نیاز به یک قوی اسکنر فاکتور to capture data from invoices? Click below to check out Nanonets’ پردازش خودکار فاکتور solution to supercharge your AP workflows!
ضبط فاکتور چیست و چرا مهم است؟
جمعآوری و پردازش دادههای فاکتور یک عملکرد حیاتی در بخش حسابهای پرداختنی در هر شرکتی است.
It is the process of extracting relevant data such as invoice number, supplier name, address, amount etc., from invoices, validating the extracted information, uploading it to an ERP software, ascertaining match (against receipts & POs) and finally initiating payments.
یک جمعآوری روشمند دادههای صورتحساب، از انباشتگی، خطاهای تراکنش جلوگیری میکند و «بستن دفاتر» را امکانپذیر میکند.
گرفتن فاکتور کارآمد مزایای زیر را به همراه دارد:
- با سادهسازی اسناد و سازماندهی دادهها، هزینههای دفتر پشتیبان و سرمایهگذاری زمانی را کاهش میدهد.
- خطاهای عدم تطابق را برجسته می کند و تراکنش های مالی را ردیابی می کند و حسابرسی های روان را تضمین می کند.
- انطباق با یک قالب متناسب با نیازها و شایستگی های اصلی شرکت را بهبود می بخشد و بنابراین آن را از قضاوت اپراتور مستقل می کند.
خطاها، تأخیرها، سوءمدیریت و عدم دقت در اخذ فاکتور میتواند منجر به ناامیدی و مشکلات روابط بین بخشها و فروشندگان/مشتریان شود.
به دنبال استخراج داده ها از اسناد مالی? نانو شبکه ها را بررسی کنید اتوماسیون فاکتور or اسکنر فاکتور & رسید OCR راه حل هایی برای بهینه سازی گردش کار شما
چالش ها در جمع آوری داده های فاکتور
صورتحسابها اغلب در قالبها/طرحبندیهای مختلف در شرکتها - به عنوان نسخه چاپی، به عنوان پیوست ایمیل و به عنوان تبادل الکترونیکی داده (EDI) انجام میشوند. 43.8 درصد از فاکتورها امروز از طریق فکس دریافت می شود.
The processing of invoices in these multiple formats can be time and effort consuming. This often leads to errors and resulting delays in processing documents.
A گزارش بیلنتیس 2017 نشان داد که سازمان ها همچنان از روش های مدیریت فاکتور دستی برای پردازش بیش از 90 درصد از فاکتورهای خود استفاده می کنند. تأخیرهای قابل توجه منجر به پردازش فاکتور می شود که مدیریت فاکتور دستی است آ بررسی های اخیر دریافت که تقریباً 45 درصد از صورتحسابها یک هفته یا بیشتر طول میکشد تا زمانی که پنج یا چند نفر برای پردازش و/یا تأیید فاکتور مورد نیاز هستند، پردازش شوند.
چالش های رایج در پردازش فاکتورهای سنتی عبارتند از:
- مشکل در مدیریت تامین کننده فراتر از اندازه بحرانی.
- تأخیر در پرداخت به دلیل فرآیند تطبیق فروشنده.
- ارتباط نادرست بین فروشندگان و تامین کنندگان
- ایمیل و کاغذ بسیار زیادی که به ذخیره سازی و سازماندهی فایل فیزیکی نیاز دارد.
- نقص ها و عوارض در ارتباطات بین بخشی.
- احتمال خطا در پرداخت ها.
- دید ضعیف: به اشتراک گذاری جزئیات فاکتور با دیگران در بخش یا سایر بخش ها با استفاده از مدیریت فاکتور مبتنی بر کاغذ خسته کننده می شود.
- مقیاس پذیری ضعیف: با افزایش مقیاس عملیات، مدیریت دستی فاکتور اگر غیرممکن نباشد، دشوار می شود.
اتوماسیون در ضبط فاکتور
با دیجیتالی شدن روزافزون دادههای تجاری و تراکنشها، شرکتها به سمت ضبط خودکار فاکتور (یا اتوماسیون فاکتور) solutions. Various levels of automation/digitization are possible when it comes to invoice data capture.
با توجه به بررسی های اخیر، در اینجا بهترین راه حل های خودکار پردازش صورتحساب است که تیم های AP می خواهند پیاده سازی کنند:
While electronic invoicing involves the client/customer filing an e-invoice in a standardized format, it hasn’t gained universal acceptance. Most invoices continue to be either sent as hard copies by snail-mail/fax, or as an email attachment in various file types, styles and formats.
جمع آوری داده های مربوطه از این فاکتورها اولین گام به سمت اتوماسیون است. بنابراین، جمعآوری خودکار دادههای فاکتور مستلزم استخراج اطلاعات مربوطه از فاکتورها در قالبهای ساختاریافته مانند csv، Excel، XML یا JSON است. چنین داده های ساختاری می توانند به راحتی با نرم افزار ERP تغذیه/ادغام شوند.
در اینجا نمایش گرافیکی یک خودکار معمولی است گردش کار پردازش فاکتور:
Does your business struggle with recognizing & extracting data from digital documents, images or PDFs? Check out Nanonets’ OCR مالی & OCR حسابداری راه حل.
انواع راه حل های جمع آوری داده های فاکتور
قابلیت ابزارهای مورد استفاده برای گرفتن فاکتور، کارایی، هزینه و تأثیر آن را بر فرآیندهای تجاری تعیین می کند. در سطح اساسی، سه نوع راه حل ضبط فاکتور وجود دارد:
ورود دستی داده ها:
یک اپراتور به صورت فیزیکی فاکتور کاغذی یا الکترونیکی را می بیند و داده های مربوطه را در یک برنامه مناسب در رایانه وارد می کند. اینجا یک تجزیه و تحلیل دقیق از رویکرد پردازش فاکتور دستی.
مزایای:
- برای شرکت های کوچک با فعالیت های محدود خوب است
معایب:
- زمان بر
- مستعد خطا
- برای حجم زیاد داده نامناسب
OCR فاکتور سنتی یا مبتنی بر الگو:
This type of solution works best for orgnizations that deal with limited set of know invoice formats. Businesses that receive invoices from the same set of suppliers are an ideal use case for such solutions. They can make template-based rules for data extraction and validation.
مزایای
- سرمایه گذاری نسبتا کم
- بدون نیاز به هماهنگی با تامین کنندگان
- نیازی به برون سپاری نیست
معایب
- بازگشت سرمایه ضعیف به دلیل نیاز به کارکنان پشتیبانی علاوه بر نرم افزار
- نرخ خطا بالا
- اعتبارسنجی خطاها و استثناء مورد نیاز است که می تواند منجر به تاخیر و جریمه هزینه شود
- سطح بالایی از تأیید مورد نیاز است
OCR فاکتور شناختی یا مبتنی بر هوش مصنوعی:
AI-based invoice OCR software, like Nanonets, intelligently capture relevant data from a variety of formats and forms. They leverage advanced AI & ML capabilities to ensure a high level of automation & intelligent document processing.
بر خلاف جایگزین های مبتنی بر الگو، راه حل های OCR مبتنی بر هوش مصنوعی "یاد می گیرند" داده های مهم را حتی در اسناد و قالب های ناشناخته تشخیص دهند. فرآیند "یادگیری" مستمر تضمین می کند که چنین نرم افزاری سطح بالایی از دقت و وفاداری را با توجه به استخراج داده های مرتبط حفظ می کند.
مزایای
- پردازش فاکتور سریعتر: استخراج داده های فاکتور با استفاده از هوش مصنوعی به طور متوسط 27 ثانیه طول می کشد در حالی که برای ضبط دستی 3.5 دقیقه طول می کشد.
- مقرون به صرفه: گرفتن داده مبتنی بر هوش مصنوعی مقرون به صرفه است. پردازش یک فاکتور از طریق هر راه حل مبتنی بر هوش مصنوعی حدود 0.05 دلار به ازای هر فاکتور هزینه دارد، در مقابل 1 تا 5 دلار در هر فاکتور برای پردازش دستی.
- دقت دادههای پیشرفته: الگوریتمهای AI/ML دادههای صورتحساب را با استفاده از شبکههای عصبی شناسایی و ضبط میکنند تا خطاهایی را که معمولاً با ضبط دستی دادهها مرتبط است به حداقل برسانند.
- الگوریتم ها هنگام انجام کارهای تکراری کسل کننده خسته نمی شوند. در واقع آنها بهتر می شوند
- افزایش بهرهوری: با انجام کارهای تکراری و وقتگیر هوش مصنوعی، تیم AP میتواند تمرکز خود را بر روی فعالیتهای ارزشآفرین، مانند برنامهریزی مالی، همکاریها، بهبود تعاملات و غیره تغییر دهد.
- ادغام با ERP و نرم افزار حسابداری
معایب
- انتقال از سیستم های قدیمی به یک جریان خودکار قدرت نیاز به دانش فنی دارد
- Would require a fundamental change in management & overal processes
- در حالی که این یک چالش ظاهری است، می تواند به عنوان محرکی برای بهترین شیوه ها در سراسر AP عمل کند
نانو شبکه ها جالب است موارد استفاده و منحصر به فرد داستان موفقیت مشتری. پیدا کردن how Nanonets can power your business to be more productive.
باید ویژگی هایی برای ضبط فاکتور کارآمد داشته باشد
ابزار ضبط فاکتور که توسط یک شرکت انتخاب می شود به نوع فاکتورهایی که باید ثبت شوند بستگی دارد. اسکن فاکتور معمولاً تحت 2 دسته کلی قرار می گیرند: "فرمت های فاکتور شناخته شده" در مقابل "فرمت های فاکتور ناشناخته".
- فرمت های فاکتور شناخته شده: زمانی که شرکت با مجموعه ای ثابت از تامین کنندگان و فروشندگان سر و کار دارد، صورتحساب ها معمولاً ماه به ماه از همان دسته از تامین کنندگان/فروشندگان پردازش می شوند. چنین شرکت هایی می توانند از یک اسکنر فاکتور از پیش آموزش دیده ارائه شده توسط نرم افزار OCR خودکار مانند Nanonets استفاده کنند. همچنین، کسبوکارها میتوانند اسکنر صورتحساب از قبل آموزشدیده را برای شناسایی و گرفتن دادهها از انواع خاصی از قالبهای فاکتور که دریافت میکنند، اصلاح کنند.
- فرمتهای فاکتور ناشناخته: زمانی که کسبوکارها باید با فهرستی از تامینکنندگان که به سرعت در حال تغییر هستند، سروکار داشته باشند، انواع مختلفی از فاکتورها باید ثبت شوند. چنین شرکتهایی میتوانند از قابلیتهای هوش مصنوعی و ML مانند آنهایی که در نرمافزارهایی مانند Nanonets موجود است، استفاده کنند تا فرمتهای فاکتور ناشناخته را دریافت کنند. چنین اسکنرهای فاکتور خودکار مبتنی بر هوش مصنوعی با گذشت زمان دقیق تر می شوند.
چه برخورد با فرمت های شناخته شده or فرمت های ناشناخته، در اینجا چند ویژگی حیاتی وجود دارد که باید به دنبال آنها باشید پردازش خودکار فاکتور ابزار:
فیلدهای گرفته شده
برخی از فیلدهای کلیدی که باید توسط OCR از فاکتور گرفته شود عبارتند از:
- جزئیات فروشنده: نام فروشنده، آدرس فروشنده، تلفن فروشنده، ایمیل فروشنده، جزئیات حساب بانکی فروشنده
- جزئیات فاکتور: شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، مبلغ فاکتور، تاریخ سررسید پرداخت، Net_D، شماره PO، ارز
- مشخصات خریدار: آدرس خریدار، نام خریدار
- جزئیات مالیات: میزان مالیات، شناسه مالیاتی
- جزئیات جدول: توضیحات محصول، مقدار، قیمت، مقدار خط
مطابقت جفت ارزش کلید هوشمند
یک جفت کلید-مقدار متغیر و مقدار متن مرتبط آن است که در اسناد (فاکتورها) ذکر شده است. جفت کلید-مقدار ویژگی استخراج شده و مقدار مرتبط با آن است. به عنوان مثال "شماره فاکتور" کلید و "002" مقدار است.
موتورهای OCR مبتنی بر قوانین سنتی برای تشخیص فیلدهایی که کلیدها به وضوح ذکر نشده اند یا نام آنها متفاوت است، تلاش می کنند. به عنوان مثال، برخی از فاکتورها می توانند "شماره فاکتور" داشته باشند، در حالی که برخی دیگر آن را "شماره صورتحساب" می نامند.
یک نرم افزار خودکار ضبط فاکتور باید بتواند جفت های کلید-مقدار مختلف را به طور دقیق تشخیص دهد.
جداسازی و استخراج
بیشتر فاکتورها داده های تراکنش را در قالب جداول دارند. جداول ممکن است زیرنویس داشته باشند یا نداشته باشند، حاشیه داشته باشند یا نباشند و ممکن است فرمت های متفاوتی داشته باشند. یک OCR ضبط فاکتور مبتنی بر هوش مصنوعی باید بتواند انواع جداول و ستونها را تشخیص دهد تا دادههای مرتبط را از آنها استخراج کند.
UI بصری
مقدار مشخصی از مداخله انسانی در مدیریت فاکتورها، به ویژه در بررسی صحت و اعتبار نتایج، وجود دارد. استفاده از نرم افزار باید برای اپراتورهای انسانی آسان باشد.
مسابقه سه طرفه
فاکتور یک سند مستقل در یک معامله تجاری نیست. اغلب با الف همراه است سفارش خرید و یک رسید ضبط فاکتور OCR باید بتواند هر سه سند را مطابقت دهید مرتبط با یک معامله تجاری واحد.
این بدان معنی است که نرم افزار شما باید انواع دیگر اسناد (مانند PO و رسید) و همچنین دارای اتصال دهنده هایی به سایر پایگاه های داده که در آن مقادیر را می توان جستجو و مطابقت داد.
در محل استقرار
شرکتها تمایل دارند راهحلها را بهویژه در هنگام رسیدگی به دادههای حساس (مانند فاکتورها و رسیدها) استفاده کنند. وقتی چنین نرمافزاری را در محل اجرا میکنید، رعایت استانداردهای حریم خصوصی/امنیت دادهها مانند GDPR آسانتر است.
سفارشی سازی
افزودن فیلدهای سفارشی جدید به ابزار ضبط فاکتور برای انعطاف پذیری ابزار برای استفاده با انواع مختلف فاکتورها باید آسان باشد.
به عنوان مثال، فاکتورهای کار ساخت و ساز/تعمیر دارای فیلدهای اضافی به نام "کد شغل" است که مختص صنعت آنها است. ابزار ضبط فاکتور باید امکان افزودن فیلدهای جدید و آموزش مدل سفارشی برای رشد و تغییرات در عملیات را فراهم کند.
قیمت و مقرون به صرفه بودن
اکثر ابزارهای ضبط فاکتور قیمت گذاری نامشخصی دارند که شما را ملزم می کند با تیم فروش آنها صحبت کنید. ابزارهای بسیار کمی در مورد قیمت گذاری خود شفاف هستند و آن را آشکارا نمایش می دهند.
هزینه های سیستم، هزینه های راه اندازی، هزینه های پنهان و هزینه های تعمیر و نگهداری برخی از جنبه هایی هستند که باید قبل از نهایی کردن راه حل مورد بحث قرار گیرند.
آزمایشهای رایگان میتواند به کاربران بالقوه در درک نرمافزار، ارزیابی دقت و آزمایش عملکرد قبل از ادغام ابزار ضبط فاکتور با سایر سیستمهای پایین دستی (ERP) کمک کند.
یکپارچگی
ضبط فاکتور با گرفتن داده ها از فاکتورها متوقف نمی شود. این دادهها باید به سیستمهای دیگری مانند ERP (به عنوان مثال SAP، Oracle)، نرمافزار حسابداری (مانند Quickbooks، Xero) و CRM (مثلا Salesforce) وارد شوند تا پرداختها پردازش شوند.
یک ابزار قوی ضبط فاکتور باید از ادغام ها همراه با API ها و اسناد با استفاده آسان پشتیبانی کند.
پشتیبانی مشتریان
پشتیبانی زنده و فوری یک جزء حیاتی برای سهولت استفاده از خرید هر نرم افزار است. به دنبال گزینه هایی باشید که 24×7 پشتیبانی در چت را ارائه می دهند.
مقایسه نرم افزارهای مختلف ضبط فاکتور
طیف وسیعی از OCR های شناختی برای ضبط و مدیریت فاکتور در بازار موجود است. برخی از محبوبترین آنها عبارتند از Nanonets، Abbyy Flexicapture، Kofax Omnicapture، IBM Datacap، Google Document AI، Klippa و Veryfi.
در اینجا یک مقایسه سریع از فاکتورهای مختلف یا اتوماسیون AP ابزارها در میان ویژگیهای کلیدی مورد بحث در بخش بالا:
مکانیسم امتیازدهی – 1 در صورتی که ویژگی مذکور در ابزار وجود داشته باشد. 0 اگر اینطور نیست
نانوشبکه ها بسیار هستند موارد استفاده که می تواند عملکرد کسب و کار شما را بهینه کند، در هزینه ها صرفه جویی کند و رشد را افزایش دهد. پیدا کردن چگونه موارد استفاده نانوشبکه ها می تواند برای محصول شما اعمال شود.
ضبط خودکار داده های فاکتور با نانو شبکه ها
Nanonets رابط کاربری گرافیکی بصری، طراحی عالی، تنظیمات فراپارامتر قوی و سیاست قیمت گذاری شفاف را ارائه می دهد. در اینجاست که Nanonets به وضوح از رقبای خود متمایز است:
- امکان سفارشی سازی - می توانید داده های خود را به مدل فاکتور از قبل آموزش دیده اضافه کنید و فیلدهای سفارشی را برای آموزش یک مدل در رابط کاربری اضافه کنید.
- در محل – میتوانید Nanonets را در محل از طریق یک داکر اجرا کنید. نانو نت مطابق با GDPR است
- صرفه جویی در زمان و هزینه - کاهش زمان چرخش (TAT) از روز به دقیقه و هزینه های پردازش اسناد تا 90٪
- پشتیبانی - پشتیبانی در چت برای حل پرس و جو در زمان واقعی به کاربران کمک می کند تا در دنیای گاه پیچیده ضبط فاکتور حرکت کنند.
- مستندات API - در مستندات، نمونه های کد آماده را در Shell، Ruby، Golang، Java، C# و Python و همچنین مشخصات API دقیق برای نقاط پایانی مختلف پیدا خواهید کرد.
نرم افزار ضبط فاکتور نانوشبکه ها می تواند منابع داده مانند ایمیل، گوگل درایو و غیره را با API متصل کند که داده های گرفته شده را مستقیماً به CRM/WMS/DB شما تغذیه می کند.
نانوت OCR و OCR API آنلاین بسیاری از جالب است موارد استفاده tکلاه می تواند عملکرد کسب و کار شما را بهینه کند، در هزینه ها صرفه جویی کند و رشد را تقویت کند. پیدا کردن چگونه موارد استفاده نانوشبکه ها می تواند برای محصول شما اعمال شود.
- "
- &
- حساب
- حسابداری (Accounting)
- نرم افزار حسابداری
- فعالیت ها
- اضافی
- AI
- الگوریتم
- معرفی
- API
- رابط های برنامه کاربردی
- خودکار
- اتوماسیون
- بانک
- بهترین
- بهترین شیوه
- لایحه
- بینگ
- دسته
- کسب و کار
- عملکرد تجاری
- فرآیندهای کسب و کار
- کسب و کار
- صدا
- سرمایه
- موارد
- تغییر دادن
- بار
- بررسی
- رمز
- شناختی
- مشترک
- ارتباط
- شرکت
- شرکت
- رقبای
- انطباق
- جزء
- محتوا
- ادامه دادن
- هزینه
- CRM
- داده ها
- پایگاه های داده
- مقدار
- معامله
- معاملات
- تاخیر
- طرح
- دیجیتال
- اسناد دیجیتال
- کارگر بارانداز
- اسناد و مدارک
- موثر
- پست الکترونیک
- سرمایه گذاری
- وارد می شود
- و غیره
- اکسل
- استخراج
- ویژگی
- امکانات
- تغذیه
- هزینه
- وفاداری
- زمینه
- سرانجام
- مالی
- آتش
- نام خانوادگی
- تمرکز
- فرم
- قالب
- تابع
- GDPR
- GIF
- خوب
- گوگل
- رشد
- اداره
- اینجا کلیک نمایید
- زیاد
- چگونه
- HTTPS
- آی بی ام
- تأثیر
- صنعت
- اطلاعات
- ابداع
- یکپارچگی
- سرمایه گذاری
- صورتحساب
- گرفتار
- مسائل
- IT
- جاوه
- کار
- کلید
- کلید
- بزرگ
- رهبری
- یاد گرفتن
- یادگیری
- سطح
- قدرت نفوذ
- محدود شده
- لاین
- فهرست
- نگاه
- مدیریت
- بازار
- مسابقه
- ML
- مدل
- پول
- شبکه
- عصبی
- شبکه های عصبی
- OCR
- ارائه
- پیشنهادات
- عملیات
- گزینه
- وحی
- دیگر
- دیگران
- مقاله
- پرداخت
- مبلغ پرداختی
- مردم
- کارایی
- برنامه ریزی
- سیاست
- فقیر
- محبوب
- بله
- قدرت
- قیمت
- قیمت گذاری
- محصول
- بهره وری
- برنامه
- خرید
- پیمنت ها
- پــایتــون
- محدوده
- زمان واقعی
- كاهش دادن
- نتایج
- قوانین
- دویدن
- حراجی
- salesforce
- شیره
- مقیاس پذیری
- مقیاس
- بدون درز
- می بیند
- تنظیم
- اشتراک گذاری
- صدف
- تغییر
- اندازه
- کوچک
- نرم افزار
- مزایا
- استانداردهای
- ذخیره سازی
- موفقیت
- تامین کنندگان
- پشتیبانی
- سیستم
- سیستم های
- مالیات
- فنی
- آزمون
- زمان
- بالا
- مسیر
- آموزش
- معامله
- معاملات
- جهانی
- کاربران
- ارزش
- فروشندگان
- تایید
- دید
- هفته
- گردش کار
- با این نسخهها کار
- جهان
- XML
- یوتیوب