Automatisation des bons de commande

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Introduction

Un bon de commande (PO) est un document commercial qui représente une demande formelle à un vendeur ou à un fournisseur de fournir des biens ou des services à un prix spécifié et dans un certain délai. Il s'agit d'un accord légal entre l'acheteur et le vendeur, décrivant les détails de la transaction et fixant les conditions de l'achat.

Les bons de commande sont généralement utilisés par les entreprises pour s'assurer qu'elles reçoivent les bons biens ou services au prix et à la quantité convenus. Ils aident également à établir une trace écrite pour suivre la progression de l'achat, y compris l'état de la commande, les informations de livraison et les détails de paiement.

Les bons de commande incluent généralement des informations telles que le nom et l'adresse de l'acheteur et du vendeur, une description des biens ou des services achetés, la quantité et le prix des articles, ainsi que toutes les conditions de livraison ou de paiement pertinentes. Une fois qu'un bon de commande est émis et accepté par le vendeur, il devient un contrat contraignant entre les deux parties.

L'utilisation de bons de commande peut aider les entreprises à mieux gérer leur processus d'achat, à éviter les malentendus ou les litiges avec les fournisseurs et à s'assurer qu'elles reçoivent les biens ou les services dont elles ont besoin pour fonctionner efficacement.

Le flux de travail du bon de commande

Voici à quoi ressemble le flux de travail complet du bon de commande -

Demande d'achat: Une demande d'achat est initiée par un individu ou un département d'une organisation lorsqu'il a besoin de biens ou de services. Cette demande est généralement effectuée via un formulaire standardisé ou un système logiciel, et comprend des détails tels que le nom de l'article, la quantité, la date requise et le centre de coûts ou le code de projet. Par exemple, un employé peut avoir besoin d'acheter un nouvel ordinateur portable pour le travail, il soumet donc une demande d'achat au service informatique avec les spécifications de l'ordinateur portable souhaité.
Création de bon de commande: Une fois la demande d'achat validée, un bon de commande est créé par le service achats. Le bon de commande contient les détails des biens ou services demandés, y compris le nom de l'article, la quantité, le prix unitaire, le coût total et la date de livraison. Le bon de commande comprend également les détails du fournisseur, tels que son nom, son adresse et ses coordonnées. Par exemple, le service des achats crée un bon de commande pour l'ordinateur portable demandé par l'employé, qui comprend les spécifications de l'ordinateur portable et les coordonnées du fournisseur.
Approbation du bon de commande: Le bon de commande est ensuite envoyé au chef de service ou au responsable concerné pour approbation. L'approbateur vérifie que les biens ou services demandés sont nécessaires, que le prix est raisonnable et qu'il y a suffisamment de fonds disponibles dans le budget pour couvrir l'achat. Une fois le bon de commande approuvé, il est envoyé au fournisseur. Par exemple, le responsable informatique approuve le bon de commande pour l'ordinateur portable et l'envoie au fournisseur.
Envoi du bon de commande: Le fournisseur reçoit le bon de commande et expédie les biens ou les services à l'adresse de livraison indiquée. Le fournisseur peut également fournir une date et une heure de livraison estimées à l'acheteur. Par exemple, le fournisseur d'ordinateurs portables expédie l'ordinateur portable à l'adresse professionnelle de l'employé.
Livraison de biens ou de services: Les biens ou services sont livrés à l'adresse de livraison indiquée. Le destinataire vérifie que les biens ou services reçus correspondent aux spécifications du bon de commande. Par exemple, l'ordinateur portable est livré à l'adresse de travail de l'employé et l'employé vérifie qu'il s'agit du bon modèle et des spécifications demandées.
Réception et inspection des biens ou des services: Le destinataire inspecte les biens ou services reçus pour s'assurer qu'ils sont en bon état et répondent aux normes de qualité spécifiées. Tout problème ou anomalie est signalé au fournisseur pour résolution. Par exemple, l'employé inspecte l'ordinateur portable pour tout dommage ou défaut et signale tout problème au fournisseur.
Rapprochement des factures: Une fois que les biens ou les services ont été marqués comme reçus, la facture qui accompagne ou suit la livraison est rapprochée du bon de commande d'origine dans un processus appelé rapprochement de factures. La correspondance est généralement faite pour la quantité facturée et le prix facturé. Les conditions suivantes doivent être remplies :

La quantité facturée est inférieure ou égale au montant commandé dans le bon de commande.
Le prix facturé est inférieur ou égal au prix indiqué dans le bon de commande.

8. Traitement des paiements : Une fois que le rapprochement des factures est réussi sans aucun indicateur, le paiement basé sur les conditions définies dans le bon de commande/la facture (la valeur la moins élevée étant retenue) doit être effectué au vendeur ou au fournisseur. Ceci est fait par l'établissement qui a créé le bon de commande original et a commencé tout ce flux de travail, en utilisant le mode de paiement de convenance.

Comment commencer à automatiser le flux de travail des bons de commande

Le flux de travail complet du bon de commande répertorié dans la section ci-dessus peut être automatisé. Explorons plus loin -

Demande d'achat

La demande d'achat est la première étape du flux de travail du bon de commande où une demande est faite pour des biens ou des services qui doivent être achetés. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en permettant aux utilisateurs de créer et de soumettre des demandes d'achat par voie électronique, réduisant ainsi les efforts manuels et éliminant le besoin de demandes sur papier.

Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation des demandes d'achat incluent :

Logiciel Coupa - Coupa propose une plate-forme de gestion des dépenses basée sur le cloud qui automatise les achats, la facturation et la gestion des dépenses. Sa fonction d'automatisation des demandes d'achat permet aux utilisateurs de créer et de soumettre des demandes par voie électronique et de suivre leur progression tout au long du processus d'approbation. Lien de site Web: https://www.coupa.com/
Procurify – Procurify est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud qui aide les organisations à rationaliser leur processus d'achat. Sa fonction d'automatisation des demandes d'achat permet aux utilisateurs de soumettre des demandes en ligne et de suivre leur progression tout au long du processus d'approbation. Lien de site Web: https://www.procurify.com/

Création de bon de commande

Une fois la demande d'achat approuvée, l'étape suivante consiste à créer un bon de commande. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en générant automatiquement des bons de commande en fonction des demandes d'achat approuvées et des informations préconfigurées sur les fournisseurs.

Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation de la création de bons de commande incluent :

Precoro - Precoro est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud qui offre l'automatisation des bons de commande dans le cadre de sa plate-forme. Sa fonction de création de bons de commande permet aux utilisateurs de créer et d'approuver des bons de commande par voie électronique et de suivre leur progression tout au long du processus d'approvisionnement. Lien de site Web: https://precoro.com/
Procurics - Procurics est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud qui fournit l'automatisation des bons de commande dans le cadre de sa plate-forme. Sa fonction de création de bons de commande permet aux utilisateurs de créer des bons de commande par voie électronique et de suivre leur progression tout au long du processus d'approbation. Lien de site Web: https://www.procurics.com/
Basware - Basware est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud qui offre l'automatisation des bons de commande dans le cadre de sa plate-forme. Sa fonction de création de bons de commande permet aux utilisateurs de créer et d'approuver des bons de commande par voie électronique et de suivre leur progression tout au long du processus d'approvisionnement. Lien de site Web: https://www.basware.com/

Approbation du bon de commande

À cette étape, le bon de commande est examiné et approuvé par l'autorité compétente. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en activant des flux de travail d'approbation électroniques qui permettent aux approbateurs d'examiner et d'approuver les bons de commande rapidement et facilement.
Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation de l'approbation des bons de commande incluent :

Nanonets - Nanonets est une plate-forme alimentée par l'IA qui automatise l'approbation des bons de commande et d'autres processus d'approvisionnement. Leur solution utilise des algorithmes d'apprentissage automatique pour extraire automatiquement les données des bons de commande, les comparer aux contrats et au budget, et approuver ou rejeter les commandes en fonction de règles prédéfinies. Nanonets fournit également des outils d'analyse et de reporting qui permettent aux équipes d'approvisionnement d'optimiser leurs processus d'achat et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. Site Internet: https://nanonets.com/

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La solution d'automatisation des bons de commande de Nanonets est conçue pour simplifier et rationaliser le processus d'approvisionnement pour les entreprises de toutes tailles. Leur plate-forme utilise des algorithmes avancés d'apprentissage automatique pour automatiser l'ensemble du processus d'approbation des bons de commande, de l'extraction des données à l'acheminement et à l'approbation des commandes. La solution de Nanonets est hautement configurable, de sorte que les entreprises peuvent mettre en place des règles et des flux de travail qui s'alignent sur leurs politiques et procédures d'approvisionnement spécifiques. La plate-forme comprend également des outils de reporting et d'analyse intégrés qui fournissent des informations sur les tendances d'achat et les performances des fournisseurs, permettant aux entreprises de prendre des décisions basées sur les données qui améliorent leurs résultats.

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Coupa - Coupa est une plateforme d'approvisionnement basée sur le cloud qui automatise l'ensemble du processus d'achat, y compris l'approbation des bons de commande. Leur solution s'intègre aux systèmes ERP et à d'autres applications commerciales pour fournir une plate-forme centralisée pour la gestion des activités d'approvisionnement, de la demande au paiement. Les flux de travail d'approbation des bons de commande de Coupa sont hautement configurables et peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de toute entreprise. Site Internet: https://www.coupa.com/
SAP Ariba – SAP Ariba est une plateforme d'approvisionnement d'entreprise qui fournit des solutions d'approvisionnement de bout en bout, y compris l'automatisation de l'approbation des bons de commande. Leur solution s'intègre aux systèmes ERP et à d'autres applications commerciales pour fournir une plate-forme centralisée pour la gestion des activités d'approvisionnement, de l'approvisionnement au paiement. Les workflows d'approbation des bons de commande de SAP Ariba sont hautement configurables et peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de toute entreprise. Site Internet: https://www.ariba.com/

Envoi du bon de commande

Une fois le bon de commande approuvé, il doit être envoyé au fournisseur. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en envoyant automatiquement les bons de commande aux fournisseurs par courrier électronique ou par des systèmes d'échange de données informatisé (EDI).

Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation de l'envoi des bons de commande comprennent :

AvidXchange - AvidXchange est une solution d'automatisation des comptes fournisseurs basée sur le cloud qui offre une automatisation de l'envoi des bons de commande dans le cadre de leur plate-forme. Leur solution automatise l'ensemble du processus de commande, de la création au paiement, et rationalise le traitement des factures. La plate-forme d'AvidXchange fournit également des données et des analyses en temps réel pour aider les entreprises à prendre de meilleures décisions financières. Site Internet: https://www.avidxchange.com/
Tipalti - Tipalti est une plate-forme mondiale d'automatisation des paiements qui propose une expédition automatisée des bons de commande dans le cadre de leur solution. Leur plate-forme automatise l'ensemble du processus des comptes fournisseurs, y compris le traitement des factures et le rapprochement des paiements. La solution de Tipalti comprend également la conformité fiscale et l'assistance réglementaire pour les entreprises opérant dans le monde entier. Site Internet: https://tipalti.com/
Procurify - Procurify est une solution d'approvisionnement et de gestion des dépenses basée sur le cloud qui offre une expédition automatisée des bons de commande dans le cadre de leur plate-forme. Leur solution rationalise l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande au paiement, et inclut des données et des analyses en temps réel pour aider les entreprises à prendre de meilleures décisions d'achat. La plate-forme de Procurify fournit également des fonctionnalités de gestion des fournisseurs et de suivi des stocks. Site Internet: https://www.procurify.com/

Remarque : Ces entreprises peuvent offrir des fonctionnalités et des services supplémentaires au-delà de l'automatisation de l'envoi des bons de commande. Il est recommandé de consulter leurs sites Web ou de parler à un représentant commercial pour en savoir plus sur leurs offres.

Livraison de biens ou de services

Une fois le bon de commande expédié, le vendeur livre les biens ou les services à l'acheteur. Bien que l'automatisation des bons de commande ne puisse pas aider directement dans cette étape, elle peut fournir une visibilité sur l'état de la livraison grâce à l'intégration avec les systèmes de suivi des expéditions.

Réception et inspection des biens ou des services :

Au cours de cette étape, l'acheteur reçoit les biens ou les services et les inspecte pour s'assurer qu'ils répondent aux spécifications convenues. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en fournissant un enregistrement électronique des biens ou services reçus et en permettant aux acheteurs de les comparer facilement au bon de commande.
Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation de la réception et de l'inspection des biens ou des services incluent :

Nanonets - Nanonets est une plate-forme d'automatisation de documents alimentée par l'IA qui offre une réception et une inspection automatisées des biens ou des services dans le cadre de leur solution. Leur plate-forme utilise la vision par ordinateur et le traitement du langage naturel pour extraire les données des documents et automatise les tâches de saisie manuelle des données. La solution de Nanonets peut être personnalisée pour des cas d'utilisation spécifiques, y compris l'automatisation des bons de commande. Site Internet: https://nanonets.com/

BirchStreet - BirchStreet est une solution de gestion des achats et des dépenses basée sur le cloud qui offre une réception et une inspection automatisées des biens ou des services dans le cadre de leur plate-forme. Leur solution rationalise l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande au paiement, et inclut des données et des analyses en temps réel pour aider les entreprises à prendre de meilleures décisions d'achat. La plate-forme de BirchStreet offre également des fonctionnalités de gestion des fournisseurs et de suivi des stocks. Site Internet: https://www.birchstreet.net/
Coupa – Coupa est une plateforme de gestion des dépenses d'entreprise qui fournit des flux de travail automatisés de réception et d'inspection de biens ou de services. Leur plateforme rationalise les achats, la facturation et la gestion des dépenses, et aide les entreprises à contrôler leurs dépenses. La solution de Coupa comprend des informations basées sur l'IA qui peuvent aider les entreprises à optimiser leurs processus d'approvisionnement. Site Internet: https://www.coupa.com/

Remarque : Ces entreprises peuvent offrir des fonctionnalités et des services supplémentaires au-delà de l'automatisation de la réception et de l'inspection des marchandises ou des services. Il est recommandé de consulter leurs sites Web ou de parler à un représentant commercial pour en savoir plus sur leurs offres.

Rapprochement des factures

L'automatisation de la correspondance des factures est la partie la plus importante de l'automatisation des bons de commande.

Au cours de cette étape, l'acheteur compare la facture reçue du fournisseur avec le bon de commande et l'accusé de réception de biens ou de services. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en automatisant le processus de correspondance, réduisant ainsi les efforts manuels et éliminant les erreurs.

Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation de la correspondance des factures incluent :

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Nanonets - Nanonets est une plate-forme d'automatisation de documents alimentée par l'IA qui automatise la correspondance des factures dans le cadre de leur solution. Leur plate-forme utilise la vision par ordinateur et le traitement du langage naturel pour extraire les données des factures et des bons de commande, et automatise le processus de rapprochement pour garantir l'exactitude et la rapidité. Par exemple, la solution de Nanonets peut automatiquement faire correspondre une facture avec son bon de commande et son reçu correspondants, et signaler toute anomalie pour un examen plus approfondi. Cela aide les entreprises à rationaliser leur processus de comptes fournisseurs, à réduire les erreurs et les efforts manuels et à améliorer la visibilité financière. Site Internet: https://nanonets.com/

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Tipalti - Tipalti est une plate-forme mondiale d'automatisation des paiements qui offre une correspondance automatisée des factures dans le cadre de leur solution. Leur plate-forme automatise l'ensemble du processus des comptes fournisseurs, y compris le traitement des factures et le rapprochement des paiements. La solution de Tipalti comprend également la conformité fiscale et l'assistance réglementaire pour les entreprises opérant dans le monde entier. Site Internet: https://tipalti.com/
Procurify - Procurify est une solution d'approvisionnement et de gestion des dépenses basée sur le cloud qui offre une correspondance automatisée des factures dans le cadre de leur plate-forme. Leur solution rationalise l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande au paiement, et inclut des données et des analyses en temps réel pour aider les entreprises à prendre de meilleures décisions d'achat. La plate-forme de Procurify fournit également des fonctionnalités de gestion des fournisseurs et de suivi des stocks. Site Internet: https://www.procurify.com/

Traitement des paiements

Dans la dernière étape, l'acheteur traite le paiement au vendeur. L'automatisation des bons de commande peut aider à cette étape en automatisant le processus de paiement, réduisant ainsi les efforts manuels et éliminant les erreurs. Un flux de travail de paiement automatique après rapprochement et approbation des factures est mis en place pour automatiser le processus.
Les entreprises qui proposent des solutions d'automatisation du traitement des paiements incluent :

Flow by Nanonets : Flow by Nanonets est un logiciel d'automatisation des bons de commande qui rationalise l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la création des bons de commande à l'approbation des factures pour paiement. Flow by Nanonets automatise le traitement des paiements en s'intégrant à des passerelles de paiement telles que PayPal, Stripe et Braintree, permettant un traitement rapide et facile des paiements. Le logiciel offre également une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de suivre l'état du paiement et d'afficher l'historique des paiements. Flow by Nanonets utilise des algorithmes d'apprentissage automatique pour capturer les données des factures, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et réduisant les erreurs. De plus, Flow by Nanonets propose des flux de travail personnalisables qui permettent aux utilisateurs de configurer le système en fonction de leurs besoins commerciaux spécifiques. Lien de site Web: https://www.nanonets.com/flow/

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Coupa : Coupa est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud qui automatise l'ensemble du processus d'achat, de la demande au paiement. Coupa automatise le traitement des paiements en s'intégrant aux passerelles de paiement et aux systèmes ERP, permettant un traitement transparent des paiements. Le logiciel propose également des outils d'analyse des dépenses et de création de rapports qui permettent aux utilisateurs d'avoir un aperçu de leurs habitudes de dépenses et d'identifier les domaines dans lesquels il est possible de réaliser des économies. De plus, Coupa propose des outils de gestion des fournisseurs qui permettent aux utilisateurs de gérer leurs fournisseurs et de suivre les performances des fournisseurs. Lien de site Web: https://www.coupa.com/
Procurify : Procurify est un logiciel d'approvisionnement basé sur le cloud qui rationalise l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la création des bons de commande à l'approbation des factures pour paiement. Procurify automatise le traitement des paiements en s'intégrant aux passerelles de paiement et aux systèmes ERP, permettant un traitement rapide et facile des paiements. Le logiciel propose également des outils de suivi budgétaire et d'analyse des dépenses qui permettent aux utilisateurs d'avoir un aperçu de leurs habitudes de dépenses et d'identifier les domaines dans lesquels il est possible de réaliser des économies. De plus, Procurify propose des outils de gestion des fournisseurs qui permettent aux utilisateurs de gérer leurs fournisseurs et de suivre les performances des fournisseurs. Lien de site Web: https://www.procurify.com/

Nanonets pour l'automatisation des bons de commande

Nanonets OCR (Optical Character Recognition) peut être utilisé pour automatiser de nombreux aspects du flux de travail des bons de commande. Voici quelques domaines spécifiques dans lesquels Nanonets OCR peut aider à l'automatisation des bons de commande :

Extraction de données: Les nanonets peuvent aider à extraire des données de bons de commande, telles que des informations sur les fournisseurs, des numéros de facture, des articles, des adresses de livraison, etc.

Classification des documents: Les nanonets peuvent aider à classer les bons de commande en fonction de leur type, tels que les bons de commande standard, les commandes urgentes ou les commandes globales.

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Validation: Les nanonets peuvent aider à valider l'exactitude des données extraites des bons de commande, comme la vérification des informations sur les fournisseurs ou les montants des factures.

Acheminement des approbations: Les nanonets peuvent aider à automatiser l'acheminement des bons de commande vers l'approbateur approprié en fonction de règles commerciales prédéfinies.

Gestion des exceptions: Les nanonets peuvent aider à identifier et à signaler des exceptions telles que des informations manquantes ou des bons de commande inhabituels pour un examen manuel.
Rapprochement des bons de commande: Les nanonets peuvent aider à faire correspondre les bons de commande aux factures ou aux documents de réception, en garantissant l'exactitude et en réduisant les erreurs.

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Communication automatisée: Les nanonets peuvent aider à automatiser la communication entre les différentes parties impliquées dans le processus de commande, comme l'envoi de rappels aux approbateurs ou la notification aux fournisseurs des mises à jour de l'état des commandes.

Traitement du paiement: Flow by Nanonets peut automatiser le traitement des paiements après le rapprochement des factures. Vous pouvez configurer des règles conditionnelles manuelles ou automatisées pour approuver les fichiers afin d'initier le paiement par le mode de paiement de votre choix.

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Suivi des bons de commande: Les nanonets peuvent aider à suivre l'état des bons de commande tout au long du processus d'approvisionnement, offrant une visibilité en temps réel sur l'avancement des commandes.
Conformité du contrat: Les nanonets peuvent aider à garantir que les bons de commande sont conformes aux obligations contractuelles, telles que les prix ou les conditions de livraison.
Des pistes de vérification: Les nanonets peuvent aider à créer une piste d'audit pour chaque bon de commande, enregistrant toutes les informations pertinentes et les modifications apportées tout au long du processus.

Ce ne sont là que quelques exemples des nombreuses façons dont les nanonets peuvent aider à l'automatisation des bons de commande. Grâce à ses capacités avancées d'apprentissage automatique, Nanonets peut automatiser de nombreux aspects différents du flux de travail des bons de commande, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs pour les entreprises de toutes tailles.

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Avantages de l'automatisation des bons de commande

L'automatisation des bons de commande offre de nombreux avantages aux organisations, notamment une efficacité et une précision accrues, des économies de coûts et de meilleures relations avec les fournisseurs. Voici quelques exemples de ces avantages dans le monde réel :

Précision améliorée: En automatisant le processus de bon de commande, les organisations peuvent réduire les erreurs causées par la saisie manuelle des données ou les erreurs de communication. Par exemple, si un fournisseur reçoit un bon de commande automatisé, il y a moins de chance de mal lire la commande ou de manquer des détails importants.
Les économies de coûts: L'automatisation des bons de commande peut aider les organisations à économiser de l'argent en réduisant le temps et les ressources nécessaires au traitement des commandes. Par exemple, les systèmes automatisés peuvent réduire le besoin de paperasserie manuelle et d'appels téléphoniques, ce qui peut économiser du temps et de l'argent en termes de personnel et d'autres coûts.
Amélioration des relations avec les fournisseurs: Les systèmes de bons de commande automatisés peuvent aider à améliorer la communication et la collaboration entre les organisations et leurs fournisseurs. Par exemple, les fournisseurs peuvent recevoir des commandes plus rapidement et plus facilement, et les organisations peuvent suivre les commandes et les livraisons plus efficacement, ce qui peut contribuer à renforcer les relations avec les fournisseurs.
Efficacité accrue: Les systèmes de bons de commande automatisés peuvent rationaliser l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la commande à la facturation et au paiement. Par exemple, lorsqu'une commande est passée, le système peut générer automatiquement une facture, ce qui peut faire gagner du temps et réduire le risque d'erreurs.
Meilleure gestion des stocks: Les systèmes de bons de commande automatisés peuvent aider les organisations à mieux gérer leur inventaire en suivant les commandes et les livraisons en temps réel. Par exemple, si une commande est retardée, le système peut alerter l'organisation d'éventuelles ruptures de stock, lui permettant de prendre des mesures pour éviter les ruptures de stock.

Dans l'ensemble, l'automatisation des bons de commande peut aider les organisations à gagner du temps et de l'argent, à améliorer la précision et à renforcer les relations avec les fournisseurs, ce qui peut avoir un impact positif sur les résultats.

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La source: https://nanonets.com/blog/purchase-order-automation/

Horodatage: 21 mars 2023