چگونه هزینه های کسب و کار را به روشی معنادار (و پایدار) کاهش دهیم

بازنشر افلاطون

دنبال: 0

مراقب هزینه های کم باشید. یک نشتی کوچک یک کشتی بزرگ را غرق می کند.

- بنجامین فرانکلین

مدیریت استراتژیک هزینه ها برای موفقیت مالی شرکت ها حیاتی است. با این حال، دستیابی به مدیریت هزینه های پایدار به دلیل عوامل مختلف داخلی و خارجی می تواند چالش برانگیز باشد. عوامل داخلی شامل افزایش هزینه های عملیاتی، نیاز به قابلیت های چند کاناله، جابجایی بالای کارکنان، رقابت شدید و فرآیندهای قدیمی است. عوامل خارجی شامل بحران های جهانی مانند کووید، رکود اقتصادی مانند بحران مالی 2007-08، تورم، و بی ثباتی سیاسی مانند درگیری روسیه و اوکراین است.

برای غلبه بر این موانع، کسب‌وکارها به یک استراتژی جامع کاهش هزینه نیاز دارند که حوزه‌های مختلف عملیاتی مانند نقص‌ها، ناکارآمدی‌ها، ظرفیت اضافی، زمان بیکاری و تولید بیش از حد را هدف قرار می‌دهد. فرصت‌های کاهش هزینه در سراسر چرخه اقتصادی، از مراحل اولیه تا دوره خروج، وجود دارد.

درک کاهش هزینه های پایدار

در یک نظرسنجی فصلی مک کینزی، مشخص شد که 79 درصد از شرکت ها اقدامات کاهش هزینه را در پاسخ به بحران اقتصادی جهانی 2008-09 انجام داده اند. با این حال، تنها 53 درصد از مدیران بر این باور بودند که این کاهش هزینه ها به طور مؤثری به شرکت های آنها کمک کرده است تا از طوفان عبور کنند.

پایداری اغلب یک هدف دست نیافتنی در حوزه کاهش هزینه است. در حالی که بیشتر طرح‌های کاهش هزینه ممکن است تسکین مالی موقتی را فراهم کنند، اما آنها فقط امر اجتناب‌ناپذیر را به تعویق می‌اندازند و مانع از توانایی کسب‌وکار برای رقابت در یک بازار در حال تحول می‌شوند. در یک محیط بی ثبات اقتصاد کلان، کسب و کارها اغلب اقدامات تهاجمی کاهش هزینه را برای کاهش ریسک های مالی اتخاذ می کنند. همانطور که در نظرسنجی McKinsey در بالا نشان داده شده است، این در طول بحران مالی 2008-2009 مشهود بود.

استراتژی های کاهش هزینه های پایدار باید نیازهای منحصر به فرد هر بازار و شرکت را بشناسد و به فضای اقتصادی کشور و جهان اشاره نکنیم. هیچ راه حل یکسانی برای مقابله با چالش های مربوط به هزینه وجود ندارد. شناسایی محرک های اصلی هزینه و تعیین کمیت دقیق تأثیر آنها یک کار پیچیده است. سرعت و سهولت اجرای تغییرات ممکن است نامشخص باقی بماند و شناسایی و حذف زباله چالش‌های بیشتری را به همراه دارد.

مزایای بلند مدت کاهش هزینه پایدار نسبت به اصلاحات کوتاه مدت

اولویت‌بندی استراتژی‌های بلندمدت و اجتناب از راه‌حل‌های سریع در کاهش هزینه، مزایای متعددی را برای کسب‌وکارها به همراه دارد. با پذیرش رویکردهای پایدار، شرکت ها می توانند خود را برای موفقیت پایدار و انعطاف پذیری در یک بازار پویا قرار دهند. در اینجا برخی از مزایای کلیدی کاهش هزینه های پایدار وجود دارد:

ایجاد مقاومت مالی: استراتژی هایی که بهبود کارایی، بهینه سازی فرآیند و حذف ضایعات را در اولویت قرار می دهند، می توانند انعطاف پذیری مالی ایجاد کنند. با هدف قرار دادن این حوزه ها، کسب و کارها می توانند بهره وری کلی را افزایش دهند، عملیات را ساده کنند و مزیت رقابتی به دست آورند. این رویکرد به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا با نوسانات مالی که در سطح محلی یا جهانی ایجاد می‌شوند، سازگار شوند و رشد کنند.
افزایش سودآوری: رویکردهای پایدار به جای تمرکز صرف بر کاهش هزینه ها، بر به حداکثر رساندن ارزش آفرینی و بهینه سازی تخصیص منابع تاکید دارند. با شناسایی و حذف ضایعات، بهبود کارایی عملیاتی و سرمایه‌گذاری در نوآوری، کسب‌وکارها می‌توانند بازده بالاتری داشته باشند و جریان‌های درآمد جدیدی را باز کنند.
کارایی و چابکی عملیاتی: از طریق پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریتی مانند روش‌های ناب، اتوماسیون و شیوه‌های بهبود مستمر، کسب‌وکارها به چابکی، سازگاری و پاسخگویی به تغییرات بازار دست می‌یابند.
روحیه و حفظ روحیه کارکنان: با اجتناب از اصلاحات کوتاه مدت که منجر به اخراج یا حجم کاری بیش از حد می شود، شرکت ها می توانند روحیه کارکنان، انگیزه و وفاداری بالاتری را حفظ کنند. این یک محیط کاری مثبت ایجاد می کند، بهره وری را افزایش می دهد و گردش مالی را کاهش می دهد. حفظ طولانی مدت کارکنان نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه های استخدام و آموزش می شود، بلکه دانش و تخصص سازمانی را نیز پرورش می دهد که برای رشد و نوآوری پایدار بسیار ارزشمند است.
رضایت و حفظ مشتری: با تمرکز بر خلق ارزش و رویه های مشتری محور، کسب و کارها می توانند رضایت مشتری را افزایش داده و حفظ مشتری را افزایش دهند. مشتریان راضی بیشتر به حامیان وفادار برند تبدیل می شوند و دهان به دهان مثبت ایجاد می کنند و به رشد بلندمدت و سودآوری کسب و کار کمک می کنند. باید به خاطر داشت که فروش به مشتری موجود دارای میزان موفقیت است 60-70٪ ، در حالی که فروش به مشتری جدید به میزان قابل توجهی کمتر از 5 تا 20 درصد است.
مسئولیت زیست محیطی: با بهینه سازی فرآیندها، کاهش ضایعات و اتخاذ شیوه های دوستدار محیط زیست، کسب و کارها می توانند ردپای کربن خود را به حداقل برسانند و به حفظ محیط زیست کمک کنند. این نه تنها مسئولیت اجتماعی شرکت را نشان می دهد، بلکه می تواند مشتریان و شرکای آگاه به محیط زیست را نیز جذب کند.

شش گام برای دستیابی به کاهش هزینه های پایدار

تعداد قابل توجهی از ابتکارات هزینه به دلیل ماهیت بیش از حد جاه طلبانه، فقدان یک استراتژی روشن و ناکافی بودن پذیرش رهبری با شکست مواجه می شوند. گارتنر گزارش که تقریباً 43 درصد از طرح های کاهش هزینه به اهداف مورد نظر خود دست نمی یابند.

شش رویکرد صرفه جویی در هزینه وجود دارد که عبارتند از انطباق، ترکیب، حذف، بهینه سازی، جایگزینی و استفاده مجدد، که هر کدام از روش های مختلفی برای کمک به سازمان ها برای کاهش قابل توجه هزینه ها استفاده می کنند. با این حال، برای به دست آوردن منافع از هر یا همه رویکردهای اتخاذ شده، مراحل زیر ضروری است.

اهداف و اهداف کاهش هزینه را تعیین کنید: ایجاد اهداف و اهداف روشن و قابل اندازه گیری که با اهداف مالی سازمان همسو باشد ضروری است. با گنجاندن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در فرآیند، سازمان‌ها شفافیت بهتری در مورد اهداف و اهداف تلاش‌های خود برای کاهش هزینه به دست می‌آورند. با این حال، مهم است که لغزش احتمالی تا ٪۱۰۰ در اجرای طرح هنگام تعیین اهداف برای تعیین هدف دقیق تر. مطابق با گارتنر، کمتر از نیمی (43٪) از رهبران در واقع به سطح پس انداز مورد نظر خود در سال اول کاهش هزینه دست می یابند که در درجه اول به دلیل اهداف غیر واقعی است.
محرک های هزینه را شناسایی کنید و زمینه های بهبود را اولویت بندی کنید: تشخیص سریع خلق ارزش نقش مهمی در شناسایی محرک های هزینه در شرکت ایفا می کند. این فرآیند تشخیصی چارچوبی ساختاریافته برای ارزیابی هزینه ها در کنار عواملی مانند قیمت گذاری، سرمایه در گردش، تخصیص سرمایه، بهینه سازی مالیات و ملاحظات زیست محیطی، اجتماعی و حاکمیتی (ESG) فراهم می کند. با استفاده از بینش های تشخیصی ایجاد ارزش، کسب و کارها می توانند انتخاب های آگاهانه ای برای بهینه سازی منابع خود و افزایش عملکرد کلی داشته باشند.
تجزیه و تحلیل فرآیندهای جاری و شناسایی ناکارآمدی ها: هدف اصلی ارزیابی فرآیندها و گردش‌های کاری فعلی است، با هدف شناسایی ناکارآمدی‌ها و ضایعات، مانند کارهای دستی بیش از حد، وظایف اضافی، تنگناها و پیچیدگی‌های غیرضروری. تکنیک های مدیریتی مانند برنامه های ناب سیگما می توانند از فعالیت های بیهوده و ناکارآمدی جلوگیری کنند. برای مثال، با اجرای برنامه Lean Six Sigma، جنرال الکتریک با موفقیت ناکارآمدی ها را از بین برد که منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه شد. 2 میلیارد دلار در 2008.
توسعه و اجرای طرح های کاهش هزینه: ابتکارات و فرآیندهای متعددی برای افزایش کارایی عملیاتی و کاهش هزینه ها طراحی شده است و یک رویکرد قدرتمند که می تواند این مزایا را به ارمغان آورد، تفکر طراحی است. با اتخاذ اصول تفکر طراحی، سازمان‌ها نه تنها می‌توانند فرصت‌های کاهش هزینه را کشف کنند، بلکه می‌توانند سرعت را افزایش داده و راه‌حل‌های بهتری طراحی کنند. از طریق رویکرد انسان محور و تکراری حل مسئله، تفکر طراحی به شناسایی و حذف ناکارآمدی ها، ساده کردن فرآیندها و هدایت نوآوری کمک می کند و در نهایت منجر به کاهش هزینه ها می شود. به عنوان مثال، نظرسنجی انجام شده توسط Forrester نمایش داده شده چگونه اجرای تفکر طراحی، همراه با اولویت‌بندی استراتژیک، منجر به افزایش چشمگیر 18.6 میلیون دلار سود در یک دوره سه ساله برای شرکت‌ها شد.
نظارت و اندازه گیری پیشرفت به سمت اهداف کاهش هزینه: هر آنچه اندازه گرفته شود انجام می شود. بسیار مهم است که بدانیم کاهش هزینه یک فرآیند مداوم است که نیاز به بهبود مستمر دارد. شاخص های کلیدی عملکرد باید به صورت دوره ای، چه در یک دوره گزارش دهی ماهانه، سه ماهه، یا سایر فرکانس های از پیش تعریف شده دیگر، بررسی شوند. مانیتورینگ به درک روشنی از روندهای عملکرد، شناسایی زمینه‌های کم‌عملکرد یا عملکرد بیش از حد و تعیین عواملی که به این تغییرات کمک می‌کنند، اجازه می‌دهد. عاقلانه است که با تعیین اهداف کاهش هزینه بالاتر به عنوان حائلی در برابر موانع احتمالی، برای موارد غیرمنتظره آماده شوید.
کارمندان را درگیر کنید و فرهنگ آگاهانه هزینه را تقویت کنید: کارکنان در سازمان‌ها اغلب اقداماتی را که با حداکثر کردن سود هماهنگ هستند اولویت می‌دهند، اما ممکن است با ارزش‌های شخصی آنها تضاد ایجاد شود. پر کردن این شکاف مستلزم ادغام کاهش هزینه‌های پایدار در شرح شغل، آموزش و جبران خسارت (بعد رسمی)، پاداش تلاش‌های کاهش هزینه و در عین حال همسو کردن آنها با انتظارات (بعد روان‌شناختی)، و اطمینان از سازگاری بین ارزش‌ها و عملکردهای شرکت (بعد اجتماعی) است. به گالوپ تجزیه و تحلیلواحدهای تجاری با بالاترین امتیاز مشارکت کارکنان در مقایسه با واحدهایی که کمترین امتیاز را داشتند، 21 درصد افزایش در سودآوری نشان دادند. علاوه بر این، شرکت هایی با نیروی کار بسیار متعهد 17 درصد امتیاز بالاتری در بهره وری کسب کردند. یکی دیگر مطالعه طولانی مدت نشان داد که شرکت‌هایی با فرهنگ سازمانی قوی و تمرکز بر قدردانی از کارکنان به رشد درآمد چشمگیر 68.2 درصدی دست یافته‌اند.

استراتژی های کاهش هزینه

برای دستیابی به کاهش هزینه موثر، کسب و کارها می توانند طیف وسیعی از استراتژی ها را به کار گیرند. تاکید بر تفکر استراتژیک و ایجاد ارزش بلندمدت بسیار مهم است. مدیریت فعالیت های غیر اصلی و در نظر گرفتن گزینه های برون سپاری در صورت لزوم می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه شود. انجام تجزیه و تحلیل دقیق هزینه و فایده قبل از اجرای اقدامات کاهش هزینه، تصمیم گیری آگاهانه را تضمین می کند و اثربخشی تلاش های صرفه جویی در هزینه را به حداکثر می رساند.

ترویج همکاری متقابل و استفاده از هوش جمعی نیز می تواند به کاهش هزینه کمک کند. با تشویق همکاری بین بخش‌های مختلف و بهره‌گیری از تخصص‌های متنوع در سازمان، کسب‌وکارها می‌توانند فرصت‌های خلاقانه صرفه‌جویی در هزینه را شناسایی کنند. متعادل کردن کاهش هزینه با ارزش مشتری و حفظ استانداردهای کیفیت برای اطمینان از رضایت و حفظ مشتری حیاتی است.

ساده‌سازی مدیریت موجودی و بهینه‌سازی سطوح موجودی به به حداقل رساندن هزینه‌های نگهداری و جلوگیری از هزینه‌های غیرضروری موجودی کمک می‌کند. مذاکره برای قراردادهای فروشنده بهتر و جستجوی تامین کنندگان جایگزین می تواند منجر به شرایط قیمت گذاری مطلوب و کارایی هزینه بهبود یابد. اجرای طرح‌های صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کاهش هزینه‌های آب و برق نه تنها از تلاش‌های کاهش هزینه حمایت می‌کند، بلکه با اهداف پایداری زیست‌محیطی همخوانی دارد.

به حداکثر رساندن بهره وری کارکنان و بهبود برنامه ریزی نیروی کار می تواند منجر به افزایش کارایی و کاهش هزینه های نیروی کار شود. در نهایت، استفاده استراتژیک از فناوری مانند اتوماسیون و دیجیتالی شدن می‌تواند فرآیندها را ساده‌سازی کند و وظایف دستی را حذف کند و منجر به مزایای عملکرد هزینه شود.

استفاده از فناوری در کاهش هزینه های پایدار

در محیط تجاری پرشتاب امروزی، استفاده از ابزارهای تکنولوژیک برای کسب و کارها برای حفظ رقابت و دستیابی به موفقیت ضروری شده است. با استفاده از فناوری، کسب‌وکارها می‌توانند عملیات خود را افزایش دهند، کارایی را بهبود بخشند و در نهایت باعث کاهش هزینه شوند.

در سطح پایه، ابزارهای دیجیتال می توانند ارتباطات کارآمدتر و آسان تر را در کسب و کارها تسهیل کنند. ابزارهای مشارکتی، پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری، و راه‌حل‌های ویدئو کنفرانس، ارتباطات و اشتراک‌گذاری اطلاعات بی‌وقفه را در میان تیم‌ها و بخش‌ها امکان‌پذیر می‌سازند. این تاخیرها را از بین می برد، هماهنگی را بهبود می بخشد و بهره وری کلی را افزایش می دهد.

ابزارهای دیجیتال از طریق اتوماسیون و بینش‌های مبتنی بر داده به ساده‌سازی موجودی‌ها کمک می‌کنند. نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریت موجودی امکان مشاهده بی‌درنگ سطوح موجودی، الگوهای تقاضا و اطلاعات تامین‌کننده را فراهم می‌کنند. این امر به کسب‌وکارها امکان می‌دهد سطوح موجودی را بهینه کنند، هزینه‌های حمل و نقل را کاهش دهند، انبارها را به حداقل برسانند و کارایی کلی زنجیره تامین را بهبود بخشند.

فناوری به کسب و کارها قدرت می دهد تا با خودکارسازی کارهای دستی تکراری و وقت گیر، بهره وری را به حداکثر برسانند. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و ابزارهای مدیریت گردش کار، فرآیندهای دستی مانند ورود داده ها، پردازش اسناد و مدیریت فاکتور را خودکار می کنند. این کار زمان کارمندان را آزاد می کند و به آنها امکان می دهد بر فعالیت های ارزش افزوده بیشتر، نوآوری و تصمیم گیری استراتژیک تمرکز کنند.

هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی (ML) می توانند مجموعه داده های بزرگ را تجزیه و تحلیل کنند، الگوها را شناسایی کنند و بینش های پیش بینی کننده ارائه دهند. این امر به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تقاضا را پیش‌بینی کنند، تخصیص منابع را بهینه کنند و تصمیمات مبتنی بر داده‌ها را اتخاذ کنند که منجر به صرفه‌جویی در هزینه و کارایی عملیاتی می‌شود.

پلتفرم‌های مدیریت هزینه‌های مبتنی بر فضای ابری، مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری و دسترسی را ارائه می‌دهند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا هزینه‌ها را به‌طور یکپارچه در مکان‌ها و بخش‌ها مدیریت کنند. برنامه‌های تلفن همراه کارمندان را قادر می‌سازد تا دریافت‌ها را دریافت کنند، ادعای هزینه‌ها را ارسال کنند و بازپرداخت‌ها را در حین حرکت پیگیری کنند و راحتی و انطباق را افزایش دهند.

طی یک دوره پنج ساله، IBM تقریباً 6 میلیارد دلار از طریق تلاش‌های بهینه‌سازی هزینه مبتنی بر فناوری صرفه‌جویی کرد. این شرکت با منطقی‌سازی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، یکپارچه‌سازی مراکز داده و خودکارسازی فرآیندهای دستی به این صرفه‌جویی دست یافت.

استفاده موفقیت‌آمیز از فناوری مستلزم استفاده از فناوری‌های مختلف مانند اینترنت اشیا، هوش مصنوعی، بلاک چین، 5G و محاسبات لبه است که به کسب‌وکارها در بهینه‌سازی فرآیندها، کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی کمک می‌کند.

ابزارهای دیجیتال مانند نانوت می تواند به کسب و کارها کمک کند تا با استفاده از پلت فرم استخراج داده مبتنی بر هوش مصنوعی، کنترل کاملی بر هزینه های خود داشته باشند. Nanonets با قابلیت همگام سازی خودکار فاکتورها و اطلاعات پرداخت از منابع مختلف مانند ایمیل ها، فایل های PDF و اسناد اسکن شده، نیاز به ورود دستی داده ها را بی نیاز می کند. این تضمین می‌کند که کسب‌وکارها می‌توانند به سرعت اطلاعات کلیدی را استخراج کنند، مغایرت‌ها را شناسایی کنند و از هزینه‌های بیهوده جلوگیری کنند. Nanonets همچنین گردش کار تایید، هشدارهای تکراری و ابزارهای تشخیص تقلب را برای افزایش دقت داده ها و حذف هزینه های نادرست ارائه می دهد. علاوه بر این، این پلتفرم فرآیندهای پرداخت کارآمد و آشتی را تسهیل می‌کند و از تراکنش‌های دقیق و به موقع اطمینان می‌دهد. با استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند نانو شبکه ها، کسب و کارها می توانند مدیریت هزینه ها را ساده کنند، حداقل 5 درصد در هزینه صرفه جویی کنند و کنترل مالی را حفظ کنند.

بردن

یک رویکرد پایدار برای کاهش هزینه های کسب و کار شامل یک استراتژی چند وجهی است که عناصر کلیدی مختلفی را در بر می گیرد. با استفاده از بینش های بازار، کسب و کارها می توانند تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر داده اتخاذ کنند که با اهداف مالی آنها همسو باشد. تقویت ارتباط باز و مؤثر با ذینفعان داخلی تضمین می کند که اقدامات صرفه جویی در هزینه به طور یکپارچه در سراسر سازمان اجرا می شود. مدیریت دقیق تامین کنندگان و موجودی، نقش حیاتی در بهینه سازی فرآیندهای تدارکات، کاهش ضایعات و کنترل هزینه ها ایفا می کند. چابکی برای سازمان‌هایی که در سفر تحول دیجیتال هستند ضروری است تا در یک چشم‌انداز کسب‌وکار در حال تغییر به سرعت پیشرفت کنند. ارائه انتظارات سازمانی با ذهنیت دیجیتالی قوی و رویکردهای نوآورانه برای موفقیت در محیط امروزی بسیار مهم است و در نهایت، اعمال کنترل‌های جامع و اقدامات حاکمیتی، پایه‌ای قوی برای مسئولیت‌پذیری مالی و مدیریت ریسک ایجاد می‌کند.

هنگامی که این عناصر با هم ترکیب شوند، کسب و کارها می توانند ضمن حفظ ثبات عملیاتی، به کاهش هزینه های قابل توجهی دست یابند که در نهایت راه را برای پایداری و موفقیت مالی بلندمدت هموار می کند.