Mengapa Benchmarking adalah Langkah Pertama untuk Acara Pengadaan Barang yang Sukses

Pada konferensi industri baru-baru ini, seorang pengirim barang menanyakan banyak pertanyaan kepada saya tentang pengadaan transportasi, seperti, “Bagaimana cara terbaik Anda menentukan berapa lama dan seberapa sering mengadakan acara pengadaan transportasi?” Ini adalah pertanyaan yang ditanyakan banyak pengirim barang saat ini ketika mereka mencoba mencari cara terbaik untuk menavigasi pasar yang terus berubah ini. Kabar baiknya adalah perusahaan kini memiliki akses lebih besar terhadap data benchmarking dan intelijen pasar secara real-time. 

Mengapa benchmarking merupakan langkah pertama dalam keberhasilan acara pengadaan? Itulah pertanyaan utama yang saya diskusikan dengan Kyle Jepson, SVP Produk di Muncul dalam episode terbaru Talking Logistics. 

Mengapa Tolok Ukur?

Saya memulai diskusi kami dengan pertanyaan sederhana: Mengapa perusahaan melakukan benchmarking sebagai langkah awal keberhasilan pengadaan?

Kyle menyatakan bahwa, “Perusahaan ingin mengetahui bagaimana mereka melakukan pembelian terhadap pasar di masa lalu; apa yang dilakukan pasar saat ini, baik untuk spot maupun kontrak; apakah mereka ingin memperpanjang tarif yang ada pada jalur-jalur tertentu atau menggunakan pasar spot pada jalur-jalur tertentu; dan berapa lama saya harus mengajukan penawaran? Hal ini memberi Anda indikator awal yang baik tentang cara menjalankan acara pengadaan dan strategi yang ingin Anda gunakan.”

Pembandingan untuk Tawaran Tahunan vs. Tawaran Lebih Sering

Saat ini banyak perbincangan mengenai peralihan dari penawaran tahunan ke penawaran yang lebih sering dan berjangka pendek. Bagaimana benchmarking terkait dengan hal ini?

“Alat yang memungkinkan Anda melakukan penawaran jangka pendek sama pentingnya dengan data yang mendorong keputusan untuk melakukan penawaran jangka pendek,” jelas Kyle. “Membandingkan data, serta melihat riwayat perilaku Anda di jalur, adalah hal yang penting. Jika Anda memiliki jalur yang konsisten sepanjang tahun, masukkan jalur tersebut dalam penawaran tahunan. Namun, jika Anda memiliki periode puncak pada tanggal 4 Juli, misalnya, tidak masuk akal untuk memasukkannya ke dalam penawaran tahunan karena operator tidak akan melihatnya selama beberapa bulan.”

Semuanya bermuara pada pemahaman jalur Anda dan strategi apa yang paling masuk akal untuk masing-masing jalur. Misalnya, Kyle mencatat faktor-faktor lain seperti kapasitas gudang atau bagaimana pemanfaatan kumpulan trailer dapat memengaruhi strategi dan fleksibilitas yang dimiliki perusahaan dalam mengubah kontrak operator.

Mendapatkan Akses Data

Sebagian besar perusahaan sudah mempunyai akses terhadap data historis internal mereka untuk melakukan benchmarking, namun akses terhadap data eksternal merupakan suatu tantangan. Saya bertanya kepada Kyle apakah hal itu berubah dan mengapa?

Kyle mencatat bahwa meskipun terdapat lebih banyak penyedia data pembandingan, yang lebih penting adalah kualitas datanya telah meningkat pesat. “Datanya jauh lebih terperinci, Anda dapat memfilter hal-hal seperti penilaian, dan memisahkan harga spot dari harga kontrak,” kata Kyle. “Dan keterhubungan sistem saat ini memberikan data berkualitas lebih tinggi secara real-time, sehingga nilai benchmarking telah meningkat pesat dalam beberapa tahun terakhir.”

Kualitas Data

Menindaklanjuti komentar Kyle mengenai kualitas data, saya bertanya kepadanya bagaimana perusahaan dapat menentukan apakah data yang mereka terima akurat dan dapat dipercaya?

Kyle menjelaskan bahwa volume data yang dimiliki penyedia itu penting, dan Anda ingin melihat konsistensi data dari tahun ke tahun. Ia menambahkan bahwa “pengirim barang tidak boleh hanya melihat pada harga acuan yang mereka dapatkan; mereka juga harus melihat bagaimana mereka membeli terhadap tolok ukur tersebut secara historis karena saya mungkin berada 5% di bawah tolok ukur hari ini, namun saya berada 10% di bawah tahun lalu. Memahami tidak hanya tolok ukurnya tetapi juga bagaimana Anda membandingkannya secara historis adalah hal yang penting.”

“Setiap pengirim berbeda dan memahami perbedaan tersebut serta memasukkannya ke dalam cara Anda berpikir tentang data tolok ukur yang Anda gunakan sangatlah penting,” kata Kyle. Ia juga mencatat bahwa memahami konteks penggunaan data dan menganalisis kaitannya dengan tren ekonomi juga penting.

Rintangan Terbesar

Seperti halnya banyak bidang bisnis lainnya, hambatan terbesar dalam mengadopsi praktik dan teknologi baru adalah “kita selalu melakukannya dengan cara seperti itu.” Saya bertanya kepada Kyle bagaimana perusahaan dapat mengatasi rintangan ini dalam proses pengadaan barang mereka. Saya merekomendasikan Anda tonton episode lengkapnya atas wawasan dan nasihatnya mengenai pertanyaan itu dan banyak lagi. Kemudian lanjutkan percakapan dengan mengirimkan komentar dan berbagi perspektif serta pengalaman Anda tentang topik ini.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• Platoblockchain. Intelijen Metaverse Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• Sumber: https://talkinglogistics.com/2022/07/27/why-benchmarking-is-the-first-step-to-a-successful-freight-procurement-event/