La rédaction d’un avis de retard de loyer est une étape incontournable du métier de propriétaire. L’avis de retard de paiement de loyer a trois objectifs. Tout d'abord, il rappelle au locataire de payer rapidement le loyer en souffrance, l'informe des frais de retard, puis l'avertit des conséquences d'un non-paiement. Cependant, une lettre de loyer tardif a un objectif plus important : c’est un document formel nécessaire si vous choisissez d’entamer une procédure d’expulsion.
Bien sûr, être propriétaire est plus facile quand tout les locataires paient leur loyer à temps. Cependant, même le locataire le plus assidu peut oublier de payer son loyer avant le premier du mois. Bien entendu, certains locataires ont de sérieuses difficultés financières et ne peuvent pas payer leur loyer. Mais dans tous les cas, la rédaction d’un avis de retard de loyer est un élément essentiel du processus de recouvrement des loyers.
Cet article est un guide complet pour gérer les loyers en souffrance et comment encourager les locataires à payer leur loyer à temps. Vous trouverez également un modèle d’avis de retard de loyer utile et des instructions étape par étape pour rédiger un avis de retard de loyer.
Qu’est-ce qu’un avis de retard de loyer ?
Un avis de retard de loyer est un document légal adressé au locataire l'informant que son paiement de loyer est en retard. L'avis de non-paiement doit inclure les frais de retard et avertir d'éventuelles poursuites judiciaires si le locataire ne paie pas le montant en souffrance et les frais de retard dans un certain délai.
L’avis de loyer en souffrance ne peut comprendre que les conditions énoncées dans le contrat de location. Par exemple, les conditions du bail devraient comprendre les éléments suivants :
- Le montant mensuel du loyer
- Date d'échéance
- Délai de grâce (facultatif)
- Frais de retard de loyer que vous facturerez (facultatif)
De plus, les lois des États réglementent le montant du préavis que vous devez donner au locataire pour payer le montant total.
Également appelé « Avis de paiement ou de départ », un avis de loyer tardif permet aux locataires de remédier à la situation et de continuer à vivre dans le logement. Par conséquent, la lettre indique également les étapes à suivre pour payer le loyer, le montant total dû et le délai de paiement.
Les autres noms d’avis de retard de loyer sont les suivants :
- Mise en demeure pour non-paiement du loyer
- Avis de guérison
- Demande de loyers en souffrance
- Avis de non-paiement du loyer
Pourquoi il est important d’envoyer un avis de retard de loyer à un locataire
Un avis de loyer tardif est une partie importante du processus de perception des loyers pour récupérer l’argent des loyers impayés. La mise en demeure des locataires prouve qu'ils sont conscients des conséquences du non-paiement du loyer. De plus, cela leur donne une chance de résoudre la situation sans craindre d’être expulsés.
Dans la plupart des cas, vous pouvez vous attendre à recevoir le paiement du loyer immédiatement.
Voici trois raisons pour lesquelles il est important d’envoyer une lettre de retard de loyer lorsqu’un locataire manque un paiement :
- La lettre formelle rappelle au locataire que le loyer en souffrance doit être payé dans les plus brefs délais.
- Vous pouvez facturer des frais de retard, ce qui pourrait encourager les locataires à payer leur loyer mensuellement à temps à l’avenir.
- L’avis de retard de loyer est un document officiel nécessaire à la procédure d’expulsion.
Faut-il toujours envoyer un avis de retard de loyer ? Un simple coup de téléphone peut suffire à résoudre le problème. Par exemple, ils sont peut-être tombés malades, ont connu des difficultés financières temporaires ou n'étaient pas au courant de problèmes de paiement avec leur banque. Par conséquent, vous pouvez souvent résoudre la situation de paiement sans envoyer de notification.
Il y a cependant quelques éléments à considérer quant à l’importance de toujours envoyer des avis légaux de loyer impayé. Ce sont les suivants :
- Les locataires pourraient prendre l’habitude de ne pas respecter les dates d’échéance du loyer, car cela n’entraîne aucune conséquence.
- Facturer des frais de retard motive les locataires à effectuer leurs paiements dans les délais.
- Ne pas informer les locataires du non-paiement du loyer pourrait rendre difficile l’expulsion d’un locataire délinquant.
- Vous devez gérer une entreprise et les retards de paiement du loyer ont un impact sur votre trésorerie et vous empêchent de payer vos factures.
Quand devriez-vous envoyer un avis de retard de loyer
Vous ne pouvez envoyer un avis de retard de loyer qu’après un certain délai. Les lois locales sur les propriétaires et les locataires peuvent déterminer la rapidité avec laquelle vous pouvez envoyer un avis légal de retard de loyer. De plus, certains États prévoient un délai de grâce en cas de non-paiement du loyer. En règle générale, cela prend de cinq à 15 jours.
Vous pouvez envoyer l'avis le lendemain de la date d'échéance dans les États où aucun délai de grâce n'est stipulé en cas de retard de paiement du loyer. Si le loyer est dû le premier du mois, vous pouvez envoyer une demande de paiement le deuxième jour. Vous devez toutefois accorder au locataire un certain délai pour payer le loyer. Selon les États, cela varie de trois à 14 jours.
Certains propriétaires précisent un délai de grâce dans les conditions du contrat de location. Par conséquent, vous devez attendre son expiration, généralement entre deux et cinq jours. Ensuite, vous pouvez rédiger et envoyer la lettre de retard de loyer le lendemain du délai de grâce.
Dans la plupart des cas, il est préférable de contacter personnellement le locataire avant d'exiger le paiement. Si le locataire promet de payer, attendez quelques jours que l'argent arrive sur votre compte bancaire. Cependant, si vous envisagez une expulsion pour non-paiement, envoyez un avis approprié immédiatement après l'expiration du délai de grâce.
Délais de grâce des loyers par État
La délai de grâce pour le loyer commence le lendemain du jour où le loyer est légalement dû, conformément au contrat de location ou aux lois de l’État. Par exemple, si votre État dispose d'un délai de grâce de cinq jours et que le locataire paie le septième, il devra payer des frais de retard de loyer de deux jours.
Sans délai de grâce imposé par l'État, vous pouvez signifier un avis de retard de loyer et commencer à facturer des frais de retard à partir du lendemain de la date d'échéance du loyer. Cependant, les lois des États sur les locations précisent que vous devez attendre un certain nombre de jours avant de signifier un avis d'expulsion.
Il est bon de noter que les États sans délai de grâce spécifié autorisent généralement que les délais de grâce soient abordés dans le bail de location.
Voici une liste des délais de grâce pour les loyers pour chaque État.
Comment signifier un avis de retard de loyer à un locataire
Lorsque vous signifiez un avis de retard de loyer à un locataire, il est essentiel de suivre les étapes appropriées. L'avis est un document officiel qui pourrait être nécessaire dans le cadre d'un procès en expulsion. Par conséquent, vérifiez les termes du contrat de location pour les retards de paiement et les frais. Ensuite, vérifiez auprès des lois de l’État la manière légale approuvée de transmettre l’avis.
En règle générale, il existe quatre façons de signifier un préavis approprié. Ceux-ci sont:
- Envoyer par courrier certifié
- Utilisez un service de messagerie de nuit
- Remettre l'avis en personne
- Collez le document sur la porte d'entrée
L'envoi de l'avis par la poste ou par messagerie est généralement le meilleur mode de livraison, car vous avez la preuve que le locataire a reçu la lettre. Cette méthode peut rendre les actions d’expulsion plus efficaces car vous pouvez prouver que le locataire a reçu un préavis approprié.
Ce qu'un avis de retard de loyer devrait couvrir
Si vous décidez d’envoyer un préavis de location, vous devez inclure tous les détails pertinents. Par exemple, l'avis doit indiquer l'adresse du bien loué, le montant dû, les frais de retard, les conséquences et les méthodes de paiement du loyer. N'oubliez pas : des informations précises sont cruciales pour empêcher le locataire de contester un avis d'expulsion.
Comment rédiger un avis de retard de loyer
Voici des instructions étape par étape sur les informations à inclure lors de la rédaction d’un avis de retard de loyer.
- L'adresse exacte de la location telle qu'elle apparaît sur le contrat de location
- Les noms de tous les locataires nommés sur le contrat de location
- La date de l'avis
- Le montant du loyer dû
- Frais de retard que vous facturez au locataire
- Le délai de paiement du loyer et des frais de retard conformément au contrat de location et aux lois de l'État
- Modes de paiement acceptables
- L'action qui en résulte si le paiement n'est pas reçu dans le délai indiqué
- Votre signature
Avant d’envoyer la lettre de loyer en retard, vérifiez les faits. Par exemple, avez-vous tout orthographié correctement ? Êtes-vous sûr qu'un délai de grâce est terminé ? Le locataire est-il en violation du contrat de location ? Avez-vous donné au locataire le délai requis pour « payer ou quitter » ?
Exemple d’avis de retard de loyer :
Voici un modèle d’avis de retard de loyer que vous pouvez ajuster en fonction de vos besoins.
Adresse :
Locataire:
Date :
Cher [nom du locataire],
Cet avis a pour but de vous informer qu'à compter de [date de la lettre], nous n'avons pas reçu votre paiement de loyer pour le mois de [insérez le mois concerné]. Le paiement du loyer dû est pour la période de [données] pour [date].
Votre loyer au montant de ____________ $ était dû le [date d'échéance du loyer]. De plus, selon les termes du contrat de location, vous êtes responsable de frais de retard de ____________$. Ainsi, le montant total du loyer et des charges est de ____________$, et ce montant est dû au plus tard le [données].
Les modes de paiement suivants sont acceptés : [inclure les modes de paiement que vous acceptez]
- Vérification personnelle
- Mandat postal
- Argent liquide
- Chèque certifié
- Virement bancaire
Si le paiement de votre loyer reste en souffrance, des actions d’expulsion peuvent être lancées. Cependant, si vous avez déjà envoyé le paiement ou pensez qu'il s'agit d'une erreur, vous pouvez me contacter au [Ton numéro de téléphone].
Sincèrement,
[votre signature]
[Votre Nom]
[Adresse]
FAQ sur les avis de retard de loyer
Combien de temps dois-je attendre avant d’envoyer un avis de retard de loyer ?
Les propriétaires ou les sociétés de gestion immobilière doivent envoyer un avis de retard de loyer le lendemain de l'expiration du délai de grâce. Le délai de grâce peut être prévu dans les termes de l'accord ou imposé par les lois des États sur les propriétaires et les locataires. Toutefois, s’il n’y a pas de délai de grâce, vous pouvez envoyer le préavis le lendemain de la date d’échéance.
Un locataire peut-il être expulsé pour retard de paiement ?
Le retard de paiement du loyer constitue une violation du contrat de location. Par conséquent, un gestionnaire immobilier ou un propriétaire peut entamer le processus formel d'expulsion si le locataire ne paie pas son loyer après avoir reçu un avis de « demande de non-paiement du loyer ».
Comment éviter les retards de paiement ?
Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour minimiser le risque de retard de paiement de loyer. La première étape pour payer le loyer à temps est de spécifier les frais de retard, un délai de grâce, les augmentations de loyer et les méthodes de paiement acceptables dans le contrat de location.
D’autres moyens d’encourager le paiement des loyers à temps sont les suivants :
- Filtrez minutieusement les locataires potentiels avant de signer le bail.
- Envoyez des rappels amicaux aux locataires quelques jours avant l’échéance du loyer.
- Encouragez les locataires à mettre en place des paiements de loyer récurrents.
- Utilisez une application de paiement de loyer ou de gestion immobilière pour percevoir le loyer des locataires.
Qu’est-ce qui est considéré comme une preuve d’un loyer en retard ?
Un préavis de loyer tardif est le meilleur moyen de prouver qu’un locataire n’a pas payé son loyer à temps. Le tribunal des expulsions utilisera ces avis pour établir une tendance aux retards de paiement du loyer, renforçant ainsi vos chances d'expulser le locataire délinquant. Avant d’entamer une procédure formelle d’expulsion, il est toujours préférable d’obtenir des conseils juridiques.
Puis-je permettre à un locataire de fractionner les paiements de son loyer ?
Accepter le paiement partiel d’un loyer est un domaine délicat pour les propriétaires. Par exemple, supposons qu’un locataire de confiance soit confronté à des difficultés financières. Dans ce cas, un échéancier de paiement peut les aider à se remettre sur pied et à payer l’intégralité du loyer. Le bonus pour vous, c'est que vous gardez un bon locataire. Cependant, vous devez d’abord tout mettre par écrit dans un avenant au bail.
Certains propriétaires autorisent des paiements partiels au cours du mois afin que les locataires puissent payer en plusieurs fois. Ce système de paiement est idéal pour les travailleurs indépendants ou les travailleurs de la gig economy. Cependant, le bail de location doit clairement indiquer que le loyer doit être payé intégralement au plus tard le premier de chaque mois.
Mais que se passe-t-il si vous avez entamé une procédure d’expulsion contre un locataire délinquant ? Dans ce cas, il n’est pas judicieux d’accepter des paiements partiels. Accepter un paiement partiel pourrait entraîner la reprise du processus d’expulsion.
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