über Drucken oder eine integrierte Funktion als PDF speichern, ist die resultierende Datei oft sehr groß. Wenn Sie beim Drucken der Datei keine hochauflösenden Farbbilder benötigen, können Sie diese mit einem der zahlreichen Tools zu diesem Zweck erheblich komprimieren. Beim Speichern eines Testartikels auf PCWorld über die integrierte Druckfunktion von Chrome vergrößerte sich die Dateigröße von 1.2 auf 0.17 Megabyte. Bei wirklich großen Dateien können es mehrere zehn Megabyte sein, und wenn Sie viele PDF-Dateien haben, macht es einen spürbaren Unterschied.

Hier kann es sinnvoll sein, eines der zahlreichen online verfügbaren PDF-Tools zu nutzen. Adobe hat es online, obwohl die Komprimierung sonst nur in der kostenpflichtigen Version von Acrobat enthalten ist. Es ist auch unter ilovepdf.com verfügbar.

Passwortgeschützte Dateien

Das PDF-Format unterstützt den Schutz von Dateien durch Verschlüsselung und ein Passwort. Es verwendet die AES-Verschlüsselung und ist sicher, sofern das Passwort lang ist. Die überwiegende Mehrheit der PDF-Programme kann verschlüsselte Dateien öffnen und speichern, daher stellt es selten ein großes Problem dar, dass eine Datei passwortgeschützt ist.

Wenn Sie eine passwortgeschützte Datei haben, das Passwort aber nicht jedes Mal eingeben müssen, wenn Sie sie öffnen möchten, können Sie sie entweder öffnen und als PDF ausdrucken und eine neue passwortfreie Kopie davon erstellen. oder verwenden Sie ein Drittanbieterprogramm, das dies unterstützt. Natürlich Adobe Acrobat Pro, aber auch PDF-Ausrüstung, beispielsweise.

Schnelle, intelligente Vorschau mit PowerToys

Microsoft PowerToys ist ein Programm, das eine Reihe interessanter und manchmal sehr praktischer Funktionen vereint, die etwas experimentell oder zu nischenhaft sind, als dass fortgeschrittene Benutzer sie in Windows integrieren könnten. Einer der nützlichsten heißt Kika und ist im Grunde eine Kopie der Übersichtsfunktion von Apple in Mac OS.

Wählen Sie im Explorer eine Datei aus und verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Leertaste um eine Vorschau des Inhalts anzuzeigen. Verwenden Sie die Tastatur, um die Auswahl auf andere Dateien zu verschieben und diese stattdessen anzuzeigen. Wenn Sie eine andere Tastenkombination bevorzugen, können Sie diese in den PowerToy-Einstellungen ändern.

Die Vorschau von PDFs in Kika unterstützt Inhaltsverzeichnisse mit Links zu Kapiteln/Abschnitten. Sie können von hier aus Text hervorheben und kopieren und sogar direkt drucken, sodass Sie in vielen Fällen auskommen, ohne die Datei in einem Programm öffnen zu müssen.

Ein Tool eines Drittanbieters, das mit mehr Dateitypen funktioniert, ist Quicklook, das kostenlos auf Github verfügbar ist. https://github.com/QL-Win/QuickLook

Verwalten Sie PDFs mit gescanntem Text

Das PDF-Format wird häufig für gescannte mehrseitige Dokumente, Bücher und andere ursprünglich handgeschriebene oder gedruckte Materialien verwendet. Da sie gescannt wurden, handelt es sich um Bilder und nicht um digitalen Text. Daher ist es nicht möglich, Text hervorzuheben und ihn zu kopieren oder zu durchsuchen.

Die Lösung, wenn Sie mit dem Text in solchen Dateien etwas anfangen wollen, ist eine Software mit OCR-Funktionalität. In mehreren kostenlosen Programmen ist dies integriert, z PDF-Ausrüstung und PDF-Xchange. Das Beste ist wahrscheinlich das Open-Source-Programm OCRmyPDF, aber es ist ein Befehlszeilenprogramm und der Installationsvorgang ist etwas kompliziert. Für diejenigen, die häufig mit gescannten Dokumenten und Büchern arbeiten, kann sich die Mühe lohnen, insbesondere da es sich leicht in automatisierte Arbeitsabläufe integrieren lässt, um Hunderte oder Tausende von Dateien zu verarbeiten. Für alle anderen ist es einfacher, einen Onlinedienst wie ilovepdf.com zu nutzen.

In PDFs suchen

Da PDFs häufig für große Dokumente wie lange Handbücher und Kursliteratur verwendet werden, ist es üblich, diese zu durchsuchen. Leider ist dies nicht immer so einfach wie beispielsweise in Word-Dokumenten. Der Grund liegt in der Funktionsweise des PDF-Formats. Im Gegensatz zu Textdokumentformaten liegt der Text nicht als unformatierter Textblock vor, auf den eine Formatierung angewendet wird, sondern als Zeichenstrom zusammen mit Informationen darüber, wo sie auf der Seite platziert sind, welche Schriftart sie haben usw.

Bei PDFs, die direkt aus Word oder anderen Programmen gespeichert wurden, stellt dies selten ein Problem dar, bei gescannten und OCR-gelesenen Dateien jedoch schon. Dies gilt insbesondere, wenn sich Text in Spalten, Tabellen, Listen oder Textfeldern befindet. Versuchen Sie, zwei Textzeilen auszuwählen, und sehen Sie, was passiert. Meistens wird die Auswahl an der falschen Stelle fortgesetzt. Es kann auch zu Problemen bei der Suchfunktion kommen – etwa, wenn ein Wort getrennt wurde und nicht mehr alle Zeichen nebeneinander stehen. Das mit „text-“ und „document“ getrennte Wort „Textdokument“ erscheint nicht in den Suchergebnissen für das vollständige Wort.

Wenn Sie also mit einem gesuchten Wort keinen Treffer erhalten, können Sie versuchen, nur einen Teil des Wortes einzugeben, vorzugsweise einen Teil, der normalerweise vor oder nach einem Zeilenumbruch steht und so eindeutig wie möglich ist. Im obigen Beispiel können Sie es mit „Text“ und „Dokument“ oder einfach mit „Dokument“ versuchen, da es sich nicht um eine Buchstabenkombination handelt, die in anderen Wörtern als „Dokument“ und „Reality-Show“ und den daraus gebildeten Wörtern enthalten ist.

Füllen Sie PDF-Formulare aus

PDFs unterscheiden sich von den meisten anderen Dateiformaten dadurch, dass sie interaktiv gestaltet werden können. Viele Organisationen versenden Formulare als PDFs zum Ausfüllen. Diese können Eingabefelder für Text wie Name und Adresse, Kontrollkästchen und manchmal sogar Multiple-Choice-Menüs enthalten.

Wie gut solche Formulare mit anderen PDF-Programmen als Adobe Acrobat (einschließlich Reader DC) funktionieren, ist unterschiedlich. Einige funktionieren in den meisten Programmen gut, andere funktionieren überhaupt nicht. Daher kann es eine gute Idee sein, Acrobat Reader DC auf Ihrem Computer zu installieren, auch wenn Sie es nicht als Standardprogramm zum Öffnen von PDF-Dateien festgelegt haben.

Wenn die voreingestellten Felder nicht gut funktionieren, besteht ein Tipp darin, das Markup-Tool zu verwenden, um selbst Text hinzuzufügen. Dies funktioniert auch bei Formularen, die keine Textfelder haben.

PDF-Dokumente signieren

Eine besondere Klasse von PDF-Formularen sind Dokumente, die digital signiert werden müssen. Hierbei ist es wichtig, zwischen zwei verschiedenen Arten von Signaturen zu unterscheiden: Bildern oder Vektorgrafikelementen, die Ihrer handschriftlichen Unterschrift (auch elektronische Signatur genannt) möglichst nahe kommen, und vollständig digitalen Signaturen.

Ersteres wird für viele Arten von Dokumenten sowohl zwischen Einzelpersonen als auch zwischen Organisationen und Einzelpersonen verwendet, beispielsweise für einen Mietvertrag, bei dem auch zahlreiche dokumentierte Kommunikationen vorhanden sind, um zu beweisen, dass eine Vereinbarung getroffen wurde. Acrobat Reader DC verfügt hierfür über eine integrierte Funktion. Sie können entweder mit einem gescannten Bild Ihrer Unterschrift, einer Unterschrift, die Sie direkt auf dem Computer zeichnen, oder einfach mit Ihrem Namen unterschreiben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine geöffnete PDF-Datei und wählen Sie aus Unterschreiben Sie selbst.

Letzteres hat ein höheres Maß an Sicherheit und die unterzeichnende Person muss ihre Identität nachweisen. Die EU hat gemeinsame Regeln für gültige digitale Signaturen entwickelt, und in Schweden ist die gängigste Methode zur Authentifizierung die Verwendung eines Bankausweises. Dies dient beispielsweise der Unterzeichnung von Verträgen über Immobilienverkäufe und anderen wichtigen Angelegenheiten.

Dieser Artikel wurde vom Schwedischen ins Englische übersetzt und erschien ursprünglich auf pcforalla.se.