किसी भी कंपनी में लेखांकन में हर महीने आपूर्तिकर्ता चालान से निपटना शामिल होता है। लेखांकन प्रक्रिया में सबसे चुनौतीपूर्ण कार्यों में से एक इन आपूर्तिकर्ता चालानों का सत्यापन है। किसी विक्रेता से खरीदे गए उत्पादों या सेवाओं के लिए किसी कंपनी द्वारा प्राप्त सभी चालान भुगतान शुरू करने से पहले सटीकता के लिए जांचे जाने चाहिए। इसके लिए, इनवॉइस में उल्लिखित खरीद के सभी विवरणों का मिलान प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया में अन्य दस्तावेजों के साथ किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि जिन उत्पादों/सेवाओं का ऑर्डर दिया गया था, वे सही ढंग से और सहमत मूल्य पर वितरित किए गए थे। इस सत्यापन प्रक्रिया को मिलान कहा जाता है।
मिलान के लिए आमतौर पर तीन मिलान प्रक्रियाओं का उपयोग किया जाता है, अर्थात् 2-तरफ़ा मिलान, 3-तरफ़ा मिलान और 4-तरफ़ा मिलान। आइए देखें कि ये तीनों क्या हैं और एक निर्बाध खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया के लिए कैसे आवश्यक हैं। हम अंतरों की तुलना करेंगे और यह भी सीखेंगे कि इन प्रक्रियाओं को कैसे स्वचालित किया जाए।
प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया
दो-तरफ़ा मिलान प्रक्रिया को समझने से पहले, आइए प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया से जुड़े कुछ आवश्यक दस्तावेज़ों को समझें और देखें:
खरीद आदेश (पीओ), क्रेता द्वारा विक्रेता को जारी किया गया एक कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता, ऑर्डर किए गए उत्पाद/सेवा के प्रकार और सहमत मात्रा और कीमतों की जानकारी देता है।
बीजक, एक कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़ जो विक्रेता द्वारा क्रेता को ग्राहक को उत्पाद/सेवा की डिलीवरी के साथ या उसके बाद जारी किया जाता है। इसमें विक्रेता, ग्राहक, वितरित किए जा रहे उत्पाद/सेवा, मूल्य निर्धारण और भुगतान मोड के सभी विवरण हैं।
सामग्री रसीद विक्रेता से अंतिम उत्पाद या सेवा की प्राप्ति की पुष्टि है।
बड़ी कंपनियों के भी हो सकते हैं वाउचर, जो अनुमोदन प्रक्रिया की पूर्णता को इंगित करता है - यह पीओ, चालान, रसीद आदि जैसे सहायक दस्तावेजों के लिए बहीखाता पद्धति के रूप में कार्य करता है और इसमें अनुमोदन, मामला संख्या और उस विशेष खरीद से संबंधित अन्य जानकारी शामिल होती है।
प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया में एक विशिष्ट दस्तावेज़ प्रवाह को निम्नलिखित सरलीकृत काल्पनिक उदाहरण द्वारा समझा जा सकता है।
एक कंपनी एबीसी के आईटी विभाग को इसके आईटी अधिकारियों के लिए 10 कुंडा कार्यकारी कुर्सियों की आवश्यकता है।
- आईटी विभाग (कंपनी की नीति के आधार पर) उपयुक्त प्रबंधकीय पदानुक्रम में खरीद मांग जारी कर सकता है।
- उत्पाद/सेवा के उपयुक्त विक्रेताओं को खोजने के लिए कंपनी में खरीद (या समतुल्य) विभाग को खरीद अनुरोध भेजा जाता है।
- एक बार एक विक्रेता की पहचान हो जाने के बाद, उत्पाद और कीमत की पहचान करने के लिए आवश्यक आधारभूत कार्य किया जाता है। उदाहरण के लिए, XYZ, कार्यालय फर्नीचर का एक आपूर्तिकर्ता $250 प्रति कुर्सी की कीमत पर कुंडा कार्यकारी कुर्सियाँ प्रदान कर सकता है, जिसे पाँच दिनों में वितरित किया जाना है।
- एक बार जब आपूर्तिकर्ता XYZ को अंतिम रूप दे दिया जाता है, तो एबीसी के खरीद विभाग द्वारा उत्पाद और मूल्य पर सहमति का हवाला देते हुए पीओ तैयार किया जाता है।
- पीओ की एक प्रति एक्सवाईजेड को भेजी जाती है, एक एबीसी के खरीद विभाग द्वारा रखी जाती है, एक लेखा देय विभाग को।
- जब XYZ कुर्सियों की आपूर्ति करता है, तो एबीसी को डिलीवरी के साथ या उसके बाद विक्रेता चालान प्रदान किया जाता है।
- एक माल रसीद उत्पन्न होती है जो दर्शाता है कि आपूर्तिकर्ता एक्सवाईजेड से डिलीवरी कंपनी एबीसी द्वारा प्राप्त की गई है।
यह इस बिंदु पर है कि मिलान प्रक्रिया एबीसी में देय खातों की टीम द्वारा की जाती है। खरीदने वाली कंपनी के आकार और कंपनी की नीतियों के आधार पर, एपी (लेखा भुगतान योग्य) टीम कई दस्तावेजों का दो-तरफ़ा, तीन-तरफ़ा या चार-तरफ़ा मिलान करती है ताकि यह जाँचा जा सके कि विवरण, मात्रा, लागत, और शर्तें उन सभी में मेल खाती हैं। एपी टीम द्वारा मिलान के सत्यापन के बाद, भुगतान शुरू किया जाता है।
यह मैचिंग 2-वे, 3-वे या 4-वे मैच हो सकता है। आइए इन एक और एक को समझते हैं।
टू-वे मैचिंग क्या है?
टू-वे मैचिंग, जिसे परचेज ऑर्डर मैचिंग के नाम से भी जाना जाता है, यह सत्यापित करने की एक प्रक्रिया है कि खरीद आदेश और संबंधित चालान मिलान करें ताकि चालान का भुगतान किया जा सके। विसंगतियों के मामले में, जब तक विसंगतियों को सुधारा या संबोधित नहीं किया जाता है, तब तक चालान प्रसंस्करण रोक दिया जाता है।
मिलान आमतौर पर बिल की गई मात्रा और चालान मूल्य के लिए किया जाता है। निम्नलिखित शर्तों को पूरा करने की आवश्यकता है:
- चालान की मात्रा पीओ में आदेशित राशि से कम या उसके बराबर है।
- चालान की कीमत पीओ में उद्धृत कीमत से कम या उसके बराबर है।
उपरोक्त उदाहरण में, मान लीजिए कि एबीसी ने XYZ के साथ सहमति के अनुसार $10 ($2000/कुर्सी) की कुल रियायती कीमत पर 200 कुर्सियों के लिए खरीद आदेश जारी किया है। खरीद आदेश की समीक्षा करने और स्वीकार करने और 10 कुर्सियों को वितरित करने के बाद, XYZ $2500 ($250/कुर्सी) की मूल कीमत के लिए एक चालान भेजता है। हो सकता है कि XYZ के इनवॉइस निर्माता को XYZ मार्केटिंग व्यक्ति द्वारा एबीसी के खरीद विभाग को थोक खरीद के लिए दी जाने वाली छूट के बारे में पता न हो। या यह एक जानबूझकर खराब व्यावसायिक अभ्यास हो सकता है।
यदि चालान विवरण की तुलना नहीं की जाती है और पीओ विवरण के साथ मिलान नहीं किया जाता है, तो एबीसी पर एपी (लेखा देय) टीम अतिरिक्त $ 500 का भुगतान कर सकती है जिसे मूल रूप से माफ कर दिया गया था।
भुगतान किए जाने से पहले दो-तरफ़ा मैच प्रक्रिया इस गलती को पकड़ने में मदद कर सकती है। प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि केवल सही राशि और मात्रा के चालान का भुगतान किया जाए।
2-वे मैचिंग का महत्व
भुगतान शुरू करने से पहले चालान सत्यापन के महत्व को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं बताया जा सकता है। उसकी में 2020 राष्ट्रों को रिपोर्टएसोसिएशन ऑफ सर्टिफाइड फ्रॉड एक्जामिनर्स ने 125 देशों में व्यावसायिक धोखाधड़ी की लागत और प्रभावों का विश्लेषण किया। रिपोर्ट से पता चला है कि संगठन प्रत्येक वर्ष धोखाधड़ी के लिए राजस्व का 5% तक खो देते हैं, जो कुल 4.5 ट्रिलियन डॉलर के वैश्विक नुकसान का प्रतिनिधित्व करता है। चालानों और भुगतान प्रक्रिया की सावधानीपूर्वक और सावधानीपूर्वक जांच करके इस नुकसान में से अधिकांश को रोका जा सकता है।
दस्तावेज़ों का मैनुअल टू-वे मिलान
जब यह मिलान प्रक्रिया विरासती कागज़ और मैन्युअल प्रक्रियाओं का उपयोग करके की जाती है, तो यह श्रम गहन, बोझिल और त्रुटियों के लिए प्रवण हो सकती है। यह विशेष रूप से सच है जब साइलो में प्रोक्योर-टू-पे फ्लो वर्क में शामिल टीमें।
लेवेल रिसर्च द्वारा 2020 का सर्वेक्षण पता चला है कि गाइड आंकड़ा प्रविष्टि और अकुशलता इसके दर्द बिंदु बने हुए हैं देय प्रक्रिया.
मैन्युअल 2-वे मिलान से निम्न समस्याएँ हो सकती हैं:
- खराब समन्वय और समय: कार्यों की तार्किक प्रगति पीओ > रसीद > चालान > भुगतान है। जब प्रक्रिया के प्रतिभागियों के बीच कोई समन्वय नहीं होता है, तो जैसे ही माल भेज दिया जाता है, लेकिन अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है, एक चालान वितरित किया जा सकता है। इनवॉइस का पीओ (2-वे मैच) से मिलान किया जा सकता है लेकिन यह गारंटी नहीं देता है कि डिलीवर किया गया उत्पाद वही है जो ऑर्डर किया गया था। बारी से बाहर आने वाले इन दस्तावेजों का प्रबंधन करना एक इंसान (या इंसानों के समूह) के लिए मुश्किल हो जाता है।
- डेटा प्रविष्टि और मिलान त्रुटियां: कोई भी मैन्युअल दोहराव प्रक्रिया त्रुटियों से ग्रस्त है। प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया में शामिल किसी भी दस्तावेज़ में दस्तावेज़ आईडी (जैसे पीओ नंबर), उत्पाद की मात्रा, उत्पाद की कीमत, डिलीवरी की तारीख आदि दर्ज करने के मामले में त्रुटियां हो सकती हैं। मैनुअल मिलान की "घूरें और तुलना करें" प्रक्रिया, श्रम गहन और ज़ोरदार होने के अलावा, छूटी हुई तारीखों और मूल्यों जैसी गंभीर त्रुटियों को जन्म दे सकती है, जिसके सुधार से संचालन धीमा हो जाएगा और संगठन को उत्पादकता हानि और व्यवसाय के जोखिमों का सामना करना पड़ेगा- प्रबंधन/ग्राहक संबंध मुद्दे।
- अभिलेखीय समस्याएं: कागजी कार्रवाई और दाखिल करना थकाऊ हो जाता है जब मिलान मैन्युअल रूप से किया जाना चाहिए, और ऑडिट का समय संगठन के लिए एक बुरा सपना हो सकता है।
- कम दिखने योग्य: अलग-अलग विभागों में अलग-अलग फाइलिंग सिस्टम हो सकते हैं, चाहे मैनुअल या डिजिटल, और जब अलग-अलग दस्तावेज़ अलग-अलग स्वरूपों में हों और अलग-अलग सामग्री हों तो मिलान एक समस्या बन सकता है। सिस्टम और विभागों के बीच संचार के बिना, सभी हितधारकों के लिए बहुत कम या कोई दृश्यता नहीं है। इससे किसी सौदे को पूरा करने में गलतफहमी और निराशा हो सकती है।
2-वे मैचिंग ऑटोमेशन
2-वे मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करने से कंपनी को कई लाभ मिलते हैं।
मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करने वाला सॉफ़्टवेयर ये कार्य करता है:
- डिजिटल दस्तावेज़ बनाना: भौतिक दस्तावेजों - पीओ, चालान, माल रसीद और निरीक्षण पर्ची को ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन का उपयोग करके पढ़ने और डेटाबेस में दर्ज करने की आवश्यकता है। सॉफ्टवेयर यह सुनिश्चित करता है कि संरचित डेटा इन दस्तावेजों से फ्लैट फ़ील्ड, लाइन आइटम और टेबल के रूप में निकाला जाता है। यह मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से जुड़ी त्रुटियों, संसाधन खपत और धीमे टर्न-अराउंड समय को समाप्त करता है।
- स्वचालित मिलान : अब जब दस्तावेज़ डिजिटल हो गए हैं, तो कंप्यूटर द्वारा उनकी स्वचालित रूप से तुलना की जा सकती है। 2-वे, 3-वे और 4-वे मैचिंग में निर्दिष्ट शर्तों को किसी मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता के बिना सॉफ्टवेयर द्वारा सत्यापित किया जाता है।
- स्वीकृति कार्यप्रवाह: सॉफ़्टवेयर अतिरिक्त रूप से लेखा टीम के लिए कस्टम नियम निर्धारित करने का एक तरीका प्रदान करता है, जब किसी विशेष खरीद में शामिल दस्तावेजों द्वारा कुछ शर्तों को पूरा नहीं किया जाता है। इसका परिणाम एक स्वचालित कार्यप्रवाह में होता है जहां दस्तावेज़ किसी भी समय की हानि को समाप्त करते हुए प्रासंगिक हितधारकों के पास तुरंत स्थानांतरित हो जाते हैं।
- डीएमएस (दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली): संबंधित डेटाबेस के साथ सॉफ्टवेयर एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का काम करता है, जो हर खरीद का रिकॉर्ड रखता है। यह पिछली खरीद से जुड़े दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त करना सुविधाजनक और तात्कालिक बनाता है।
द्वारा एक सर्वेक्षण लेवेल रिसर्च पता चलता है कि चालान की त्वरित स्वीकृति और कर्मचारी उत्पादकता में वृद्धि एआई-सक्षम पर स्विच करने से अनुभव किए जाने वाले शीर्ष दो लाभ हैं 2 तरह और 3-रास्ता मिलान प्रक्रियाओं.
दो-तरफ़ा मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करने से कंपनियों का समय और पैसा बच सकता है, धोखाधड़ी पकड़ी जा सकती है और एपी कर्मचारियों को उच्च-मूल्य वाली परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाया जा सकता है। इसके अतिरिक्त, स्वचालन एक संगठन को समय पर भुगतान के लिए छूट प्राप्त करने और लापता भुगतान की समय सीमा से जुड़े विलंब शुल्क से बचने में मदद कर सकता है।
2-वे मैचिंग ऑटोमेशन के लिए नैनोनेट्स
नैनोनेट्स तीन स्तरीय प्रक्रिया में हमारे ग्राहकों के लिए एआई-सक्षम 2-वे मिलान प्रणाली स्थापित करता है।
किसी भी स्वचालन प्रक्रिया में पहला कदम पीओ, चालान, रसीदों और वितरण लॉग से डेटा को एक सामान्य प्लेटफॉर्म या डेटाबेस में दर्ज करना है। ये दस्तावेज़ आम तौर पर अलग-अलग स्वरूपों और रूपों में आते हैं, यह देखते हुए कि इनमें से प्रत्येक दस्तावेज़ कंपनी के एक अलग विभाग द्वारा जारी किया जाता है, और एक अलग कंपनी पूरी तरह से।
लीगेसी ओसीआर केवल डेटा को वर्गीकृत किए बिना डिजिटाइज़ करते हैं, जो मिलान संचालन के लिए आवश्यक है। इसके अलावा, ये प्रणालियां जटिल टेम्प्लेट, फ़ाइल प्रकारों और लेआउट के साथ विफल हो जाती हैं, जिससे विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए टेम्प्लेट नियम निर्धारित करने के लिए लगातार मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है। ये नियम-आधारित प्रणालियाँ अच्छी तरह से स्केल नहीं करती हैं क्योंकि व्यवसाय विक्रेताओं को जोड़ते / मंथन करते रहते हैं और हर बार नए नियम लिखना एक अक्षम प्रक्रिया है।
यहीं पर नैनोनेट्स जैसे एआई-सक्षम सॉफ़्टवेयर विरासत प्रणालियों को हरा देते हैं।
नैनोनेट्स' एपी स्वचालन सॉफ्टवेयर चालान मिलान प्रक्रियाओं को झंझट मुक्त, तेज और सटीक बना सकता है। नैनोनेट्स एआई-ओसीआर अनदेखे, अर्ध-संरचित दस्तावेजों को पढ़ता है जो एक मानक टेम्पलेट का पालन नहीं करते हैं और दस्तावेज़ से प्राप्त डेटा को मान्य करते हैं। सॉफ्टवेयर विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों से डेटा प्राप्त कर सकता है जिसमें क्रय आदेश, चालान, वितरण नोट, वितरण लॉग और ऐसे अन्य दस्तावेज़ शामिल हैं जिन्हें आमतौर पर खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया में संभाला जाता है।
नैनोनेट्स उपयोगकर्ता के प्लेटफॉर्म से डेटा आयात करने में सक्षम बनाता है और सिस्टम को बाधित किए बिना सीधे कैप्चर किए गए डेटा को प्रोक्योर-टू-पे वर्कफ़्लो में निर्यात करता है। नैनोनेट्स में शैल, रूबी, गोलांग, जावा, सी # और पायथन में भाषा बंधन हैं। एआई इंजन उपयोग के साथ सीखता और सुधारता है। एक सहज वेब इंटरफ़ेस के साथ, यह बोझिल मैन्युअल प्रक्रियाओं को समाप्त करता है और चालान, रसीदें और दस्तावेज़ समीक्षा और अनुमोदन स्वचालित करता है। इसके अलावा, यह एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के रूप में कार्य करता है और पिछली खरीदारी से जुड़े दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त करना आसान बनाता है। हमारे ग्राहकों को प्रसंस्करण समय को 90% तक कम करने और लागत में 50% तक की बचत करने के लिए जाना जाता है।
नैनोनेट्स में बिल्ट-इन स्टेट-ऑफ-आर्ट एल्गोरिदम और मल्टी-स्टेप अप्रूवल के लिए एक मजबूत इंफ्रास्ट्रक्चर भी है। नैनोनेट्स चालान प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर को अन्य प्रणालियों जैसे कि मैसकल डेटाबेस, क्विकबुक, या सेल्सफोर्स के साथ एकीकृत किया जा सकता है और यह प्लेटफॉर्म अज्ञेयवादी है। यह सटीक और स्केलेबल है, आपके अकाउंट्स पेएबल टीम के लिए समय और पैसा बचाता है और उत्पादकता बढ़ाता है।
स्वचालित 2-तरफ़ा मिलान के लिए डेमो
नीचे दिए गए वीडियो पर एक नज़र डालें, जिसमें स्वचालित दो-तरफ़ा मिलान करने वाले नैनोनेट्स का एक सरल डेमो दिखाया गया है। इस डेमो में:
- पीडीएफ प्रारूप में पीओ और चालान स्वचालित रूप से नैनोनेट्स द्वारा Google खाते में सभी ईमेल से आयात किए जाते हैं।
- फिर नैनोनेट्स कस्टम नियमों के आधार पर जोड़े गए सत्यापन के साथ-साथ 2-वे मिलान करता है।
- अंत में, डेटा नेटसुइट क्लाउड अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर को निर्यात किया जाता है।
आइए अब हम 3-वे मैचिंग और 4-वे मैचिंग को भी समझते हैं।
3-वे मैचिंग क्या है?
थ्री वे मैचिंग, विवरण की तुलना करने की प्रक्रिया है खरीद आदेश, चालान और माल रसीद यह सुनिश्चित करने के लिए कि इन सभी दस्तावेजों में सभी डेटा सही हैं। यह भुगतान शुरू होने से पहले किया जाता है।
मूलतः, 3-तरफ़ा मिलान, 2-तरफ़ा मिलान प्रक्रिया में एक और शर्त जोड़ता है. अर्थात्, इन शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:
- चालान की मात्रा पीओ में आदेशित राशि से कम या उसके बराबर है
- चालान की कीमत पीओ में उद्धृत कीमत से कम या उसके बराबर है।
- माल रसीद मात्रा चालान मात्रा से कम या उसके बराबर है।
उपरोक्त मामले पर विचार करें। माल वितरण रिपोर्ट या माल रसीद के साथ XYZ द्वारा कुर्सियों को ABC तक पहुँचाया जाता है।
- ABC से पीओ $10/कुर्सी की दर से कुल $200 पर 2000 कुर्सियों के लिए है।
- XYZ के इनवॉइस में $10 प्रत्येक (कुल $200) की दर से 2000 कुर्सियों की सूची भी है,
- हालाँकि, माल की रसीद $8 प्रत्येक पर 250 कुर्सियाँ दिखाती है। राशि समान है - $2000, लेकिन विवरण अलग हैं और ऑर्डर की तुलना में कम कुर्सियाँ समान मूल्य के लिए वितरित की जाती हैं।
जिस व्यक्ति ने उत्पाद और माल की रसीद प्राप्त की है, वह यह नहीं जान सकता है कि कितनी कुर्सियों का ऑर्डर दिया गया था और कितने के लिए। वे माल रसीद पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। एक कम मेहनती एपी एक कम वितरित माल के लिए चालान का भुगतान कर सकता है। यदि एपी चालान और पीओ को वितरण रसीद से मिलाता है, तो वे विसंगति को पकड़ लेंगे, और भुगतान से पहले समस्या को सुलझा लेंगे।
एक अधिक संपूर्ण तीन तरफा मिलान प्रक्रिया में निम्नलिखित वैकल्पिक जांच बिंदु भी शामिल हो सकते हैं:
- पीओ की शुद्धता और पूर्णता। क्या पीओ को मूल्य, मात्रा या विक्रेता संपर्क विवरण जैसी जानकारी याद आती है?
- क्या माल रसीद में उल्लिखित वस्तुओं की संख्या वही है जो पीओ में उल्लिखित है?
- क्या चालान में भुगतान की शर्तें वही हैं जो रसीद में दी गई हैं? उदाहरण के लिए, क्या कोई क्रेडिट है? छूट? एक आस्थगित?
नीचे दिए गए वीडियो में नैनोनेट्स को 3-तरफ़ा मिलान करते हुए देखें। इनवॉइस की तुलना खरीद ऑर्डर और डिलीवरी ऑर्डर से की जाती है और इन दस्तावेज़ों के बीच डेटा में किसी भी बेमेल को फ़्लैग किया जाता है।
4-वे मैचिंग क्या है?
फोर वे मैचिंग में निम्नलिखित का मिलान शामिल है चालान, खरीद आदेश, माल रसीदें और निरीक्षण पर्ची। निरीक्षण पर्ची वे दस्तावेज होते हैं जो रिकॉर्ड करते हैं कि निरीक्षण के बाद सुपुर्दगी स्वीकार कर ली गई है।
मूल रूप से, 4-वे मैचिंग 3-वे मैचिंग प्रक्रिया में एक और शर्त जोड़ता है. अर्थात्, इन शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:
- चालान की मात्रा पीओ में आदेशित राशि से कम या उसके बराबर है
- चालान की कीमत पीओ में उद्धृत कीमत से कम या उसके बराबर है।
- माल रसीद मात्रा चालान मात्रा से कम या उसके बराबर है।
- निरीक्षण पर्ची की मात्रा चालान मात्रा से कम या उसके बराबर है।
तीन-तरफ़ा मिलान में, यह माना जाता है कि रसीद में उल्लिखित माल की मात्रा वितरित की गई वस्तुओं की संख्या के समान है। उदाहरण के लिए, उपरोक्त विशिष्ट उदाहरण में, रसीद में 8 कुर्सियों का उल्लेख है, और यह माना जाता है कि केवल 8 कुर्सियाँ वितरित की गईं। हो सकता है कि ऐसा न हो। 10 कुर्सियाँ भले ही वितरित की गई हों, लेकिन रसीद में केवल 8 कुर्सियाँ दिखाई दे सकती हैं। डिलीवर किए गए उत्पादों का निरीक्षण किए बिना, तीन तरफा मिलान के परिणामस्वरूप एबीसी एक्सवाईजेड को दो और उत्पादों को वितरित करने के लिए कहेगा, और कीमत पर फिर से बातचीत करेगा, और इसी तरह। XYZ, ने शायद 10 आइटम डिलीवर किए हों, और केवल रसीद में गलती की हो। पूरी बात ग्राहक-विक्रेता संबंध दुःस्वप्न बन जाती है।
एक मेहनती एपी चार तरह से मिलान करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि वितरित वस्तुओं/सेवाओं की सभी गुणवत्ता, मात्रा और मूल्य पीओ, चालान और डिलीवरी रसीद से मेल खाते हैं और उसके बाद ही चालान का भुगतान शुरू करते हैं।
यदि आप अपने स्वयं के उपयोग के मामले के आधार पर स्वचालित 2-वे, 3-वे या 4-वे मिलान के कस्टम डेमो में रुचि रखते हैं, तो आप नीचे दिए गए लिंक का उपयोग करके हमारे साथ कॉल शेड्यूल कर सकते हैं।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/2-way-matching/
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