Ihmiset ovat alttiita virheille. Liiketoiminnassa manuaalisten prosessien tekemiä virheitä on vaikea hallita, jolloin kaikenkokoiset yritykset ovat alttiita petoksille. Ostovelkapetokset (AP) ovat kasvava huolenaihe, joka on ohi 80% organisaatioista joutuessaan sen saaliiksi. Jopa jättiläiset, kuten Google ja Facebook ovat joutuneet AP-petosten uhreiksi ja menettäneet yli 100 miljoonaa dollaria.
Sujuva ja tehokas ostoreskontraprosessi on ratkaisevan tärkeää vahvojen toimittajasuhteiden luomisessa, voittojen lisäämisessä, ajan säästämisessä ja petosten vähentämisessä. Siirtyminen manuaalisesta AP-prosessista automatisoituun voi auttaa suorittamaan maksuja ajallaan ja oikeille toimittajille. Ostovelkojen työnkulun automatisoinnin avulla yritys voi välttää maksuviivästyksiä, vilpillisiä maksuja ja siivota käsittelyn viivästyksiä, jotka voivat vaikuttaa tulokseen.
Sisällysluettelo
Manuaalinen AP-työnkulku vs. AP-työnkulun automatisointi
Mikä on työnkulku
Työnkulku on vaihesarja, joka suoritetaan tehtävän suorittamiseksi alusta loppuun. Ostovelkojen työnkulkuprosessissa jakso alkaa, kun lasku vastaanotetaan, ja se päättyy, kun maksu on suoritettu.
Manuaalinen AP-työnkulku
Manuaalisessa AP-työnkulussa kirjanpito vastaanottaa laskut, jotka kirjoitetaan järjestelmään ja toimitetaan käsin allekirjoittajaviranomaiselle hyväksyttäväksi. Kun se on hyväksytty, sekki leikataan ja maksu lähetetään myyjille. Manuaalisessa AP-työnkulussa virheiden todennäköisyys tapahtuu kaikissa vaiheissa virheellisestä tietojen syötöstä aina hyväksyntöjen juuttumiseen allekirjoittajan työpöydälle.
Ostovelkojen työnkulun automatisointi
Optisen merkintunnistuksen (OCR) avulla paperilaskun tiedot tallennetaan ja liitetään digitaalisen laskun kenttiin. AP-automaatioohjelmisto tarkistaa, että kaikki syötetyt tiedot vastaavat ostotilauksia ja myyntikuitit, mikä eliminoi petosten ja virheiden mahdollisuuden. Jos virhe löytyy, se merkitään ja välitetään asianomaiselle henkilölle korjausta/tarkistusta varten. Kun lasku on hyväksytty, se ohjataan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tai kirjanpitojärjestelmään, jolloin maksu suoritetaan sähköisesti tai sekki lähetetään.
Ostovelkojen työnkulun automatisointiratkaisut ovat usein pilvipohjaisia. Työntekijät voivat käyttää keskitettyä järjestelmää ja tarkastella tietoja saadakseen selville, missä vaiheessa laskutusprosessi on.
Kirjanpitoosastojen ei enää tarvitse jahtaa hyväksyntöjä, ja mahdollisuus laskujen juuttumiseen jonkun pöydälle eliminoituu, mikä säästää aikaa. Pullonkaulat koko työnkulun aikana voidaan helposti välttää. Laskujen täsmäytys varmistaa, että virheet ja vilpillinen toiminta voidaan merkitä/vähentää ostovelkojen työnkulun automatisoinnin avulla.
Manuaalisen tukiaseman ja automaattisen tukiaseman työnkulun vertailu
Laskut
Manuaalinen AP-työnkulku – Kirjanpitotiimit voivat kokea sen ylivoimaiseksi, sillä satoja paperilaskuja on tarkastettava ja syötettävä järjestelmään, mikä jättää tilaa virheille.
Automatisoitu AP-työnkulku – Paperiset laskut muunnetaan helposti OCR-tekniikalla, jota kirjanpitotiimi voi helposti etsiä ja löytää.
virheet
Manuaalinen AP-työnkulku – Virheet tietojen syöttämisessä tai täsmäämisessä johtavat vääriin maksuihin ja vilpillisiin maksuihin.
Automatisoitu AP-työnkulku – Laskut kohdistetaan automaattisesti ostotilauksiin ja myyntikuitteihin, ja havaitut erot ohjataan sähköisesti asianomaiselle osastolle tai henkilölle tarkistettavaksi ja korjattavaksi.
Viestintä
Manuaalinen AP-työnkulku – Kirjanpitotiimien on haettava allekirjoitusviranomaisia hyväksyntää varten. Tämä voi johtaa paperilaskujen katoamiseen tai juuttumiseen paperikasan alle
Automatisoitu AP-työnkulku – Laskujen hyväksynnät lähetetään automaattisesti asianomaisille osastoille. Muistutuksia voidaan lähettää myös, jos on viiveitä tai selvennyksiä tarvitaan.
Taloudelliset petokset
Manuaalinen AP-työnkulku – Inhimilliset virheet ovat todennäköisempiä tietojen syöttämisessä ja laskujen täsmäyttämisessä. Huijarit voivat varastaa tietoja paperilaskuista ja laskuttaa yritystä useita kertoja.
Automatisoitu AP-työnkulku – Pystyy havaitsemaan menneeseen historiaan perustuvat trendit ja havaita päällekkäiset laskut. Toimittajien nimet, tilitiedot jne. tarkistetaan ja vahvistetaan ennen maksun käsittelyä.
Ostovelkojen työnkulun automatisoinnin edut
1. Estä rahoituspetokset – AP tai myyjän petos yrityksissä on kasvava huolenaihe, joka koskee kaikenkokoisia yrityksiä. Manuaalisessa laskutustyönkulussa petos tapahtuu, kun esimerkiksi toimittaja X lähettää laskun, mutta toimittajaa X ei ole olemassa ja maksu suoritetaan ilman vahvistusta, jolloin rahat menetetään ikuisesti. Vilpillisiä maksuja voi tapahtua myös seuraavista syistä:
- Väärä tiedonsyöttö
- Väärä laskutus
- Vilpilliset tarkastukset
Ostovelkojen työnkulun automatisoinnin avulla petokset voidaan kuitenkin estää:
- Kolmisuuntainen ostotilausten ja myyntikuittien yhdistäminen laskuihin OCR:n avulla
- Automaattiset laskujen hyväksynnät
- Kirjanpitotiimin ja tilintarkastajien seurantaketju
2. Vältä liikaa maksamista – Manuaalisessa AP-työnkulussa voi helposti tapahtua virheitä kaksoislaskujen tarkistamisessa, tietojen syöttämisessä, toimittajan varmentamisessa ja toimittajamuutoksissa. Ostovelkojen työnkulun automatisoinnin avulla keskitetty automatisoitu järjestelmä voi kuitenkin poistaa nämä yleiset virheet. Näin kirjanpidon on helppo välttää vääriä/ylimaksuja ja säilyttää päivittäiseen toimintaan tarvittava kassavirta.
3. Parannettu tarkastusprosessi – Manuaalisella laskurityöprosessilla tarkastukset voivat kestää viikkoja tai kuukausia, ja kirjanpitotiimi käy läpi loputonta paperityötä. Automaattisen AP-järjestelmän avulla kaikki auditointiprosessiin tarvittavat tiedot on järjestetty ja tallennettu yhteen paikkaan, mikä tekee auditoinneista yksinkertaisempaa ja säästää aikaa.
4. Oikea-aikaiset maksut – Inhimillisiltä virheiltä ei voida välttyä perinteisellä laskutustyönkulkuprosessilla. Kadonneet laskut johtavat maksujen myöhästymiseen tai viivästymiseen sakkoineen, mikä voi vaikuttaa voittoihin ja toimittajasuhteisiin. Automaattiseen prosessiin siirtymällä virheet voidaan minimoida keskitetyn järjestelmän avulla, joka varmistaa, että laskut täsmäytetään, tarkistetaan ja hyväksytään ennen maksujen suorittamista oikea-aikaisesti.
5. Kasvata kannattavuutta – Automaattisen AP-työnkulkujärjestelmän ansiosta yritykset voivat suorittaa maksut ajallaan ja välttää näin sakoilta. Kun maksut suoritetaan ajallaan, se voi parantaa suhteita myyjiin rakentamalla positiivisen suhteen. Tämä voi johtaa mahdollisiin alennuksiin tulevista tilauksista, mikä säästää suoraan yrityksen rahaa. Lisäksi OCR-tekniikan avulla voidaan välttää myös vilpilliset maksut, jolloin tulot käytetään juuri siellä, missä niitä tarvitaan – ydinliiketoiminnan tavoitteiden parantamiseen ja voittojen kasvattamiseen.
6. Keskitetty AP-prosessi – AP-automaatiolla laskutiedot voidaan tallentaa keskustietokantaan. Näin varmistetaan, että laskut, ostotilaukset, hyväksynnät ja maksutiedot ovat helposti saatavilla. Kirjanpitotiimien ei enää tarvitse etsiä kaikkia yksittäiseen tilaukseen liittyviä papereita, sillä ne löytyvät helposti keskitetystä tietokannasta, mikä säästää aikaa. Lisäksi keskitetyn järjestelmän ansiosta kuka tahansa yrityksen sisällä voi helposti tarkistaa laskun/maksun tilan.
7. Automaattiset laskujen hyväksynnät – Ennen kuin osto voidaan tehdä, se saattaa edellyttää ylimmän henkilöstön/johtajien allekirjoitusta/hyväksyntää. Automaattinen AP-järjestelmä voidaan räätälöidä varmistamaan, että laskut ohjataan oikealle osastolle syötettyjen tietojen perusteella digitaalisesti. Tämä säästää kirjanpitotiimin joutumasta jahtaamaan hyväksyntöjen allekirjoittajaviranomaista, vähentää paperityötä, säästää aikaa ja vähentää riskiä, että hyväksynnät katoavat paperipinoihin.
8. Ei tarvetta tietojen syöttöön – Tietojen poimiminen laskuista voi olla työlästä. Tulostetut, sähköpostilla tai faksilla lähetetyt laskut voivat olla kaikissa muodoissa. Riippuen toimittajien ja laskujen määrästä, tämä voi olla hyvin aikaa vievää, mikä voi aiheuttaa virheitä tietojen syöttämisessä. Automatisoimalla prosessin OCR:n avulla ohjelmisto voi poimia tarvittavat tiedot ja liittää ne taulukoihin riippumatta siitä, missä muodossa ne lähetetään. Tämä eliminoi inhimilliset virheet ja kalliin/tehottoman manuaalisen työn, säästää aikaa ja nopeuttaa maksujen käsittelyä.
9. Paranna työntekijöiden moraalia – Keskitetty automatisoitu järjestelmä vapauttaa aikaa, jolloin yrityksen taloushallinto pystyy paremmin hyödyntämään ja kehittämään osaamistaan. Toisin kuin manuaalinen AP-työnkulku, jossa työntekijät viettävät loputtomasti tunteja erilaisten paperitöiden jäljittämiseen, tietojen tarkistamiseen ja tilausten/laskujen tarkistamiseen jokaiselta osastolta.
10. Paranna liiketoiminnan luottopisteitä – Maksuviivästykset myyjille johtavat muuhunkin kuin vain seuraamuksiin. Maksuhistoria voi vaikuttaa yrityksen luottopisteisiin. Hyvä luottoluokitus auttaa yrityslainan ottamisessa, yritysluottokortin hakemisessa ja jopa uuden myyjän löytämisessä. Luottoluokitukset vaikuttavat rahoitusmahdollisuuksiin ja voivat myös vaikuttaa yrityslainojen alhaisen koron kelpuutukseen.
Kuinka automatisoida ostovelkojen työnkulku?
Aina kun teet muutoksia, on parasta tarkastella nykyistä prosessia ja määrittää ongelma-alueet ja odotukset uudelle automatisoidulle järjestelmälle. Seuraavat vaiheet voivat auttaa maksimoimaan automatisoidun tukiasemaprosessin edut.
Arvioi käyttövelkaprosessi
Ennen kuin vaihdat automatisoituun järjestelmään, on parasta arvioida nykyinen prosessi sen määrittämiseksi, millä osa-alueilla yritys menettää rahaa, voi säästää aikaa ja poistaa virheet. Onko esimerkiksi inhimillinen virhe sovitettaessa laskuja ostotilauksiin vaikein ongelma? Kun nykyisen järjestelmän viat on selvitetty, on helpompi perustaa räätälöity automatisoitu AP-työnkulkuprosessi, joka täyttää yrityksen tarpeet tehokkaimmin.
Keskustele työntekijöiden kanssa
Manuaalisesta AP-prosessista siirtyminen automatisoituun AP-prosessiin voi olla aluksi vaikeaa, ja sitä voidaan kohdata vastustuksessa. Jotta siirtyminen olisi sujuvampaa, on parasta keskustella järjestelmää käyttävien työntekijöiden kanssa. Selvitä, mitkä prosessit vievät aikaa, aiheuttavat ongelmia ja maksavat rahaa. Kysy myös työntekijöiltä, mitä he odottavat uudelta automatisoidulta AP-työnkululta. Alkuvaiheessa suoritettu due diligence tekee siirtymisestä helpommin omaksuttavan ja tehokkaan kirjanpito-/talous-/AP-tiimin käytössä.
Odotukset uudesta AP-työnkulusta
Tavoitteiden tunnistaminen on ratkaisevan tärkeää parhaan automatisoidun ostoreskontraratkaisun valitsemiseksi. Tarvitaanko uutta järjestelmää lähinnä nykyisten työnkulkujen parantamiseen, kustannusten vähentämiseen, ajan säästämiseen, virheiden poistamiseen tai petosten havaitsemiseen?
Valitse yritykselle paras ohjelmisto
Kun olet tutkinut nykyisen AP-prosessin ja päättänyt, mitkä alueet tarvitsevat eniten parannusta, oikean ohjelmiston valinta on helpompaa. Jos esimerkiksi laskujen manuaalinen tarkistus ostotilauksiin tai myyntikuitteihin on alue, joka aiheuttaa eniten virheitä ja siten rahaa, olisi oikea valinta valita ohjelmisto, joka on erinomainen laskutietojen täsmäyttämisessä.
Poista paperin käyttö
Siirtymällä paperilaskuista verkkolaskuihin voidaan vähentää/välttää vilpillisiä maksuja, virheitä ja viivästyksiä. Jos esimerkiksi tilausten hyväksynnät ovat alue, jossa pullonkauloja esiintyy usein, uusi automaattinen AP-järjestelmä voidaan suunnitella reitittämään laskut automaattisesti oikealle henkilölle/osastolle. Näin se voidaan hyväksyä heti, kun se on lähetetty. Lisäksi jokainen asianosainen pääsee helposti keskitettyyn järjestelmään ja saa selville, missä vaiheessa osto on. Esimerkiksi jos hyväksyntä on selvitetty, tavarat/palvelut tilattu, lasku maksettu jne.
Paperin käyttöä vähentämällä laskut eivät katoa tai juutu jonkun pöydälle.
Yhteenveto
Oikean hallinnan käyttäminen liiketoiminnassa voi vaikuttaa kasvuun ja voittoihin. Ottamalla käyttöön ostoreskontorin työnkulun automatisoinnin yritykset voivat helposti seurata laskuja, maksuja, hyväksyntöjä jne. keskitetystä järjestelmästä. Tämä tarjoaa hallinnan tason, jota paperilaskut eivät pysty, mikä tarkoittaa, että rahavirtaa voidaan helposti seurata, kulutustottumuksia analysoida ja ylimääräistä kulutusta vähentää, mikä lisää voittoja.
Lähde: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- pääsy
- Tili
- kirjanpito
- Kaikki
- ALUE
- tilintarkastus
- viranomaisen
- Automatisoitu
- Automaatio
- PARAS
- Rakentaminen
- liiketoiminta
- yritykset
- kassa
- kassavirta
- Aiheuttaa
- mahdollisuudet
- muuttaa
- hahmon tunnistaminen
- jahdata
- tarkkailun
- Tarkastukset
- Yhteinen
- Viestintä
- Yritykset
- yritys
- kustannukset
- pisteitä
- luottokortti
- Nykyinen
- tiedot
- tietokanta
- viiveet
- kehittää
- digitaalinen
- ahkeruus
- Tehokas
- työntekijää
- päättyy
- yritys
- jne.
- Fields
- taloudellinen
- virtaus
- muoto
- petos
- rahoitus
- tulevaisuutta
- hyvä
- Kasvava
- Kasvu
- historia
- HTTPS
- Sadat
- Vaikutus
- Kasvaa
- tiedot
- tiedot
- korko
- korot
- IT
- Labour
- johtaa
- Taso
- lainata
- Lainat
- Tekeminen
- miljoona
- raha
- kk
- nimet
- OCR
- Operations
- Mahdollisuudet
- optinen hahmon tunnistus
- tilata
- määräys
- Paperi
- maksu
- maksujen käsittely
- maksut
- suunnittelu
- tukossa
- voitot
- osto
- Hinnat
- arviot
- vähentää
- Ihmissuhteet
- resurssi
- tulokset
- tulot
- arviot
- Riski
- Reitti
- myynti
- tallentaa
- Haku
- setti
- taitoja
- Tuotteemme
- Ratkaisumme
- viettää
- menot
- Vaihe
- Alkaa
- Tila
- toimitettu
- järjestelmä
- Elektroniikka
- aika
- raita
- Seuranta
- Trendit
- myyjät
- Vahvistus
- Näytä
- Haavoittuva
- KUKA
- sisällä
- työnkulku
- työnkulun automaatio
- X