Para las pequeñas empresas, la gestión eficaz del efectivo es más que un imperativo financiero: es clave para la supervivencia. Es por eso que una gestión eficaz de las cuentas por pagar es fundamental para la gestión del efectivo a largo plazo. Afortunadamente, los avances digitales como la inteligencia artificial y la computación en la nube están llevando las soluciones de contabilidad de las megacorporaciones a Main Street.
Existe una variedad de soluciones y plataformas, pero asegúrese de que su selección funcione para usted: todas las empresas son únicas y cuentan con plataformas capaces de adaptarse a sus necesidades, y asegurarse de que se satisfagan sus necesidades antes de un compromiso a largo plazo es la mejor manera de aprovechar al máximo valor de su pequeña empresa software de cuentas por pagar.
Desafíos específicos que enfrentan las pequeñas empresas y cómo el software AP puede ayudar
Las pequeñas empresas enfrentan una serie de desafíos y problemas únicos que frenan el crecimiento y frenan la eficiencia. Desafortunadamente, muchos recursos educativos tienden a pasar por alto estos problemas únicos en favor de aquellos que enfrentan operaciones más grandes a nivel empresarial. ¿Y por qué no? En comparación, los problemas de las PYMES son triviales, pero ese no es el caso si usted es propietario de una pequeña empresa y trata de resolver problemas específicos de escala por su cuenta.
Sin embargo, para algunos problemas, la implementación de software AP contribuye en gran medida a minimizar algunos de los problemas más graves y devastadores. Algunos de los problemas que son devastadores al enfrentarlos incluyen:
1. Entrada de datos manual y errores inevitables: El software AP automatiza la captura, integración y almacenamiento de datos, garantizando su integridad y reduciendo los errores del usuario.
2. Pagos atrasados y cargos: Al utilizar la programación automatizada dentro del software AP, las PYMES pueden estar al tanto de las ventanas de pago, evitar pagos atrasados e incluso maximizar los descuentos por pago anticipado.
3. Sistemas de papel ineficientes: La contabilidad es uno de los pocos ámbitos en los que los objetivos de una sociedad sin papel aún no han penetrado plenamente; La digitalización de las operaciones a través del software AP ayuda a eliminar la necesidad de exceso de papel, aumenta la eficiencia (especialmente para tés remotos o dispersos) y es más ecológico.
Otros desafíos más impactantes incluyen:
Desafío #1: Recursos limitados
Las pequeñas empresas suelen tener recursos financieros y capital humano limitados, lo que hace que la gestión de márgenes sea fundamental para el éxito y el crecimiento a largo plazo.
Cómo puede ayudar el software AP para pequeñas empresas: El software AP ayuda a resolver los desafíos de recursos al automatizar tareas contables comunes, reducir la carga del personal humano para que puedan dedicar mejor tiempo a otros lugares y, en general, facilitar una mejor asignación de recursos.
Desafío n.º 2: entrada y procesamiento de datos
Hablamos brevemente de esto arriba, pero vale la pena reiterarlo. La entrada manual de datos y el procesamiento de documentos consume mucho tiempo, es propenso a errores y tiende a acumularse hasta que logramos realmente necesita para llegar a él, lo que agrava los errores a medida que nos apresuramos en la entrada de datos.
Cómo puede ayudar el software AP para pequeñas empresas: El software AP automatiza la entrada y el procesamiento de datos, reduciendo el tiempo invertido (mejorando la asignación de recursos) y reduciendo su tasa de error para mejorar el cumplimiento y reducir el riesgo de multas, auditorías o proveedores insatisfechos.
Desafío n.º 3: gestión de proveedores
Hablando de proveedores, la gestión de proveedores es una lucha común para las PYMES que hacen malabarismos con relaciones múltiples o complejas con proveedores. Mantener relaciones de calidad con los proveedores es clave para el éxito, pero gestionar varios puede resultar difícil y consumir mucho tiempo.
Cómo puede ayudar el software AP para pequeñas empresas: El software AP simplifica la gestión de proveedores al organizar la información de los proveedores, rastrear el historial de pagos y las fechas de vencimiento, automatizar las comunicaciones y almacenar toda la documentación para mejorar la eficiencia de la gestión de proveedores.
El mejor software de cuentas por pagar para pequeñas empresas
Una vez que haya completado esta evaluación, deberá saber qué está buscando en el software de cuentas por pagar. El siguiente paso es comparar las distintas opciones de software disponibles.
Aquí hay una breve lista de algunas excelentes soluciones de software de cuentas por pagar que las pequeñas empresas pueden considerar:
1. Automatización de cuentas por pagar mediante nanoredes
La automatización integrada de cuentas por pagar de Nanonets ofrece una ventanilla única para las PYMES para la gestión de facturas, la creación de flujos de trabajo y la integración personalizada, al tiempo que ofrece una solución basada en la nube para procesar una amplia gama de formatos, idiomas y estructuras de facturas, lo que en última instancia mejora la eficiencia de las cuentas por pagar.
Nanonets ofrece a las pequeñas empresas herramientas para perfeccionar la recopilación y el procesamiento de datos de facturas, recibos y órdenes de compra, lo que reduce significativamente la entrada manual de datos y aumenta la precisión. Las capacidades de inteligencia artificial de la plataforma se extienden a la verificación de datos, alinear facturas con órdenes de compra y automatizar el proceso de aprobación, todo lo cual contribuye a una mayor eficiencia y menos errores. Con la capacidad de importar facturas en masa desde una variedad de fuentes como Gmail, Google Drive, SharePoint y Dropbox, y con activadores de Zapier para actualizaciones automáticas, Nanonets garantiza una afluencia constante y manejable de datos de facturación.
Nanonets también exporta facturas procesadas y gestión de cuentas por pagar a través de sistemas de contabilidad populares, incluidos Xero, SAP, Sage y QuickBooks, lo que minimiza la entrada manual y garantiza la integridad de los datos. Los recordatorios automáticos, las asignaciones de tareas y los seguimientos son parte del paquete, manteniendo a todas las partes interesadas informadas y comprometidas a través de paneles y notificaciones transparentes.
Nanonets facilita la extracción de datos y su integración en varios formatos como CSV, JSON y XML, lo que agiliza el análisis de datos. Acelera el proceso de aprobación y pago al automatizar la distribución del flujo de trabajo, proporcionar jerarquías de aprobación personalizables e implementar reglas de pago automático junto con pasarelas de pago integradas. El cumplimiento también es una característica clave, con cotejo tripartito integrado para facturas, órdenes de compra y recibos de entrega, archivado automático, pistas de auditoría y controles de acceso basados en roles.
El sistema está diseñado para actualizar automáticamente la información a nivel de SKU y hacer coincidir los códigos de proveedor y de libro mayor en los sistemas ERP, lo que ayuda a reducir errores y perfeccionar la gestión financiera general. Para los proveedores, el proceso se simplifica con la importación automatizada de facturas, actualizaciones de estado y pagos puntuales, todo lo cual cultiva relaciones más sólidas con los proveedores.
Para las pequeñas empresas con presencia internacional o ambiciones de expansión, Nanonets está equipado para manejar facturación en múltiples monedas y en varios idiomas, una característica crucial para el comercio global. Las cualidades destacadas de este sistema incluyen su hábil manejo de documentos estructurados y no estructurados, soporte multidivisa y multilingüe, inteligencia artificial avanzada para extracción y validación precisa de datos, y flujos de trabajo y procesos de aprobación personalizables, todo lo cual se combina para crear nanoredes. una solución integral de automatización de cuentas por pagar preparada para el futuro.
Precios
Podrás procesar de 1 a 500 facturas de forma gratuita y los documentos posteriores costarán $0.30 cada uno. Si su pequeña empresa tiende a ser más grande, el plan Pro ofrece hasta 5,000 páginas por solo $499 mensuales.
2. Bill.com
Bill ayuda a pequeños y empresas medianas con la gestión financiera al proporcionar una solución basada en la nube para cuentas por pagar y por cobrar que agiliza y automatiza las operaciones administrativas de una PYME. La herramienta permite a las empresas crear, enviar, recibir y supervisar facturas, reduciendo el tiempo de entrada manual de datos y los gastos de capital.
Agiliza el procesamiento de pagos de las pequeñas empresas al automatizar aprobaciones y recordatorios, ayudando a las empresas a administrar su flujo de efectivo de manera más efectiva y garantizar transacciones rápidas. La integración es muy sencilla con BILL, ya que se sincroniza sin problemas con el software de contabilidad y los sistemas ERP más utilizados, manteniendo la continuidad de los datos.
Los usuarios disfrutan de una comodidad accesible a través de cualquier dispositivo, lo que les otorga la flexibilidad de administrar sus finanzas mientras viajan. La plataforma satisface las necesidades comerciales globales con funciones de pagos internacionales, simplificando las transacciones con proveedores extranjeros sin importar cuán remotas sean.
Además, BILL mejora la responsabilidad y la transparencia al proporcionar un seguimiento de auditoría detallado de las actividades de facturación y pago. Con su interfaz fácil de usar, sólidas opciones de integración, seguimiento eficiente de facturas y pagos y sólida atención al cliente, BILL se destaca como una herramienta invaluable para la gestión financiera.
Precios
BILL ofrece plataformas AP/AR separadas que se pueden agrupar en una sola cuenta. El paquete AP/AR cuesta $79 por usuario mensualmente, con paquetes discretos de cualquiera de ellos a partir de $45 por usuario.
3. QuickBooks de Intuit
QuickBooks ofrece una amplia y popular serie de soluciones de contabilidad que van mucho más allá de las cuentas por pagar, con una interfaz intuitiva y potentes herramientas diseñadas para ayudar a las pequeñas empresas a administrar sus finanzas con mayor eficiencia.
El software de QuickBooks permite a las empresas monitorear meticulosamente los ingresos y gastos, brindando una visión transparente de su salud financiera. Viene equipado con herramientas de informes avanzadas para gestionar el flujo de caja de forma eficaz. QuickBooks también ofrece la conveniencia de aceptar tarjetas de crédito y transferencias bancarias mientras viaja con un lector de tarjetas GoPayment gratuito, lo que aumenta las tasas de pago puntual y mejora el flujo de caja.
Del mismo modo, ejecutar la nómina se convierte en un proceso rápido y sin errores, ya sea que se haga de forma independiente o mediante la actualización de Nómina de Servicio Completo. El software simplifica el seguimiento de las horas facturables y de los empleados, fomentando una gestión proactiva de las horas extra y procesos fluidos de nómina y facturación.
Las pequeñas empresas también pueden colaborar con QuickBooks Live Bookkeeping para obtener soporte experto con sede en EE. UU., lo que garantiza que sus registros financieros sean consistentemente precisos y estén actualizados. La accesibilidad a los datos es muy sencilla, con la flexibilidad de acceder a la información a través de dispositivos en cualquier momento. QuickBooks agiliza la importación de facturas y la gestión de cuentas por pagar, automatizando tareas esenciales para lograr precisión y confiabilidad. Las características destacadas de QuickBooks incluyen su enfoque integral para la gestión financiera, una interfaz sencilla y fácil de usar, sólidas herramientas de generación de informes y gestión del flujo de efectivo, y la facilidad para realizar un seguimiento de los ingresos, gastos y horas facturables, lo que lo convierte en una opción de primer nivel para el sector financiero. software.
Precios
QuickBooks ofrece una variedad de precios diseñados para satisfacer a su PYME donde lo necesita. Su paquete Simple Start comienza en $15 por mes, pero la mayoría de las pequeñas empresas obtienen el mayor valor al comenzar con Plus Plat a $45 mensuales.
4. Sabio intacto
Sage Intacct es un software de contabilidad robusto muy popular para la gestión de cuentas por pagar. Sage Intacct, una plataforma basada en la nube, ofrece una variedad de funciones diseñadas para pequeñas empresas que desean optimizar sus operaciones financieras. Con Sage Intacct, las empresas pueden gestionar y adaptar los flujos de trabajo de aprobación a sus necesidades, estableciendo límites de gasto adecuados en varios departamentos y ejerciendo un mayor control sobre los gastos.
La automatización es un beneficio clave, ya que minimiza los errores y ahorra un tiempo valioso. Para las empresas con presencia global, la capacidad del software para gestionar conversiones multidivisa y declaraciones de impuestos locales es invaluable.
Más allá de lo básico, Sage Intacct proporciona módulos avanzados que abarcan nómina, recursos humanos, planificación y análisis, proporcionando así un conjunto de herramientas de gestión financiera completo.
Las características destacadas de Sage Intacct incluyen su amplio espectro de herramientas de gestión financiera, módulos avanzados para diversas operaciones financieras, flujos de trabajo de cuentas por pagar personalizables que ofrecen un control mejorado, capacidad para manejar actividades financieras complejas como transacciones multidivisa e informes fiscales, y la garantía del cumplimiento de los GAAP. para cumplir con las demandas regulatorias.
Precios
Necesitará trabajar con un administrador de cuentas; no se divulgan precios en la página pública de Sage Intacct
5. Sello
Stampli es un software de cuentas por pagar especializado para pequeñas empresas, que enfatiza los procesos de facturación automatizados y los mecanismos de aprobación. Este sistema está diseñado para reforzar significativamente la eficiencia y precisión de las operaciones AP.
Al emplear Stampli, las pequeñas empresas están equipadas para automatizar las complejidades de la captura, codificación y aprobación de facturas, lo que sirve para perfeccionar el flujo de trabajo general de AP. La plataforma consolida la colaboración, la comunicación, la documentación y los flujos de trabajo relacionados con las facturas en una interfaz unificada, simplificando las interacciones y el seguimiento. Su tecnología de IA está diseñada para aprender y adaptarse a los procedimientos de AP específicos de una empresa, asumiendo tareas manuales para ahorrar tiempo y reducir el error humano.
Además, Stampli simplifica la gestión de órdenes de compra al permitir coincidencias de órdenes de compra bidireccionales y triples, procesamiento de pagos parciales, ajustes de partidas individuales y adiciones dentro de la propia plataforma. La solución integral de gestión de proveedores integrada en Stampli no solo fortalece las relaciones con los proveedores, sino que también garantiza una incorporación eficiente de proveedores, gestión de la información y cumplimiento a través de una documentación meticulosa.
El soporte para múltiples entidades del software es una gran ayuda para las empresas que procesan y pagan facturas en diferentes departamentos, oficinas, empresas o ubicaciones geográficas, todo desde un sistema único. Potentes herramientas de análisis e informes brindan información inmediata sobre las facturas, el desempeño de los empleados y el estado general de los procesos de cuentas por pagar. Además, Stampli ofrece acceso con un clic a todas las conversaciones y actividades pertinentes relacionadas con cada factura, simplificando así el proceso de soporte de auditoría y garantizando que la empresa esté constantemente preparada para las auditorías.
Stampli se distingue por un sistema intuitivo de gestión de proveedores, la capacidad de soportar múltiples entidades comerciales desde una única plataforma y sólidas capacidades de análisis e informes que en conjunto lo convierten en una herramienta formidable en el ámbito del software de cuentas por pagar.
Precios
Stampli ofrece cotizaciones previa solicitud, pero no revela los precios en su sitio web.
6. Base aérea
Airbase ofrece una plataforma integral de automatización de cuentas por pagar que sirve como una solución integral para empresas, brindando amplias capacidades para pagos globales, cumplimiento automatizado y transparencia inmediata durante todo el ciclo desde la adquisición hasta el pago.
Las pequeñas empresas que utilizan Airbase obtienen acceso a soporte para monedas internacionales, lo que permite pagos a proveedores en más de 200 países utilizando una variedad de métodos que incluyen ACH, cheques, tarjetas virtuales, transferencias internacionales o créditos de proveedores en más de 145 monedas. La sincronización en tiempo real de la plataforma con el libro mayor automatiza el cumplimiento, asegurando precisión y eficiencia, lo cual es particularmente crucial durante los períodos de auditoría o al cerrar cuentas mensuales.
La función de categorización automática de Airbase agiliza el proceso de codificación, etiquetado y registro de transacciones en el libro mayor, facilitando significativamente la tarea de las conciliaciones bancarias de fin de mes. También proporciona un informe detallado de la actividad bancaria para transacciones individuales, simplificando el seguimiento y la gestión de las finanzas.
La naturaleza colaborativa de la plataforma Airbase garantiza una comunicación clara y cumple con los requisitos de cumplimiento y seguridad para todas las partes interesadas, lo que permite a los empleados de diferentes grupos empresariales trabajar juntos de forma eficaz. Para demandas de adquisiciones complejas, el moderno sistema de gestión de gastos de Airbase se adapta bien a diversas necesidades de la industria, capturando y rastreando datos esenciales automáticamente para el equipo de adquisiciones, mejorando así la eficiencia y agilizando los procesos.
Precios
El equipo de ventas de Airbase estará encantado de ayudarle a fijar el precio de su software de cuentas por pagar para pequeñas empresas solución, pero tendrá que hablar con ellos para averiguarlo: no hay precios listados en su sitio.
7. tipalti
Tipalti es nuestra última mirada a las cuentas por pagar para pequeñas empresas. Tipalti es una plataforma de automatización de cuentas por pagar de extremo a extremo diseñada para agilizar todo el proceso de pagos para las PYMES. Tipalti gestiona los pagos y maneja cada paso, incluida la incorporación de proveedores y la facilitación de pagos globales, cumplimiento fiscal y conciliación.
Con Tipalti, las pequeñas empresas pueden gestionar fácilmente pagos masivos a través de una red global de proveedores (¡e incluso personas influyentes y equipos de marketing únicos!), ofreciendo opciones de pago en una multitud de monedas y métodos, incluidos ACH, transferencias bancarias, PayPal y más. El alcance de los pagos globales es, por supuesto, fundamental para las pequeñas empresas que buscan expandir sus operaciones a nivel internacional. El software simplifica el cumplimiento tributario al automatizar la recopilación y validación de formularios tributarios, así como los informes de pago de impuestos, que son esenciales para cumplir con diversas regulaciones tributarias internacionales.
La automatización de cuentas por pagar de Tipalti también se extiende al procesamiento de facturas al admitir la captura automatizada de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y la conciliación de pagos en tiempo real, lo que puede reducir significativamente la carga de trabajo de los equipos de cuentas por pagar. Las capacidades de integración de la plataforma significan que puede conectarse sin problemas con una multitud de sistemas de contabilidad y ERP, lo que garantiza que los datos financieros fluyan sin problemas y con precisión en todos los sistemas comerciales.
Precios
Tipalti comienza en $129 mensuales y aumenta según sus necesidades y complejidad.
¿Qué conjuntos de características deberían priorizar las pequeñas empresas al evaluar el software AP?
Las necesidades de su PYME son muy variadas, por lo que no es útil definir un conjunto estricto de funciones que se ajusten a todos los requisitos del software de cuentas por pagar de las pequeñas empresas. En su lugar, veremos algunos componentes básicos comunes que debe exigir de su software de automatización de cuentas por pagar:
- Gestión automatizada de facturas y pagos: Esto es lo mínimo, pero trate de descubrir qué tan precisas, oportunas y confiables son las funciones principales de automatización.
- Integración: El software de automatización de cuentas por pagar para pequeñas empresas debe funcionar para usted y con usted, y no al revés. Asegúrese de que el software seleccionado no sea demasiado restrictivo para sus sistemas existentes.
- Seguridad: Las ciberamenazas son un peligro real y presente, especialmente cuando se trata de delitos financieros virtuales. Asegúrese de que su información (y la de sus proveedores) esté segura.
- Gestión de pagos en el extranjero: Si trabaja con proveedores internacionales, sabe lo difícil que puede ser la gestión de transacciones en el extranjero. Si se aplica a su negocio, asegurarse de que ayude con las transacciones transfronterizas puede ahorrarle mucho tiempo y dolores de cabeza.
¿Qué integraciones de software de cuentas por pagar son más valiosas para las empresas más pequeñas?
Nuevamente, las integraciones dependen del negocio. Pero, como dijimos anteriormente, su software de automatización de cuentas por pagar debería funcionar dentro de su ecosistema actual, en lugar de obligar al personal a adaptarse. Las integraciones comunes para validar antes de comprometerse incluyen:
- Otras plataformas contables
- ERP, si corresponde
- Bancos y plataformas bancarias
- Herramientas de gestión de adquisiciones/inventario
- Herramientas de análisis: algunas ofrecen análisis internos, pero si lo prefiere, asegúrese de que se integre.
[H3] ¿Qué beneficios aporta el software de cuentas por pagar a las pequeñas empresas?
Administrar sus cuentas por pagar como propietario de una pequeña empresa no es sólo una pérdida de tiempo valioso: está costando dinero real en términos de recursos mal asignados y, al mismo tiempo, amplifica el potencial de error, sin importar cuán diligente sea. También debe esperar que su software de cuentas por pagar:
1. Agilizar el procesamiento de facturas: Las empresas reciben facturas en varios formatos, desde papel hasta correos electrónicos. Un software de cuentas por pagar automatiza la captura e ingreso de estas facturas en el sistema, eliminando la entrada manual de datos y reduciendo las posibilidades de errores.
2. Mejor visibilidad de las cuentas por pagar: Obtenga visibilidad en tiempo real de sus cuentas por pagar: cuál es el estado de una factura, cuándo vence un pago, quién lo aprobó, modo de pago y más. Esta transparencia ayuda a una mejor gestión del efectivo y garantiza pagos puntuales.
3. Relaciones mejoradas con los proveedores: programe y realice pagos a tiempo, siempre, con recordatorios automáticos y funciones de programación. La extracción precisa de datos evita errores en los montos de los pagos o en los detalles, lo que garantiza que no haya contratiempos en los pagos a los proveedores. Esto fomenta la confianza y construye mejores relaciones con sus proveedores.
4. Cumplimiento mejorado y pistas de auditoría: Los historiales de transacciones detallados, la coincidencia triple y otras funciones de seguimiento de auditoría facilitan el mantenimiento del cumplimiento y la preparación para las auditorías. Esto también ayuda a detectar y prevenir actividades fraudulentas.
5. Gestión eficiente del flujo de caja: Funciones como flujos de trabajo de aprobación de facturas, programación de pagos e informes en tiempo real permiten que el software de cuentas por pagar administre el flujo de efectivo de manera eficiente. Garantiza que su empresa tenga la cantidad adecuada de efectivo disponible en el momento adecuado: sin pagos atrasados, descuentos perdidos ni transacciones duplicadas.
Resumen
El software de cuentas por pagar está llevando gradualmente soluciones de contabilidad de nivel empresarial a las pequeñas empresas. Al automatizar todo el espectro de procesos de cuentas por pagar (captura de facturas, procesamiento de pagos, gestión de proveedores, informes financieros y más), estas soluciones son un primer paso importante para optimizar las operaciones. Ahorran tiempo y reducen las tasas de error humano, al mismo tiempo que brindan información sobre la salud financiera de una empresa a través de sólidas herramientas de análisis e informes.
A medida que las pequeñas empresas enfrentan una competencia y complejidad cada vez mayores en sus operaciones, la adopción de un software AP integral no es sólo una cuestión de conveniencia sino un requisito esencial. Permite a las empresas centrarse en el crecimiento y la innovación manteniendo al mismo tiempo las riendas estrictas sobre las finanzas, garantizando que sigan teniendo mucho dinero en efectivo en un ecosistema económico restrictivo. El valor de invertir en software de cuentas por pagar es real y tangible, pero el mayor beneficio es el ahorro de tiempo y el aprovechamiento de sus objetivos reales: crecimiento y calidad.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-software-small-business/
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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