11 δεξιότητες σύνταξης που χρειάζεστε για να γίνετε πιο αποτελεσματικός συντάκτης

Όταν άρχισα να εξασκώ για πρώτη φορά τις συντακτικές μου δεξιότητες στο HubSpot Marketing Blog, δεν είχα συνειδητοποιήσει πόσο χρόνο θα χρειαζόταν το καθένα.

Ανάλογα με τη διάρκεια, το θέμα και άλλες μεταβλητές, μπορεί να χρειαστούν από 20 λεπτά έως ένα ολόκληρο απόγευμα για να επεξεργαστείτε μια ανάρτηση ιστολογίου.

Αυτή η ανάρτηση δεν έχει να κάνει με το κόψιμο των γωνιών. πρόκειται για την αποτελεσματική επεξεργασία. Αυτό μερικές φορές σημαίνει ότι δίνετε πιο προσεκτικά σχόλια εκ των προτέρων, έτσι ώστε η δουλειά σας να είναι ευκολότερη κατά το τελικό προσχέδιο κάνει Άλλες φορές, σημαίνει να κρατάτε εύχρηστους μερικούς βασικούς ιστότοπους, ώστε να μπορείτε να ανατρέχετε γρήγορα σε αυτούς – είτε ελέγχετε τα μαθηματικά του συγγραφέα είτε προσθέτετε ένα κουμπί Pinterest «Καρφίξτε το» σε μια εικόνα.

Θέλετε κάποιους τρόπους για πιο αποτελεσματική επεξεργασία, διατηρώντας παράλληλα την ακεραιότητα; Εδώ είναι 12 τρόποι για να εξοικονομήσετε χρόνο όταν κάθεστε και βγάζετε αυτό το παροιμιώδες κόκκινο στυλό.

11 τρόποι για να εξοικονομήσετε χρόνο ενώ επεξεργάζεστε ένα κομμάτι γραφής

1. Βρείτε έναν ήσυχο χώρο για να κάνετε την επεξεργασία σας.

Μην προσπαθείτε να ολοκληρώσετε την επεξεργασία σας σε μια σύσκεψη ή όταν βρίσκεστε γύρω από συνομιλητές συναδέλφους.

Η έρευνα δείχνει ότι οι πολλαπλές εργασίες όπως αυτό μπορεί να μας κάνει πολύ λιγότερο αποτελεσματικούς στη δουλειά μας και να αυξήσει τα λάθη και το άγχος. Και όταν κάνετε επεξεργασία, το προσπαθείτε αλιευμάτων αυτά τα λάθη, ώστε να θέλετε να είστε ιδιαίτερα επιμελείς.

Αντίθετα, βρείτε ένα μέρος όπου μπορείτε να συνδέσετε την πρίζα και να συγκεντρωθείτε πλήρως στο κομμάτι που έχετε μπροστά σας. Όταν φτάσετε εκεί, απενεργοποιήστε αυτές τις ενοχλητικές ειδοποιήσεις μέσω email και μέσων κοινωνικής δικτύωσης και βάλτε το τηλέφωνό σας σε λειτουργία πτήσης (ή, καλύτερα, αφήστε το στην τσάντα σας).

Στην πραγματικότητα, για κάθε ειδοποίηση που λαμβάνετε, είναι μπορεί να χρειαστούν 23 λεπτά για να επιστρέψετε σε τροχιά, σύμφωνα με μελέτη του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνια.

Εάν εργάζεστε πάνω σε ένα κομμάτι γραφής που θα απαιτήσει περισσότερες από μερικές ώρες προσεκτικής επεξεργασίας, σκεφτείτε να αποκλείσετε κομμάτια αδιάκοπου χρόνου με μικρά διαλείμματα ενδιάμεσα – τη μέθοδο Pomodoro.

2. Βεβαιωθείτε ότι το θέμα ευθυγραμμίζεται με τη στρατηγική περιεχομένου σας.

Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να σκάψετε το κρέας του κομματιού και να αρχίσετε να το επεξεργάζεστε σχολαστικά αμέσως. Ωστόσο, ως συντάκτης, είναι σημαντικό να βάλετε το περιεχόμενο στο πλαίσιο πριν βουτήξετε στις λεπτομέρειες.

Αρχικά, κάντε μια γρήγορη ανάλυση του τίτλου εργασίας και των βασικών ιδεών που καλύπτονται στο κομμάτι. Σκέψου μόνος σου:

• Συμφωνεί αυτό το θέμα με τη στρατηγική περιεχομένου μας;
• Θα νοιαστούν οι αναγνώστες μας και οι αγοραστές μας;
• Κάθε τμήμα ρέει φυσικά στο επόμενο;

Εάν ανησυχείτε ότι το κομμάτι δεν αφορά ένα θέμα που θα ενδιαφέρουν οι αναγνώστες σας, σκεφτείτε πώς να τροποποιήσετε τη γωνία.

Θα θελήσετε επίσης να σκεφτείτε πώς το κομμάτι ταιριάζει με αυτό που έχετε γράψει στο παρελθόν — ειδικά αν το κομμάτι είναι μια ανάρτηση ιστολογίου.

Οι μηχανές αναζήτησης όπως Η Google ενδέχεται να δει τη δεύτερη ανάρτηση ως διπλότυπο περιεχόμενο και να σε τιμωρήσουν στην αναζήτηση. Ακόμα κι αν η Google δεν το θεωρεί διπλό περιεχόμενο, ο ανταγωνισμός για την κατάταξη λέξεων-κλειδιών έναντι μιας άλλης ανάρτησης από το δικό σας ιστολόγιο θα βλάψει τη στρατηγική SEO σας.

Οι ερωτήσεις που πρέπει να τεθούν εδώ είναι:

• Έχουμε καλύψει αυτό το θέμα εκτενώς στο παρελθόν;
• Προσφέρει αυτό μια νέα γωνία και προοπτική;

Εάν και οι δύο απαντήσεις είναι ναι, μπορείτε να το σκεφτείτε ενημέρωση και αναδημοσίευση το αρχικό προσχέδιο.

3. Διαβάστε για περιεχόμενο και ιδέες πρώτα, γραμματική μετά.

Μην ξεκινήσετε ποτέ να κάνετε λεπτομερείς αλλαγές πριν διαβάσετε ολόκληρο το κομμάτι. Είναι σημαντικό να το σκεφτείτε ολιστικά, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε σημεία όπου το περιεχόμενο και οι ιδέες μπορούν να βελτιωθούν.

Αυτό μπορεί να φαίνεται ότι προσθέτουμε χρόνο εδώ, αλλά πιστέψτε με, αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και πόνο μακροπρόθεσμα. Εάν έχετε ξεκινήσει ποτέ να επεξεργάζεστε ένα κομμάτι γραμμή-γραμμή μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι πρέπει να αναδιαρθρωθεί πλήρως, καταλαβαίνετε τι εννοώ.

Το βασικό στοιχείο εδώ είναι να αναγνωρίσετε πότε το κομμάτι χρειάζεται περισσότερη δουλειά από τον συγγραφέα.

"Μερικές φορές, ένας συγγραφέας στέλνει ένα κομμάτι πριν είναι έτοιμο για επεξεργασία", δήλωσε ο Corey Wainwright, υπεύθυνος στρατηγικής και κειμενογράφος του HubSpot CRO στο HubSpot. «Το να μάθετε να αναγνωρίζετε αυτές τις περιπτώσεις μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο γιατί διαφορετικά ξεκινάτε απλώς να ξαναγράφετε το κομμάτι, κάτι που δεν είναι χρήσιμο για κανέναν από τους δύο».

Η Ginny Soskey, πρώην διευθύντρια ιστολογίου μάρκετινγκ στο HubSpot, συμφωνεί.

"Η δουλειά σας, ως συντάκτης, είναι να διατηρήσετε τη φωνή του συγγραφέα σας, ενώ βεβαιωθείτε ότι ανταποκρίνεται στη γραμμή ποιότητας σας."

Μπορεί να παρατηρήσετε ότι το κομμάτι δεν ρέει καλά ή η εισαγωγή πρέπει να γίνει πιο αυστηρή ή δεν υπάρχουν αρκετά σημεία στο άρθρο ώστε να πληροί τα πρότυπα ποιότητας που έχετε. Σε αυτήν την περίπτωση, στείλτε αυτά τα σχόλια στον συγγραφέα μέσω email, καθώς αυτό μπορεί να είναι πιο παραγωγικό από το να αλλάξετε τα πάντα γύρω σας.

Εάν το κομμάτι χρειάζεται μια συντριπτική βοήθεια για την επεξεργασία, τότε η γραφή του συγγραφέα μπορεί να μην είναι κατάλληλη για τη δημοσίευσή σας – και θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο αν το πείτε ευθέως στον συνεργάτη.

4. Ελέγξτε για σημεία όπου ο συγγραφέας μπορεί να συμπληρώσει τα κενά.

Εκτός από την παροχή μεγαλύτερης, ευρύτερης ανατροφοδότησης, θα πρέπει επίσης να διαβάσετε ολόκληρο το κομμάτι για να εντοπίσετε μικρότερες βελτιώσεις για τις οποίες μπορεί να θέλετε (ή να χρειάζεστε) τη βοήθεια του συγγραφέα.

Ακολουθούν μερικές ερωτήσεις για να αναρωτηθείτε:

• Υπάρχουν δομικές ασυνέπειες στο κομμάτι; Για παράδειγμα, αν συμπεριέλαβαν ένα παράδειγμα σε κάθε τμήμα του κομματιού εκτός από ένα ή δύο, μπορείτε να τους ζητήσετε να βρουν ένα για καθεμία από αυτές τις ενότητες.
• Υπάρχουν σημεία που χρειάζονται κάποια, περισσότερα ή καλύτερα στοιχεία; Τα στατιστικά στοιχεία και τα δεδομένα μπορούν να βελτιώσουν την ποιότητα του περιεχομένου σας και να το κάνουν πιο ενδιαφέρον για τους αναγνώστες.
• Λείπουν παραπομπές σε κάποια πηγή; Αυτό είναι μεγάλο.

Καθώς διαβάζετε, κρατήστε σημειώσεις για αυτά τα σημεία σε ένα πρόχειρο email προς τον συγγραφέα. Μόλις τελειώσετε, φροντίστε να καθαρίσετε τις σημειώσεις ώστε να είναι κατανοητές.

5. Προσθέστε σελιδοδείκτες σε χρήσιμους ιστότοπους για γρήγορη αναφορά.

Μόλις το περιεχόμενο, οι ιδέες και η δομή του κομματιού είναι όλα έτοιμα να ξεκινήσουν, μπορείτε να φτάσετε στο απίστευτο.

Αυτό είναι όπου μου αρέσει να κρατώ μερικούς ιστότοπους σελιδοδείκτες για αναφορά. Εδώ είναι αυτά που προτιμώ.

6. Κρατήστε κοντά σας χρήσιμα αποσπάσματα κώδικα.

Μαζί με την προσθήκη σελιδοδεικτών σε χρήσιμους ιστότοπους, είναι επίσης καλή ιδέα να έχετε εύκολα προσβάσιμα όλα εκείνα τα χρήσιμα αποσπάσματα HTML ή άλλου κώδικα που συνηθίζετε να χρησιμοποιείτε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένο κώδικα για να συμπεριλάβετε α "Επιλεγμένο απόσπασμα" μονάδα στο CMS σας.

Για να κάνω αυτή τη διαδικασία εύκολη, αποθηκεύω αποσπάσματα κώδικα στο Evernote μου. Όταν έρθει η ώρα να τα προσθέσω στον πηγαίο κώδικα της ανάρτησης του ιστολογίου μου, απλώς βγάζω τη σημείωση και συνδέω τα αποσπάσματα όπως χρειάζεται.

Ακολουθεί μια σε βάθος εισαγωγή στην HTML ώστε να μπορείτε να μάθετε χρήσιμα hacks κωδικοποίησης.

7. Διαβάστε το κομμάτι δυνατά.

Η σημασία αυτού του βήματος δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί.

Το να διαβάζεις δυνατά δεν είναι μόνο καλό για τη διατήρηση της μνήμης, είναι επίσης εξαιρετικό για τον εντοπισμό σφαλμάτων. Είναι πιο πιθανό να βρείτε αδέξιες προτάσεις και άλλα πράγματα που ο ορθογραφικός έλεγχος δεν θα πιάσει αν διαβάσετε δυνατά.

Ο συγγραφέας με τις μεγαλύτερες πωλήσεις David Sedaris χρησιμοποιεί αυτή τη λεκτική προσέγγιση για να τελειοποιήσει τη γραφή του.

Σύμφωνα με Fast Company, Ο Σεδάρης δοκιμάζει τα έργα του που βρίσκονται σε εξέλιξη διαβάζοντάς τα δυνατά σε ζωντανό κοινό γιατί τον βοηθάει να παρατηρήσει ατέλειες στο κείμενο. Καθώς διαβάζει, θα κυκλώνει τα πάντα, από μπερδεμένες ή παραπλανητικές φράσεις έως λέξεις που επαναλαμβάνονται πολύ προσεκτικά.

«Συνήθιζα να το μισούσα όταν έβγαινε ένα βιβλίο ή μια ιστορία και θα ήμουν σαν τον διάολο, πώς δεν το κατάλαβα;» είπε ο Σεδάρης. «Αλλά σχεδόν πάντα το πιάνεις όταν διαβάζεις δυνατά».

Το να διαβάζετε δυνατά θα σας βοηθήσει να καταλάβετε αυτά τα λάθη στον πρώτο γύρο, κάτι που θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.

8. Χρησιμοποιήστε το "Find and Replace" για να διορθώσετε γρήγορα κοινά σφάλματα.

Όλοι έχουμε λέξεις που μας παραξενεύουν, ανεξάρτητα από το πόσο καιρό γράφουμε ή επεξεργαζόμαστε.

Σκεφτείτε το: Ποια είναι τα λάθη που τείνετε να κάνετε όταν γράφετε ή επιμελείτε; Ποια πράγματα τείνεις να σου λείπουν;

Αρχίστε να παρακολουθείτε αυτό και να το προσθέτετε σε ένα προσωπικό ιστολόγιο. Στη συνέχεια, καθώς επεξεργάζεστε, κάντε μια "Εύρεση και αντικατάσταση" πριν από τη δημοσίευση, για να εντοπίσετε τυχόν λάθη που γλίστρησαν μέσα από τις ρωγμές. Είναι ένας πολύ πιο γρήγορος τρόπος να γυαλίσετε ένα κομμάτι από το να αναζητήσετε αυτές τις περιπτώσεις με το χέρι.

Για να κάνετε "Εύρεση και αντικατάσταση", πατήστε Έλεγχος + F σε υπολογιστή (ή Command + F σε Mac), πληκτρολογήστε τη λέξη ή τη φράση που αντιμετωπίζετε και κάντε κλικ στο "Εύρεση".

9. Κάντε έναν τελικό έλεγχο στο Microsoft Word.

Δεν έχει σημασία πόσο σχολαστικά προσέξατε ένα κείμενο: Τις περισσότερες φορές, εσείς θα βρείτε πρόσθετα λάθη χρησιμοποιώντας τον ορθογραφικό έλεγχο που διαφορετικά θα χάνατε.

Εάν το λογισμικό γραφής σας διαθέτει ορθογραφικό έλεγχο, χρησιμοποιήστε το. Συνιστούμε επίσης να επικολλήσετε το περιεχόμενο στο Microsoft Word (κατά μήκος) για έναν τελικό έλεγχο.

Απλώς θυμηθείτε να δώσετε στο έγγραφο μερικά επιπλέον δευτερόλεπτα για να επεξεργαστεί το κομμάτι σας αφού το επικολλήσετε εκεί, καθώς το Word χρειάζεται λίγο περισσότερο χρόνο για να «διαβάσει» το κομμάτι σας και να αποκαλύψει τυχόν λάθη.

Στη συνέχεια, μπορείτε να το περάσετε και να αξιολογήσετε τυχόν κόκκινες ή πράσινες σαθρές γραμμές που βλέπετε.

10. Μάθετε πότε το περιεχόμενο είναι αρκετά καλό.

Ξέρω, όπως και κάθε άλλος συντάκτης, ότι είναι δύσκολο να αφήσεις την τελειομανία. Αλλά αποδεικνύεται ότι η τελειομανία, αν και είναι χρήσιμη σε ορισμένα πλαίσια, μπορεί να αποτελέσει σημαντικό εμπόδιο για την παραγωγικότητα.

Πάντα θα υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε μια γραφή. Μπορεί να σκεφτείτε ότι το «τελείωσε» είναι να ξοδεύετε κάθε δυνατό λεπτό για να βελτιώσετε, να γυαλίσετε και να τελειοποιήσετε ένα κομμάτι έως ότου εξομαλυνθεί στην τελειότητα.

Τι θυσιάζεις όμως κάνοντας περισσότερες, μικρές βελτιώσεις; Και είναι ρεαλιστικές αυτές οι θυσίες; Αξίζουν τον χρόνο σας; Κάποια στιγμή, πρέπει να αναρωτηθείτε: «Πότε είναι το «αρκετά καλό» αρκετά καλό;»

Φυσικά, το να γνωρίζεις ποιο είναι το όριο για το «αρκετά καλό» είναι πιο εύκολο να το πεις παρά να το κάνεις. Ακολουθεί ένας χρήσιμος τύπος για να σας δώσει κάποια κατεύθυνση:

1. Το κομμάτι λύνει με επιτυχία το πρόβλημα, αντιμετωπίζει την ανάγκη ή μεταφέρει το επιδιωκόμενο μήνυμα.
2. Είναι ξεκάθαρα και ευδιάκριτα στη μάρκα.
3. Η ποιότητα της εργασίας είναι συνεπής ή πάνω από το επίπεδο της προηγούμενης εργασίας.
4. Έχει εξεταστεί διεξοδικά αλλά αντικειμενικά από άλλα ειδικευμένα άτομα.
5. Η τελική απόφαση προτίμησης είχε αφεθεί στα χέρια του δημιουργού.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει τις πιο σημαντικές εργασίες επεξεργασίας και διόρθωσης. Στη συνέχεια, μόλις τελειοποιήσετε ένα κομμάτι αρκετά για να προχωρήσετε… απλώς προχωρήστε.

11. Κρατήστε αυτή τη λίστα ελέγχου πριν από τη δημοσίευση εύχρηστος.

Πριν πατήσετε "δημοσίευση", ήρθε η ώρα να κάνετε μια τελευταία φορά για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τσεκάρει όλα τα πλαίσια.

Αν και αυτό φαίνεται σαν ένα άλλο επιπλέον βήμα, να θυμάστε ότι πρόκειται για μια επένδυση χρόνου που θα σας γλιτώσει από το να χρειαστεί να επιστρέψετε στο κομμάτι αργότερα για να κάνετε αλλαγές και προσαρμογές.

Ως εκ τούτου, χρησιμοποιήστεαυτή η ηλεκτρονική λίστα ελέγχου επεξεργασίας και διόρθωσης όταν κάνετε τον τελικό σας έλεγχο. Μη διστάσετε να προσθέσετε επίσης στη λίστα, καθώς ενδέχεται να έχετε επιπλέον βήματα στη διαδικασία σας.

Τελικά, το να είσαι αποτελεσματικός συντάκτης απαιτεί συγκέντρωση, προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα να ξέρεις πότε να σταματήσεις. Με αυτήν τη λίστα στη διάθεσή σας, θα είστε καλύτεροι σε ελάχιστο χρόνο.

Σημείωση συντάκτη: Αυτή η ανάρτηση δημοσιεύθηκε αρχικά τον Απρίλιο του 2016 και έχει ενημερωθεί για πληρότητα.

Source: https://blog.hubspot.com/marketing/speed-up-editorial-process