Cara Mengelola Pengetahuan dengan Lebih Baik Menggunakan Versi & Draf

Diterbitkan Ulang Oleh Plato

Followers: 0

Sebagian besar perusahaan tahu bahwa karyawan mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi atau jawaban yang tepat di berbagai sumber. Namun, beberapa dari mereka tidak sepenuhnya memahami besarnya masalah, dan bahkan banyak dari mereka yang melakukannya, tidak benar-benar tahu bagaimana memicu perubahan.

Mayoritas bisnis, jika mereka tidak didirikan baru-baru ini, memiliki banyak data lama, beberapa di antaranya disimpan dalam format usang dan sulit diakses untuk dilihat oleh pelanggan dan karyawan.

Namun, meningkatnya kesadaran tentang masalah ini mulai menimbulkan pertanyaan di kalangan manajemen. Menggunakan yang tepat alat manajemen pengetahuan tentunya akan membuat informasi lebih mudah diakses oleh pelanggan dan karyawan, meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan dan memangkas biaya.

Di Inbenta, kami telah membantu bisnis memusatkan pengetahuan dan pengetahuan mereka dan menyederhanakan manajemen informasi dan pembaruan selama lebih dari satu dekade. Bahkan setelah bertahun-tahun, kami terus menganalisis permintaan pelanggan dan poin masalah untuk meningkatkan solusi kami dan melayani mereka dengan lebih baik.

Menggunakan Versi di Basis Pengetahuan

Basis Pengetahuan melayani sejumlah besar tujuan dan pengguna. Mereka dapat digunakan baik secara internal atau di situs web yang menghadap pelanggan, untuk:

Pertahankan karyawan informasi tentang kebijakan internal perusahaan
Jadikan instruksi atau informasi produk dapat diakses
Menjawab pertanyaan yang sering diajukan dan topik dukungan pelanggan berulang
Memandu pengguna selama proses orientasi
Dan panjang dan sebagainya.

Namun, pengetahuan tidak pernah statis. Semuanya berubah, diubah, atau diubah dari waktu ke waktu. Itu tidak berarti kita ingin menyingkirkan informasi lama itu.

Pengetahuan sejarah dapat membantu mencegah kesalahan dan kesalahan, dan membantu bisnis melacak bagaimana segala sesuatunya telah berkembang.

Katakanlah CEO sedang bekerja untuk memperbarui kebijakan perusahaan. Melacak versi kebijakan perusahaan yang berbeda akan memungkinkan dia untuk melihat versi mana yang berlaku pada titik waktu tertentu.

Dan bagaimana jika spesialis dukungan ingin mengoptimalkan konten FAQ untuk menjawab permintaan paling umum pelanggan mereka? Nah, memiliki akses ke versi yang berbeda akan memungkinkan spesialis tersebut untuk mengidentifikasi apakah versi baru berkinerja lebih baik, dan memantau perubahan untuk melihat apakah perubahan tersebut berdampak pada jumlah kontak yang masuk.

Untuk melayani kasus penggunaan ini dengan lebih baik, Basis Pengetahuan Bertenaga AI Inbenta memiliki alat versi yang kuat yang memungkinkan Anda melihat apa yang telah diubah dalam versi yang berbeda dan bahkan mengembalikannya jika ada perubahan yang tidak diinginkan, tidak relevan, atau berkinerja rendah.

Kami bahkan dapat mendeteksi perubahan pada URL konten Anda untuk memastikan kami menyimpan semuanya dan kami dapat selalu mengembalikan bagian konten yang tepat.

Tidak ada perubahan yang akan luput dari perhatian di bawah mata Pengetahuan!

Temukan juga: Semua yang perlu Anda ketahui tentang Modul Pengetahuan Inbenta

Memanfaatkan Alat All-Hands: Bekerja Dengan Konsep Pengetahuan

Seperti yang telah kita lihat, pengetahuan rentan terhadap pembaruan, modifikasi, dan pengoptimalan.

Namun, ini jarang pekerjaan satu karyawan. Berbagi pengetahuan secara internal dan melibatkan pemangku kepentingan yang relevan untuk mengambil bagian dalam penciptaan pengetahuan di dalam perusahaan membantu Anda memastikan tidak ada yang hilang di tengah jalan.

Kedengarannya bagus, bukan? Namun, ini membutuhkan alat serba guna yang mendorong kolaborasi dan dengan mudah membantu karyawan membangun dan memodifikasi konten yang ada tanpa sengaja menghapus informasi penting atau menimpa pekerjaan orang lain.

Di sinilah tepatnya draf Pengetahuan Inbenta masuk. Dengan menggunakan fungsi ini, tim dapat mengerjakan berbagai versi konten tanpa mengambil risiko saling menginjak.

Menggunakan Status Konten untuk Membantu Mengatur Upaya Tim

Bekerja dengan draf sudah merupakan langkah ke arah yang benar, tetapi bagaimana Anda tahu apakah konten tersebut sedang dalam proses, siap untuk digunakan, atau hanya ditolak?

Di era di mana manajemen tangkas menjadi pokok, kami merasa Pengetahuan membutuhkan fitur untuk membantu melacak proyek untuk manajer dan karyawan.

Oleh karena itu, di Inbenta kami memutuskan untuk menerapkan label status yang berbeda sehingga pengguna dapat menentukan pada langkah apa konten tersebut berada.

Ini membantu tim bersiap-siap untuk rilis konten, memberikan visibilitas kinerja dan upaya tim yang lebih tinggi, dan berfungsi sebagai petunjuk visual tentang kemajuan.

Unduhan ebook: Bagaimana membangun Basis Pengetahuan yang efisien

AI, Elemen Rahasia untuk Meningkatkan Performa KB Anda

Jika Anda baru mengenal Basis Pengetahuan yang diberdayakan AI, Anda mungkin terkejut tentang seberapa besar pengaruhnya terhadap sesuatu yang sederhana seperti Basis Pengetahuan atau Pusat Bantuan.

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa Anda terus menerima banyak permintaan tentang suatu topik padahal sudah ada artikel di situs bantuan Anda yang membahas cara mengatasinya? Yah, tentu saja, mungkin artikel itu sulit ditemukan, tetapi mengapa demikian?

Bagaimana Anda membantu pelanggan menemukan jawaban yang tepat atau konten yang tepat? Apakah Anda menggunakan bilah pencarian untuk membiarkan mereka menemukannya? Teknologi apa yang mendukung bilah pencarian itu?

Pengetahuan Inbenta dibangun di atas yang kuat Teknologi Pemrosesan Bahasa Alami, artinya apa pun kata kunci yang digunakan pelanggan Anda, jika ada jawaban di database Anda, mereka akan segera menemukannya.

Dengan membuka makna sebenarnya di balik setiap kueri, Pengetahuan mengarahkan pelanggan atau karyawan Anda ke arah yang benar, tanpa harus meluncurkan kueri varian berulang dan mencegah mereka untuk menjangkau dukungan.