खरीद आदेश स्वचालन

परिचय

एक खरीद आदेश (पीओ) एक व्यावसायिक दस्तावेज है जो एक विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को एक निर्दिष्ट मूल्य पर और एक निश्चित समय सीमा के भीतर सामान या सेवाएं प्रदान करने के लिए एक औपचारिक अनुरोध का प्रतिनिधित्व करता है। यह खरीदार और विक्रेता के बीच लेन-देन के विवरण की रूपरेखा और खरीद की शर्तों को निर्धारित करने वाला एक कानूनी समझौता है।

खरीद आदेश आमतौर पर व्यवसायों द्वारा यह सुनिश्चित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं कि वे सहमत मूल्य और मात्रा पर सही सामान या सेवाएं प्राप्त करें। वे ऑर्डर की स्थिति, डिलीवरी की जानकारी और भुगतान विवरण सहित खरीदारी की प्रगति पर नज़र रखने के लिए एक पेपर ट्रेल स्थापित करने में भी मदद करते हैं।

खरीद आदेश में आमतौर पर खरीदार और विक्रेता का नाम और पता, खरीदी जा रही वस्तुओं या सेवाओं का विवरण, वस्तुओं की मात्रा और कीमत और किसी भी प्रासंगिक वितरण या भुगतान की शर्तें शामिल होती हैं। एक बार खरीद आदेश जारी करने और विक्रेता द्वारा स्वीकार किए जाने के बाद, यह दोनों पक्षों के बीच एक बाध्यकारी अनुबंध बन जाता है।

क्रय आदेश का उपयोग करने से व्यवसायों को उनकी क्रय प्रक्रिया को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने, विक्रेताओं के साथ गलतफहमी या विवादों से बचने और यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि उन्हें प्रभावी रूप से संचालित करने के लिए आवश्यक सामान या सेवाएँ प्राप्त हों।

खरीद आदेश वर्कफ़्लो

परचेज़ ऑर्डर का पूरा वर्कफ़्लो इस तरह दिखता है -

1. खरीद के अनुरोध: किसी संगठन में किसी व्यक्ति या विभाग द्वारा वस्तुओं या सेवाओं की आवश्यकता होने पर खरीद अनुरोध शुरू किया जाता है। यह अनुरोध आमतौर पर एक मानकीकृत रूप या सॉफ्टवेयर सिस्टम के माध्यम से किया जाता है, और इसमें आइटम का नाम, मात्रा, आवश्यक तिथि और लागत केंद्र या प्रोजेक्ट कोड जैसे विवरण शामिल होते हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को काम के लिए एक नया लैपटॉप खरीदने की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए वे वांछित लैपटॉप के विनिर्देशों के साथ आईटी विभाग को खरीदारी का अनुरोध सबमिट करते हैं।
2. खरीद आदेश निर्माण: एक बार खरीद अनुरोध स्वीकृत हो जाने के बाद, क्रय विभाग द्वारा एक खरीद आदेश तैयार किया जाता है। खरीद आदेश में अनुरोधित वस्तुओं या सेवाओं का विवरण शामिल है, जिसमें आइटम का नाम, मात्रा, इकाई मूल्य, कुल लागत और डिलीवरी की तारीख शामिल है। खरीद आदेश में आपूर्तिकर्ता का विवरण भी शामिल होता है, जैसे उनका नाम, पता और संपर्क जानकारी। उदाहरण के लिए, क्रय विभाग कर्मचारी द्वारा अनुरोधित लैपटॉप के लिए एक खरीद आदेश बनाता है, जिसमें लैपटॉप विनिर्देशों और आपूर्तिकर्ता के विवरण शामिल होते हैं।
3. खरीद आदेश स्वीकृति: खरीद आदेश तब संबंधित विभाग के प्रमुख या प्रबंधक को अनुमोदन के लिए भेजा जाता है। अनुमोदक सत्यापित करता है कि अनुरोधित सामान या सेवाएं आवश्यक हैं, मूल्य उचित है, और यह कि खरीद को कवर करने के लिए बजट में पर्याप्त धनराशि उपलब्ध है। एक बार खरीद आदेश स्वीकृत हो जाने के बाद, इसे आपूर्तिकर्ता को भेज दिया जाता है। उदाहरण के लिए, आईटी प्रबंधक लैपटॉप के लिए खरीद आदेश को मंजूरी देता है और इसे आपूर्तिकर्ता को भेजता है।
4. खरीद आदेश प्रेषण: आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश प्राप्त करता है और निर्दिष्ट वितरण पते पर सामान या सेवाएं भेजता है। आपूर्तिकर्ता खरीदार को अनुमानित डिलीवरी की तारीख और समय भी प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए, लैपटॉप आपूर्तिकर्ता लैपटॉप को कर्मचारी के कार्यस्थल के पते पर भेजता है।
5. माल या सेवा वितरण: माल या सेवाओं को निर्दिष्ट वितरण पते पर वितरित किया जाता है। प्राप्तकर्ता सत्यापित करता है कि प्राप्त सामान या सेवाएं खरीद आदेश विनिर्देशों से मेल खाती हैं। उदाहरण के लिए, लैपटॉप को कर्मचारी के कार्यस्थल के पते पर डिलीवर किया जाता है और कर्मचारी यह सत्यापित करता है कि अनुरोध के अनुसार यह सही मॉडल और विनिर्देश है।
6. माल या सेवाओं की प्राप्ति और निरीक्षण: प्राप्तकर्ता यह सुनिश्चित करने के लिए प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं का निरीक्षण करता है कि वे अच्छी स्थिति में हैं और निर्दिष्ट गुणवत्ता मानकों को पूरा करते हैं। समाधान के लिए आपूर्तिकर्ता को किसी भी मुद्दे या विसंगतियों की सूचना दी जाती है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी किसी भी क्षति या दोष के लिए लैपटॉप का निरीक्षण करता है और आपूर्तिकर्ता को किसी भी समस्या की रिपोर्ट करता है।
7. चालान का मिलान: एक बार माल या सेवाओं को प्राप्त के रूप में चिह्नित कर दिए जाने के बाद, चालान जो डिलीवरी के साथ या उसके बाद आता है, चालान मिलान नामक प्रक्रिया में मूल खरीद आदेश से मेल खाता है। मिलान आमतौर पर बिल की गई मात्रा और चालान मूल्य के लिए किया जाता है। निम्नलिखित शर्तों को पूरा करने की आवश्यकता है:

• चालान की मात्रा पीओ में आदेशित राशि से कम या उसके बराबर है।
• चालान की कीमत पीओ में उद्धृत कीमत से कम या उसके बराबर है।

8.   भुगतान संसाधन: बिना किसी झंझट के चालान मिलान सफल होने के बाद, खरीद आदेश / चालान (जो भी कम हो) में निर्धारित शर्तों के आधार पर विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को भुगतान किया जाना है। यह उस प्रतिष्ठान द्वारा किया जाता है जिसने सुविधा की भुगतान पद्धति का उपयोग करते हुए मूल खरीद आदेश बनाया और इस पूरे कार्यप्रवाह को शुरू किया।

परचेज ऑर्डर वर्कफ्लो को ऑटोमेट करना कैसे शुरू करें

उपरोक्त अनुभाग में सूचीबद्ध पूर्ण क्रय आदेश कार्यप्रवाह को स्वचालित किया जा सकता है। आइए आगे जानें-

खरीद के अनुरोध

खरीद अनुरोध खरीद आदेश कार्यप्रवाह में पहला कदम है जहां उन वस्तुओं या सेवाओं के लिए अनुरोध किया जाता है जिन्हें खरीदने की आवश्यकता होती है। खरीद आदेश स्वचालन इस चरण में उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीद अनुरोध बनाने और जमा करने की अनुमति देकर मदद कर सकता है, जिससे मैन्युअल प्रयास कम हो जाते हैं और कागज-आधारित अनुरोधों की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

खरीद अनुरोध स्वचालन समाधानों की पेशकश करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

• Coupa Software - Coupa एक क्लाउड-आधारित व्यय प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करता है जो खरीदारी, चालान-प्रक्रिया और व्यय प्रबंधन को स्वचालित करता है। इसकी खरीद आवश्यकता स्वचालन सुविधा उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से आवश्यकताएं बनाने और जमा करने की अनुमति देती है, और अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से उनकी प्रगति को ट्रैक करती है। वेबसाइट की लिंक: https://www.coupa.com/
• Procurify - Procurify एक क्लाउड-आधारित खरीद सॉफ़्टवेयर है जो संगठनों को उनकी क्रय प्रक्रिया को कारगर बनाने में मदद करता है। इसकी खरीद मांग स्वचालन सुविधा उपयोगकर्ताओं को ऑनलाइन मांग जमा करने और अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से उनकी प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देती है। वेबसाइट की लिंक: https://www.procurify.com/

खरीद आदेश निर्माण

एक बार खरीद अनुरोध स्वीकृत हो जाने के बाद, अगला कदम खरीद आदेश बनाना है। क्रय आदेश स्वचालन इस चरण में अनुमोदित खरीद अनुरोधों और पूर्व-कॉन्फ़िगर विक्रेता जानकारी के आधार पर स्वचालित रूप से खरीद आदेश उत्पन्न करके मदद कर सकता है।

क्रय आदेश निर्माण स्वचालन समाधानों की पेशकश करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

• प्रीकोरो - प्रीकोरो एक क्लाउड-आधारित खरीद सॉफ्टवेयर है जो अपने प्लेटफॉर्म के हिस्से के रूप में खरीद ऑर्डर ऑटोमेशन प्रदान करता है। इसकी खरीद आदेश निर्माण सुविधा उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीद आदेश बनाने और स्वीकृत करने की अनुमति देती है, और खरीद प्रक्रिया के माध्यम से उनकी प्रगति को ट्रैक करती है। वेबसाइट की लिंक: https://precoro.com/
• Procurics - Procurics एक क्लाउड-आधारित खरीद सॉफ़्टवेयर है जो अपने प्लेटफ़ॉर्म के हिस्से के रूप में खरीद ऑर्डर स्वचालन प्रदान करता है। इसकी खरीद आदेश निर्माण सुविधा उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीद आदेश बनाने और अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से उनकी प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देती है। वेबसाइट की लिंक: https://www.procurics.com/
• बासवेयर - बासवेयर एक क्लाउड-आधारित खरीद सॉफ्टवेयर है जो अपने प्लेटफॉर्म के हिस्से के रूप में खरीद ऑर्डर ऑटोमेशन प्रदान करता है। इसकी खरीद आदेश निर्माण सुविधा उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीद आदेश बनाने और स्वीकृत करने की अनुमति देती है, और खरीद प्रक्रिया के माध्यम से उनकी प्रगति को ट्रैक करती है। वेबसाइट की लिंक: https://www.basware.com/

खरीद आदेश स्वीकृति

इस चरण में, खरीद आदेश की समीक्षा की जाती है और उचित प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है। क्रय आदेश स्वचालन इस चरण में इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन वर्कफ़्लोज़ को सक्षम करके सहायता कर सकता है जो अनुमोदकों को खरीद आदेशों की त्वरित और आसानी से समीक्षा करने और स्वीकृत करने की अनुमति देता है।
खरीद आदेश अनुमोदन स्वचालन समाधानों की पेशकश करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

• नैनोनेट्स - नैनोनेट्स एक एआई-संचालित प्लेटफॉर्म है जो खरीद आदेश अनुमोदन और अन्य खरीद प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है। उनका समाधान खरीद ऑर्डर से स्वचालित रूप से डेटा निकालने के लिए मशीन लर्निंग एल्गोरिदम का उपयोग करता है, अनुबंधों और बजट के साथ उनका मिलान करता है, और पूर्व-निर्धारित नियमों के आधार पर ऑर्डर को स्वीकृत या अस्वीकार करता है। नैनोनेट्स एनालिटिक्स और रिपोर्टिंग टूल भी प्रदान करता है जो खरीद टीमों को उनकी क्रय प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने और विक्रेता संबंधों को बेहतर बनाने में सक्षम बनाता है। वेबसाइट: https://nanonets.com/

[एम्बेडेड सामग्री]

नैनोनेट्स के खरीद आदेश स्वचालन समाधान को सभी आकारों के व्यवसायों के लिए खरीद प्रक्रिया को सरल और कारगर बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। उनका प्लेटफ़ॉर्म उन्नत मशीन लर्निंग एल्गोरिदम का उपयोग डेटा निष्कर्षण से लेकर ऑर्डर रूटिंग और अनुमोदन तक संपूर्ण खरीद ऑर्डर अनुमोदन प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए करता है। नैनोनेट्स का समाधान अत्यधिक विन्यास योग्य है, इसलिए व्यवसाय नियम और कार्यप्रवाह स्थापित कर सकते हैं जो उनकी विशिष्ट खरीद नीतियों और प्रक्रियाओं के साथ संरेखित होते हैं। प्लेटफ़ॉर्म में बिल्ट-इन रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स टूल भी शामिल हैं जो खरीदारी के रुझान और विक्रेता के प्रदर्शन में अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं, व्यवसायों को डेटा-संचालित निर्णय लेने में सक्षम बनाते हैं जो उनकी निचली रेखा को बेहतर बनाते हैं।

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एक डेमो अनुसूची

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• Coupa - Coupa एक क्लाउड-आधारित खरीद प्लेटफ़ॉर्म है जो क्रय आदेश अनुमोदन सहित संपूर्ण क्रय प्रक्रिया को स्वचालित करता है। उनका समाधान ईआरपी सिस्टम और अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत होता है, जो खरीद गतिविधियों के प्रबंधन के लिए मांग से लेकर भुगतान तक एक केंद्रीकृत मंच प्रदान करता है। Coupa के खरीद आदेश अनुमोदन कार्यप्रवाह अत्यधिक विन्यास योग्य हैं और किसी भी व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित किए जा सकते हैं। वेबसाइट: https://www.coupa.com/
• SAP Ariba – SAP Ariba एक एंटरप्राइज़ प्रोक्योरमेंट प्लेटफ़ॉर्म है जो परचेज़ ऑर्डर अप्रूवल ऑटोमेशन सहित एंड-टू-एंड प्रोक्योरमेंट सॉल्यूशंस मुहैया कराता है। उनका समाधान सोर्सिंग से लेकर भुगतान तक, खरीद गतिविधियों के प्रबंधन के लिए एक केंद्रीकृत मंच प्रदान करने के लिए ईआरपी सिस्टम और अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत होता है। SAP Ariba के खरीद आदेश अनुमोदन वर्कफ़्लो अत्यधिक कॉन्फ़िगर करने योग्य हैं और किसी भी व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित किए जा सकते हैं। वेबसाइट: https://www.ariba.com/

खरीद आदेश प्रेषण

एक बार खरीद आदेश स्वीकृत हो जाने के बाद, इसे विक्रेता को भेजने की आवश्यकता होती है। खरीद आदेश स्वचालन ईमेल या इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज (EDI) सिस्टम के माध्यम से विक्रेताओं को स्वचालित रूप से खरीद आदेश भेजकर इस चरण में मदद कर सकता है।

क्रय आदेश प्रेषण स्वचालन समाधान प्रदान करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

• AVIDXchange - AVIDXchange एक क्लाउड-आधारित खाता देय स्वचालन समाधान है जो अपने प्लेटफ़ॉर्म के हिस्से के रूप में खरीद आदेश प्रेषण स्वचालन प्रदान करता है। उनका समाधान संपूर्ण खरीद आदेश प्रक्रिया को निर्माण से भुगतान तक स्वचालित करता है, और चालान प्रसंस्करण को सुव्यवस्थित करता है। AVIDXchange का प्लेटफॉर्म व्यवसायों को बेहतर वित्तीय निर्णय लेने में मदद करने के लिए रीयल-टाइम डेटा और विश्लेषण भी प्रदान करता है। वेबसाइट: https://www.avidxchange.com/
• टिपल्टी - टिपल्टी एक वैश्विक देय स्वचालन मंच है जो उनके समाधान के हिस्से के रूप में स्वचालित खरीद ऑर्डर डिस्पैच प्रदान करता है। उनका मंच चालान प्रसंस्करण और भुगतान समाधान सहित संपूर्ण देय देय प्रक्रिया को स्वचालित करता है। टिपल्टी के समाधान में विश्व स्तर पर संचालित व्यवसायों के लिए कर अनुपालन और विनियामक समर्थन भी शामिल है। वेबसाइट: https://tipalti.com/
• Procurify - Procurify एक क्लाउड-आधारित खरीद और व्यय प्रबंधन समाधान है जो अपने प्लेटफॉर्म के हिस्से के रूप में स्वचालित खरीद ऑर्डर डिस्पैच प्रदान करता है। उनका समाधान मांग से लेकर भुगतान तक पूरी खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है, और व्यवसायों को बेहतर खरीदारी निर्णय लेने में मदद करने के लिए रीयल-टाइम डेटा और एनालिटिक्स शामिल करता है। Procurify का प्लेटफॉर्म आपूर्तिकर्ता प्रबंधन और इन्वेंट्री ट्रैकिंग क्षमताएं भी प्रदान करता है। वेबसाइट: https://www.procurify.com/

नोट: ये व्यवसाय खरीद आदेश प्रेषण स्वचालन से परे अतिरिक्त सुविधाओं और सेवाओं की पेशकश कर सकते हैं। उनकी पेशकशों के बारे में अधिक जानने के लिए उनकी वेबसाइटों की समीक्षा करने या बिक्री प्रतिनिधि से बात करने की अनुशंसा की जाती है।

माल या सेवा वितरण

खरीद आदेश भेजे जाने के बाद, विक्रेता खरीदार को सामान या सेवाएं प्रदान करता है। जबकि खरीद आदेश स्वचालन इस चरण में सीधे मदद नहीं कर सकता है, यह शिपमेंट ट्रैकिंग सिस्टम के साथ एकीकरण के माध्यम से वितरण स्थिति में दृश्यता प्रदान कर सकता है।

माल या सेवाओं की प्राप्ति और निरीक्षण:

इस चरण में, खरीदार माल या सेवाओं को प्राप्त करता है और यह सुनिश्चित करने के लिए उनका निरीक्षण करता है कि वे सहमत विनिर्देशों को पूरा करते हैं। क्रय आदेश स्वचालन इस चरण में प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं का एक इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रदान करके और खरीदारों को आसानी से खरीद आदेश के विरुद्ध तुलना करने में सक्षम बनाता है।
माल या सेवाओं की प्राप्ति और निरीक्षण स्वचालन समाधानों की पेशकश करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

• नैनोनेट्स - नैनोनेट्स एक एआई-पावर्ड डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म है जो उनके समाधान के हिस्से के रूप में स्वचालित सामान या सेवा रसीद और निरीक्षण प्रदान करता है। उनका मंच दस्तावेज़ों से डेटा निकालने के लिए कंप्यूटर दृष्टि और प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण का उपयोग करता है, और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि कार्यों को स्वचालित करता है। खरीद आदेश स्वचालन सहित विशिष्ट उपयोग के मामलों के लिए नैनोनेट्स के समाधान को अनुकूलित किया जा सकता है। वेबसाइट: https://nanonets.com/

एआई के साथ दृश्य निरीक्षण के बारे में आपको जो कुछ जानने की जरूरत है

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस अब विनिर्माण उद्योग में अपना रास्ता बना रहा है, स्वचालन प्रदान कर रहा है जो तेज, सस्ता और अधिक बेहतर है। इस लेख का उद्देश्य स्वचालित दृश्य मूल्यांकन की संक्षिप्त समझ देना है और कैसे एक गहन शिक्षण दृष्टिकोण महत्वपूर्ण समय और प्रयास को बचा सकता है।

• BirchStreet - BirchStreet एक क्लाउड-आधारित खरीद और प्रबंधन समाधान खर्च करता है जो स्वचालित सामान या सेवा रसीद और निरीक्षण को उनके मंच के हिस्से के रूप में प्रदान करता है। उनका समाधान मांग से लेकर भुगतान तक पूरी खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है, और व्यवसायों को बेहतर खरीदारी निर्णय लेने में मदद करने के लिए रीयल-टाइम डेटा और एनालिटिक्स शामिल करता है। BirchStreet का प्लेटफॉर्म आपूर्तिकर्ता प्रबंधन और इन्वेंट्री ट्रैकिंग क्षमताएं भी प्रदान करता है। वेबसाइट: https://www.birchstreet.net/
• Coupa - Coupa एक व्यवसाय व्यय प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म है जो स्वचालित सामान या सेवाएँ रसीद और निरीक्षण कार्यप्रवाह प्रदान करता है। उनका मंच खरीद, चालान और व्यय प्रबंधन को सुव्यवस्थित करता है और व्यवसायों को उनके खर्च को नियंत्रित करने में मदद करता है। कूपा के समाधान में एआई-संचालित अंतर्दृष्टि शामिल है जो व्यवसायों को उनकी खरीद प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में मदद कर सकती है। वेबसाइट: https://www.coupa.com/

नोट: ये व्यवसाय माल या सेवाओं की रसीद और निरीक्षण स्वचालन से परे अतिरिक्त सुविधाओं और सेवाओं की पेशकश कर सकते हैं। उनकी पेशकशों के बारे में अधिक जानने के लिए उनकी वेबसाइटों की समीक्षा करने या बिक्री प्रतिनिधि से बात करने की अनुशंसा की जाती है।

चालान का मिलान

स्वचालित चालान मिलान खरीद आदेश स्वचालन का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है।

इस चरण में, खरीदार विक्रेता से प्राप्त चालान को खरीद आदेश और सामान या सेवाओं की रसीद से मिलाता है। खरीद आदेश स्वचालन इस चरण में मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करके मदद कर सकता है, जिससे मैन्युअल प्रयास कम हो जाते हैं और त्रुटियां समाप्त हो जाती हैं।

चालान मिलान स्वचालन समाधान प्रदान करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

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आदर्श खरीद आदेश स्वचालन प्रक्रिया स्थापित करना चाहते हैं? यह देखने के लिए 30 मिनट का लाइव डेमो बुक करें कि कैसे नैनोनेट आपकी टीम को शुरू से अंत तक लागू करने में मदद कर सकता है पीओ और चालान प्रसंस्करण.

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• नैनोनेट्स - नैनोनेट्स एक एआई-पावर्ड डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म है जो इनवॉइस मैचिंग को उनके समाधान के हिस्से के रूप में स्वचालित करता है। उनका प्लेटफ़ॉर्म चालान और खरीद आदेशों से डेटा निकालने के लिए कंप्यूटर विज़न और प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण का उपयोग करता है, और सटीकता और गति सुनिश्चित करने के लिए मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करता है। उदाहरण के लिए, नैनोनेट्स का समाधान स्वचालित रूप से एक चालान को उसके संबंधित खरीद आदेश और रसीद से मिला सकता है, और आगे की समीक्षा के लिए किसी भी विसंगति को चिह्नित कर सकता है। यह व्यवसायों को उनके खातों की देय प्रक्रिया को कारगर बनाने, त्रुटियों और मैन्युअल प्रयासों को कम करने और वित्तीय दृश्यता में सुधार करने में मदद करता है। वेबसाइट: https://nanonets.com/

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• टिपाल्टी - टिपल्टी एक वैश्विक देय स्वचालन मंच है जो उनके समाधान के हिस्से के रूप में स्वचालित चालान मिलान प्रदान करता है। उनका मंच चालान प्रसंस्करण और भुगतान समाधान सहित संपूर्ण देय देय प्रक्रिया को स्वचालित करता है। टिपल्टी के समाधान में विश्व स्तर पर संचालित व्यवसायों के लिए कर अनुपालन और विनियामक समर्थन भी शामिल है। वेबसाइट: https://tipalti.com/
• Procurify - Procurify एक क्लाउड-आधारित खरीद और खर्च प्रबंधन समाधान है जो अपने प्लेटफॉर्म के हिस्से के रूप में स्वचालित चालान मिलान प्रदान करता है। उनका समाधान मांग से लेकर भुगतान तक पूरी खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है, और व्यवसायों को बेहतर खरीदारी निर्णय लेने में मदद करने के लिए रीयल-टाइम डेटा और एनालिटिक्स शामिल करता है। Procurify का प्लेटफॉर्म आपूर्तिकर्ता प्रबंधन और इन्वेंट्री ट्रैकिंग क्षमताएं भी प्रदान करता है। वेबसाइट: https://www.procurify.com/

भुगतान संसाधन

अंतिम चरण में, खरीदार विक्रेता को भुगतान की प्रक्रिया करता है। खरीद आदेश स्वचालन भुगतान प्रक्रिया को स्वचालित करके इस चरण में मदद कर सकता है, जिससे मैन्युअल प्रयास कम हो जाते हैं और त्रुटियां समाप्त हो जाती हैं। प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए चालान मिलान और अनुमोदन के बाद एक स्वचालित भुगतान कार्यप्रवाह स्थापित किया गया है।
भुगतान प्रसंस्करण स्वचालन समाधान प्रदान करने वाले व्यवसायों में शामिल हैं:

• फ्लो बाय नैनोनेट्स: फ्लो बाय नैनोनेट्स एक परचेज ऑर्डर ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर है जो खरीद ऑर्डर बनाने से लेकर भुगतान के लिए इनवॉइस को मंजूरी देने तक की पूरी खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है। नैनोनेट्स द्वारा फ्लो पेपाल, स्ट्राइप और ब्रेंट्री जैसे भुगतान गेटवे के साथ एकीकृत करके भुगतान प्रसंस्करण को स्वचालित करता है, जिससे त्वरित और आसान भुगतान प्रसंस्करण की अनुमति मिलती है। सॉफ्टवेयर एक सहज इंटरफ़ेस भी प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को भुगतान की स्थिति को ट्रैक करने और भुगतान इतिहास को देखने में सक्षम बनाता है। नैनोनेट्स द्वारा प्रवाह चालान से डेटा प्राप्त करने के लिए मशीन लर्निंग एल्गोरिदम का उपयोग करता है, मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता को कम करता है और त्रुटियों को कम करता है। इसके अतिरिक्त, फ्लो बाय नैनोनेट्स अनुकूलन योग्य वर्कफ़्लो प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को उनकी विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सिस्टम को कॉन्फ़िगर करने में सक्षम बनाता है। वेबसाइट की लिंक: https://www.nanonets.com/flow/

[एम्बेडेड सामग्री]

• Coupa: Coupa एक क्लाउड-आधारित खरीद सॉफ़्टवेयर है जो माँग से लेकर भुगतान तक की संपूर्ण खरीदारी प्रक्रिया को स्वचालित करता है। Coupa भुगतान गेटवे और ERP सिस्टम के साथ एकीकृत करके भुगतान प्रसंस्करण को स्वचालित करता है, जिससे निर्बाध भुगतान प्रसंस्करण की अनुमति मिलती है। सॉफ्टवेयर खर्च विश्लेषण और रिपोर्टिंग टूल भी प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को अपने खर्च करने के पैटर्न में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने और लागत बचत के क्षेत्रों की पहचान करने में सक्षम बनाता है। इसके अतिरिक्त, Coupa आपूर्तिकर्ता प्रबंधन उपकरण प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को अपने आपूर्तिकर्ताओं को प्रबंधित करने और आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है। वेबसाइट की लिंक: https://www.coupa.com/
• Procurify: Procurify एक क्लाउड-आधारित खरीद सॉफ़्टवेयर है जो भुगतान के लिए चालानों को स्वीकृत करने के लिए खरीद आदेश बनाने से लेकर संपूर्ण खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है। Procurify पेमेंट गेटवे और ईआरपी सिस्टम के साथ एकीकृत करके भुगतान प्रसंस्करण को स्वचालित करता है, जिससे त्वरित और आसान भुगतान प्रसंस्करण की अनुमति मिलती है। सॉफ्टवेयर बजट ट्रैकिंग और व्यय विश्लेषण उपकरण भी प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को अपने खर्च करने के पैटर्न में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने और लागत बचत के क्षेत्रों की पहचान करने में सक्षम बनाता है। इसके अतिरिक्त, Procurify आपूर्तिकर्ता प्रबंधन उपकरण प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को अपने आपूर्तिकर्ताओं को प्रबंधित करने और आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है। वेबसाइट की लिंक: https://www.procurify.com/

खरीद आदेश स्वचालन के लिए नैनोनेट्स

नैनोनेट्स OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन) का उपयोग खरीद ऑर्डर वर्कफ़्लो के कई पहलुओं को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है। यहां कुछ विशिष्ट क्षेत्र हैं जहां नैनोनेट्स ओसीआर क्रय आदेश स्वचालन में मदद कर सकता है:

• डेटा निकालना: नैनोनेट्स खरीद ऑर्डर से डेटा निकालने में मदद कर सकते हैं जैसे विक्रेता की जानकारी, इनवॉइस नंबर, लाइन आइटम, शिपिंग पते, और बहुत कुछ।

• दस्तावेज़ का वर्गीकरण: नैनोनेट खरीद ऑर्डर को उनके प्रकार के आधार पर वर्गीकृत करने में मदद कर सकते हैं, जैसे मानक खरीद ऑर्डर, रश ऑर्डर या ब्लैंकेट ऑर्डर।

[एम्बेडेड सामग्री]

• मान्यकरण: नैनोनेट्स खरीद ऑर्डर से निकाले गए डेटा की सटीकता को सत्यापित करने में मदद कर सकते हैं, जैसे विक्रेता की जानकारी या चालान राशियों की पुष्टि करना।

• अनुमोदन मार्ग: नैनोनेट्स पूर्वनिर्धारित व्यावसायिक नियमों के आधार पर खरीद आदेशों के रूटिंग को उपयुक्त अनुमोदक तक स्वचालित करने में मदद कर सकते हैं।

• उपवाद सम्भालना: नैनोनेट छूटी हुई जानकारी या मैन्युअल समीक्षा के लिए असामान्य खरीद ऑर्डर जैसे अपवादों को पहचानने और फ़्लैग करने में मदद कर सकता है।
• खरीद आदेश मिलान: नैनोनेट्स खरीद आदेशों को चालान या दस्तावेज़ प्राप्त करने, सटीकता सुनिश्चित करने और त्रुटियों को कम करने में मदद कर सकते हैं।

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• स्वचालित संचार: नैनोनेट खरीद आदेश प्रक्रिया में शामिल विभिन्न पक्षों के बीच संचार को स्वचालित करने में मदद कर सकता है, जैसे अनुमोदकों को अनुस्मारक भेजना या आदेश स्थिति अपडेट के विक्रेताओं को सूचित करना।

• भुगतान प्रक्रिया: नैनोनेट्स द्वारा प्रवाह चालान मिलान के बाद भुगतान प्रसंस्करण को स्वचालित कर सकता है। आप पसंद की भुगतान विधि द्वारा भुगतान शुरू करने के लिए फ़ाइलों को स्वीकृत करने के लिए मैन्युअल या स्वचालित सशर्त नियम सेट कर सकते हैं।

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• खरीद आदेश ट्रैकिंग: नैनोनेट्स खरीद प्रक्रिया के दौरान खरीद ऑर्डर की स्थिति को ट्रैक करने में मदद कर सकते हैं, ऑर्डर प्रगति में रीयल-टाइम दृश्यता प्रदान करते हैं।
• अनुबंध अनुपालन: नैनोनेट्स यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि खरीद आदेश संविदात्मक दायित्वों के अनुरूप हैं, जैसे मूल्य निर्धारण या वितरण शर्तें।
• ऑडिट ट्रैल्स: नैनोनेट्स प्रत्येक खरीद आदेश के लिए ऑडिट ट्रेल बनाने में मदद कर सकते हैं, सभी प्रासंगिक जानकारी और पूरी प्रक्रिया में किए गए परिवर्तनों को रिकॉर्ड कर सकते हैं।

ये उन कई तरीकों के कुछ उदाहरण हैं जिनमें नैनोनेट खरीद ऑर्डर ऑटोमेशन में मदद कर सकता है। अपनी उन्नत मशीन सीखने की क्षमताओं के साथ, नैनोनेट्स खरीद ऑर्डर वर्कफ़्लो के कई अलग-अलग पहलुओं को स्वचालित कर सकते हैं, समय की बचत कर सकते हैं और सभी आकारों के व्यवसायों के लिए त्रुटियों को कम कर सकते हैं।

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आदर्श खरीद आदेश स्वचालन प्रक्रिया स्थापित करना चाहते हैं? यह देखने के लिए 30 मिनट का लाइव डेमो बुक करें कि कैसे नैनोनेट आपकी टीम को शुरू से अंत तक लागू करने में मदद कर सकता है पीओ और चालान प्रसंस्करण.

एक डेमो अनुसूची

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खरीद आदेश स्वचालन के लाभ

खरीद आदेश स्वचालन संगठनों को कई लाभ प्रदान करता है, जिसमें बढ़ी हुई दक्षता, सटीकता, लागत बचत और बेहतर आपूर्तिकर्ता संबंध शामिल हैं। वास्तविक दुनिया में इन लाभों के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:

1. बेहतर सटीकता: खरीद आदेश प्रक्रिया को स्वचालित करके, संगठन मैन्युअल डेटा प्रविष्टि या संचार गलतियों के कारण होने वाली त्रुटियों को कम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई आपूर्तिकर्ता स्वचालित खरीद आदेश प्राप्त करता है, तो आदेश को गलत तरीके से पढ़ने या महत्वपूर्ण विवरण गुम होने की संभावना कम होती है।
2. लागत बचत: खरीद आदेश स्वचालन संगठनों को आदेशों को संसाधित करने के लिए आवश्यक समय और संसाधनों को कम करके पैसे बचाने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, स्वचालित प्रणालियाँ मैन्युअल कागजी कार्रवाई और फोन कॉल की आवश्यकता को कम कर सकती हैं, जिससे कर्मचारियों और अन्य लागतों के मामले में समय और धन की बचत हो सकती है।
3. बेहतर आपूर्तिकर्ता संबंध: स्वचालित क्रय आदेश प्रणालियाँ संगठनों और उनके आपूर्तिकर्ताओं के बीच संचार और सहयोग को बेहतर बनाने में मदद कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ता अधिक तेज़ी से और आसानी से ऑर्डर प्राप्त कर सकते हैं, और संगठन ऑर्डर और डिलीवरी को अधिक प्रभावी ढंग से ट्रैक कर सकते हैं, जिससे आपूर्तिकर्ताओं के साथ मजबूत संबंध बनाने में मदद मिल सकती है।
4. दक्षता में वृद्धि: स्वचालित खरीद आदेश प्रणालियां आदेश देने से लेकर चालान-प्रक्रिया और भुगतान तक पूरी खरीद प्रक्रिया को सरल बना सकती हैं। उदाहरण के लिए, जब कोई आदेश दिया जाता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से एक चालान उत्पन्न कर सकता है, जो समय की बचत कर सकता है और त्रुटियों के जोखिम को कम कर सकता है।
5. बेहतर इन्वेंट्री प्रबंधन: स्वचालित खरीद आदेश प्रणालियां रीयल-टाइम में ऑर्डर और डिलीवरी को ट्रैक करके संगठनों को अपनी इन्वेंट्री को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, यदि किसी आदेश में देरी हो रही है, तो सिस्टम संभावित इन्वेंट्री की कमी के लिए संगठन को सचेत कर सकता है, जिससे उन्हें स्टॉकआउट से बचने के लिए कार्रवाई करने की अनुमति मिलती है।

कुल मिलाकर, खरीद आदेश स्वचालन संगठनों को समय और पैसा बचाने, सटीकता में सुधार करने और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंधों को मजबूत करने में मदद कर सकता है, जिनमें से सभी का नीचे की रेखा पर सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/purchase-order-automation/