पीडीसीए क्या है? प्लान-डू-चेक-एक्ट पद्धति को समझना

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका संगठन किस उद्योग में काम करता है और आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले उत्पाद और सेवाएं, आपके व्यवसाय को प्रतिस्पर्धी बाज़ार और बढ़ती उपभोक्ता जरूरतों के साथ बनाए रखने के लिए लगातार सुधार करने की आवश्यकता है।

परिवर्तन की यह प्रक्रिया वैकल्पिक नहीं है। यदि आप सफल होना चाहते हैं तो यह आवश्यक है। कटु सत्य यह है कि व्यवसाय जो सुधार और विकास नहीं करते हैं वे अंततः खुद को विलुप्त पाएंगे।  

जब आपके संगठन में परिवर्तन की आवश्यकता होती है, तो आप इसे कैसे कार्यान्वित करते हैं? बिना योजना के कोई भी कार्य अच्छे से अधिक नुकसान कर सकता है। आँख बंद करके परिवर्तन करने के बजाय, आप लीन मैन्युफैक्चरिंग दर्शन - प्लान-डू-चेक-एक्ट साइकिल से एक अवधारणा उधार लेना चाह सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए पढ़ें।

पीडीसीए क्या है?

पीडीसीए, जो प्लान-डू-चेक-एक्ट के लिए खड़ा है, लोगों, उत्पादों, सेवाओं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निरंतर सुधार के लिए एक पुनरावृत्त चक्र है।

इस अवधारणा की नींव अमेरिकी सांख्यिकीविद् और भौतिक विज्ञानी वाल्टर शेवार्ट द्वारा विकसित की गई थी, जो गुणवत्ता में सुधार के लिए सांख्यिकीय विश्लेषण का उपयोग करने के बारे में भावुक थे। मॉडल को वर्षों बाद विलियम डेमिंग द्वारा विकसित किया गया था जिन्होंने इस अवधारणा को लिया और इसे एक सीखने और सुधार चक्र में बदल दिया।

पीडीसीए मॉडल चार चरण की प्रक्रिया का अनुसरण करता है, जिसके बारे में हम नीचे और अधिक विस्तार से चर्चा करेंगे।

पीडीसीए मॉडल के चार चरण

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, बिना किसी योजना के बदलाव के करीब पहुंचना आपके व्यवसाय के लिए आपदा का कारण बन सकता है। उसी तर्ज पर, अपनी प्रगति का मूल्यांकन किए बिना किसी योजना पर कार्य करना उतना ही खतरनाक हो सकता है।

पीडीसीए चक्र का उद्देश्य उन मुद्दों को चार चरणों वाली प्रक्रिया के साथ समाप्त करना है, जहां प्रत्येक चरण अनिवार्य है क्योंकि यह आपको अगले चरण में सफलता के लिए तैयार करता है। आइए इन चरणों और वे क्या दर्शाते हैं, इस पर करीब से नज़र डालें।

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1। योजना

एक योजना तैयार करने के लिए जो आपके संगठन में वांछित परिवर्तन को सफलतापूर्वक लागू करेगी, आपको निम्नलिखित प्रश्न पूछने की आवश्यकता होगी:

• आपको क्या समस्या हो रही है?
• इस समस्या को ठीक करने के लिए आपको किन संसाधनों की आवश्यकता होगी?
• इस समय आपके पास हमारे पास पहले से कौन से संसाधन उपलब्ध हैं?
• आप अपने उपलब्ध संसाधनों के साथ इस समस्या का सर्वोत्तम समाधान कैसे कर सकते हैं?
• सफलता किस तरह की लगती है?

समस्या की भयावहता के आधार पर, यह कदम त्वरित और आसान हो सकता है, या किसी योजना पर पहुंचने में हफ्तों या महीनों की चर्चा भी हो सकती है। सैद्धांतिक रूप से, जितना अधिक समय आप यहां बिताएंगे, बाकी चरण उतने ही आसान होंगे।

2। कर

अपनी योजना के साथ, अपने विचारों को अमल में लाने का समय आ गया है। इस चरण के दौरान ध्यान रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपकी योजना कितनी भी ठोस क्यों न हो, समस्याएँ उत्पन्न होंगी। इन समस्याओं को धीरे-धीरे लें और आगे बढ़ते हुए समायोजन करने के लिए इच्छुक (और सक्षम) बनें। यह अक्सर छोटे, नियंत्रित वातावरण में किया जाता है ताकि आप गलतियों से सीख सकें और उन्हें ठीक कर सकें।

आपकी टीम के सदस्यों के बीच उचित संचार समस्याओं की संख्या को सीमित करने में मदद करेगा क्योंकि सभी को अपनी जिम्मेदारियों और अपेक्षाओं का स्पष्ट अंदाजा होगा।

3। चेक

परिवर्तन कार्यान्वयन का सबसे महत्वपूर्ण (और अनदेखा) चरण "चेक" है। नियंत्रित वातावरण में आपकी योजना कैसे काम करती है? क्या आपके लक्ष्यों को प्राप्त किया गया था या निष्पादन के दौरान आपके इरादे विफल हो गए थे? अब आपका समय प्रक्रिया में खामियों की पहचान करने और उन्हें ठीक करने का है। शायद यह पूरी तरह फ्लॉप नहीं था, लेकिन आपने बेहतर प्रभावशीलता के कुछ अवसरों को पहचाना है। किसी भी तरह से, यह कदम जरूरी है।

4। अधिनियम

अब जबकि आपने अपने परिवर्तन की योजना बना ली है, इसे लागू कर दिया है, और फिर यह सुनिश्चित करने के लिए जाँच कर ली है कि यह कार्य कर रहा है, तो अब समय आ गया है कि आप इस पर कार्य करें। यदि आपने जाँच चरण के दौरान निर्धारित किया है कि आप अपने लक्ष्यों को पूरा कर चुके हैं, तो आप अपनी प्रारंभिक योजना लागू कर सकते हैं। यह तब आपके संगठन के इस पहलू के लिए "मानक" प्रक्रिया और सर्वोत्तम अभ्यास बन जाता है। यह आपके अगले परिवर्तन कार्यान्वयन के लिए शुरुआती बिंदु भी बन जाता है।

एक बार जब आप अपना प्रारंभिक लक्ष्य प्राप्त कर लेते हैं तो PDCA चक्र रुकता नहीं है, क्योंकि यह एक सतत प्रणाली है जिसकी आपको लगातार समीक्षा करनी चाहिए। अच्छी खबर यह है कि आप इसके साथ जितना अधिक काम करेंगे, यह उतना ही आसान हो जाएगा। यह आपकी टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए आपकी पसंदीदा योजना होगी और आपको अपने व्यवसाय के साथ नई ऊंचाइयों तक पहुंचने में मदद करेगी।

पीडीसीए टेम्पलेट

अब जब आप समझ गए हैं कि पीडीसीए प्रक्रिया आपके व्यवसाय में बदलाव को लागू करने में आपकी मदद कैसे कर सकती है, तो आप शायद सोच रहे होंगे कि शुरुआत कैसे की जाए।

किसी भी नए कार्यक्रम, प्रक्रिया, या उपकरण की तरह, आपकी सभी सूचनाओं को संकलित करने, इसे टीम के सदस्यों के साथ साझा करने और समय बीतने के साथ अपडेट करने के लिए काम करने के लिए एक भौतिक दस्तावेज़ होना मददगार होता है।

आप एक्सेल या अपने परियोजना प्रबंधन उपकरण में अपना खुद का बना सकते हैं या आपके लिए उपलब्ध तैयार किए गए टेम्पलेट्स में से एक का उपयोग कर सकते हैं। एक सफल पीडीसीए टेम्पलेट की कुंजी स्पष्टता है। आपको प्रत्येक चरण को विस्तार से लिखना चाहिए, साथ ही इसे पूरा करने के लिए कौन जिम्मेदार है और कब तक। आपकी योजना जितनी विस्तृत होगी, आपका निष्पादन उतना ही बेहतर होगा।

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पीडीसीए सर्वोत्तम अभ्यास

PDCA टेम्प्लेट का उपयोग करने के साथ-साथ, कुछ अन्य युक्तियाँ आपको परिवर्तनों को सफलतापूर्वक लागू करने में मदद करेंगी।

1. सुनिश्चित करें कि इन परिवर्तनों के साथ ऊपरी प्रबंधन ऑन-बोर्ड है। उनकी स्वीकृति के बिना, आप अपने द्वारा बनाई गई नई नीति या प्रक्रिया को लागू नहीं कर पाएंगे।

2. कभी सुधार बंद न करें। याद रखें कि पीडीसीए एक बार की जाने वाली प्रक्रिया नहीं है। इस चक्र को लगातार दोहराएं, प्रत्येक क्रांति के साथ सुधार करें और सकारात्मक बदलाव लाने के लिए अगले अवसर की तलाश करें।

3. एक बार नीति परिवर्तन लागू करने के बाद, इसे अपने पूरे संगठन में लागू करें। आप जो भी बदलाव कर रहे हैं उससे निपटने वाले प्रत्येक विभाग को इसे संचालन के एक नए तरीके के रूप में अपनाना चाहिए।

आप के लिए खत्म है

जब आप योजना बनाना, करना, जाँचना और कार्य करना सीखते हैं तो आपके संगठन में परिवर्तन को लागू करना मुश्किल नहीं होगा।

हालाँकि, यह आवश्यक है यदि आप चाहते हैं कि आपका व्यवसाय बढ़ता रहे और फलता-फूलता रहे। वे संगठन जो बाजार की जरूरतों को बेहतर ढंग से पूरा करने के लिए खुद को फिर से बदलते हैं, उनके ग्राहक और उनके कर्मचारी ऐसे संगठन हैं जिन्हें हम भविष्य में देखेंगे।

पीडीसीए चक्र को आज ही अपनाएं और सबसे अच्छा व्यवसाय बनाएं जो आप कर सकते हैं।

स्रोत: https://blog.hubspot.com/marketing/pdca-cycle-model