Comment organiser efficacement les fichiers numériques ?

Comment organiser efficacement les fichiers numériques ?

Horodatage: 27 janvier 2023 4:15 AM
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Garder vos fichiers numériques organisés est une corvée, une corvée très fastidieuse et nécessaire. Les fichiers organisés facilitent la recherche, la documentation et l'utilisation efficace des informations. Comment utiliseriez-vous un document si vous ne le trouvez pas au bon moment ?

Et par conséquent, l'organisation des fichiers doit être prise au sérieux. Mais par où commencer ? Et si c'est fastidieux, pouvez-vous l'automatiser ?

Dans ce blog, je répondrai à vos questions sur la gestion des fichiers et vous donnerai un moyen sûr d'automatiser et d'organiser les fichiers numériques sur le pilote automatique ! Alors commençons.

Comment organiser les fichiers numériques ?

Ce blog discutera de deux manières d'organiser les fichiers :

  • Tri manuel des fichiers sur un bureau
  • Organisation automatique des fichiers.

Regardons les étapes impliquées.

Comment organiser les fichiers manuellement ?

C'est aussi simple que fastidieux. Vous le faites peut-être déjà.

Mais voici comment faire mieux.

  • Rassemblez les fichiers à partir d'e-mails ou récupérez manuellement les documents à partir de la source.
  • Dès qu'un dossier vous parvient, le renommer. Renommez-le correctement en fonction de son contenu, de sa date ou de toute nomenclature définie par votre bureau.
  • Recherchez les virus dans le fichier.
  • Placez-le dans le bon dossier. Assurez-vous que le nom du dossier explique les fichiers présents dans le dossier. S'abstenir d'utiliser des noms génériques ; soyez plutôt précis lorsque vous nommez les dossiers et les fichiers.
  • Assurez-vous de télécharger le fichier n'importe où dans la base de données, au besoin. Par exemple, une facture client doit être téléchargée sur CRM et stockée dans le profil du client, et les détails doivent être téléchargés dans la base de données des ventes.
  • Assurez-vous de documenter et de conserver un journal sur l'endroit où vous stockez les fichiers afin que vos collègues puissent les trouver facilement.
  • Maintenant, répétez chaque fois que vous obtenez un nouveau fichier.

Bien que ce processus soit simple à suivre, il comporte de nombreuses étapes. Il est facile pour une seule personne de prendre en charge la gestion de tous les dossiers, mais cela rend la collaboration difficile. Si le nombre de documents augmente, des erreurs manuelles ou des oublis peuvent entraîner des difficultés à trouver certains fichiers.

Comment organiser les fichiers automatiquement ?

La première question est, pouvez-vous organiser les fichiers automatiquement sans aucune erreur ?

Hé bien oui. Vous pouvez automatiser l'ensemble du processus plus facilement si vous disposez d'un processus approprié pour la dénomination des fichiers, l'emplacement des dossiers et les exigences de traitement des données.

Merci beaucoup systèmes de gestion de documents, comme les nanonets, disposent de toutes les fonctionnalités requises pour automatiser l'organisation complète des fichiers de manière transparente.

Voici à quoi ressemblerait le flux avec les nanonets :

  • Le fichier est automatiquement téléchargé aux Nanonets avec des options de téléchargement de documents. Vous pouvez télécharger automatiquement des documents à partir d'e-mails, d'ordinateurs de bureau, de Drive Sharepoint, etc.
  • Trier automatiquement tous vos fichiers entrants facilement avec un classificateur de documents, qui triera les fichiers en fonction de leur contenu, de leur nom ou de leur type sans votre aide.
  • Renommer le fichier en fonction du contenu– En fonction du type de document, votre fichier sera envoyé à un modèle OCR où les données seront extraites du document. Sur la base de ces données, votre fichier sera renommé. Par exemple, les factures peuvent être renommées en - "Date" - "Nom du fournisseur" - "Numéro de facture"
  • Enregistrez le document dans le dossier souhaité – Sur la base des informations, les flux de travail peuvent télécharger automatiquement les documents vers un emplacement souhaité tel que Drive, CRM ou ERP et synchroniser facilement les données en temps réel.
  • Créer une base de données consultable – La prochaine fois que vous voudrez rechercher un fichier, tapez simplement le nom et vous connaîtrez son emplacement.

Cette méthode est rapide, fiable, sécurisée et sans erreur. Cela convient mieux aux entreprises de toutes tailles qui cherchent à organiser leurs documents commerciaux de manière efficace et à moindre coût. 

Quel logiciel utiliser pour trier automatiquement les fichiers ?

Les systèmes de gestion de documents peuvent être utilisés pour trier vos fichiers numériques sur pilote automatique. Recherchez les fonctionnalités suivantes dans le logiciel pour organiser facilement les fichiers :

  • Intégration – C'est un must car vous devez télécharger et exporter des documents de manière transparente.
  • Automatisation du flux de travail – Les flux de travail basés sur des règles vous permettent d'automatiser vos tâches documentaires sans nécessiter aucune intervention externe.
  • Classification du document – Pour organiser les fichiers, vous devez trier les documents entrants en différentes catégories. Le classificateur de documents vous aide à faire exactement cela.
  • OCR – Afin de traiter des documents, vous devez comprendre ce qu'il y a à l'intérieur de ces documents. L'OCR extrait les données et aide le système à comprendre le type de document.
  • Stockage sécurisé des documents – Le logiciel doit fournir un stockage au cas où vous voudriez stocker les documents.

Maintenant, il existe de nombreux logiciels de gestion de documents sur le marché. Nous avons couvert le meilleurs systèmes de gestion de documents dans notre blog ici. Voici quelques-uns des meilleurs Logiciel DMS sur le marché:

#1. Nanonets

#2. Se blottir

#3. En plein air Un

#4. OuvrirKM

#5. eFileCabinet

Voici comment ils se comparent les uns aux autres :

Vous souhaitez automatiser les tâches manuelles répétitives ?

Découvrez le flux de travail basé sur les nanonets logiciel de traitement de documents. Extrayez des données, exécutez des flux de travail et stockez des informations sur le pilote automatique !

Utilisation des nanonets pour organiser les fichiers

Nanonets est une plate-forme d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA avec un logiciel OCR intégré. Les nanonets sont complètement sans code plate-forme de gestion des flux de travail qui est extrêmement facile à utiliser, configuré en 1 jour et livré avec plus de 5000 intégrations.

Vous pouvez organiser automatiquement vos fichiers avec la classification des documents Nanonets et automatisation intelligente. Qu'il s'agisse de tout type de document, Nanonets peut trier, classer, traiter et stocker le document pour vous.

Voici une courte démonstration de la façon dont les nanonets peuvent être utilisés pour automatiser le traitement des factures :

[Contenu intégré]

Les nanonets peuvent effectuer les tâches suivantes et plus :

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Pourquoi choisir les Nanonets ?

Nanonets a plusieurs modèles à automatiser documenter les processus, mais vous pouvez également créer votre propre cas d'utilisation en moins de 15 minutes.

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  • Automatisez n'importe quel processus avec des workflows
  • Créer des fonctions logiques complexes pour vérifier les documents
  • Modèles et options de personnalisation faciles
  • Large choix d'intégrations
  • Contrôle d'accès basé sur les rôles
  • audit Trail journaux
  • Tarification transparente – vérifier les plans tarifaires
  • Assistance 24 × 7

Plus de 30,000 30 utilisateurs utilisent les nanonets pour automatiser plus de XNUMX millions de processus documentaires. Nanonets est le choix idéal pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus documentaires avec une plateforme robuste, sécurisée et sans code.

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Quels sont les avantages de l'organisation des fichiers numériques ?

Pourquoi devriez-vous gaspiller des ressources dans l'organisation de fichiers numériques ? Voici quelques raisons:

  • Augmentation de la productivité: Lorsque les fichiers sont organisés et faciles à trouver, cela permet de gagner du temps qui serait autrement consacré à leur recherche. Les employés passent beaucoup de temps à rechercher et à récupérer des fichiers qui peuvent être supprimés si vous disposez d'une base de données consultable.
  • Meilleure prise de décision: Avec un accès facile aux documents, vous pouvez accéder aux informations n'importe quand et n'importe où, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions.
  • Amélioration de la sécurité des données: La structure de fichiers organisée permet aux utilisateurs de sauvegarder, de stocker et de protéger des documents commerciaux importants contre une suppression accidentelle ou un accès non autorisé.
  • Économies de coûts: L'automatisation du processus d'organisation des fichiers peut économiser du temps, de l'argent et des ressources.
  • Meilleure conformité : Une bonne organisation des fichiers peut aider à garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires.

Quelles sont les meilleures pratiques pour gérer les fichiers numériques ?

Vient maintenant une partie importante. Comment vous assurer que vous suivez les bonnes pratiques de gestion des fichiers ?

Voici quelques conseils à garder à l'esprit lors de l'organisation de vos fichiers :

  • Créez une structure de dossiers claire : Organisez vos fichiers dans des dossiers logiques avec une hiérarchie et des conventions de dénomination claires.
  • Implémentez une convention de nommage : Utilisez une convention de dénomination cohérente pour tous vos fichiers, ce qui les rend facilement consultables et identifiables. N'utilisez pas d'acronymes ou de formes abrégées qui ne sont pas connus d'autres personnes.
  • Utilisez des balises et des mots-clés : Utilisez des balises et des mots-clés appropriés pour trouver vos fichiers plus facilement.
  • Utilisez le stockage cloud : Utilisez le stockage en nuage pour garantir un accès à distance depuis n'importe où.
  • Synchronisez vos fichiers : Assurez la synchronisation en temps réel de vos fichiers, afin que tout le monde voie la version à jour des fichiers partout. Vous pouvez utiliser des outils tels que Nanonets pour synchroniser vos fichiers sur plusieurs bases de données.
  • Sauvegardez vos fichiers : Conservez toujours une copie de vos fichiers, au cas où les choses se corrompent !
  • Utiliser la compression de fichier : Compressez les fichiers volumineux pour économiser de l'espace et facilitez leur partage et leur téléchargement.
  • Utiliser un logiciel de gestion de documents: Utilisez un logiciel de gestion de documents pour automatiser les processus documentaires, améliorer l'accessibilité et la sécurité des documents.

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