Las 10 claves para una reunión de directorio exitosa: cómo hacer que sean excelentes y no algo que todos teman de Ajay Agarwal, socio de Bain Capital

Las 10 claves para una reunión de directorio exitosa: cómo hacer que sean excelentes y no algo que todos teman de Ajay Agarwal, socio de Bain Capital

A lo largo de mi carrera empresarial, he participado en cientos de reuniones de directorio para empresas semilla y Serie A, empresas de crecimiento y empresas públicas. Desafortunadamente, la calidad de estas reuniones puede variar drásticamente, y los fundadores a menudo se quejan de que las reuniones son una gran pérdida de tiempo que no brinda el valor correspondiente. Si están bien dirigidas, las reuniones de la junta pueden tener un impacto inmenso, ayudando a las empresas a tomar decisiones críticas para trazar sus planes de crecimiento. No pretendo tener todas las respuestas sobre cómo llevar a cabo la reunión perfecta de la junta, pero definitivamente he participado en algunas realmente asombrosas y realmente dolorosas, así que espero que algo de lo que he aprendido sea útil para fundadores.

Aquí hay 10 consejos sobre las mejores maneras de asegurar una reunión de directorio exitosa.

Sea claro en los objetivos: Al igual que con la mayoría de las reuniones, asegúrese de saber por qué sucede esta y sea claro sobre lo que quiere obtener de cada reunión de la junta. ¿Hay algún tema estratégico clave sobre el que desee que la junta piense? ¿Está buscando la retroalimentación de la junta sobre una función o ejecutivo específico? Cualesquiera que sean esos objetivos, expóngalos con anticipación, comuníquelos a la junta y asegúrese de que al final de la reunión se haya registrado para ver si se han logrado esos objetivos. 

Envía una lectura previa:  ¡Evita la marcha de la muerte de diapositivas! Las peores reuniones de la junta son las que consisten en una reanimación bala por bala de cientos de diapositivas. En cambio, las reuniones mejor organizadas utilizan el siguiente enfoque: 

• Envíe los materiales de la junta entre 48 y 72 horas antes de la reunión.
• Utilice una plataforma colaborativa para compartir los materiales, como Google docs o Notion, para que los miembros de la junta puedan insertar preguntas y comentarios en línea dentro de la plataforma.
• Haga que los ejecutivos respondan preguntas en línea antes de la reunión de la junta.

 Al hacer esto, se habrá cubierto el 90% del contenido de la actualización y podrás enfocar la agenda en temas más estratégicos.

Iniciar la reunión a tiempo y terminar a tiempo: La mayoría de las reuniones de la junta comienzan tarde y terminan tarde; no dejes que eso le suceda a la tuya. Una vez que se ha establecido este patrón, el problema solo empeora ya que los participantes esperan que la reunión probablemente no comience a tiempo. Andy Byrne, cofundador y director ejecutivo de Clari, literalmente comienza las reuniones de su junta directiva puntualmente y no es divertido llamar a las 9:05 y ver que usted es el único que llega tarde. Asegúrese también de terminar la reunión a tiempo. Si las cosas se retrasan, la gente comienza a quedarse y la discusión se vuelve apresurada. Para los temas que no se pueden cubrir en el tiempo asignado, programe una reunión de seguimiento.

Pase los primeros 30 minutos en un Estado de la Unión: Comenzar con el panorama general ayuda a enmarcar la próxima discusión detallada. Es genial comenzar cada reunión de la junta con el fundador (sin el equipo ejecutivo) proporcionando un resumen del estado actual del negocio. Esto debe ser cualitativo (sin diapositivas) y presentar una narrativa general sobre cómo van las cosas.  

Planee cubrir uno o dos temas de inmersión profunda: Idealmente, esto es de lo que se trata la reunión de la junta. Estos temas de inmersión profunda pueden ser de naturaleza funcional, como profundizar en la hoja de ruta del producto o el plan de contratación de ventas. También pueden ser más estratégicos, como una discusión sobre si considerar ingresar a un nuevo negocio, cambiar los precios o agregar un nuevo movimiento GTM. La reunión de la junta de noviembre/diciembre definitivamente debe incluir una inmersión profunda en torno al plan operativo para el siguiente año fiscal. Las inmersiones profundas estimulan al grupo a participar en debates interactivos y resolución de problemas y, por lo general, son la parte más valiosa de cualquier reunión de la junta. 

Tener la duración y la frecuencia adecuadas: ¡Los Zooms de cuatro horas son una forma de castigo cruel e inusual! Planifique una reunión de directorio de no más de tres horas de duración para las empresas privadas. (Desafortunadamente, las empresas públicas requieren reuniones más largas). Estas son algunas pautas para las empresas privadas: 

• Una hora, cada dos meses para empresas de semillas o empresas que son aptas para el mercado de preproductos
• Dos horas, 6-8 veces al año para empresas de la Serie A
• Tres horas, 4 veces al año para empresas Serie B y más allá

 Para las empresas con reuniones trimestrales, es común tener llamadas de la junta directiva de una hora entre las reuniones trimestrales.

Incluya a su equipo senior en la mayor parte de la reunión:  Los miembros del equipo que son participantes activos en las reuniones de la junta están más comprometidos con la ejecución del plan y la estrategia. Uno de los puntos de venta de unirse a una startup en lugar de una gran empresa es la propiedad adicional y el impacto que sienten los ejecutivos, por lo que incluirlos tiene sentido. Darles a sus ejecutivos un asiento en la mesa es energizante para ellos y mejora la aceptación organizacional en torno a decisiones clave. Hacer que su junta se reúna e interactúe con el liderazgo senior también ayudará a que la junta le brinde consejos sobre su equipo y estructura organizativa.  

Celebrar una sesión cerrada: Esto no debería ser opcional. Adquiera el hábito de reservar tiempo para una sesión cerrada al final de cada reunión de la junta para que su junta pueda ofrecer comentarios sinceros. Algunas de las mejores y más impactantes discusiones que he experimentado durante una reunión de la junta han sido durante la sesión cerrada.

Opte por la combinación adecuada de lo virtual y lo presencial: ¡Cada uno tiene sus beneficios! En el transcurso de la pandemia, todos hemos llegado a apreciar los beneficios de las reuniones virtuales completas: son más eficientes y, en muchos casos, más propicias para las discusiones interactivas porque la pantalla de Zoom nivela el campo de juego en contraste con la sala de conferencias abarrotada o mesa de tablero larga. Las reuniones en persona también son importantes. Es fantástico estar en la oficina, conocer al equipo en general y pasar un rato social con la junta directiva y el equipo de gestión. La clave es encontrar el equilibrio adecuado para su directorio, que para la mayoría de nuestras empresas es una o dos reuniones en persona y el resto se realiza virtualmente.

¡Que se diviertan! Construir empresas es difícil, pero también es lo que a todos nos gusta hacer. Las reuniones de la junta son definitivamente una oportunidad para tener conversaciones difíciles, profundizar en los temas importantes, proporcionar comentarios directos e iterar sobre los problemas juntos: estos son los sellos distintivos de una gran discusión de la junta. Equilibre las conversaciones profundas con humor y una relación relajada; esto se logra al establecer el tono adecuado y a la confianza que usted y su directorio desarrollan con el tiempo. ¡No hay nada más gratificante que el viaje de inicio y lo mismo debería ser el caso para las reuniones de la junta directiva!

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Y para una gran mirada retrospectiva a Ajay en la junta de Sendgrid, con el CEO Sameer Dholakia, mira esta gran sesión:

Y un post relacionado esta página:

Fuente: https://www.saastr.com/the-10-keys-to-a-successful-board-meeting-how-to-make-them-great-and-not-something-everyone-dreads-from- ajay-agarwal-bain-capital-partner/