5 vaihetta yritystietostrategian rakentamiseen, suoraan asiantuntijalta

Tiedot voivat olla pelottava sana.

Sen ei pitäisi olla, mutta se on. Lähinnä siksi, että ihmiset kamppailevat sen hallitsemisesta.

Monet yritykset ovat päässeet pisteeseen, jossa heillä on niin paljon tietoja, että he eivät tiedä minne mennä seuraavaksi. Toisten mielestä he ovat niin pieniä, ettei yritystietostrategiaan tarvitse investoida.

Totuus on, että yrityksesi koosta ja tietojen nykytilasta riippumatta voit hyötyä tietostrategian toteuttamisesta.

Autamme sinua pääsemään alkuun Zosia Kossowski, HubSpotin yritystietotiimin ryhmän tuotepäällikkö (ts. yrityksen sisäisen tietostrategian asiantuntija).

Kun olet lukenut tämän artikkelin, sinulla on parempi käsitys yrityksesi nykyisestä tietojen kypsyysasteesta, mitkä tekijät on otettava huomioon ennen strategian luomista, ja joitain vaiheita, jotka auttavat matkan varrella.

Yleisestä uskomuksesta huolimatta yritystietostrategia ei ole tarkoitettu vain suurille yrityksille, joilla on suuri tietomäärä. Itse asiassa pienet yritykset voivat hyötyä sijoittamisesta tietostrategiaan jo varhaisessa vaiheessa ja luoda perustan, joka auttaa heitä skaalautumaan.

Yritystietostrategian edut

Monien organisaatioiden kohtaama yhteinen kuoppa on, että vaikka ne keräävät paljon tietoa, jokainen tiimi tulkitsee sen omalla tavallaan. Tavallista raportointimenetelmää ei ole, ja jokainen tiimi saattaa raportoida eri arvon samalle tiedolle.

Tämä tarkoittaa, että kaikilla on erilaisia ​​tietoja ilman selkeää käsitystä siitä, mikä on tarkkaa. Kun ei ole yhtä ainoaa totuuden lähdettä, on uskomattoman vaikeaa luottaa tietoihin ja saada arvokasta oivallusta.

"Tiedot eivät ole vain siilossa", Kossowski sanoi. ”Markkinointitiimi ei aio käyttää pelkästään markkinointikohtaista tietoa, johon mikään muu tiimi ei voi vaikuttaa. He haluavat hakea tietoa myös eri alueilta. "

Hän jatkaa: "Joten osa hallintoa ja standardointia sekä yhteinen kieli on todella tärkeää varmistettaessa, että nämä ryhmät voivat kommunikoida keskenään."

Joten, ottamalla käyttöön EDS: n, estät tietosiilot, sallit luottamuksen tietoihin ja mahdollistat päätöksenteon.

Mitä on otettava huomioon yritystietostrategian rakentamisessa

1. Nykyinen tietosi kypsyysaste

Ensimmäinen asia, jonka Kossowski suosittelee tekemään ennen strategian rakentamista, on itsearviointi.

Kysy itseltäsi: Mihin yrityksesi kuuluu tietojen kypsyysvaiheessa?

notko on laajalti käytetty "Data Maturity Model", joka auttaa yrityksiä määrittämään kuinka dataohjattu heidän yrityksensä todella on. Vaiheita on neljä:

• Tietoja tietoinen - Yrityksesi ei ole standardisoinut raportointijärjestelmäänsä, eikä järjestelmiesi, tietolähteiden ja tietokantojen välillä ole integrointia. Lisäksi itse tietoihin ei ole luottamusta.
• Tiedot hallitsevat - Tietoihin ja etenkin niiden laatuun ei ole vielä luotettu. Olet ehkä sijoittanut tietovarastoon, mutta joitain kappaleita puuttuu vielä.
• Data taju - Yritykselläsi on valtuudet tehdä liiketoimintaa koskevia päätöksiä tietojesi perusteella. Liiketoiminnan johtajien ja IT: n välillä on kuitenkin vielä joitain kynnyksiä, koska IT tarjoaa luotettavaa tietoa kysynnästä.
• Tieto-ohjautuva - IT ja liiketoiminta tekevät tiivistä yhteistyötä ja ovat samalla sivulla. Nyt keskitytään tietostrategian skaalaamiseen, koska perustustyöt (erityisesti tietolähteiden integrointi) on jo onnistuneesti toteutettu.

Tärkeintä on olla realistinen yrityksesi sijoittumiselle.

"Mielestäni suurin kuoppa, jonka näen, ei ole oikeastaan ​​rehellinen itsellesi siitä, missä yrityksesi on tietojen kypsyysvaiheessa", Kossowski sanoi.

Hän lisää, että ei riitä tarkastelemaan tuntemuksiasi siitä, kuinka data ajaa sinut ajatella yrityksesi on. Katso tosiasiat.

Aloita tunnistamalla yrityksesi tällä hetkellä kohtaamat dataongelmat, koska se on hieno indikaattori sijainnistasi.

2. Toimialasi ja yrityksesi koko

Ala, jolla olet, ja yrityksesi koko määrää, käytätkö tietostrategiaasi keskitettyä vai hajautettua lähestymistapaa.

Mutta ennen kuin hajotamme nämä lähestymistavat, puhutaan kahdesta datastrategiapuitteesta: hyökkäys ja puolustus.

Keskustellessani Kossowskin kanssa hän toi esiin kuinka tämä kehys (selitetty yksityiskohtaisesti tätä) on auttanut HubSpotia kehittämään oman strategiansa.

Tietopuolustus priorisoi asioita, kuten tietoturva, pääsy, hallinta ja tarkkuus, kun taas tietorikkomuksessa keskitytään saamaan oivalluksia, jotka mahdollistavat päätöksenteon.

Jokainen yritys tarvitsee tasapainon hyökkäyksissä ja puolustuksessa. Jotkut kuitenkin nojaavat enemmän taajuuksien toiseen päähän teollisuutensa perusteella.

Esimerkiksi terveydenhuollon organisaatio tai rahoituslaitos käsittelee todennäköisesti erittäin arkaluontoisia tietoja, joissa tietosuoja ja turvallisuus ovat ensiarvoisen tärkeitä.

Reaaliaikaisen tiedon ja nopean oivalluksen saaminen ei todennäköisesti ole ensisijainen tavoite, kun taas suojakaistojen tarjoaminen sille, kuka voi käyttää tietoja, on. Sellaisina he nojaavat enemmän kohti puolustuskehystä.

Kääntöpuolella sinulla on teknologiayrityksiä, ala, jolla on taipumus liikkua nopeasti ja luottaa enemmän tietojen oivallusten nopeaan kääntymiseen.

Joten he tukeutuvat enemmän loukkauksiin. Tästä huolimatta teknologiayrityksissä (ja muissa nopeasti muuttuvissa teollisuudenaloissa) on varmasti osastoja, jotka keskittyvät enemmän puolustukseen, kuten rahoitukseen.

Palataan nyt keskitettyihin ja hajautettuihin strategioihin.

Käyttämäsi kehys ilmoittaa, mikä strategia palvelee yritystäsi parhaiten.

Keskitetyssä rakenteessa sinulla on keskitetty raportointi- tai liiketoimintatietoryhmä, joka hallinnoi ja valmistelee tietoja sekä raportteja.

"Tämä [rakenne] voi toimia paljon paremmin pienemmässä organisaatiossa ja varsinkin organisaatiossa, joka priorisoi puolustusta, koska aiot liikkua hitaammin", Kossowski sanoi. "Sinusta tulee pullonkaula, mutta sinulla on myös tiukka hallinto sen jokaisesta osasta."

Jaettu malli puolestaan ​​toimii paremmin isommille joukkueille, jotka käyttävät hyökkäävää lähestymistapaa. Tällä tavoin jokainen joukkue voi liikkua nopeasti ja hänellä on valtuudet tehdä työtä heidän puolestaan.

Tässä mallissa BI on yksinkertaisesti vastuussa alustoista ja suojakaiteiden asettamisesta, kun joukkueet tekevät kehitystyötä, Kossowski selittää.

"Jos ajattelet organisaatiota, kun yritys kasvaa suuremmaksi ja keskitetymmällä tiimillä, sen skaalaaminen on yhä vaikeampi", hän sanoi. "Sinun on lopulta vain palkattava enemmän ja enemmän ihmisiä, jotta voisit saavuttaa tämän."

"Joten luulen tietyssä yrityksen koossa, että päädyt yhä enemmän kohti hajautettua [strategiaa] joka tapauksessa."

Joten, kun ymmärrät, mikä kehys toimii parhaiten toimialallesi ja koollesi, voit toteuttaa sopivan strategian.

3. Tiedonhallintatiimisi

Datatiede on Kossowskin mukaan tällä hetkellä tärkeä aihe tiedonhallinnassa. Ja hän ei ole väärässä.

Vuonna 2012 Harvard Business Review nimesi sen 21-luvun seksikkäin työ. Lähes 10 vuotta myöhemmin, Lasiovi on nimittänyt sen toiseksi parhaaksi työpaikaksi Amerikassa.

Mutta jos keskustelet siitä, mitä roolia haluat lisätä tietohallintotiimillesi, datatieteilijän ei pitäisi olla ensimmäinen vaihtoehto.

Kossowski korostaa, että tietojesi tiede tulee olemaan vain yhtä hyvä kuin sitä käyttävä data. Ja jos nämä tiedot eivät ole luotettavia, et saa arvokasta oivallusta.

”Datatiede ei ole taikasauva, joka tekee maagisesti huonoista tiedoista oivalluksia. Siitä huolimatta tarvitset silti sitä tietopohjaa ”, hän lisää. "Joten, hyppääminen tekemään jotain, koska se on seuraava iso asia, mielestäni se on suuri huolenaihe."

Jos olet tietojen kypsyysmallin aikaisemmissa vaiheissa, Kossowskilla on ehdotus, mihin keskittää ponnistelusi.

"Tietovarastoarkkitehti tai jopa data-analyytikko, jolla on kokemusta SQL: n kirjoittamisesta ja SQL-taulukoiden rakentamisesta", hän sanoo. "Jos aiot palkata vain yhden henkilön ja sinulla ei ole niin paljon tietoja, se voi olla todella tehokas vuokraus, koska yksi henkilö voi tehdä paljon, kun olet pienemmässä mittakaavassa. He voivat käyttää monia erilaisia ​​hattuja ja oppia erilaisia ​​asioita. ”

Mitä tulee teknisempiin tehtäviin, kuten tietojen hakemiseen varastoon, on olemassa kolmannen osapuolen työkaluja, joita voit käyttää siihen puolestasi.

Tässä vaiheessa tarvitset jonkun, joka auttaa sinua jäsentämään tietojasi.

1. Esittele tietoarkkitehtuurisi.

Ensimmäinen asia, jonka haluat tehdä, on ymmärtää tietosi rakeisella tasolla.

Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Missä tiedot elävät?
• Millaisia ​​tietoja aiot kerätä ja mistä lähteistä?
• Kuinka tiedot järjestetään?

Tavoitteena on ymmärtää tietojesi rakenne.

Jos rakennetta ei ymmärretä, et voi luoda kattavaa suunnitelmaa tietojen hallitsemiseksi.

2. Määritä BI: n ja tiimisi välinen suhde.

Datastrategian osalta yksi tärkeimmistä vaiheista on prosessiin osallistuvien tiimien määrittely ja odotusten asettaminen BI: lle.

Suuressa organisaatiossa, joka ei ole aikaisemmin ajatellut datastrategiasta, huomaat usein, että jokainen tiimi noudattaa eri mallia ja sillä on erilainen suhde BI: hen, mikä vaikeuttaa BI: n toimintaa virtaviivaisella ja vakiomallilla.

Se hämärtää myös data-analyytikon ja BI: n roolit.

Data-analyytikon tulisi tietää tiimilleen ominainen liiketoimintalogiikka ja kerättävän tiedon rakenne. Toisaalta BI: llä ei pitäisi olla erityistä tietoa tukemastaan ​​toiminta-alueesta, vaan sen pitäisi keskittyä tietolähteeseen ja hallinnoida alustaa analyytikon tukemiseksi.

Kun BI säätää prosessia säännöllisesti vastaamaan tiimin erityistä liiketoimintalogiikkaa, se hidastaa kaikkea ja luo jatkuvan tarpeen oppia uudelleen.

Kossowkin ehdotus? Poista liiketoimintalogiikka BI-kerroksesta ja käsittele asioita, jotka ovat merkityksellisiä mahdollisimman monelle tiimille.

Keksi lisäksi standardi analyytikkoprofiili ja malli BI: n ja tiimien väliselle suhteelle.

"Siellä on vielä joitain paikkoja, joissa työskentelemme tietojoukkojen kanssa, emmekä koko alustan kanssa", sanoi Kossowski, "mutta niin paljon kuin voimme, se puhdistaa perustiedot, mikä helpottaa liittymistä, mutta ei tosiasiallisesti näiden liittymisten tekeminen ja niiden logiikka. "

3. Määritä omistajuus.

Kun olet muodostanut tiimisi ja BI: n välisen suhteen, seuraava askel on määritellä kuka omistaa mitä.

On tyypillistä, että jokaisella datan osalla on eri omistaja. Esimerkiksi yksi henkilö tai ryhmä voi omistaa operatiiviset tiedot, kun taas toinen omistaa raportointitiedot.

Saatat myös joutua määrittelemään omistajia eri vaiheissa. BI-tiimi voi omistaa tiedot tietyssä vaiheessa ja siirtää sen jälkeen analyytikoille.

Kossowski uskoo, että omistajuus alkaa tiimeiltä, ​​jotka tuottavat tietoja.

"Heidän on tunnettava tietyn tason omistusoikeus tietoihin ja heidän on oltava jonkin verran vastuullisia, jos jokin on vialla", hän sanoi. "Koska jos se on väärä lähteellä, BI voi tehdä hyvin vähän."

Hän jatkaa: "Ja jos yrität laittaa korjaustiedostoja tällä tasolla, kohtaat vain lisää ongelmia linjalla, joten myös suhde on tärkeä."

4. Luo tiedonhallinta.

Tietohallinto on joukko käytäntöjä ja määräyksiä, jotka ilmoittavat kuinka tiedot kerätään ja tallennetaan tarkkuuden ja laadun varmistamiseksi.

Yksinkertaisesti sanottuna tiedonhallinta sanoo "Hei, haluatko käyttää ja olla osa tätä luomamme totuuden lähde? Sitten sinun on täytettävä nämä kriteerit."

Tähän voi sisältyä koodausstandardien täyttäminen, tietyn määrän tarkistajia ja tietyn dokumentointiprosessin seuraaminen.

"Kun ajattelemme hallintoa ja adoptiota, kyse on oikeastaan ​​mekanismeista, jotka voit ottaa käyttöön noudattamiseksi", sanoi Kossowski.

Hallinnoinnissa on otettava huomioon kaksi kappaletta: kulttuurinen pala ja tekninen näkökulma.

Kuinka saat joukkueesi kulttuurin näkökulmasta omaksumaan nämä standardit? Ja mitä prosesseja voit automatisoida teknisestä näkökulmasta, jotta kaikki ei vaadi käyttäytymisen muuttamista?

Kun ajattelet näitä kahta kappaletta, sinun on otettava huomioon sekä analyytikko- että insinööripuoli.

Kossowski kertoo, että suunnittelutiimeille voi olla vaikea ajatella, miltä data näyttää varastoon tullessa, koska se ei ole heidän tuotteensa tai vastuunsa ydin.

He eivät välttämättä näe datan konkreettisia etuja, ellei se ole tietopohjaista organisaatiota, joka toimii tiiviisti analyytikkojensa kanssa. Tällöin analyytikot voivat välittää, että tiedot käyttävät X-päätöstä, joten ennen kuin tiedot tarkoittavat Y-vaatimuksia, päätöksiä ei voida tehdä.

Analyytikoille on helpompi nähdä edut, koska he ovat lähempänä yritystä ja näkevät suoran vaikutuksen. He voivat ymmärtää, että tiedonhallintastandardien noudattaminen tarkoittaa vähemmän riippuvuutta BI: stä, mikä saa asiat liikkumaan nopeammin.

"Tietojen oivallusten on oltava tehostavia päätöksiä tuotteesta, koska vain näin saat tuotteen ja suunnittelutiimit

ostivat tietojen arvoon ja ajattelevat dataansa, kun ne viedään ”, Kossowski kertoi.

5. Arvioi uudelleen säännöllisesti.

Aina, kun menet datan kypsyysmalliin, tietostrategiasi vaatii aina jonkin verran säätämistä.

"[HubSpotissa] meillä on kolmen vuoden suunnitelma ja kaikki nämä ajatukset siitä, mitä kullakin vuodella tapahtuu", sanoi Kossowski. Mutta odotan täysin, että vuoden kuluttua, kun katsomme sitä, on asioita, jotka haluamme säätää sen perusteella, miten asiat ovat muuttuneet. "

Oletetaan esimerkiksi, että otat käyttöön uuden ominaisuuden tuotteessa tai palvelussa ja keräät nyt arkaluontoisempia asiakastietoja. Tämä saattaa vaatia puolustavampaa lähestymistapaa. Jos yrityksesi kasvaa räjähdysmäisesti, sinun on ehkä siirryttävä kohti hajautettua strategiaa keskitetyn sijaan.

Vaikka yrityksesi toiminnassa ei olisikaan muutoksia, sinun on ehkä arvioitava uudelleen. Tässä on kaksi pääindikaattoria, on aika tarkistaa tietostrategiasi:

• On turhautumista siitä, kuinka kauan asiat vievät.
• Tietoihin ei ole luottamusta.

Kossowski sanoo, että tasapaino näiden kahden välillä on avainasemassa.

"Et halua, että BI tekee kaiken, koska silloin se vie vain kauan", hän sanoi, "mutta et myöskään halua olla niin paljon vapautta analyytikkopopulaatiossa, ettet voi todella luottaa mihinkään tietoja. "

Hyvä nyrkkisääntö on tarkistaa strategiasi kuuden kuukauden tai vuoden välein. Keskustele yritysjohtajien, IT: n ja tiimiesi kanssa ymmärtääkseen, miten kaikki suhtautuvat edistymisesi, ja selvittääkseen, mitä muutoksia on tehtävä.

EDS: n rakentamisprosessi vaihtelee yrityksittäin, koska tietojesi kypsyysaste, toimiala ja yrityksen koko näyttävät olevan merkitystä tekemissäsi vaiheissa.

Kartoittamalla yrityksesi nykyisen sijainnin voit kehittää strategian, joka vastaa yrityksesi erityistarpeita.

Lähde: https://blog.hubspot.com/marketing/enterprise-data-strategy