Kuinka kitkeä varjo-IT pois ja maksimoida SaaS-investoinnit

Kasvava riippuvuus SaaS-palvelusta on avannut oven varjolle IT:lle: yksittäisten työntekijöiden ostamia SaaS-sovelluksia ilman organisaation IT-osaston tietämättä tai hyväksyntää.

Vaikka varjo IT voi olla mahdollisuus innovaatioon, jos siihen ei puututa, se voi johtaa riskeihin, kuten päällekkäisiin tilauksiin, turhaan IT-kulutukseen, vaatimustenmukaisuuden puutteeseen ja suurempaan tietomurron riskiin.

Hyödyntämällä SaaS-hallintaa ja ottamalla joitain toimenpiteitä yritykset voivat tehokkaammin hallita varjo-IT:tä, saada kilpailuetua, vähentää tarpeettomia kustannuksia ja tehostaa hajautettua työvoimaa.

Varjo-IT:hen liittyvien kielteisten seurausten välttämiseksi sinun on annettava IT-tiimille näkyvyys organisaatiosi koko SaaS-portfolioon. Kun IT:llä on näkökenttä kaikkiin käytössä oleviin sovelluksiin ja niiden käyttöön, ne voivat optimoida investointeja. Maksimoi SaaS-sijoituksesi näillä vinkeillä:

Tutustu kaikkiin SaaS-sovelluksiin ja -kuluihin

Jotkut organisaatiot käyttävät laskentataulukkopohjaista lähestymistapaa SaaS-sovellustensa hallintaan. Toiset käyttävät verkkoselaimen laajennuksia, kertakirjautumistyökaluja ja pilvipalvelun suojausvälittäjiä. Mutta nämä etsintäprosessit voivat olla aikaa vieviä ja vaatia SaaS-varastojen kokoamista yhteen eri lähteistä, mikä usein johtaa tietueisiin, jotka ovat vanhentuneet ennen kuin ne ovat edes valmistuneet.

Edes yksityiskohtaisin, usein päivitettävä laskentataulukko ei aina ole tehokkain tapa hallita SaaS-palvelua, varsinkin kun otetaan huomioon, että organisaatiot hallitsevat 650 SaaS-sovellusta keskimäärin, ja he aliarvioivat SaaS-sovellusten määrän ekosysteemissään kahdesta kolmeen kertaan. Jos et tiedä SaaS-sovelluksen olemassaolosta, miten voit hallita ja budjetoida sitä?

SaaS-portfoliosi optimointia varten sinun on aloitettava täydellisen näkyvyyden hankkiminen. Koneoppimisominaisuuksilla varustetut työkalut, kuten SaaS-hallintaympäristöt, jotka havaitsevat SaaS-ostokset, mahdollistavat ohjelmistojen jatkuvan löytämisen. Nämä ratkaisut voivat myös integroitua taloushallintajärjestelmiisi ostosten löytämiseksi.

On erittäin tärkeää, että tämä strategia toteutuu reaaliajassa, jotta sinulla on aina täydellinen, tarkka ja ajan tasalla oleva kuva teknisestä ekosysteemistäsi.

Optimoi ja muokkaa käyttöoikeuksia ja ominaisuuksia

Onko sinulla yhtä monta aktiivista käyttäjää kuin olet lukenut vai voisitko laskea suunnitelmaasi? Ehkä työntekijä lähti, mutta heidän tilejään ei koskaan poistettu. Käytännössä et välttämättä tarvitse kaikkia maksamiasi premium-ominaisuuksia tai paikkoja, mikä tarkoittaa, että SaaS-kulutustasi voi olla mahdollista pienentää.

Lähde: https://techcrunch.com/2021/10/26/how-to-root-out-shadow-it-and-maximize-saas-investments/