Comment réduire les dépenses d'entreprise de manière significative (et durable) | Blog Nanonets

Comment réduire les dépenses d'entreprise de manière significative (et durable) | Blog Nanonets

Horodatage: 31 mai 2023, 9 h 36
Nœud source: 2115414

Attention aux petites dépenses. Une petite fuite coulera un grand navire.

- Benjamin Franklin

La gestion stratégique des dépenses est vitale pour la réussite financière des entreprises. Cependant, parvenir à une gestion durable des dépenses peut être difficile en raison de divers facteurs internes et externes. Les facteurs internes incluent l'augmentation des coûts opérationnels, le besoin de capacités omnicanales, le roulement élevé des employés, la concurrence intense et les processus obsolètes. Les facteurs externes comprennent les crises mondiales comme le COVID, les ralentissements économiques comme la crise financière de 2007-08, l'inflation et l'instabilité politique comme le conflit russo-ukrainien.

Pour surmonter ces obstacles, les entreprises ont besoin d'une stratégie globale de réduction des dépenses qui cible différents domaines d'activité, tels que les défauts, les inefficacités, les capacités excédentaires, les temps d'inactivité et la surproduction. Des opportunités de réduction des coûts existent tout au long du cycle économique, des premières étapes à la période d'élimination.

Comprendre la réduction durable des coûts

Dans un Enquête trimestrielle McKinsey, il a été constaté que 79 % des entreprises ont mis en œuvre des mesures de réduction des coûts en réponse à la crise économique mondiale de 2008-09. Cependant, seuls 53 % des dirigeants pensaient que ces réductions de coûts avaient effectivement aidé leur entreprise à traverser la tempête.

La durabilité est souvent un objectif insaisissable dans le domaine de la réduction des coûts. Bien que la plupart des initiatives de réduction des coûts puissent fournir un soulagement financier temporaire, elles ne font que retarder l'inévitable et entravent la capacité d'une entreprise à être compétitive sur un marché en évolution. Dans un environnement macroéconomique volatil, les entreprises adoptent souvent des mesures agressives de réduction des coûts pour atténuer les risques financiers. Cela était évident lors de la crise financière de 2008-2009, comme le montre l'enquête de McKinsey ci-dessus.

Les stratégies durables de réduction des coûts doivent reconnaître les besoins uniques de chaque marché et de chaque entreprise, sans parler du climat économique du pays et du monde. Il n'existe pas de solution unique pour relever les défis liés aux coûts. L'identification des principaux inducteurs de coûts et la quantification précise de leur impact est une entreprise complexe. La rapidité et la facilité de mise en œuvre des changements peuvent rester incertaines, et l'identification et l'élimination des déchets présentent d'autres défis.

Les avantages à long terme d'une réduction durable des coûts par rapport aux solutions à court terme

Donner la priorité aux stratégies à long terme et éviter les solutions rapides en matière de réduction des coûts apporte plusieurs avantages aux entreprises. En adoptant des approches durables, les entreprises peuvent se positionner pour un succès et une résilience durables sur un marché dynamique. Voici quelques avantages clés d'une réduction durable des coûts :

  • Renforcer la résilience financière : Les stratégies qui donnent la priorité aux améliorations de l'efficacité, à l'optimisation des processus et à l'élimination des déchets peuvent renforcer la résilience financière. En ciblant ces domaines, les entreprises peuvent améliorer la productivité globale, rationaliser les opérations et acquérir un avantage concurrentiel. Cette approche permet aux entreprises de s'adapter et de prospérer malgré les fluctuations financières générées localement ou mondialement.
  • Rentabilité améliorée : Au lieu de se concentrer uniquement sur la réduction des dépenses, les approches durables mettent l'accent sur la maximisation de la création de valeur et l'optimisation de l'allocation des ressources. En identifiant et en éliminant le gaspillage, en améliorant l'efficacité opérationnelle et en investissant dans l'innovation, les entreprises peuvent générer des rendements plus élevés et débloquer de nouvelles sources de revenus.
  • Efficacité opérationnelle et agilité : Grâce à la mise en œuvre de techniques de gestion telles que les méthodologies Lean, l'automatisation et les pratiques d'amélioration continue, les entreprises acquièrent une plus grande agilité, adaptabilité et réactivité aux changements du marché.
  • Moral et rétention des employés : En évitant les solutions à court terme qui entraînent des licenciements ou une charge de travail excessive, les entreprises peuvent maintenir le moral, la motivation et la loyauté des employés. Cela crée un environnement de travail positif, augmente la productivité et réduit le roulement de personnel. La fidélisation à long terme des employés permet non seulement de réduire les coûts de recrutement et de formation, mais aussi de développer les connaissances et l'expertise institutionnelles, qui sont inestimables pour une croissance et une innovation soutenues.
  • Satisfaction et fidélisation de la clientèle : En se concentrant sur la création de valeur et les pratiques centrées sur le client, les entreprises peuvent améliorer la satisfaction de la clientèle et accroître la fidélisation de la clientèle. Les clients satisfaits sont plus susceptibles de devenir des défenseurs fidèles de la marque et de générer un bouche-à-oreille positif, contribuant ainsi à la croissance et à la rentabilité à long terme de l'entreprise. Il faut se rappeler que vendre à un client existant a un taux de réussite de 60 à 70%, tandis que la vente à un nouveau client a un taux de réussite nettement inférieur de 5 à 20 %.
  • Responsabilité environnementale: En optimisant les processus, en réduisant les déchets et en adoptant des pratiques respectueuses de l'environnement, les entreprises peuvent réduire leur empreinte carbone et contribuer à la préservation de l'environnement. Cela démontre non seulement la responsabilité sociale des entreprises, mais peut également attirer des clients et des partenaires soucieux de l'environnement.

Six étapes pour réaliser des réductions de coûts durables

Un nombre important d'initiatives de réduction des coûts échouent en raison de leur nature trop ambitieuse, de l'absence d'une stratégie claire et d'une adhésion insuffisante des dirigeants. Gartner rapports qu'environ 43 % des initiatives de réduction des coûts n'atteignent pas les objectifs visés.

Il existe six approches de réduction des coûts, à savoir l'adaptation, la combinaison, l'élimination, l'optimisation, la substitution et la réaffectation, chacune utilisant diverses méthodes pour aider les organisations à réduire considérablement les coûts. Cependant, pour tirer profit de chacune ou de toutes les approches adoptées, les étapes suivantes sont nécessaires.

  1. Établir des buts et des objectifs de réduction des coûts :  Il est essentiel d'établir des objectifs et des cibles clairs et mesurables qui correspondent aux objectifs financiers de l'organisation. En intégrant des indicateurs de performance clés (KPI) dans le processus, les organisations acquièrent une meilleure clarté sur les buts et les objectifs de leurs efforts de réduction des coûts. Cependant, il est important de considérer le glissement potentiel pouvant aller jusqu'à 20% dans l'exécution du plan lors de la définition des objectifs pour une définition plus précise des objectifs. Selon Gartner, moins de la moitié (43 %) des dirigeants atteignent réellement le niveau d'économies prévu au cours de la première année de réduction des coûts, principalement en raison d'objectifs irréalistes.
  2. Identifiez les inducteurs de coûts et priorisez les domaines à améliorer : Les diagnostics rapides de création de valeur jouent un rôle crucial dans l'identification des inducteurs de coûts dans l'entreprise. Ce processus de diagnostic fournit un cadre structuré pour évaluer les coûts parallèlement à des facteurs tels que la tarification, le fonds de roulement, l'allocation du capital, l'optimisation fiscale et les considérations environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). En utilisant les informations du diagnostic de création de valeur, les entreprises peuvent faire des choix éclairés pour optimiser leurs ressources et améliorer leurs performances globales.
  3. Analyser les processus actuels et identifier les inefficacités : L'objectif principal est d'évaluer les processus et flux de travail actuels de l'entreprise, dans le but d'identifier les inefficacités et les gaspillages, tels que le travail manuel excessif, les tâches redondantes, les goulots d'étranglement et la complexité inutile. Les techniques de gestion telles que les programmes Lean Sigma peuvent éviter les activités inutiles et les inefficacités. Par exemple, en mettant en œuvre le programme Lean Six Sigma, GE a réussi à éliminer les inefficacités, ce qui a entraîné une économie substantielle de 2 milliard de dollars dès 2008.
  4. Développer et mettre en œuvre des initiatives de réduction des coûts : Il existe de nombreuses initiatives et processus conçus pour accroître l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts, et une approche puissante qui peut offrir ces avantages est la pensée conceptuelle. En adoptant les principes du Design Thinking, les organisations peuvent non seulement découvrir des opportunités de réduction des coûts, mais aussi améliorer la vitesse et concevoir de meilleures solutions. Grâce à son approche de résolution de problèmes centrée sur l'humain et itérative, la pensée conceptuelle aide à identifier et à éliminer les inefficacités, à rationaliser les processus et à stimuler l'innovation, ce qui conduit finalement à des réductions de coûts. Par exemple, une enquête menée par Forrester présenté comment la mise en œuvre du design thinking, combinée à la priorisation stratégique, a entraîné une augmentation remarquable de 18.6 millions de dollars de bénéfices sur une période de trois ans pour les entreprises.
  5. Surveiller et mesurer les progrès vers les objectifs de réduction des coûts : Ce qui est mesuré est fait. Il est crucial de reconnaître que la réduction des coûts est un processus continu qui nécessite une amélioration continue. Les KPI doivent être revus périodiquement, que ce soit sur une base mensuelle, trimestrielle ou à une autre fréquence de rapport prédéfinie. Le suivi permet de bien comprendre les tendances de performance, d'identifier les domaines de sous-performance ou de surperformance et de déterminer les facteurs qui contribuent à ces changements. Il est prudent de se préparer à l'inattendu en fixant des objectifs de réduction des coûts plus élevés comme tampon contre les revers potentiels.
  6. Engagez les employés et favorisez une culture soucieuse des coûts : Les employés des organisations donnent souvent la priorité aux actions alignées sur la maximisation du profit, mais des conflits peuvent survenir avec leurs valeurs personnelles. Combler cet écart nécessite d'intégrer des réductions de coûts durables dans les descriptions de poste, la formation et la rémunération (dimension formelle), de récompenser les efforts de réduction des coûts tout en les alignant sur les attentes (dimension psychologique) et d'assurer la cohérence entre les valeurs et les pratiques de l'entreprise (dimension sociale). chez Gallup Une analyse similaire, les unités commerciales ayant les scores d'engagement des employés les plus élevés ont affiché une augmentation de 21 % de leur rentabilité par rapport à celles ayant les scores les plus bas. De plus, les entreprises dont la main-d'œuvre est très engagée ont obtenu une productivité de 17 % supérieure. Un autre étude à long terme ont montré que les entreprises dotées de solides cultures d'entreprise et axées sur l'appréciation des employés ont réalisé une croissance impressionnante de leurs revenus de 68.2 %.

Stratégies de réduction des coûts

Pour parvenir à une réduction efficace des coûts, les entreprises peuvent utiliser une gamme de stratégies. Il est crucial de mettre l'accent sur la réflexion stratégique et la création de valeur à long terme. La gestion des activités non essentielles et l'examen des options d'externalisation, le cas échéant, peuvent entraîner des économies de coûts importantes. La réalisation d'analyses coûts-avantages rigoureuses avant la mise en œuvre de mesures de réduction des coûts garantit une prise de décision éclairée et maximise l'efficacité des efforts de réduction des coûts.

La promotion de la collaboration interfonctionnelle et l'exploitation de l'intelligence collective peuvent également contribuer à la réduction des coûts. En encourageant la collaboration entre les différents départements et en tirant parti de l'expertise diversifiée au sein de l'organisation, les entreprises peuvent identifier des opportunités innovantes de réduction des coûts. Équilibrer la réduction des coûts avec la valeur client et le maintien des normes de qualité est essentiel pour assurer la satisfaction et la fidélisation des clients.

La rationalisation de la gestion des stocks et l'optimisation des niveaux de stock permettent de minimiser les coûts de stockage et d'éviter les dépenses d'inventaire inutiles. La négociation de meilleurs contrats avec les fournisseurs et la recherche de fournisseurs alternatifs peuvent se traduire par des conditions tarifaires favorables et une meilleure rentabilité. La mise en œuvre d'initiatives d'économie d'énergie et la réduction des dépenses de services publics soutiennent non seulement les efforts de réduction des coûts, mais s'alignent également sur les objectifs de durabilité environnementale.

La maximisation de la productivité des employés et l'amélioration de la planification du travail peuvent entraîner une efficacité accrue et une réduction des coûts de main-d'œuvre. Enfin, l'utilisation stratégique de technologies telles que l'automatisation et la numérisation peut rationaliser les processus et éliminer les tâches manuelles, et entraîner des avantages en termes de coûts et de performances.

L'utilisation de la technologie dans la réduction durable des coûts

Dans l'environnement commercial en constante évolution d'aujourd'hui, l'utilisation d'outils technologiques est devenue indispensable pour que les entreprises maintiennent leur compétitivité et réussissent. En tirant parti de la technologie, les entreprises peuvent améliorer leurs opérations, améliorer leur efficacité et, en fin de compte, réduire leurs coûts.

À la base, les outils numériques peuvent faciliter une communication plus efficace et plus facile au sein des entreprises. Les outils collaboratifs, les plates-formes de messagerie instantanée et les solutions de visioconférence permettent une communication et un partage d'informations transparents entre les équipes et les services. Cela élimine les retards, améliore la coordination et améliore la productivité globale.

Les outils numériques contribuent à rationaliser les inventaires grâce à l'automatisation et à des informations basées sur les données. Les logiciels et systèmes de gestion des stocks offrent une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, les modèles de demande et les informations sur les fournisseurs. Cela permet aux entreprises d'optimiser les niveaux de stocks, de réduire les coûts de possession, de minimiser les ruptures de stock et d'améliorer l'efficacité globale de la chaîne d'approvisionnement.

La technologie permet aux entreprises de maximiser leur productivité en automatisant les tâches manuelles répétitives et chronophages. L'automatisation robotique des processus (RPA) et les outils de gestion des flux de travail automatisent les processus manuels tels que la saisie de données, le traitement des documents et la gestion des factures. Cela libère du temps pour les employés, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, l'innovation et la prise de décision stratégique.

L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) peuvent analyser de grands ensembles de données, identifier des modèles et fournir des informations prédictives. Cela permet aux entreprises d'anticiper la demande, d'optimiser l'allocation des ressources et de prendre des décisions basées sur les données qui se traduisent par des économies de coûts et une efficacité opérationnelle.

Les plates-formes de gestion des dépenses basées sur le cloud offrent évolutivité, flexibilité et accessibilité, permettant aux entreprises de gérer les dépenses de manière transparente entre les sites et les services. Les applications mobiles permettent aux employés de saisir des reçus, de soumettre des notes de frais et de suivre les remboursements en déplacement, ce qui améliore la commodité et la conformité.

Sur une période de cinq ans, IBM a économisé environ 6 milliards de dollars grâce à ses efforts d'optimisation des coûts axés sur la technologie. L'entreprise a réalisé ces économies en rationalisant son infrastructure informatique, en consolidant les centres de données et en automatisant les processus manuels.

L'utilisation réussie de la technologie implique l'utilisation de diverses technologies, telles que l'IoT, l'IA, la blockchain, la 5G et l'informatique de pointe, qui aident les entreprises à optimiser les processus, à réduire les coûts et à améliorer l'efficacité.

Des outils numériques comme nanonets peut aider les entreprises à contrôler totalement leurs dépenses en tirant parti de sa plate-forme d'extraction de données basée sur l'IA. Avec la possibilité de synchroniser automatiquement les factures et les informations de paiement à partir de diverses sources, telles que les e-mails, les PDF et les documents numérisés, Nanonets élimine le besoin de saisie manuelle des données. Cela permet aux entreprises d'extraire rapidement des informations clés, d'identifier les écarts et d'éviter les dépenses inutiles. Nanonets propose également des flux de travail d'approbation, des alertes en double et des outils de détection de fraude pour améliorer la précision des données et éliminer les dépenses incorrectes. En outre, la plate-forme facilite les processus de paiement et de rapprochement efficaces, garantissant des transactions précises et opportunes. En tirant parti d'outils numériques tels que les nanonets, les entreprises peuvent rationaliser la gestion des dépenses, réaliser des économies d'au moins 5 % et maintenir le contrôle financier.

À emporter

Une approche durable de la réduction des dépenses d'entreprise implique une stratégie à multiples facettes qui englobe divers éléments clés. En exploitant les connaissances du marché, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées et fondées sur des données qui correspondent à leurs objectifs financiers. Favoriser une communication ouverte et efficace avec les parties prenantes internes garantit que les mesures de réduction des coûts sont mises en œuvre de manière transparente dans toute l'organisation. Une gestion méticuleuse des fournisseurs et des stocks joue un rôle essentiel dans l'optimisation des processus d'approvisionnement, la réduction des déchets et le contrôle des dépenses. L'agilité est essentielle pour que les organisations engagées dans la transformation numérique prospèrent dans un paysage commercial en évolution rapide. Répondre aux attentes de l'organisation avec un état d'esprit numérique solide et des approches innovantes est essentiel pour réussir dans l'environnement actuel. Enfin, l'application de contrôles et de mesures de gouvernance complets établit une base solide pour la responsabilité financière et la gestion des risques.

Lorsque ces éléments sont combinés, les entreprises peuvent réaliser des réductions de coûts significatives tout en maintenant la stabilité opérationnelle, ouvrant ainsi la voie à la viabilité financière et au succès à long terme.

Horodatage:

Plus de AI et apprentissage automatique