Orang-orang rentan terhadap kesalahan. Dalam bisnis, kesalahan yang dibuat oleh proses manual sulit dikendalikan, membuat bisnis dari semua ukuran rentan terhadap penipuan. Penipuan hutang usaha (AP) menjadi perhatian yang berkembang, dengan 80% dari organisasi telah menjadi mangsanya. Bahkan raksasa seperti Google dan Facebook telah menjadi korban penipuan AP, kehilangan lebih dari $100 juta.
Memiliki proses hutang yang lancar dan efektif sangat penting dalam membangun hubungan vendor yang kuat, meningkatkan keuntungan, menghemat waktu dan mengurangi penipuan Beralih dari proses AP manual ke otomatis dapat membantu dalam melakukan pembayaran tepat waktu dan ke vendor yang benar. Dengan otomatisasi alur kerja hutang dagang, perusahaan dapat menghindari pembayaran yang terlambat, pembayaran yang curang, dan menyelesaikan penundaan dalam pemrosesan yang dapat berdampak pada laba.
Daftar Isi
Alur kerja AP manual vs otomatisasi alur kerja AP
Apa itu alur kerja?
Alur kerja adalah urutan langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir. Dalam proses alur kerja hutang dagang, awal urutannya adalah saat faktur diterima, dan berakhir saat pembayaran dilakukan.
Alur kerja AP manual
Dalam alur kerja AP manual, departemen akuntansi menerima faktur, yang diketik ke dalam sistem dan dikirimkan dengan tangan ke otoritas penandatanganan untuk disetujui. Setelah disetujui, cek dipotong dan pembayaran dikirim ke vendor. Dalam alur kerja AP manual, kemungkinan kesalahan terjadi di semua tahap mulai dari entri data yang salah hingga persetujuan yang macet di meja otoritas penandatanganan.
Otomatisasi alur kerja Hutang Usaha
Menggunakan pengenalan karakter optik (OCR), data dari faktur kertas ditangkap dan dicolokkan ke bidang dalam faktur digital. Perangkat lunak otomatisasi AP memeriksa untuk memastikan semua data yang dimasukkan cocok dengan pesanan pembelian dan tanda terima penjualan, sehingga menghilangkan kemungkinan penipuan dan kesalahan. Jika kesalahan ditemukan, maka itu ditandai dan diteruskan ke orang yang relevan untuk koreksi/verifikasi. Setelah faktur disetujui, itu akan diarahkan ke perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau sistem akuntansi perusahaan, di mana pembayaran dilakukan secara elektronik, atau cek dikirim.
Solusi otomatisasi alur kerja hutang usaha sering kali berbasis cloud. Karyawan dapat mengakses sistem terpusat dan melihat informasi untuk mengetahui tahap proses faktur.
Departemen akuntansi tidak perlu lagi mengejar persetujuan dan kemungkinan faktur tersangkut di meja seseorang dihilangkan, menghemat waktu. Kemacetan di seluruh alur kerja dapat dengan mudah dihindari. Pencocokan faktur memastikan kesalahan dan perilaku curang dapat ditandai/dikurangi dengan otomatisasi alur kerja utang usaha.
Perbandingan alur kerja AP manual vs AP otomatis
Faktur
Alur Kerja AP Manual โ Tim akuntansi dapat merasa kewalahan dengan ratusan faktur kertas yang perlu diperiksa dan dimasukkan ke dalam sistem, menyisakan ruang untuk kesalahan.
Alur Kerja AP Otomatis โ Faktur kertas dapat dikonversi dengan mudah menggunakan teknologi OCR, yang dapat dengan mudah dicari dan ditemukan oleh tim akuntansi.
kesalahan
Alur Kerja AP Manual โ Kesalahan dalam entri data atau pencocokan menghasilkan pembayaran yang salah dan pembayaran palsu.
Alur Kerja AP Otomatis โ Faktur secara otomatis dicocokkan dengan pesanan pembelian dan tanda terima penjualan dan setiap perbedaan yang ditemukan diarahkan kembali secara elektronik ke departemen atau orang terkait untuk ditinjau dan diperbaiki.
Komunikasi
Alur Kerja AP Manual โ Tim akuntansi harus mengejar otoritas penandatanganan untuk persetujuan. Hal ini dapat menyebabkan faktur kertas hilang atau tersangkut di bawah tumpukan dokumen
Alur Kerja AP Otomatis โ Persetujuan faktur secara otomatis dikirim ke departemen terkait. Pengingat juga dapat dikirim jika ada penundaan atau jika diperlukan klarifikasi.
Penipuan Keuangan
Alur Kerja AP Manual โ Kesalahan manusia lebih mungkin terjadi dalam entri data dan pencocokan faktur. Penipu dapat mencuri informasi dari faktur kertas dan menagih perusahaan beberapa kali.
Alur Kerja AP Otomatis โ Dapat mendeteksi tren berdasarkan riwayat masa lalu dan mendeteksi faktur duplikat. Nama vendor, info akun, dll. ditinjau dan diverifikasi sebelum pembayaran diproses.
Manfaat otomatisasi alur kerja utang usaha
1. Mencegah Penipuan Finansial โ AP atau penipuan vendor dalam bisnis adalah kekhawatiran yang meningkat yang mempengaruhi perusahaan dari semua ukuran. Dalam alur kerja hutang akun manual, penipuan terjadi ketika, misalnya, vendor X mengirim faktur, tetapi vendor X tidak ada dan pembayaran dilakukan tanpa verifikasi, yang mengakibatkan uang hilang selamanya. Pembayaran yang curang juga dapat terjadi karena:
- Entri data salah
- Tagihan palsu
- Cek palsu
Namun, dengan otomatisasi alur kerja utang usaha, penipuan dapat dicegah dengan:
- Pencocokan 3-arah dari pesanan pembelian dan tanda terima penjualan ke faktur dengan menggunakan OCR
- Persetujuan faktur otomatis
- Jejak audit untuk diikuti oleh tim akuntansi dan auditor
2. Hindari pembayaran lebih โ Dalam alur kerja AP manual, kesalahan dalam memeriksa faktur duplikat, entri data, verifikasi vendor, dan perubahan pemasok dapat dengan mudah terjadi. Namun, dengan otomatisasi alur kerja hutang dagang, sistem otomatis terpusat dapat menghilangkan kesalahan umum ini. Hal ini memudahkan akuntansi untuk menghindari kesalahan/kelebihan pembayaran, dan mempertahankan arus kas yang dibutuhkan untuk operasi sehari-hari.
3. Proses Audit yang Lebih Baik โ dengan proses alur kerja hutang akun manual, audit dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan, dengan tim akuntansi melalui dokumen yang tak ada habisnya. Dengan sistem AP otomatis, semua data yang diperlukan untuk proses audit diatur dan disimpan di satu tempat, membuat audit lebih sederhana dan menghemat waktu.
4. Pembayaran Tepat Waktu โ Kesalahan manusia tidak dapat dihindari dengan proses alur kerja hutang akun tradisional. Faktur yang tidak terjawab mengakibatkan pembayaran yang terlewat atau terlambat dengan penalti, yang dapat memengaruhi laba dan hubungan vendor. Dengan beralih ke proses otomatis, kesalahan dapat diminimalkan dengan sistem terpusat yang memastikan faktur dicocokkan, diverifikasi, dan disetujui sebelum melakukan pembayaran tepat waktu.
5. Meningkatkan Profitabilitas โ Dengan sistem alur kerja AP otomatis, bisnis dapat melakukan pembayaran tepat waktu, sehingga menghindari penalti. Ketika pembayaran dilakukan tepat waktu, dapat meningkatkan hubungan dengan vendor dengan membangun hubungan yang positif. Hal ini dapat menghasilkan diskon potensial untuk pesanan di masa mendatang, yang secara langsung menghemat uang perusahaan. Selain itu, dengan teknologi OCR, pembayaran penipuan juga dapat dihindari, sehingga pendapatan digunakan tepat di tempat yang dibutuhkan โ untuk meningkatkan tujuan bisnis inti dan meningkatkan keuntungan.
6. Proses AP Terpusat โ Dengan otomatisasi AP, informasi faktur dapat disimpan dalam database pusat. Ini akan memastikan bahwa faktur, pesanan pembelian, persetujuan dan informasi pembayaran dapat dengan mudah. Tim akuntansi tidak perlu lagi mencari semua dokumen yang berkaitan dengan satu pesanan, karena dapat ditemukan dengan mudah dalam database terpusat, sehingga menghemat waktu. Selain itu, sistem terpusat memudahkan siapa pun di dalam perusahaan untuk memeriksa status faktur/pembayaran.
7. Persetujuan Faktur Otomatis โ Sebelum pembelian dapat dilakukan, pembelian mungkin memerlukan tanda tangan/persetujuan dari staf/manajer senior. Sistem AP otomatis dapat disesuaikan untuk memastikan bahwa faktur dialihkan ke departemen yang tepat, secara digital, berdasarkan informasi yang dimasukkan. Ini menyelamatkan tim akuntansi dari keharusan mengejar otoritas penandatanganan untuk persetujuan, mengurangi dokumen, menghemat waktu, dan mengurangi risiko persetujuan tersesat di tumpukan dokumen.
8. Tidak Perlu Entri Data โ Mengekstrak data dari faktur bisa menjadi tugas yang membosankan. Faktur yang dicetak, dikirim melalui email, atau faks dapat dibuat dalam semua format. Tergantung pada jumlah vendor dan faktur, ini bisa sangat memakan waktu, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam entri data. Dengan mengotomatiskan proses menggunakan OCR, perangkat lunak dapat mengekstrak data yang diperlukan dan memasukkannya ke dalam tabel, terlepas dari format pengirimannya. Ini menghilangkan kesalahan manusia & tenaga kerja manual yang mahal/tidak efisien, menghemat waktu dan mempercepat pemrosesan pembayaran.
9. Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan โ Sebuah sistem otomatis terpusat membebaskan waktu, yang memungkinkan departemen akuntansi bisnis untuk lebih memanfaatkan dan mengembangkan keterampilan mereka. Tidak seperti alur kerja AP manual, yang mengharuskan karyawan menghabiskan waktu berjam-jam untuk melacak berbagai dokumen, memeriksa data, dan memverifikasi pesanan/faktur dari setiap departemen.
10. Meningkatkan Skor Kredit Bisnis โ Melakukan pembayaran yang terlambat ke vendor menghasilkan lebih dari sekadar hukuman. Riwayat pembayaran dapat memengaruhi skor kredit bisnis. Memiliki peringkat kredit yang baik akan membantu ketika mencoba untuk mengambil pinjaman bisnis, mengajukan permohonan kartu kredit bisnis dan bahkan mencari vendor baru. Peringkat kredit memengaruhi peluang pendanaan dan juga dapat memengaruhi kualifikasi untuk suku bunga rendah pada pinjaman bisnis.
Bagaimana cara mengotomatiskan alur kerja utang usaha?
Setiap kali membuat perubahan apa pun, yang terbaik adalah melihat proses saat ini dan menentukan area masalah dan harapan untuk sistem otomatis yang baru. Langkah-langkah berikut dapat membantu memaksimalkan manfaat dari proses AP otomatis.
Evaluasi proses hutang lancar
Sebelum beralih ke sistem otomatis, yang terbaik adalah mengevaluasi proses saat ini untuk menentukan area di mana perusahaan kehilangan uang, dapat menghemat waktu dan dapat menghilangkan kesalahan. Misalnya, apakah kesalahan manusia dalam mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian merupakan masalah yang paling bermasalah? Setelah kesalahan sistem saat ini ditentukan, lebih mudah untuk mengatur proses alur kerja AP otomatis yang disesuaikan yang paling efektif dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.
Bicaralah dengan karyawan
Beralih dari proses AP manual ke otomatis bisa jadi sulit pada awalnya, dan bisa menemui hambatan. Oleh karena itu, untuk membuat transisi lebih lancar, yang terbaik adalah berbicara dengan karyawan yang akan menggunakan sistem. Cari tahu proses mana yang memakan waktu, menyebabkan masalah, dan menghabiskan uang. Juga, tanyakan kepada karyawan apa yang mereka harapkan dari alur kerja AP otomatis yang baru. Uji tuntas yang dilakukan pada tahap awal akan membuat transisi lebih mudah diadopsi dan digunakan secara efektif oleh tim akuntansi/keuangan/AP.
Harapan alur kerja AP baru
Untuk memilih solusi hutang dagang otomatis terbaik, mengidentifikasi tujuan sangat penting. Apakah sistem baru sebagian besar diperlukan untuk meningkatkan alur kerja saat ini, mengurangi biaya, menghemat waktu, menghilangkan kesalahan, atau mendeteksi penipuan?
Pilih perangkat lunak terbaik untuk perusahaan
Setelah menyelidiki proses AP saat ini dan menentukan area mana yang paling membutuhkan peningkatan, memilih perangkat lunak yang tepat menjadi lebih mudah. Misalnya, jika pemeriksaan manual atas faktur untuk pesanan pembelian atau tanda terima penjualan adalah area yang paling banyak menyebabkan kesalahan dan oleh karena itu uang, memilih perangkat lunak yang unggul dalam mencocokkan data faktur, akan menjadi pilihan yang tepat.
Kurangi penggunaan kertas
Dengan beralih dari faktur kertas ke faktur elektronik, pembayaran palsu, kesalahan, dan penundaan dapat dikurangi/dihindari. Misalnya, jika persetujuan pesanan adalah area di mana kemacetan sering terjadi, sistem AP otomatis yang baru dapat dirancang untuk mengarahkan faktur ke orang/departemen yang tepat, secara otomatis. Dengan cara ini dapat disetujui segera setelah dikirimkan. Selain itu, setiap orang yang bersangkutan dapat dengan mudah mengakses sistem terpusat untuk mengetahui pada tahap apa pembeliannya. Misalnya, jika persetujuan telah dibersihkan, barang/jasa dipesan, faktur dibayar, dll.
Dengan mengurangi penggunaan kertas, tagihan tidak akan hilang atau tersangkut di meja seseorang.
Kesimpulan
Menjalankan jumlah kontrol yang tepat dalam bisnis dapat memengaruhi pertumbuhan dan keuntungan. Dengan mengadopsi otomatisasi alur kerja hutang, perusahaan dapat dengan mudah melacak faktur, pembayaran, persetujuan, dll. dari sistem terpusat. Ini memberikan tingkat kontrol yang tidak dapat dilakukan oleh faktur kertas, yang berarti aliran uang dapat dengan mudah dipantau, pola pengeluaran dianalisis dan kelebihan pengeluaran dikurangi, sehingga meningkatkan keuntungan.
Sumber: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- mengakses
- Akun
- akuntansi
- Semua
- DAERAH
- Audit
- kewenangan
- Otomatis
- Otomatisasi
- TERBAIK
- Bangunan
- bisnis
- bisnis
- Uang tunai
- arus kas
- Menyebabkan
- kesempatan
- perubahan
- pengenalan karakter
- mengejar
- memeriksa
- Cek
- Umum
- Komunikasi
- Perusahaan
- perusahaan
- Biaya
- kredit
- kartu kredit
- terbaru
- data
- Basis Data
- keterlambatan
- mengembangkan
- digital
- ketekunan
- Efektif
- karyawan
- berakhir
- Enterprise
- dll
- Fields
- keuangan
- aliran
- format
- penipuan
- pendanaan
- masa depan
- baik
- Pertumbuhan
- Pertumbuhan
- sejarah
- HTTPS
- Ratusan
- Dampak
- Meningkatkan
- Info
- informasi
- bunga
- Suku Bunga
- IT
- Buruh
- memimpin
- Tingkat
- pinjaman
- Pinjaman
- Membuat
- juta
- uang
- bulan
- nama
- OCR
- Operasi
- Peluang
- optical character recognition
- urutan
- perintah
- kertas
- pembayaran
- proses pembayaran
- pembayaran
- perencanaan
- Terpasang
- keuntungan
- membeli
- Tarif
- peringkat
- menurunkan
- Hubungan
- sumber
- Hasil
- pendapatan
- ulasan
- Risiko
- Rute
- penjualan
- penghematan
- Pencarian
- set
- keterampilan
- Perangkat lunak
- Solusi
- menghabiskan
- Pengeluaran
- Tahap
- awal
- Status
- disampaikan
- sistem
- Teknologi
- waktu
- jalur
- Pelacakan
- Tren
- vendor
- Verifikasi
- View
- Rentan
- SIAPA
- dalam
- alur kerja
- otomatisasi alur kerja
- X