La guía del especialista en marketing para el mapeo de procesos

Imagina que tienes la tarea de hornear un pastel para el cumpleaños de un amigo. No eres exactamente un panadero experto, así que te conectas a Internet y buscas una receta fácil de seguir que ayudará a que tu postre sea la estrella de la fiesta.

Se te hace la boca agua mientras ves foto tras foto de deliciosos pasteles. Finalmente, te decides por una hermosa foto de pastel de fresas y te sumerges en la receta. Tiene una lista de ingredientes y luego una línea de instrucción que dice: "Hornea pastel".

Confundido, te desplazas frenéticamente hacia abajo en busca de más orientación. Sin ninguno disponible, terminas desperdiciando ingredientes cuando tienes que volver a mezclar tu masa y se tarda una eternidad en hornear porque tienes que parar y repetir los pasos anteriores o empezar de cero porque has hecho algo mal.

Tu pastel es un completo fracaso y terminas pasando por una panadería de camino a la fiesta.

Tal vez nunca haya tenido que hornear un pastel, pero sin duda, le han asignado tareas en el trabajo que lo dejan deseando poder confiar en una panadería.

La única información que se le brinda es un objetivo final y lucha por cumplir con las expectativas de su jefe porque no tiene idea de cómo completar la tarea que le ha asignado.

Ocurre más de lo que piensas, y si eres un gerente, incluso puedes ser culpable de hacerles esto a tus empleados.

Cuando esto sucede, los proyectos no se realizan a tiempo o no se realizan correctamente, los empleados se frustran y la satisfacción de los empleados se desploma, y ​​con los plazos incumplidos o sin ningún producto terminado, los clientes irán a otro lugar para satisfacer sus necesidades.

Si tan solo hubiera una manera de evitar este tipo de problema.

Probablemente hayas adivinado que existe. Se llama mapeo de procesos comerciales y aprenderá cómo esto podría ayudar a salvar su negocio.

Mapeo de procesos de negocio

¿Qué es el mapeo de procesos?

Crear un proceso es cuando divide un proyecto en una serie de tareas y actividades que eventualmente crearán el resultado final deseado. El mapeo de procesos es una estrategia mediante la cual crea una representación visual de este proceso que es fácil de seguir y se puede comunicar a todos los involucrados en el proyecto.

Volviendo a nuestro ejemplo de pastel, un proceso son los pasos que lo llevan desde reunir y medir sus ingredientes, hasta dejar el pastel en el horno durante un período de tiempo prescrito, y todo lo demás. Estás transformando entradas (ingredientes y pasos) en salidas (pastel delicioso).

Cuando obtiene el proceso en papel o en una computadora, puede ver las ineficiencias, los cuellos de botella y los desafíos que su equipo o sus clientes pueden enfrentar. Armado con esta información, puede modificar su proceso para corregir estos problemas y crear una máquina bien engrasada.

Los beneficios del mapeo de procesos

Independientemente de la industria que represente, el producto o servicio que ofrezca, o el departamento en el que trabaje, el mapeo de procesos puede ayudarlo a mejorar la eficiencia, la satisfacción de los empleados y los clientes, y su resultado final. Estos son solo algunos de los beneficios de incorporar el mapeo de procesos en su organización:

1. Identificar redundancias.

Si fabrica un producto, los materiales pueden desperdiciarse si los empleados tienen que repetir las actividades antes de hacerlo bien. Ya sea que ofrezca un producto o un servicio, el tiempo de sus empleados es valioso y se debe tener cuidado de no desperdiciarlo tampoco. Con ese fin…

2. Mejorar la eficiencia de los empleados.

Se ha dicho que entre el 15% y el 20% del tiempo de los empleados se pierde debido a la superposición de trabajos y la falta de comprensión de los roles y responsabilidades, rehacer las tareas que se han hecho mal y no tener un conjunto completo de instrucciones antes de comenzar su actividad.

Cuando establezca claramente cada paso involucrado en la creación de un resultado, y quién completará ese paso, la eficiencia de los empleados mejorará al igual que la cultura de su empresa.

3. Aumentar la satisfacción de los empleados.

A la mayoría de las personas no les gusta estar confundidas. Los empleados quieren saber exactamente de qué son responsables y cómo completar esas tareas. Con esta información, los empleados son más felices, es menos probable que busquen un nuevo trabajo y es más probable que se traten bien entre sí y a sus clientes.

4. Fomentar clientes más felices.

Cuando los clientes reciben su producto o servicio en el momento oportuno, entregado por empleados que están satisfechos con su trabajo y emocionados de ayudarlos, los clientes están más felices. Luego regresan como clientes y les dicen a sus amigos que también hagan negocios con usted.

¿Por qué debo usar el mapeo de procesos como vendedor?

Como especialista en marketing, es posible que se pregunte cómo hacer un mapeo de procesos para sus proyectos y responsabilidades.

Al igual que producir un producto, tiene ciertos pasos que debe seguir para alcanzar su objetivo final: atraer clientes potenciales y convertirlos en clientes. Es posible que ni siquiera te des cuenta de que lo has estado haciendo todo este tiempo.

Por ejemplo, ¿crea contenido y elementos visuales aleatorios antes de saber quién los verá? Ojalá no. ¿Cierra los ojos y señala una ruta de marketing sin investigar dónde pasa el tiempo su cliente ideal? Si lo hace, probablemente no esté viendo mucho ROI.

No, tiene una serie de pasos que debe seguir para identificar las oportunidades adecuadas para llegar a clientes potenciales y luego hablar con ellos. Ahora, vamos a reducir ese proceso para que pueda mejorarse, probarse, comunicarse y replicarse.

¿Cómo uso el mapeo de procesos como vendedor?

El primer paso para procesar el mapeo es determinar el resultado deseado. Su proceso puede verse ligeramente diferente según sus objetivos y las especificaciones de su empresa, pero aquí hay siete pasos que puede seguir para guiarse a usted y a su equipo a través de un mapa de proceso de marketing:

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1. Haz tu investigación.

Investigue a quién desea comercializar, dónde los encontrará y cuándo estarán allí.

2. Segmenta a tu audiencia.

Asigne su audiencia en grupos de clientes o clientes potenciales con atributos similares. Esto le ayudará a perfeccionar su mensaje específico.

3. Diríjase al segmento que mejor se ajuste.

Identifique quién necesita lo que quiere y tiene la capacidad de comprarlo.

4. Posiciónate aparte de la competencia.

¿Qué te hace diferente? Esto se llama un propuesta única de venta y le ayudará a elaborar su mensaje de marketing.

5. Determine lo que ofrecerá.

Luego, elabore una estrategia sobre cuánto costará, dónde se distribuirá y cómo lo promocionará entre su audiencia.

6. Implemente su proceso.

Aquí es donde pones tus estrategias en acción. Esto puede incluir automatización de marketing.

7. Mida su éxito.

Use las metas que ha establecido para medir cómo lo está haciendo. Estos pueden incluir alcance como tráfico web y conversiones, u objetivos basados ​​en ingresos como ganancias.

No intente cambiar su proceso hasta que haya planeado exactamente qué es lo que hace ahora. Una vez que se enumeran todas las actividades, puede comenzar a buscar formas de mejorar. Si tiene un equipo asignado para la creación de procesos, puede asignar roles y responsabilidades a cada miembro.

Herramientas de mapeo de procesos

Cuando esté listo para comenzar el mapeo de procesos con su equipo, hay una variedad de herramientas que puede usar para hacer el trabajo. Algunos de estos se pueden usar de forma gratuita, mientras que otros tienen una versión paga que es útil o necesaria para crear su mapa de procesos.

Echaremos un vistazo a algunas de estas opciones aquí.

1. LucidChart

LucidChart es un software de diagramación profesional que se puede usar en cualquier navegador o dispositivo.

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Se puede integrar con aplicaciones de productividad como Google Suite y Microsoft Office y permite a los usuarios chatear y comentar en tiempo real.

2. Dibujos de google

Dibujos de Google es un software de creación de mapas gratuito que te permite crear varios diagramas y gráficos con formas básicas.

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Dibujos de Google se basa en un navegador y está completamente en línea. Incluye almacenamiento gratuito sin caducidad.

3. Dibujar

Edraw es un software de mapeo de procesos que se parece a la interfaz de Microsoft Office. Si está familiarizado con ese entorno, esta herramienta le resultará fácil de navegar.

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Edraw incluye un diseño automático para mapas mentales y te permite personalizar todo de forma sencilla.

4. Descuidado

Gliffy es genial para aquellos de nosotros que no somos particularmente artísticos. Con una variedad de plantillas y temas disponibles, los usuarios pueden crear mapas de procesos de aspecto profesional sin muchos dolores de cabeza.

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Con Gliffy, puede volver fácilmente a una versión guardada previamente de su trabajo. Esta es una característica útil si se perdió algo o encontró un error mientras trabajaba.

5. Cacoo

Cacoo es la herramienta de mapeo de procesos perfecta que se puede integrar con varias aplicaciones.

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Cacoo es extremadamente colaborativo y permite que múltiples usuarios trabajen en un proyecto, rastreando cambios, revisando el estado y trabajando juntos para alcanzar la meta.

Dependiendo de sus necesidades y su presupuesto, hay una serie de herramientas que pueden ayudarlo a lo largo de su viaje de mapeo de procesos.

Ejemplos de mapeo de procesos

Recuerde que su proceso puede verse diferente al del próximo vendedor. Debido a esto, la representación visual que use también será diferente. Puede encontrar varios ejemplos de asignación de procesos. Utilice la herramienta y la configuración que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

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Cuando cree sus mapas de procesos, recuerde que "bueno" a veces es lo suficientemente bueno. Esto no necesita ser una obra de arte digna de un museo. Solo tiene que ser un plan funcional y fácil de seguir que todos puedan entender. Mantenlo simple. En última instancia, esto debe funcionar para usted y su situación.

El marketing es inherentemente arriesgado. Nunca se sabe si el dinero y el esfuerzo que invierte en una campaña o anuncio producirán resultados. Para mitigar el riesgo, dedique más tiempo a la fase de planificación antes de pasar a la ejecución.

Una vez que sepa quién es su audiencia y cómo llegará a ellos, puede concentrarse en los mensajes y las estrategias específicas que utilizará para atraer nuevos clientes potenciales y convertirlos. Sin este paso, básicamente estás cruzando los dedos y esperando lo mejor. Afortunadamente, cuando utiliza el mapeo de procesos para trazar el plan de su proyecto, tendrá más posibilidades de ver el retorno de la inversión que esperaba.

Fuente: https://blog.hubspot.com/marketing/process-mapping