नियामक अनुपालन के लिए मोबाइल वॉयस और एसएमएस रिकॉर्ड करने के 5 तरीके (स्टीव डॉर्डिल)

यदि आप वित्तीय सेवाओं में काम करते हैं, तो संभावना है कि आपके संगठन के पास किसी प्रकार का मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधान मौजूद हो। हालांकि कुछ फर्मों को मोबाइल संचार रिकॉर्ड करने के लिए एक नियामक आवश्यकता नहीं होती है, कई लोग वैसे भी एक मामले के रूप में चुनते हैं
सर्वोत्तम अभ्यास का।

हालांकि, बड़ी संख्या में फर्मों के लिए, मोबाइल कॉल और टेक्स्ट की रिकॉर्डिंग वर्षों से जीवन का एक आवश्यक तथ्य रहा है। और जैसा कि अमेरिका में हाल के जुर्माने पर प्रकाश डाला गया है, नियामक एसएमएस और अन्य के अनियंत्रित उपयोग पर पहले से कहीं अधिक सख्त रुख अपना रहे हैं
मोबाइल मैसेजिंग प्लेटफॉर्म।

यह छोटा लेख मोबाइल वॉयस रिकॉर्डिंग ("एमवीआर") के विकास पर एक छोटी सी पृष्ठभूमि देता है और अनुपालन के लिए मोबाइल संचार की कैप्चरिंग, संग्रह और निगरानी के लिए हम अपने ग्राहकों को पांच अलग-अलग तरीकों की रूपरेखा देते हैं।
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA और अन्य नियामक आवश्यकताएं।

मोबाइल कॉल रिकॉर्डिंग का जन्म

यूके की वित्तीय सेवाओं में मोबाइल कॉल रिकॉर्डिंग 2011 के आसपास रही है, जब एफएसए (अब एफसीए) ने आधिकारिक तौर पर अपनी टेलीफोन टेपिंग आवश्यकताओं से मोबाइल फोन छूट को हटा दिया था। सभी कंपनियां प्रभावित नहीं हुईं। लेकिन जो थे अपेक्षाकृत
कुछ विकल्प।

मोबाइल रिकॉर्ड करने की तकनीक अपनी प्रारंभिक अवस्था में थी, बाजार में केवल कुछ ही आपूर्तिकर्ता थे। उच्च लागत, साथ ही लंबी देरी, कॉल ड्रॉप और बैटरी ड्रेन जैसे तकनीकी मुद्दे अक्सर अपनाने में बाधा साबित होते हैं। उन शुरुआती दिनों में,
बहुत सी फर्मों ने कंपनी व्यवसाय के लिए मोबाइल फोन के उपयोग पर पूर्ण प्रतिबंध लगाने का निर्णय लिया।

अन्य फर्मों ने मोबाइल फोन छूट को बहाल करने के लिए नियामकों की पैरवी करने के लिए एक साथ बंधे, या कम से कम तब तक प्रतीक्षा करें जब तक कि तकनीक परिपक्व न हो जाए, लेकिन उनका रोना बहरे कानों पर पड़ा। हालांकि, रेगटेक समुदाय जानता था कि मौजूदा समाधान अस्पष्ट थे और
अविश्वसनीय। नियामकों द्वारा अपनी जमीन पर खड़े रहने के साथ, सुधार किए जाने की आवश्यकता है।

MiFID II और मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधानों का प्रसार

जैसे-जैसे मोबाइल अनुपालन रिकॉर्डिंग समाधान निम्नलिखित वर्षों में परिपक्व हुए और नई प्रणालियाँ उपलब्ध हुईं, अपनाने में भी वृद्धि हुई। यूरोपीय नियामक ESMA ने 2018 में MiFID II की शुरुआत की, जिससे मोबाइल रिकॉर्डिंग की आवश्यकता का दायरा भी काफी बढ़ गया।
रेगटेक विक्रेताओं के बीच प्रतिस्पर्धा भयंकर थी, सभी इस नए, अप्रयुक्त बाजार का एक टुकड़ा जीतने के लिए दांत और नाखून से लड़ रहे थे।

जब 2019 के अंत में CoVID हिट हुआ और अगले दो वर्षों में दुनिया को लॉकडाउन में फेंक दिया, तो कंपनियों को एक बार फिर नए रिकॉर्डिंग उपायों को लागू करने की चुनौती दी गई। पुराने ऑन-प्रिमाइसेस फ़ोन सिस्टम पर भरोसा करने वाली फ़र्मों ने पाया कि उनके कर्मचारी
अब संवाद करने के लिए मोबाइल का उपयोग करना पड़ता था। कई लोगों के लिए, इसका मतलब पहली बार मोबाइल रिकॉर्डिंग प्रदाता ढूंढना था - तब तक, कर्मचारियों ने हमेशा रिकॉर्ड किए गए कार्यालय फोन का उपयोग किया था।

जो लोग पहले से ही अपनी आवाज सेवाओं को क्लाउड में स्थानांतरित कर चुके थे, वे भाग्यशाली थे। लेकिन आमने-सामने की बैठकों के साथ भी खिड़की से बाहर, और वीडियो मीटिंग और सहयोग के लिए एमएस टीमों और ज़ूम जैसे एकीकृत संचार उपकरणों के उल्का वृद्धि, विनियमित
फर्मों को इन्हें रिकॉर्ड करने के तरीके खोजने के लिए भी मजबूर होना पड़ा।

इस बीच, एफसीए की कड़ी चेतावनियों ने, एक या दो साल की नरमी के बाद, यह स्पष्ट कर दिया कि कंपनियों के पास अब नए अनुपालन नियंत्रणों को लागू करने के लिए पर्याप्त समय है और उनसे कर्मचारी संचार की दूरस्थ रूप से निगरानी करने की अपेक्षा की जाएगी, ठीक वैसे ही जैसे प्रभावी ढंग से
वे एक कार्यालय के माहौल में होगा।

कई कंपनियां अब केवल इस अनुपालन अंतर को पाटने के लिए उपाय कर रही हैं। व्हाट्सएप और वीचैट जैसे मैसेजिंग ऐप के उपयोग सहित 2020 के बाद से मोबाइल के उपयोग में भारी वृद्धि का मतलब है कि, कई कंपनियों के लिए, मोबाइल उनके प्राथमिक बन गए हैं।
संचार के माध्यम। इसने कंपनियों को या तो पहली बार एमवीआर समाधान तैनात करने या रिकॉर्डिंग सिस्टम को बदलने के लिए अधिक दीर्घकालिक समाधान खोजने के लिए मजबूर किया है जो महामारी की शुरुआत में जल्दबाजी में लागू किए गए थे।

जुलाई 2023 में एफसीए उपभोक्ता शुल्क विनियमन की शुरूआत के साथ, और इसमें कोई संदेह नहीं है कि अन्य नए नियम और उसके बाद आने वाले संशोधन, मोबाइल रिकॉर्ड करने की आवश्यकता केवल विस्तार के लिए तैयार है। तो, क्या विकल्प उपलब्ध हैं? कौन सा दृष्टिकोण
मोबाइल वॉयस और एसएमएस संग्रहित करना आपके व्यवसाय के लिए सबसे उपयुक्त है? आइए नजर डालते हैं उन पांच सबसे विश्वसनीय तरीकों पर जिन्हें हम पूरा कर सकते हैं…

1. नेटवर्क आधारित मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधान

यूके में स्थित कंपनियों के लिए, अपने कर्मचारियों को कॉर्पोरेट मोबाइल डिवाइस जारी करना, नेटवर्क-आधारित रिकॉर्डिंग अक्सर जाने का स्पष्ट तरीका होता है। डिफ़ॉल्ट रूप से नेटवर्क स्तर पर सुरक्षित रूप से कैप्चर की गई सभी कॉल और एसएमएस के साथ, उपयोगकर्ताओं के व्यवहार को बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है
और रिकॉर्डिंग को सक्रिय करने के लिए उपयोगकर्ताओं को "भूलने" का कोई जोखिम नहीं है। सब कुछ रिकॉर्ड हो जाता है, चाहे कुछ भी हो।

हालांकि, सभी नेटवर्क इसकी पेशकश नहीं करते हैं। Vodafone की MVR सेवा आम तौर पर केवल बड़े ग्राहकों के लिए उपलब्ध है। इस बीच, उच्च सेट-अप लागत के साथ, O2 पर रिकॉर्डिंग महंगी हो सकती है। जबकि हम O2 नेटवर्क-आधारित रिकॉर्डिंग की पेशकश भी कर सकते हैं, EE नेटवर्क Kerv's . का उपयोग करता है
खुद का रिकॉर्डिंग प्लेटफॉर्म है और अपने मोबाइल बेड़े के लिए एक मजबूत अनुपालन रिकॉर्डिंग समाधान की तलाश करने वाली फर्मों को एक विश्वसनीय और लागत प्रभावी विकल्प प्रदान करता है, और यूके के अग्रणी टीयर 50 बैंकों के 1% द्वारा भरोसा किया जाता है।

हालांकि एक महत्वपूर्ण विचार यह है कि क्या आपका संगठन वर्तमान में एक अलग वाहक के साथ अनुबंध में बंधा हुआ है। यदि आपका वर्तमान मोबाइल नेटवर्क प्रदाता कोई रिकॉर्डिंग सेवा प्रदान नहीं करता है, तो आपको उस सेवा पर जाना होगा जो करता है। यदि आप अभी भी अनुबंध में हैं,
इसका अनिवार्य रूप से मतलब होगा कि प्रारंभिक समाप्ति शुल्क का भुगतान करना।

इस कारण से, कुछ कंपनियों को लगता है कि कम से कम अल्पावधि में अन्य विकल्प अधिक उपयुक्त हो सकते हैं।

2. ऐप-आधारित मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधान

ऐप-आधारित रिकॉर्डिंग यकीनन मोबाइल कॉल और टेक्स्ट रिकॉर्ड करने वाली फर्मों के लिए सबसे लचीला दृष्टिकोण प्रदान करती है। ऐप-आधारित मोबाइल रिकॉर्डिंग उत्पाद ऐप्पल और एंड्रॉइड डिवाइस पर काम करते हैं और नेटवर्क-अज्ञेयवादी हैं, जिसका अर्थ है कि कंपनियों को करने की कोई आवश्यकता नहीं है
मोबाइल नेटवर्क बदलें। इसका मतलब यह भी है कि वे यूके में स्थित कर्मचारियों तक ही सीमित नहीं हैं।

आमतौर पर, ऐप-आधारित समाधान एक वर्चुअल फोन नंबर से जुड़े होते हैं, जो डिवाइस के सिम नंबर से अलग होता है। ऐप के माध्यम से किए गए या प्राप्त किए गए कॉल रिकॉर्ड किए जाते हैं, जबकि कोई भी फोन के मूल डायलर के माध्यम से डिवाइस के सिम नंबर का उपयोग करके किया या प्राप्त किया जाता है,
अलिखित रहते हैं।

हालांकि यह उन कंपनियों के लिए आदर्श है जहां कर्मचारी काम के लिए अपने निजी मोबाइल का उपयोग करते हैं ("अपना खुद का डिवाइस लाओ", या "बीओओडी" उपयोगकर्ता), यह कभी-कभी उन संगठनों के लिए चिंता का विषय होता है जो कंपनी फोन जारी करते हैं। क्या होगा यदि कर्मचारी ऐप को बायपास करते हैं और देशी का उपयोग करते हैं
डायलर के बजाय गैर-रिकॉर्डेड व्यावसायिक कॉल करने के लिए, जानबूझकर या अनजाने में?

हालांकि, ऐसा होने से बचने के तरीके हैं। एक लोकप्रिय तरीका यह है कि फोन के मूल डायलर ऐप को डिवाइस पर किसी भिन्न फ़ोल्डर या स्क्रीन पर ले जाया जाए। यह उपयोगकर्ताओं को गलती से बिना रिकॉर्ड किए कॉल करने से बचाएगा लेकिन जाहिर तौर पर बंद नहीं होगा
वे इसे जानबूझकर कर रहे हैं। यद्यपि आप यह तर्क दे सकते हैं कि, यदि वे रिकॉर्डिंग को बायपास करना चाहते हैं, तो वे एक अलग फोन का उपयोग कर सकते हैं ...

एक अन्य तरीका यह है कि अंतर्निहित सिम कार्ड को केवल डेटा वाले सिम से बदल दिया जाए, जिससे उपयोगकर्ता को रिकॉर्ड किए गए ऐप का उपयोग करने के अलावा कोई विकल्प न मिले। यह एक प्रभावी समाधान है लेकिन इसका मतलब यह है कि फोन बनाने के लिए पूरी तरह से मोबाइल डेटा (4 जी या वाईफाई) पर निर्भर करेगा और
कॉल प्राप्त करें - जरूरी नहीं कि कोई समस्या हो, लेकिन यदि आपके कर्मचारियों के पास कमजोर वाईफाई है या खराब सेलुलर डेटा कवरेज वाले स्थानों की यात्रा करते हैं, तो यह सीमाएं खड़ी कर सकता है।

3. सिम आधारित मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधान

नेटवर्क-आधारित समाधानों के समान, सिम-आधारित रिकॉर्डिंग में नेटवर्क एमवीआर के समान कई फायदे और कमियां हैं - कॉल और टेक्स्ट बिना किसी "उपयोगकर्ता हस्तक्षेप" के स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किए जाते हैं, लेकिन नंबरों को अभी भी मौजूदा से दूर ले जाने की आवश्यकता है
नेटवर्क.

नेटवर्क और सिम-आधारित मोबाइल कॉल रिकॉर्डिंग के बीच मुख्य अंतर यह है कि सिम-आधारित रिकॉर्डिंग समाधान प्राथमिक नेटवर्क वाहक के बजाय एमवीएनओ (मोबाइल वर्चुअल नेटवर्क ऑपरेटर्स) का उपयोग करते हैं, अक्सर कई अलग-अलग देशों में उपस्थिति के साथ। इसका मतलब है की
उन्हें अंतरराष्ट्रीय कार्यालयों वाले संगठनों द्वारा तैनात किया जा सकता है जहां कर्मचारियों को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है।

हालाँकि, यह एक कीमत पर आता है। कई सिम-आधारित एमवीआर समाधान बंडल डेटा उपयोग शुल्क से बेहद महंगे होते हैं, कुछ देशों में रोमिंग के दौरान काफी बिल शॉक का जोखिम होता है। यह आम तौर पर यूके, ईयू और के भीतर कोई समस्या नहीं है
संयुक्त राज्य अमेरिका, लेकिन जिन फर्मों के कर्मचारी इन क्षेत्रों से बाहर यात्रा करते हैं, उन्हें इसे ध्यान में रखना चाहिए।

4. डिवाइस-आधारित मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधान

मोबाइल कॉल और एसएमएस रिकॉर्डिंग को डिवाइस स्तर पर भी सक्षम किया जा सकता है, लेकिन यह एंड्रॉइड फोन तक सीमित है (ऐप्पल इस तरह मजाकिया हो सकता है)। फोन पर सॉफ्टवेयर का एक टुकड़ा स्थापित करने के बाद, कॉल और टेक्स्ट को डिवाइस पर स्थानीय रूप से रिकॉर्ड किया जाता है और भेजा जाता है
नामित कंपनी रिकॉर्डिंग संग्रह। यदि कॉल समाप्त होने पर फ़ोन में कोई 4G डेटा या वाईफाई सिग्नल नहीं है, तो रिकॉर्डिंग उपलब्ध होते ही भेज दी जाएगी।

हालांकि, वित्तीय समुदाय में ऐप्पल उपकरणों के प्रसार के साथ, इस विकल्प को कभी-कभी अनदेखा कर दिया जाता है ("ऐसा कोई तरीका नहीं है जिससे हम अपने व्यापारियों को अपने आईफ़ोन छोड़ दें")। हालाँकि, इसका नेटवर्क-स्वतंत्र होने का लाभ है और नहीं
उपयोगकर्ता के व्यवहार में किसी भी बदलाव की आवश्यकता होती है - कॉल और टेक्स्ट मूल डायलर / एसएमएस फ़ंक्शन का उपयोग करके बिल्कुल सामान्य रूप से भेजे जाते हैं।

5. क्लाउड-आधारित मोबाइल रिकॉर्डिंग समाधान

जैसे-जैसे अधिक से अधिक व्यवसाय अपनी आवाज सेवाओं को क्लाउड पर ले जाते हैं और पुराने ऑन-प्रिमाइसेस पीएबीएक्स इंफ्रास्ट्रक्चर को होस्ट किए गए फोन सिस्टम और एकीकृत संचार प्लेटफॉर्म (माइक्रोसॉफ्ट टीम सहित) के साथ बदलते हैं, क्लाउड-आधारित कॉल रिकॉर्डिंग तेजी से बढ़ती जा रही है
लोकप्रिय दृष्टिकोण।

हालांकि यह सख्ती से "मोबाइल रिकॉर्डिंग" समाधान नहीं है, क्योंकि यह लैंडलाइन नंबरों का उपयोग करता है और एसएमएस की पेशकश नहीं करता है, इस विकल्प के कई महत्वपूर्ण लाभ हैं और मोबाइल उपकरणों पर संचार को रिकॉर्ड करने का एक और तरीका प्रदान करता है। कई फर्मों के लिए, बदल रहा है
पिछले कुछ वर्षों में काम के माहौल ने भी आदतों में बदलाव को प्रेरित किया है।

हाइब्रिड और रिमोट वर्किंग के साथ, कॉल करने और प्राप्त करने के लिए क्लाउड फोन सिस्टम का उपयोग करना, जैसे कि केर्व का फ्लैगशिप वोक्सिवो प्लेटफॉर्म या माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, कई कंपनियों के लिए आदर्श बन गया है। कर्मचारियों को अपने मौजूदा कार्यालय नंबर का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए उपयोग किया जाता है
डेटा कनेक्शन के साथ कहीं से भी कॉल करें और प्राप्त करें, किसी भी डिवाइस से…उनके मोबाइल सहित।

कर्मचारियों के साथ पहले से ही अपनी कंपनी के क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम के मोबाइल ऐप का उपयोग करने के लिए उपयोग किया जाता है और इसके यूजर इंटरफेस से परिचित होता है, चाहे वह एमएस टीम हो या कोई अन्य होस्टेड पीबीएक्स हो, इसे दैनिक आधार पर उपयोग करना स्वाभाविक रूप से सांस लेने के रूप में आता है।

इन प्रणालियों को सभी कॉलों को पकड़ने और संग्रहीत करने के लिए आसानी से एक FCA और MiFID II-संगत रिकॉर्डिंग सेवा से जोड़ा जा सकता है। टीमों के मामले में, इसे वीडियो मीटिंग, IM चैट, फ़ाइल साझाकरण और स्क्रीन साझाकरण (किसी भी उपयोगकर्ता के लिए) रिकॉर्ड करने के लिए भी बढ़ाया जा सकता है
जिन्हें रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है - जो नहीं हैं, उन्हें होने की आवश्यकता नहीं है)।

इन तकनीकों का लाभ उठाकर, जो कई मामलों में, वे पहले से ही उपयोग करते हैं और परिचित हैं, कंपनियां अपने कर्मचारियों को खुश और आज्ञाकारी रख सकती हैं, जबकि पारंपरिक मोबाइल रिकॉर्डिंग सिस्टम और संसाधनों को तैनात करने के खर्च को भी दूर कर सकती हैं।
उन्हें प्रबंधित करने की आवश्यकता है।

साथ ही, चूंकि Microsoft Teams एक वैश्विक प्लेटफ़ॉर्म है, इसलिए इस विकल्प का उन संगठनों को एकल वैश्विक समाधान प्रदान करने का अतिरिक्त लाभ है, जिनके कार्यालय दुनिया भर में हैं।

निष्कर्ष

ऑफ़र पर इतने सारे विकल्पों के साथ, आपके व्यवसाय के लिए सही मोबाइल कॉल रिकॉर्डिंग समाधान चुनना एक भ्रमित करने वाला और समय लेने वाला कार्य हो सकता है। अनुपालन रिकॉर्डिंग में वर्षों के अनुभव के साथ एक स्वतंत्र और निष्पक्ष प्रौद्योगिकी भागीदार के साथ काम करना
स्थान, पूरी प्रक्रिया को आसान और तेज़ बना सकता है, और आपको महंगी और संभावित रूप से प्रतिष्ठा-हानिकारक गलतियाँ करने के जोखिम से बचने में मदद करता है।