रिमोट ऑडिटिंग के लिए आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली कैसे बनाएं

द्वारा प्रकाशित किया गया था रोब पैकार्ड on 25 जून 2020

आपके पास पहले से ही एक आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली है, लेकिन क्या आप जानते हैं कि दूरस्थ ऑडिट का समर्थन करने के लिए आपूर्तिकर्ता की क्षमता का आकलन करने के लिए आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली कैसे बनाई जाती है?

आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली डिज़ाइन करते समय लोग चार सबसे महत्वपूर्ण गलतियाँ करते हैं

मेडिकल डिवाइस अकादमी में आपूर्तिकर्ता योग्यता वेबिनार, आप सीखते हैं कि आपूर्तिकर्ता योग्यता के पारंपरिक तरीकों को आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन के लिए अधिक प्रभावी तरीकों से प्रतिस्थापित करके अपनी आपूर्तिकर्ता योग्यता प्रक्रिया को कैसे बेहतर बनाया जाए। अपने आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली को कैसे सुधारें इसके चार उदाहरण निम्नलिखित हैं।

आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली प्रदान किए गए उत्पाद या सेवा के लिए विशिष्ट होनी चाहिए

लोग जो पहली गलती करते हैं वह सामान्य प्रश्नावली का उपयोग करना है। यह सबसे अच्छा होगा यदि आप अपने आपूर्तिकर्ता से ऐसे प्रश्न पूछें जो आपूर्तिकर्ता द्वारा किए जाने वाले कार्य के लिए महत्वपूर्ण हों। इसलिए, उत्पाद या सेवा की प्रत्येक श्रेणी के पास प्रश्नों का अपना सेट होना चाहिए। उदाहरण के लिए, एथिलीन ऑक्साइड अनुबंध नसबंदी सेवाओं से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न नसबंदी कक्ष में पैलेट के लिए अधिकतम आकार की सीमाएं हैं और क्या सुविधा साइट पर बांझपन परीक्षण कर सकती है। हालाँकि, एक इंजेक्शन मोल्डिंग आपूर्तिकर्ता आपके आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली की वापसी में देरी कर सकता है यदि ये प्रश्न आपके द्वारा भेजे गए सर्वेक्षण पर थे क्योंकि वे प्रश्नों को नहीं समझते हैं।

आपूर्तिकर्ता सर्वेक्षण चेकबॉक्स से अधिक होने चाहिए

दूसरी गलती जो लोग करते हैं वह ऐसे प्रश्न पूछना है जिनका उत्तर "हां" या "नहीं" या चेकबॉक्स में दिया जा सकता है। ये बंद प्रश्न हैं. यह सबसे अच्छा होगा यदि आप हमेशा ओपन-एंडेड प्रश्न पूछें क्योंकि प्रतिक्रिया आपको आपूर्तिकर्ता के बारे में अधिक जानकारी देगी। इसके अलावा, अधिकांश लोग "नहीं" उत्तर देने से बचते हैं, भले ही वास्तविक उत्तर "नहीं" हो। उदाहरण के लिए, "आपका FDA पंजीकरण नंबर क्या है?" "क्या आपकी कंपनी है" से अधिक उपयोगी है एफडीए पंजीकृत?” एक अन्य उदाहरण है, "कितनी उत्पादन लाइनें एसपीसी चार्ट का उपयोग करती हैं?" इसके बजाय "क्या आप एसपीसी चार्ट का उपयोग करते हैं?" वास्तव में, इस प्रश्न के ओपन-एंडेड संस्करण में, आप सीखेंगे कि क्या एसपीसी चार्ट का उपयोग व्यापक है, और आप सीखेंगे कि आपूर्तिकर्ता के पास कितनी उत्पादन लाइनें हैं।

आपूर्तिकर्ताओं से हर साल सर्वेक्षण सर्वेक्षण अपडेट करने के लिए कहना याद रखें

तीसरी गलती जो लोग करते हैं वह यह अनुरोध करना है कि आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली केवल प्रारंभिक आपूर्तिकर्ता योग्यता प्रक्रिया के दौरान ही पूरी की जाए। हर साल कंपनियां बढ़ती हैं, सिकुड़ती हैं या बदलती हैं। यदि आप आपूर्तिकर्ताओं से उनकी प्रश्नावली अद्यतन करने के लिए कहते हैं, तो आप उस जानकारी का उपयोग अपने आपूर्तिकर्ता के व्यवसाय की स्थिति निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं। आपको यह भी पता चल सकता है कि एक आपूर्तिकर्ता ने हाल ही में एक नई उत्पादन क्षमता जोड़ी है जो आपको उस आपूर्तिकर्ता के साथ अपने अधिक आउटसोर्स किए गए काम को समेकित करने और किसी अन्य समस्या आपूर्तिकर्ता को खत्म करने की अनुमति देगी। प्रत्येक कंपनी में कार्मिकों का भी कारोबार होता है। आपूर्तिकर्ताओं से संगठन में कई लोगों की संपर्क जानकारी, जैसे गुणवत्ता संपर्क, बिलिंग संपर्क और एक उत्पादन योजनाकार प्रदान करने के लिए कहना एक अच्छा विचार है। अंततः, आपको संभवतः इनमें से प्रत्येक व्यक्ति से बात करने की आवश्यकता होगी, और यदि कोई एक संपर्क अब आपके आपूर्तिकर्ता के पास नहीं है, तो भी आपके पास दो अन्य संपर्क होंगे। इस जानकारी को अपडेट करने से आपको यह भी संकेत मिलता है कि टर्नओवर व्यापक है या किसी विशिष्ट व्यक्ति तक सीमित है।

आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली स्प्रेडशीट प्रारूप में होनी चाहिए

चौथी गलती जो लोग करते हैं वह है आपूर्तिकर्ताओं को पूरा करने के लिए वर्ड दस्तावेज़ भेजना (पीडीएफ प्रारूप और भी बदतर है)। वर्ड और पीडीएफ प्रारूपों को पूरा करने में समय लगता है, और स्प्रेडशीट की तुलना में उनका विश्लेषण करना आपके लिए कठिन होता है। अधिकांश लोग वर्ड दस्तावेज़ या पीडीएफ प्रदान करते हैं क्योंकि वे रिकॉर्ड के नियंत्रण की आवश्यकता पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं। हालाँकि, यदि आपके पास एक इलेक्ट्रॉनिक गुणवत्ता प्रणाली है, तो जैसे ही आप अपने सॉफ़्टवेयर में डेटा दर्ज करेंगे, आपूर्तिकर्ता सर्वेक्षण जानकारी आपके इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का हिस्सा होगी। वैकल्पिक रूप से, यदि आपके पास कागज-आधारित गुणवत्ता प्रणाली है, तो आप स्प्रेडशीट को प्रिंट कर सकते हैं, उस पर हस्ताक्षर कर सकते हैं और उस पर तारीख डाल सकते हैं। एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करने का बड़ा फायदा यह है कि आप नए डेटा को पिछले वर्ष की प्रतिक्रियाओं के बगल वाले कॉलम में कॉपी कर सकते हैं। फिर आप तुरंत देख सकते हैं कि आपके आपूर्तिकर्ता ने पिछले वर्ष में क्या परिवर्तन किए हैं।

आपको अपने आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली में क्या जोड़ना चाहिए?

अधिकांश निजी कंपनियाँ यह साझा नहीं करेंगी कि व्यवसाय के लिए उनका राजस्व कितना है, लेकिन एक ग्राहक के रूप में, आपको इस बात की अधिक चिंता होनी चाहिए कि आपके आपूर्तिकर्ता के पास कितने मानव संसाधन हैं। इसलिए, आपको यह पूछने पर विचार करना चाहिए, "आपकी कंपनी के लिए कितने कर्मचारी, या पूर्णकालिक समकक्ष (एफटीई) काम करते हैं?" आप शायद यह भी जानना चाहेंगे कि क्या आपका आपूर्तिकर्ता अस्थायी कार्यबल पर निर्भर है। उदाहरण के लिए, "कितने प्रतिशत एफटीई अस्थायी कर्मचारी हैं?" कई प्रश्नावली में सुविधा का वर्गाकार फ़ुटेज पूछा जाएगा, लेकिन यह आपको सुविधा लेआउट के बारे में कोई विवरण प्रदान नहीं करता है। वैकल्पिक रूप से, आप सुविधा के लिए कीट-नियंत्रण मानचित्र की एक प्रति मांग सकते हैं। यह आपको सुविधा का एक विस्तृत लेआउट देगा, और यह भी पुष्टि करेगा कि आपके आपूर्तिकर्ता के पास सुविधा के लिए कीट नियंत्रण योजना है। पूछने के लिए एक अन्य संबंधित प्रश्न है, "कृपया किसी भी विस्तार/निर्माण परियोजना का वर्णन करें जो पिछले वर्ष में कार्यान्वित की गई है या ऐसी परियोजनाएँ जो प्रगति पर हैं (उदाहरण के लिए, मेज़ानाइन का जोड़)।" यदि कंपनी ने अपने उत्पादन क्षेत्र में 30,000 वर्ग फुट जोड़ा है, लेकिन कीट नियंत्रण योजना में कोई बदलाव नहीं हुआ है, तो आपके पास अपने आपूर्तिकर्ता के लिए कुछ स्पष्टीकरण प्रश्न हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, अपनी प्रश्नावली विकसित करने की एक अच्छी रणनीति मानक का संदर्भ दिए बिना आईएसओ 13485:2016 मानक के प्रत्येक खंड से संबंधित कम से कम एक ओपन-एंडेड प्रश्न के बारे में सोचना है। निम्नलिखित कुछ उदाहरण हैं जो आपकी सहायता कर सकते हैं:

1. गुणवत्ता प्रणाली सॉफ़्टवेयर के लिए अंतिम सॉफ़्टवेयर पुनः सत्यापन कब किया गया था?
2. आपकी कंपनी वर्तमान में कितने सक्रिय बाह्य मानकों का पालन कर रही है?
3. कृपया प्रक्रियाओं की एक सूची प्रदान करें और उस व्यक्ति की पहचान करें जिसका प्रत्येक प्रक्रिया के लिए ऑडिट के दौरान साक्षात्कार लिया जाएगा (अर्थात, प्रक्रिया स्वामी या विषय वस्तु विशेषज्ञ)।
4. प्रबंधन प्रतिनिधि की अनुपस्थिति में, FDA निरीक्षक के लिए संपर्ककर्ता के रूप में किसे नामित किया गया है?
5. आपके नियंत्रित वातावरण में कण गणना, वायु व्यवहार्य गणना और सतह व्यवहार्य गणना के लिए ऊपरी नियंत्रण सीमाएं क्या हैं?
6. पिछले वर्ष नियंत्रित वातावरण की पर्यावरण निगरानी किस तारीख को की गई थी?
7. कृपया पहचानें कि आने वाले निरीक्षण के लिए कितने गुणवत्ता निरीक्षक जिम्मेदार हैं?
8. कृपया किसी भी निरीक्षण उपकरण के लिए अंशांकन आईडी और उपकरण का नाम सूचीबद्ध करें जिसके लिए विशेष प्रशिक्षण (उदाहरण के लिए, सीएमएम) की आवश्यकता होती है?
9. आपकी स्वीकृत आपूर्तिकर्ता सूची (एएसएल) में कितने आपूर्तिकर्ता हैं? और पिछले वर्ष आपने कितने आपूर्तिकर्ताओं का ऑडिट किया?
10. पिछले वर्ष कितनी गैर-अनुरूप सामग्री रिपोर्ट (एनसीएमआर) खोली गईं? और वर्तमान में कितने एनसीएमआर खुले हैं?
11. पिछले वर्ष ग्राहकों द्वारा आपकी कंपनी को कितने आंशिक या पूर्ण लॉट लौटाए गए?
12. कृपया किसी भी सुधार और निष्कासन (यानी, रिकॉल) को सूचीबद्ध करें जिसमें आपकी कंपनी पिछले वर्ष के दौरान शामिल रही है और वर्तमान स्थिति क्या है?

आपके आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली में कितने प्रश्न शामिल होने चाहिए?

ISO 28:13485 में 2016 आवश्यक प्रक्रियाएँ हैं, और मानक के भीतर और भी अधिक उपधाराएँ हैं। प्रत्येक उपखंड के लिए आपके द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्नों की एक सूची बनाना एक उत्कृष्ट विचार है, लेकिन आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली में वे सभी प्रश्न शामिल नहीं होने चाहिए। जिस प्रकार ऑडिट केवल एक नमूना होता है, उसी प्रकार आपके आपूर्तिकर्ता सर्वेक्षण प्रश्न भी नमूनाकरण वाले होने चाहिए। आपको पिछले वर्ष के प्रश्नों की समीक्षा करनी चाहिए और उन प्रश्नों को हटा देना चाहिए जो आपको लगता है कि उस आपूर्तिकर्ता के लिए विशेष रूप से उपयोगी नहीं हैं। यह आकलन करने के लिए कि क्या गुणवत्ता प्रणाली में महत्वपूर्ण बदलाव आया है, प्रत्येक वर्ष कुछ प्रश्न पूछे जाने चाहिए और आपको प्रत्येक वर्ष कुछ नए प्रश्न जोड़ने पर विचार करना चाहिए। सर्वोत्तम प्रश्नों के लिए व्यक्ति को प्रश्नों का उत्तर देने के लिए कुछ शोध करने की आवश्यकता होगी। लेकिन यदि आप 20,000 डॉलर से कम के उत्पाद या सेवाएँ खरीदने की योजना बना रहे हैं, तो आपूर्तिकर्ता से यह अपेक्षा करना कि वह आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली को पूरा करने में दो घंटे से अधिक समय लगाए, अनुचित है।

दूरस्थ ऑडिटिंग के लिए विशिष्ट आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली

कई मायनों में, एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली एक दूरस्थ ऑडिट के समान है, क्योंकि आप आपूर्तिकर्ता से उनकी गुणवत्ता प्रणाली के बारे में कई खुले प्रश्नों के उत्तर देने के लिए कह रहे हैं ताकि यह सत्यापित किया जा सके कि गुणवत्ता प्रणाली पूरी तरह से कार्यान्वित है और प्रभावी बनी हुई है। हालाँकि, कोविड-19 महामारी के कारण, कई कर्मचारियों को अब घर से काम करना पड़ रहा है, और कुछ सुविधाओं का भौतिक रूप से दौरा करना संभव नहीं है। इसलिए, आपको अपने आपूर्तिकर्ता की दूरस्थ ऑडिट का समर्थन करने की क्षमता का आकलन करने और वायरल प्रकोप के दौरान गुणवत्ता प्रणाली की प्रभावशीलता को बनाए रखने की उनकी क्षमता निर्धारित करने के लिए अपने आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली में तीन तत्व जोड़ने चाहिए। तीन तत्व हैं 1) कर्मचारियों और आगंतुकों के लिए व्यक्तिगत सुरक्षा उपकरणों की नीतियां, 2) आंतरिक संचालन को बनाए रखने और महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ताओं की अतिरेक सुनिश्चित करने के लिए व्यवसाय निरंतरता योजनाएं, और 3) वीडियो कॉन्फ्रेंस के माध्यम से डिजिटल दस्तावेजों और रिकॉर्ड या कागजी दस्तावेजों और रिकॉर्ड की उपलब्धता। सॉफ़्टवेयर। ये तीन क्षेत्र पिछले ब्लॉग का विषय भी थे कोविड-19 द्वारा उत्पन्न परिवर्तन. यदि आप इसकी उपलब्धता के बारे में भी पूछें तो इससे मदद मिलेगी हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर संचार उपकरण रिमोट ऑडिट करने के लिए. आप अपने आपूर्तिकर्ता से पूछ सकते हैं, "लाइव वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करके दूरस्थ ऑडिट के दौरान हम आपकी सुविधा के किन क्षेत्रों का निरीक्षण कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, ज़ूम मोबाइल एप्लिकेशन)?” और "आपकी कंपनी को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल के रूप में ज़ूम के उपयोग में क्या अनुभव है?"

दूरस्थ ऑडिट के दौरान दस्तावेजों और रिकॉर्ड तक पहुंच

दूरस्थ ऑडिट के दौरान, आपको दस्तावेज़ों और रिकॉर्डों तक वस्तुतः पहुंच की आवश्यकता होगी। यदि आपका आपूर्तिकर्ता हाई डेफिनिशन वेब कैमरा या स्मार्टफोन के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल के माध्यम से भाग ले सकता है, तो आपको किसी भी दस्तावेज़ और रिकॉर्ड को देखने में सक्षम होना चाहिए जिसे आप सामान्य रूप से ऑन-साइट ऑडिट के दौरान देख सकते हैं। हालाँकि, आपके आपूर्तिकर्ता को दस्तावेज़ या रिकॉर्ड को स्थिर रखने की आवश्यकता होगी, संभवतः एक संगीत स्टैंड और एक कैमरा तिपाई का उपयोग करके ताकि आप दस्तावेज़ या रिकॉर्ड की सामग्री के बारे में नोट्स ले सकें। आपको अपने नोट्स रिकॉर्ड करने के लिए एक तरीके की भी आवश्यकता होगी। आप a का उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं Pixelbook या आपके ऑडिट नोट्स लिखने के लिए समान कंप्यूटर। उसी समय, आप दूसरे कंप्यूटर का उपयोग करके वीडियो कॉन्फ्रेंस देखते हैं - संभवतः कॉन्फ्रेंस रूम प्रोजेक्टर स्क्रीन या बड़े फ्लैट स्क्रीन मॉनिटर पर। आप टेबलेट का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे असाधारण. बेशक, आप हमेशा एक कागज़ के पैड और एक पेन का उपयोग कर सकते हैं और बाद में अपने नोट्स को लिख सकते हैं। ये सभी विधियां प्रत्येक दस्तावेज़ को डिजिटल रूप से स्कैन करने और दस्तावेज़ों को एक साझा फ़ोल्डर में अपलोड करने या स्कैन किए गए दस्तावेज़ को ईमेल द्वारा भेजने की तुलना में तेज़ और अधिक सुविधाजनक होंगी।

यदि आप भी अपने आपूर्तिकर्ता से पूछ रहे हों कि कौन से रिकॉर्ड पहले से ही डिजिटल रूप से उपलब्ध हैं तो इससे मदद मिलेगी। आप उम्मीद कर सकते हैं कि सभी गुणवत्ता प्रणाली प्रक्रियाएं डिजिटल प्रारूप में उपलब्ध होंगी, लेकिन कई रिकॉर्ड पहले से ही इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी उपलब्ध हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, खरीद आदेश, गुणवत्ता प्रणाली प्रमाणपत्र, चित्र और रिक्त फॉर्म डिजिटल प्रारूप में उपलब्ध होने चाहिए। आपूर्तिकर्ता ऑडिट में, आप आम तौर पर गुणवत्ता प्रणाली रिकॉर्ड के एक सबसेट पर ध्यान केंद्रित करेंगे जो उत्पादन प्रक्रिया नियंत्रण, खरीद, आने वाले निरीक्षण, शिपिंग और गैर-अनुरूप उत्पाद के नियंत्रण से संबंधित हैं। अपने आपूर्तिकर्ता से यह पूछने पर कि इनमें से कौन सा रिकॉर्ड डिजिटल प्रारूप में उपलब्ध है, आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि आपको आपूर्तिकर्ता से कौन से रिकॉर्ड के लिए पहले से अनुरोध करना होगा और कौन से रिकॉर्ड के लिए मांग पर अनुरोध किया जा सकता है।

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स्रोत: https://medicaldeviceacademy.com/supplier-questionnaire/