Panduan Pemasar untuk Pemetaan Proses

Bayangkan Anda ditugaskan membuat kue untuk ulang tahun seorang teman. Anda bukan ahli pembuat roti, jadi Anda online dan mencari resep yang mudah diikuti yang akan membantu makanan penutup Anda menjadi bintang pesta.

Mulut Anda berair saat menelusuri foto demi foto kue yang tampak lezat. Akhirnya, Anda memilih foto kue stroberi yang cantik dan menyelami resepnya. Ini memiliki daftar bahan-bahan dan kemudian satu baris instruksi yang mengatakan: “Panggang kue.”

Bingung, Anda dengan panik gulir ke bawah untuk mencari panduan lebih lanjut. Karena tidak ada bahan yang tersedia, Anda akhirnya membuang-buang bahan saat harus me-remix adonan dan butuh waktu lama untuk memanggangnya karena Anda harus berhenti dan mengulangi langkah sebelumnya atau memulai dari awal karena Anda melakukan kesalahan.

Kue Anda gagal total dan Anda akhirnya mampir ke toko roti dalam perjalanan ke pesta.

Mungkin Anda belum pernah membuat kue, namun tentu saja, Anda telah diberi tugas di tempat kerja yang membuat Anda berharap dapat mengandalkan toko roti.

Satu-satunya informasi yang diberikan kepada Anda adalah tujuan akhir dan Anda berjuang untuk memenuhi harapan atasan Anda karena Anda tidak tahu bagaimana menyelesaikan tugas yang mereka berikan kepada Anda.

Hal ini terjadi lebih dari yang Anda kira, dan jika Anda seorang manajer, Anda mungkin bersalah karena melakukan hal ini kepada karyawan Anda.

Jika hal ini terjadi, proyek tidak selesai tepat waktu atau tidak selesai dengan baik, karyawan menjadi frustrasi dan kepuasan karyawan menurun, dan jika tenggat waktu terlewati atau tidak ada produk jadi sama sekali, pelanggan akan pergi ke tempat lain untuk memenuhi kebutuhannya.

Andai saja ada cara untuk menghindari masalah seperti ini.

Anda mungkin menebak bahwa ada. Ini disebut pemetaan proses bisnis, dan Anda akan mempelajari bagaimana hal ini dapat membantu menyelamatkan bisnis Anda.

Pemetaan Proses Bisnis

Apa itu pemetaan proses?

Membuat proses adalah saat Anda memecah proyek menjadi serangkaian tugas dan aktivitas yang pada akhirnya akan menciptakan hasil akhir yang Anda inginkan. Pemetaan proses adalah strategi di mana Anda membuat representasi visual dari proses ini yang mudah diikuti dan dapat dikomunikasikan kepada semua orang yang terlibat dalam proyek.

Kembali ke contoh kue kita, proses adalah langkah-langkah yang membawa Anda mulai dari mengumpulkan dan mengukur bahan-bahan, hingga meninggalkan kue di dalam oven selama jangka waktu yang ditentukan, dan segala sesuatu di antaranya. Anda mengubah masukan (bahan dan langkah) menjadi keluaran (kue yang lezat).

Saat Anda menuliskan prosesnya di atas kertas atau di komputer, Anda dapat melihat inefisiensi, hambatan, dan tantangan yang mungkin dihadapi tim atau pelanggan Anda. Berbekal informasi ini, Anda dapat mengubah proses Anda untuk memperbaiki masalah ini dan menciptakan mesin yang terminyaki dengan baik.

Manfaat Pemetaan Proses

Apa pun industri yang Anda wakili, produk atau layanan yang Anda tawarkan, atau departemen tempat Anda bekerja, pemetaan proses dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi, kepuasan karyawan dan pelanggan, serta keuntungan Anda. Berikut adalah beberapa manfaat menggabungkan pemetaan proses ke dalam organisasi Anda:

1. Identifikasi redundansi.

Jika Anda membuat suatu produk, bahan-bahannya mungkin terbuang sia-sia jika karyawan harus mengulangi aktivitas sebelum dapat mengerjakannya dengan benar. Baik Anda menawarkan produk atau layanan, waktu karyawan Anda sangat berharga dan harus berhati-hati agar tidak menyia-nyiakannya. Untuk itu…

2. Meningkatkan efisiensi karyawan.

Dinyatakan bahwa antara 15% dan 20% waktu karyawan terbuang sia-sia karena tumpang tindih pekerjaan dan tidak memahami peran dan tanggung jawab, mengulangi tugas yang salah, dan tidak memiliki instruksi lengkap sebelum memulai aktivitas.

Ketika Anda menyatakan dengan jelas setiap langkah yang terlibat dalam menciptakan hasil, dan siapa yang akan menyelesaikan langkah tersebut, efisiensi karyawan akan meningkat begitu pula budaya perusahaan Anda.

3. Meningkatkan kepuasan karyawan.

Kebanyakan orang tidak suka kebingungan. Karyawan ingin mengetahui secara pasti apa yang menjadi tanggung jawabnya dan bagaimana menyelesaikan tugas tersebut. Dengan informasi ini, karyawan menjadi lebih bahagia, kecil kemungkinannya untuk mencari pekerjaan baru, dan lebih cenderung memperlakukan satu sama lain dan pelanggan Anda dengan baik.

4. Menumbuhkan pelanggan yang lebih bahagia.

Ketika pelanggan menerima produk atau layanan mereka tepat waktu, disampaikan oleh karyawan yang senang dengan pekerjaan mereka dan bersemangat untuk membantu mereka, pelanggan menjadi lebih bahagia. Mereka kemudian kembali sebagai pelanggan dan memberitahu teman-teman mereka untuk berbisnis dengan Anda juga.

Mengapa saya harus menggunakan pemetaan proses sebagai pemasar?

Sebagai seorang pemasar, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana melakukan pemetaan proses untuk proyek dan tanggung jawab Anda.

Sama seperti memproduksi produk, Anda memiliki langkah-langkah tertentu yang harus Anda ikuti untuk mencapai tujuan akhir Anda: menarik prospek dan mengubahnya menjadi pelanggan. Anda bahkan mungkin tidak menyadari bahwa Anda telah melakukannya selama ini.

Misalnya, apakah Anda membuat konten dan visual secara acak sebelum Anda mengetahui siapa yang akan melihatnya? Semoga tidak. Apakah Anda menutup mata dan menunjuk ke jalur pemasaran tanpa meneliti di mana pelanggan ideal Anda menghabiskan waktu? Jika ya, Anda mungkin tidak melihat banyak ROI.

Tidak, Anda memiliki serangkaian langkah yang harus diambil untuk mengidentifikasi peluang yang tepat untuk menjangkau calon pelanggan dan kemudian berbicara dengan mereka. Sekarang, kami akan menghentikan proses tersebut sehingga dapat ditingkatkan, diuji, dikomunikasikan, dan direplikasi.

Bagaimana cara menggunakan pemetaan proses sebagai pemasar?

Langkah pertama dalam proses pemetaan adalah menentukan hasil yang Anda inginkan. Proses Anda mungkin terlihat sedikit berbeda tergantung pada tujuan dan spesifikasi perusahaan Anda, namun berikut adalah tujuh langkah yang dapat Anda gunakan untuk memandu diri Anda dan tim Anda melalui peta proses pemasaran:

sumber

1. Lakukan riset Anda.

Teliti kepada siapa Anda ingin memasarkan, di mana Anda akan menemukannya, dan kapan mereka akan berada di sana.

2. Segmentasikan audiens Anda.

Alokasikan audiens Anda ke dalam kelompok pelanggan atau calon pelanggan dengan atribut serupa. Ini akan membantu Anda menyempurnakan pesan spesifik Anda.

3. Targetkan segmen yang paling sesuai.

Identifikasi siapa yang membutuhkan apa yang Anda inginkan dan memiliki kemampuan untuk membelinya.

4. Posisikan diri Anda terpisah dari pesaing.

Apa yang membuatmu berbeda? Ini disebut a proposisi penjualan yang unik dan akan membantu Anda menyusun pesan pemasaran Anda.

5. Tentukan apa yang akan Anda tawarkan.

Kemudian buatlah strategi mengenai berapa biayanya, di mana akan didistribusikan, dan bagaimana Anda akan mempromosikannya kepada audiens Anda.

6. Terapkan proses Anda.

Di sinilah Anda menerapkan strategi Anda. Ini mungkin termasuk otomatisasi pemasaran.

7. Ukur kesuksesan Anda.

Gunakan sasaran yang telah Anda tetapkan untuk mengukur kinerja Anda. Ini mungkin mencakup jangkauan seperti lalu lintas web dan konversi, atau sasaran berbasis pendapatan seperti laba.

Jangan mencoba mengubah proses Anda sampai Anda sudah memetakan dengan tepat apa yang Anda lakukan saat ini. Setelah setiap aktivitas terdaftar, Anda dapat mulai mencari cara untuk meningkatkannya. Jika Anda memiliki tim yang ditugaskan untuk memproses pembuatan, Anda dapat menetapkan peran dan tanggung jawab kepada setiap anggota.

Alat Pemetaan Proses

Saat Anda siap memulai pemetaan proses dengan tim Anda, ada berbagai alat yang dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Beberapa di antaranya dapat digunakan secara gratis sementara yang lain memiliki versi berbayar yang berguna atau diperlukan untuk membuat peta proses Anda.

Kami akan melihat beberapa opsi ini di sini.

1. Bagan jernih

LucidChart adalah perangkat lunak diagram profesional yang dapat digunakan di browser atau perangkat apa pun.

sumber

Ini dapat diintegrasikan dengan aplikasi produktivitas seperti Google Suite dan Microsoft Office dan memungkinkan pengguna untuk mengobrol dan berkomentar secara real-time.

2. Google Gambar

Google Drawings adalah software pemetaan gratis yang memungkinkan Anda membuat berbagai diagram dan bagan dengan bentuk dasar.

sumber

Google Gambar berbasis browser dan sepenuhnya online. Ini termasuk penyimpanan gratis tanpa kedaluwarsa.

3. Edraw

Edraw adalah perangkat lunak pemetaan proses yang tampilannya mirip dengan antarmuka Microsoft Office. Jika Anda familiar dengan lingkungan tersebut, alat ini akan mudah untuk Anda navigasikan.

sumber

Edraw menyertakan tata letak otomatis untuk peta pikiran dan memungkinkan Anda menyesuaikan semuanya dengan mudah.

4. gliffy

Gliffy sangat bagus untuk kita yang tidak terlalu artistik. Dengan beragam templat dan tema yang tersedia, pengguna dapat membuat peta proses yang terlihat profesional tanpa banyak kesulitan.

sumber

Dengan Gliffy, Anda dapat dengan mudah kembali ke versi pekerjaan Anda yang disimpan sebelumnya. Ini adalah fitur yang berguna jika Anda melewatkan sesuatu atau mengalami kesalahan saat Anda sedang bekerja.

5. coklat

Cacoo adalah alat pemetaan proses sempurna yang dapat diintegrasikan dengan sejumlah aplikasi.

sumber

Cacoo sangat kolaboratif dan memungkinkan banyak pengguna mengerjakan sebuah proyek, melacak perubahan, meninjau status, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Bergantung pada kebutuhan dan anggaran Anda, ada sejumlah alat yang dapat membantu Anda sepanjang perjalanan pemetaan proses Anda.

Contoh Pemetaan Proses

Ingatlah bahwa proses Anda mungkin terlihat berbeda dari proses pemasar berikutnya. Oleh karena itu, representasi visual yang Anda gunakan juga akan berbeda. Anda dapat menemukan sejumlah contoh pemetaan proses. Gunakan alat dan pengaturan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

sumber

sumber

Saat Anda membuat peta proses, ingatlah bahwa “baik” terkadang cukup baik. Ini tidak harus berupa karya seni yang layak untuk museum. Itu harus berupa rencana yang fungsional dan mudah diikuti sehingga semua orang dapat memahaminya. Tetap sederhana. Pada akhirnya, ini harus berhasil untuk Anda dan situasi Anda.

Pemasaran pada dasarnya berisiko. Anda tidak pernah tahu apakah uang dan usaha yang Anda keluarkan untuk kampanye atau iklan akan membuahkan hasil. Untuk memitigasi risiko, luangkan lebih banyak waktu pada tahap perencanaan sebelum melanjutkan ke pelaksanaan.

Setelah Anda mengetahui siapa audiens Anda dan bagaimana Anda akan menjangkau mereka, Anda dapat fokus pada pesan dan strategi spesifik yang akan Anda gunakan untuk menarik prospek baru dan mengonversinya. Tanpa langkah ini, pada dasarnya Anda berharap yang terbaik. Untungnya, ketika Anda menggunakan pemetaan proses untuk memetakan rencana proyek Anda, Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk melihat laba atas investasi yang Anda harapkan.

Sumber: https://blog.hubspot.com/marketing/process-mapping