Kuidas vähendada ärikulusid mõttekalt (ja jätkusuutlikult)

Taasavaldanud Platon

järgijaid: 0

Hoiduge väikestest kulutustest. Väike leke uputab suure laeva.

- Benjamin Franklin

Kulude strateegiline juhtimine on ettevõtete finantsedu jaoks ülioluline. Säästliku kulutuste juhtimise saavutamine võib aga erinevate sisemiste ja väliste tegurite tõttu olla keeruline. Sisemiste tegurite hulka kuuluvad kasvavad tegevuskulud, vajadus mitmekanaliliste võimaluste järele, töötajate suur voolavus, tihe konkurents ja aegunud protsessid. Välised tegurid hõlmavad globaalseid kriise nagu COVID, majanduslangusi, nagu finantskriis 2007–08, inflatsiooni ja poliitilist ebastabiilsust, nagu Venemaa-Ukraina konflikt.

Nende takistuste ületamiseks vajavad ettevõtted kõikehõlmavat kulude vähendamise strateegiat, mis on suunatud erinevatele tegevusvaldkondadele, nagu defektid, ebatõhusus, liigne võimsus, jõudeaeg ja ületootmine. Kulude vähendamise võimalused on olemas kogu majandustsükli vältel, varasest etapist kuni järkjärgulise lõpetamise perioodini.

Jätkusuutliku kulude vähendamise mõistmine

Aastal McKinsey kvartali uuring, leiti, et 79 protsenti ettevõtetest rakendas 2008.–09. aasta ülemaailmsele majanduskriisile reageerides kulude kärpimise meetmeid. Kuid vaid 53 protsenti juhtidest uskus, et need kulude vähendamised on aidanud nende ettevõtetel tormiga toime tulla.

Jätkusuutlikkus on kulude kärpimise valdkonnas sageli tabamatu eesmärk. Kuigi enamik kulude kärpimise algatusi võib pakkuda ajutist rahalist leevendust, lükkavad need paratamatut edasi ja takistavad ettevõtte võimet areneval turul konkureerida. Ebastabiilses makromajanduslikus keskkonnas võtavad ettevõtted finantsriskide maandamiseks sageli kasutusele agressiivseid kulude vähendamise meetmeid. See ilmnes 2008.–2009. aasta finantskriisi ajal, nagu näitas ülaltoodud McKinsey uuring.

Jätkusuutlikud kulude vähendamise strateegiad peavad arvestama iga turu ja ettevõtte ainulaadseid vajadusi, rääkimata riigi ja maailma majanduskliimast. Kuludega seotud probleemide lahendamiseks pole kõigile sobivat lahendust. Peamiste kulutegurite väljaselgitamine ja nende mõju täpne kvantifitseerimine on keeruline ettevõtmine. Muudatuste rakendamise kiirus ja lihtsus võivad jääda ebakindlaks ning jäätmete tuvastamine ja kõrvaldamine kujutab endast täiendavaid väljakutseid.

Jätkusuutliku kulude vähendamise pikaajalised eelised võrreldes lühiajaliste lahendustega

Pikaajaliste strateegiate eelistamine ja kulude vähendamise kiirete lahenduste vältimine toob ettevõtetele mitmeid eeliseid. Jätkusuutlikke lähenemisviise omaks võttes saavad ettevõtted end dünaamilisel turul püsiva edu ja vastupidavuse saavutamiseks positsioneerida. Siin on mõned säästva kulude kärpimise peamised eelised:

Finantsvastupidavuse suurendamine: Strateegiad, mis seavad esikohale tõhususe parandamise, protsesside optimeerimise ja jäätmete kõrvaldamise, võivad suurendada rahalist vastupidavust. Neid valdkondi sihtides saavad ettevõtted tõsta üldist tootlikkust, tõhustada tegevust ja saavutada konkurentsieelise. See lähenemisviis võimaldab ettevõtetel kohaneda ja areneda kohalike või globaalsete finantskõikumiste tõttu.
Suurenenud kasumlikkus: Selle asemel, et keskenduda üksnes kulude vähendamisele, rõhutavad säästvad lähenemisviisid väärtuse loomise maksimeerimist ja ressursside jaotamise optimeerimist. Jäätmete kindlakstegemine ja kõrvaldamine, tegevuse tõhususe parandamine ja innovatsiooni investeerimine saavad ettevõtted teenida suuremat tulu ja avada uusi tuluvooge.
Töötõhusus ja paindlikkus: Juhtimistehnikate (nt lean metoodika, automatiseerimine ja pideva täiustamise praktika) rakendamisega saavutavad ettevõtted suurema paindlikkuse, kohanemisvõime ja reageerimisvõime turumuutustele.
Töötaja moraal ja hoidmine: Vältides lühiajalisi parandusi, mis põhjustavad koondamisi või liigset töökoormust, saavad ettevõtted säilitada töötajate kõrgema moraali, motivatsiooni ja lojaalsuse. See loob positiivse töökeskkonna, suurendab tootlikkust ja vähendab käivet. Töötajate pikaajaline säilitamine ei säästa mitte ainult värbamis- ja koolituskulusid, vaid kasvatab ka institutsionaalseid teadmisi ja teadmisi, mis on püsiva kasvu ja innovatsiooni jaoks hindamatud.
Klientide rahulolu ja hoidmine: Keskendudes väärtuse loomisele ja kliendikesksetele tavadele, saavad ettevõtted suurendada klientide rahulolu ja klientide hoidmist. Rahulolevatest klientidest saavad tõenäolisemalt lojaalsed kaubamärgi pooldajad ja nad loovad positiivset suust suhu, aidates kaasa pikaajalisele ärikasvule ja kasumlikkusele. Tuleb meeles pidada, et olemasolevale kliendile müümine on edukas 60–70%, seevastu uuele kliendile müümisel on edukus oluliselt madalam, 5-20%.
Keskkonnavastutus: Protsesside optimeerimise, jäätmete vähendamise ja keskkonnasõbralike tavade kasutuselevõtuga saavad ettevõtted minimeerida oma süsiniku jalajälge ja aidata kaasa keskkonnakaitsele. See mitte ainult ei näita ettevõtte sotsiaalset vastutust, vaid võib meelitada ligi ka keskkonnateadlikke kliente ja partnereid.

Kuus sammu säästva kulude vähendamise saavutamiseks

Märkimisväärne hulk kulualgatusi ebaõnnestub nende liiga ambitsioonika olemuse, selge strateegia puudumise ja ebapiisava juhtimisostu tõttu. Gartner aruanded et ligikaudu 43% kulude kärpimise algatustest ei saavuta seatud eesmärke.

On kuus kulude kokkuhoiu lähenemisviisi, nimelt kohandamine, kombineerimine, kõrvaldamine, optimeerimine, asendamine ja ümberpaigutamine, millest igaüks kasutab erinevaid meetodeid, mis aitavad organisatsioonidel kulusid oluliselt vähendada. Kuid selleks, et saada kasu igast või kõigist kasutatud lähenemisviisidest, on vajalikud järgmised sammud.

Määrake kulude vähendamise eesmärgid ja eesmärgid: Oluline on seada selged ja mõõdetavad eesmärgid ning eesmärgid, mis ühtivad organisatsiooni finantseesmärkidega. Protsessi peamiste tulemusnäitajate (KPI) kaasamisega saavad organisatsioonid oma kulude vähendamise jõupingutuste eesmärkide ja eesmärkide osas parema selguse. Siiski on oluline arvestada võimaliku nihkega kuni 20% plaani täitmisel eesmärkide seadmisel täpsema eesmärgi seadmise jaoks. Vastavalt Gartnervähem kui pooled (43%) juhtidest saavutavad kulude vähendamise esimesel aastal kavandatud säästutaseme, seda peamiselt ebarealistlike eesmärkide tõttu.
Tehke kindlaks kulutegurid ja seadke prioriteediks parendusvaldkonnad: Kiire väärtuse loomise diagnostika mängib ettevõtte kulutegurite tuvastamisel otsustavat rolli. See diagnostikaprotsess annab struktureeritud raamistiku kulude hindamiseks koos selliste teguritega nagu hinnakujundus, käibekapital, kapitali eraldamine, maksude optimeerimine ning keskkonna-, sotsiaal- ja juhtimiskaalutlused. Väärtuse loomise diagnostikast saadud teadmisi kasutades saavad ettevõtted teha teadlikke valikuid oma ressursside optimeerimiseks ja üldise jõudluse parandamiseks.
Analüüsige praeguseid protsesse ja tuvastage ebaefektiivsused: Peamine eesmärk on hinnata praeguseid äriprotsesse ja töövooge, eesmärgiga tuvastada ebaefektiivsused ja raiskamine, nagu liigne käsitsitöö, üleliigsed ülesanded, kitsaskohad ja tarbetu keerukus. Juhtimistehnikad, nagu Lean Sigma programmid, võivad vältida raiskavaid tegevusi ja ebatõhusust. Näiteks Lean Six Sigma programmi rakendamisega kõrvaldas GE edukalt ebaefektiivsused, mille tulemuseks oli oluline kulude kokkuhoid. $ 2 miljardit aastal 2008.
Kulude vähendamise algatuste väljatöötamine ja rakendamine: On mitmeid algatusi ja protsesse, mille eesmärk on suurendada tegevustõhusust ja vähendada kulusid ning üks võimas lähenemisviis, mis võib neid eeliseid pakkuda, on disainimõtlemine. Disainmõtlemise põhimõtete kasutuselevõtuga saavad organisatsioonid mitte ainult avastada kulude kärpimise võimalusi, vaid ka suurendada kiirust ja kavandada paremaid lahendusi. Inimkeskse ja iteratiivse probleemide lahendamise lähenemisviisi kaudu aitab disainmõtlemine tuvastada ja kõrvaldada ebaefektiivsused, tõhustada protsesse ja juhtida innovatsiooni, mis viib lõpuks kulude vähendamiseni. Näiteks Forresteri läbiviidud uuring tutvustatud kuidas disainmõtlemise rakendamine koos strateegilise prioriseerimisega tõi ettevõtetele kolme aasta jooksul märkimisväärse 18.6 miljoni dollari suuruse kasumi kasvu.
Jälgige ja mõõtke kulude vähendamise eesmärkide saavutamist: Mida mõõdetakse, seda tehakse. Oluline on mõista, et kulude vähendamine on pidev protsess, mis nõuab pidevat täiustamist. KPI-d tuleks perioodiliselt üle vaadata, olgu see siis kord kuus, kord kvartalis või muul etteantud aruandlussagedusel. Järelevalve võimaldab selgelt mõista tulemuslikkuse suundumusi, tuvastada ala- või ületootlikkusega valdkondi ning teha kindlaks tegurid, mis neid muutusi soodustavad. Ettenägelik on valmistuda ootamatusteks, seades kõrgemad kulude vähendamise eesmärgid puhvriks võimalike tagasilöökide vastu.
Kaasake töötajad ja edendage kuluteadlikku kultuuri: Organisatsioonide töötajad eelistavad sageli kasumi maksimeerimisega seotud tegevusi, kuid konfliktid võivad tekkida nende isiklike väärtustega. Selle lõhe ületamiseks on vaja säästva kulude vähendamise integreerimist ametijuhenditesse, koolitusse ja hüvitistesse (ametlik mõõde), kulude vähendamise jõupingutuste premeerimist, samas nende vastavusse viimist ootustega (psühholoogiline mõõde) ning ettevõtte väärtuste ja tavade järjepidevuse tagamist (sotsiaalne mõõde). Gallupi juurde metaanalüüs, näitasid kõrgeimate töötajate kaasamisskooridega äriüksused kasumlikkuse kasvu 21 protsenti võrreldes madalaimate tulemustega. Lisaks saavutasid väga hõivatud tööjõuga ettevõtted 17 protsenti kõrgema tootlikkuse. Teine pikaajaline õpe näitas, et tugeva ettevõttekultuuriga ja töötajate väärtustamisele keskendunud ettevõtted saavutasid muljetavaldava tulukasvu 68.2 protsenti.

Kulude vähendamise strateegiad

Kulude tõhusaks vähendamiseks saavad ettevõtted kasutada mitmesuguseid strateegiaid. Strateegilise mõtlemise ja pikaajalise väärtuse loomise rõhutamine on ülioluline. Põhitegevusega mitteseotud tegevuste juhtimine ja vajadusel allhanke võimaluste kaalumine võib kaasa tuua märkimisväärse kulude kokkuhoiu. Range tasuvusanalüüside läbiviimine enne kulude vähendamise meetmete rakendamist tagab teadlike otsuste tegemise ja maksimeerib kulude kokkuhoiu tõhusust.

Kulude vähendamisele võib kaasa aidata ka funktsioonidevahelise koostöö edendamine ja kollektiivse intelligentsi võimendamine. Ergutades koostööd erinevate osakondade vahel ja rakendades organisatsioonis erinevaid teadmisi, saavad ettevõtted tuvastada uuenduslikke kulude kokkuhoiu võimalusi. Kulude vähendamise ja kliendi väärtuse tasakaalustamine ning kvaliteedistandardite säilitamine on klientide rahulolu ja säilitamise tagamiseks ülioluline.

Varude haldamise sujuvamaks muutmine ja varude taseme optimeerimine aitab minimeerida hoidmiskulusid ja vältida tarbetuid laokulusid. Paremate müüjalepingute sõlmimise läbirääkimised ja alternatiivsete tarnijate otsimine võivad kaasa tuua soodsad hinnakujundustingimused ja parema kuluefektiivsuse. Energiasäästualgatuste rakendamine ja kommunaalkulude vähendamine mitte ainult ei toeta kulude vähendamise jõupingutusi, vaid on kooskõlas ka keskkonnasäästlikkuse eesmärkidega.

Töötajate tootlikkuse maksimeerimine ja töögraafiku parandamine võib suurendada tõhusust ja vähendada tööjõukulusid. Lõpuks võib tehnoloogia, nagu automatiseerimine ja digitaliseerimine, strateegiline kasutamine muuta protsesse sujuvamaks ja kõrvaldada käsitsi tehtud ülesanded ning tuua kaasa kulutõhususe eeliseid.

Tehnoloogia kasutamine jätkusuutlikul kulude kärpimisel

Tänapäeva kiires ärikeskkonnas on tehnoloogiliste vahendite kasutamine muutunud ettevõtete jaoks konkurentsivõime säilitamiseks ja edu saavutamiseks hädavajalikuks. Tehnoloogiat võimendades saavad ettevõtted oma tegevust tõhustada, tõhustada ja lõpuks kulusid vähendada.

Põhitasemel võivad digitaalsed tööriistad hõlbustada tõhusamat ja lihtsamat suhtlust ettevõtete sees. Koostöötööriistad, kiirsuhtlusplatvormid ja videokonverentsilahendused võimaldavad sujuvat suhtlust ja teabe jagamist meeskondade ja osakondade vahel. See välistab viivitused, parandab koordinatsiooni ja tõstab üldist tootlikkust.

Digitaalsed tööriistad aitavad automatiseerimise ja andmepõhise ülevaate abil varusid sujuvamaks muuta. Varude haldamise tarkvara ja süsteemid pakuvad reaalajas nähtavust laoseisude, nõudluse mustrite ja tarnijate teabe kohta. See võimaldab ettevõtetel optimeerida laoseisu, vähendada kandekulusid, minimeerida laoseisu ja parandada tarneahela üldist tõhusust.

Tehnoloogia annab ettevõtetele võimaluse maksimeerida tootlikkust, automatiseerides korduvaid ja aeganõudvaid käsitsi tehtavaid ülesandeid. Robotprotsesside automatiseerimine (RPA) ja töövoohaldustööriistad automatiseerivad käsitsi protsesse, nagu andmete sisestamine, dokumenditöötlus ja arvete haldamine. See vabastab töötajate aega, võimaldades neil keskenduda rohkem lisandväärtust loovatele tegevustele, innovatsioonile ja strateegiliste otsuste tegemisele.

Tehisintellekt (AI) ja masinõpe (ML) suudavad analüüsida suuri andmekogumeid, tuvastada mustreid ja pakkuda ennustavaid teadmisi. See võimaldab ettevõtetel prognoosida nõudlust, optimeerida ressursside jaotamist ja teha andmepõhiseid otsuseid, mille tulemuseks on kulude kokkuhoid ja tegevuse tõhusus.

Pilvepõhised kuluhaldusplatvormid pakuvad mastaapsust, paindlikkust ja juurdepääsetavust, võimaldades ettevõtetel kulusid sujuvalt hallata erinevates asukohtades ja osakondades. Mobiilirakendused võimaldavad töötajatel koguda kviitungeid, esitada kulutaotlusi ja jälgida hüvitisi liikvel olles, suurendades mugavust ja vastavust.

Viie aasta jooksul säästis IBM tehnoloogiapõhise kulude optimeerimise abil ligikaudu 6 miljardit dollarit. Ettevõte saavutas selle säästu IT-infrastruktuuri ratsionaliseerimise, andmekeskuste konsolideerimise ja käsitsi protsesside automatiseerimisega.

Tehnoloogia edukas kasutamine eeldab erinevate tehnoloogiate kasutamist, nagu IoT, AI, plokiahel, 5G ja servaarvutus, mis aitavad ettevõtetel protsesse optimeerida, kulusid vähendada ja tõhusust tõsta.

Digitaalsed tööriistad nagu Nanonetid võib aidata ettevõtetel saavutada täielik kontroll oma kulude üle, võimendades oma tehisintellektil põhinevat andmete hankimise platvormi. Tänu võimalusele automaatselt sünkroonida arveid ja makseteavet erinevatest allikatest, nagu meilid, PDF-id ja skannitud dokumendid, kaotab Nanonets vajaduse andmete käsitsi sisestamise järele. See tagab, et ettevõtted saavad kiiresti põhiteavet hankida, tuvastada lahknevusi ja vältida raiskavaid kulutusi. Nanonets pakub ka heakskiitmise töövooge, dubleerivaid hoiatusi ja pettuste tuvastamise tööriistu, et parandada andmete täpsust ja kõrvaldada ebaõiged kulutused. Lisaks hõlbustab platvorm tõhusaid makse- ja kooskõlastusprotsesse, tagades täpsed ja õigeaegsed tehingud. Kasutades digitaalseid tööriistu, nagu Nanonetid, saavad ettevõtted kulude haldamist sujuvamaks muuta, saavutada vähemalt 5% kulude kokkuhoidu ja säilitada finantskontrolli.

Take Away

Jätkusuutlik lähenemine ärikulude vähendamisele hõlmab mitmetahulist strateegiat, mis hõlmab erinevaid põhielemente. Turuülevaadet kasutades saavad ettevõtted teha teadlikke ja andmepõhiseid otsuseid, mis vastavad nende finantseesmärkidele. Avatud ja tõhusa suhtluse soodustamine sisemiste sidusrühmadega tagab kulude kokkuhoiu meetmete sujuva rakendamise kogu organisatsioonis. Täpne tarnija ja varude haldamine mängib olulist rolli hankeprotsesside optimeerimisel, jäätmete vähendamisel ja kulude kontrollimisel. Agiilsus on digitaalse ümberkujundamise teekonnal olevate organisatsioonide jaoks hädavajalik, et kiiresti muutuval ärimaastikul areneda. Organisatsiooni ootuste täitmine tugeva digitaalse mõtteviisi ja uuenduslike lähenemisviisidega on tänapäeva keskkonnas edu saavutamiseks ülioluline. Lõpuks loob kõikehõlmavate kontrollide ja juhtimismeetmete jõustamine tugeva aluse finantsvastutusele ja riskijuhtimisele.

Kui need elemendid kombineerida, saavad ettevõtted märkimisväärselt vähendada kulusid, säilitades samal ajal tegevuse stabiilsuse, sillutades lõpuks teed pikaajalisele rahalisele jätkusuutlikkusele ja edule.