Cinq choses à retenir lors de la planification de votre prochain événement professionnel virtuel

Un événement professionnel virtuel offre une opportunité unique de combiner engagement, interactivité, rentabilité et accessibilité.

Envisagez-vous de migrer votre prochain événement professionnel virtuel vers un Plateforme VR, ou vous aimeriez savoir comment avoir un plus grand impact avec votre prochain événement VR ? Voici cinq conseils essentiels du Dr Alex Young, PDG de Virti

S’il y a un mot à la mode qui domine le discours de retour au travail cet automne, c’est bien celui de « travail hybride », un concept qui résume une approche « le meilleur des deux mondes » de la vie professionnelle. Il n’est donc guère surprenant que 67% des entreprises rapportent qu’ils organiseront des événements en personne et en ligne dans un avenir prévisible. Lorsqu’il s’agit d’organiser des événements professionnels percutants, le virtuel est toujours à la mode.

Heureusement, poussée par la nécessité et par une forte demande, la technologie permettant d'organiser et d'assister à des événements virtuels s'est considérablement améliorée depuis le début de 2020. L'innovation dans ce domaine a contribué à multiplier les avantages pour les organisateurs : de l'augmentation exponentielle de la capacité et de l'amélioration de l'accessibilité, à la réduction des coûts. et le risque.

Envisagez-vous de migrer votre prochain événement professionnel virtuel à plateforme de réalité virtuelle (VR), ou vous aimeriez savoir comment avoir un plus grand impact avec votre prochain événement VR ? Voici mes cinq meilleurs conseils.

Ne vous précipitez pas pour reproduire les événements d’antan

La VR offre la possibilité de réimaginer complètement la configuration de votre événement. Loin de simplement imiter la réalité, vous pouvez l’améliorer en créant un environnement virtuel libéré des contraintes habituelles de temps, de lieu et de budget posées par les événements en personne.

Il est donc important d’accepter la toile vierge, d’être imaginatif et de s’amuser ! Vous pouvez choisir de raccourcir l'événement ou d'organiser simultanément plusieurs activités et discussions entre lesquelles les participants peuvent se déplacer librement dans l'espace virtuel. Après avoir supprimé le besoin de voyager, vous pouvez toujours offrir à vos invités une partie de l'excitation de visiter un nouvel endroit : votre événement peut être pratiquement « localisé » n'importe où dans le monde (ou dans l'univers !).

Au sein de votre espace virtuel, vous pouvez également proposer un plus large éventail d'activités à réaliser virtuellement : personnel de formation sur de nouveaux équipements pour jouer de nouveaux modèles de travail, sans le coût habituel ni le besoin de ressources. Créer un événement unique et immersif, qui offre aux participants quelque chose de nouveau, augmentera à terme l’engagement et stimulera le succès de l’événement.

Profitez de l'occasion pour vraiment mettre en valeur votre entreprise

Une question importante à poser lors de la planification de votre événement professionnel virtuel est la suivante : qu’est-ce qu’il vous permet de mettre en valeur ? La liberté créative offerte par le logiciel VR étend considérablement les façons dont vous pouvez présenter votre produit et partager la mission de l'entreprise. 

Vous pouvez l’utiliser comme une opportunité marketing unique en proposant des démonstrations virtuelles de produits. Plonger les participants dans une simulation dans laquelle ils peuvent « utiliser » le produit pour eux-mêmes est un moyen rentable de faire la publicité de votre produit, de recevoir des commentaires et d'attirer de nouveaux clients. Par exemple, les chirurgiens pourraient expérimenter l’utilisation d’un nouvel outil sur un patient virtuel, renforçant ainsi la confiance dans son utilisation et augmentant ainsi les chances d’adoption. Les clients pourraient également tester virtuellement un nouveau véhicule et découvrir par eux-mêmes de nouvelles fonctionnalités intéressantes dans le confort de leur foyer. 

La culture, les valeurs et la mission de votre entreprise peuvent également être présentées plus clairement dans un espace événementiel virtuel. De l’emplacement virtuel dans lequel vous choisissez de le tenir aux activités et commodités virtuelles que vous proposez, vous contrôlez l’atmosphère. Alors n’oubliez pas de marquer visuellement l’espace virtuel, comme vous le feriez pour un espace physique ! 

La VR vous offre la possibilité de présenter votre entreprise de la manière que vous choisissez, alors ne manquez pas l’occasion de la présenter sous son meilleur jour. Si vous recherchez une manière amusante de communiquer certains des messages clés de votre entreprise, pourquoi ne pas créer une zone de jeu thématique, où les participants peuvent se détendre et réseauter de manière informelle tout en jouant à des jeux multijoueurs en VR ? 

Mettre l’accent sur l’amélioration de l’accessibilité

Une accessibilité accrue est l’un des plus grands avantages de l’organisation d’un événement professionnel virtuel. Grâce aux plateformes VR telles que Cuisiner, les simulations sont accessibles sur les appareils mobiles et de bureau, ainsi que sur les casques. Ainsi, les participants peuvent rejoindre absolument n’importe où. Finis les frais de déplacement, les difficultés à organiser l’événement dans des horaires chargés et les obstacles à l’accès pour les personnes souffrant de certains problèmes de santé ou handicaps. 

Offrir une certaine forme d’accès post-événement est également indispensable, qu’il s’agisse de partager des sessions enregistrées ou de maintenir certaines parties de la plateforme en ligne pendant une période prolongée. Cela signifie que vous pourrez tirer le meilleur parti de l’événement, en touchant le plus grand public possible. Même ceux qui sont présents bénéficieront d'une expérience plus complète s'ils peuvent revenir plus tard dans l'espace événementiel pour rattraper ce qu'ils ont manqué. 

Rassemblez des données puissantes

Il est important de considérer non seulement ce qu’un événement professionnel virtuel vous permettra de faire, mais aussi ce qu’il vous permettra, en tant qu’organisateur, d’apprendre. 

Pour collecter et analyser facilement des informations pouvant être utilisées pour améliorer les événements futurs, vous devrez utiliser une plate-forme d'événements intégrant des données et analyse des commentaires. 

Avec le bon logiciel, l’engagement subjectif du public et les mesures de sentiment peuvent être transformés en données objectives grâce à l’intelligence artificielle (IA). Ces points de données uniques peuvent être utilisés pour itérer stratégiquement divers aspects de l’événement et pour observer l’impact. 

Rassembler les gens

Enfin et surtout, le virage vers les événements virtuels ne doit pas se faire au détriment de l’établissement de liens sociaux significatifs. En fait, le contraire peut être vrai. Étant donné que davantage de personnes peuvent assister aux événements VR, les participants disposent de bien plus d’opportunités d’élargir leurs réseaux locaux et mondiaux. 

Ainsi, de riches opportunités d’interaction et de communication doivent être soigneusement planifiées dans la conception de votre événement virtuel. Vous devrez vous assurer de prévoir du temps pour des conversations informelles, de créer des espaces pour les réunions en petits groupes, d'inclure des fonctions de discussion de groupe avec des avatars personnalisables et de planifier des activités sociales comme le très populaire quiz virtuel. 

Un événement professionnel virtuel offre une opportunité unique de combiner les fonctionnalités engageantes et interactives des réunions en personne avec la rentabilité et l'accessibilité d'une plateforme en ligne. En suivant ces étapes simples pour créer votre événement virtuel, vous pouvez exploiter la puissance de la réalité virtuelle pour ajouter de la valeur et améliorer l'expérience de tous les participants.

A propos de l'auteure

Le Dr Alex Young est PDG de Virti