Le persone sono inclini agli errori. Negli affari, gli errori commessi dai processi manuali sono difficili da controllare, lasciando le aziende di tutte le dimensioni vulnerabili alle frodi. La frode in contabilità fornitori (AP) è una preoccupazione crescente, con oltre 80% di organizzazioni essendone caduto preda. Anche giganti come Google e Facebook sono stati vittime di frodi AP, perdendo oltre $ 100 milioni.
Disporre di un processo di contabilità fornitori fluido ed efficace è fondamentale per stabilire solide relazioni con i fornitori, aumentare i profitti, risparmiare tempo e mitigare le frodi. Il passaggio da un processo AP manuale a un processo AP automatizzato può aiutare a effettuare i pagamenti in tempo e ai fornitori corretti. Con l'automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori, un'azienda può evitare pagamenti ritardati o fraudolenti ed eliminare ritardi nell'elaborazione che possono incidere sui profitti.
Sommario
Flusso di lavoro AP manuale e automazione del flusso di lavoro AP
Che cos'è un flusso di lavoro
Un flusso di lavoro è la sequenza di passaggi eseguiti per completare un'attività dall'inizio alla fine. In un processo del flusso di lavoro di contabilità fornitori, la sequenza inizia quando viene ricevuta la fattura e termina quando viene effettuato il pagamento.
Flusso di lavoro AP manuale
In un flusso di lavoro AP manuale, il reparto contabilità riceve le fatture, che vengono digitate nel sistema e consegnate a mano all'autorità di firma per l'approvazione. Una volta approvato, viene staccato un assegno e il pagamento viene inviato ai fornitori. In un flusso di lavoro AP manuale, è possibile che si verifichino errori in tutte le fasi, dall'immissione errata dei dati fino al blocco delle approvazioni sulla scrivania dell'autorità di firma.
Automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori
Utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i dati della fattura cartacea vengono acquisiti e inseriti nei campi di una fattura digitale. Il software di automazione AP verifica che tutti i dati immessi corrispondano agli ordini di acquisto e alle ricevute di vendita, eliminando così possibilità di frode ed errori. Se viene riscontrato un errore, questo viene contrassegnato e inoltrato alla persona interessata per la correzione/verifica. Una volta approvata, la fattura viene indirizzata al sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o al sistema contabile dell'azienda, dopodiché il pagamento viene effettuato elettronicamente o viene inviato un assegno.
Le soluzioni di automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori sono spesso basate su cloud. I dipendenti possono accedere al sistema centralizzato e visualizzare le informazioni per scoprire in quale fase si trova il processo di fatturazione.
I dipartimenti di contabilità non devono più rincorrere le approvazioni e la possibilità che le fatture rimangano bloccate sulla scrivania di qualcuno viene eliminata, risparmiando tempo. I colli di bottiglia durante il flusso di lavoro possono essere facilmente evitati. L'abbinamento delle fatture garantisce che errori e comportamenti fraudolenti possano essere segnalati/ridotti grazie all'automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori.
Confronto tra flusso di lavoro AP manuale e AP automatizzato
Fatture
Flusso di lavoro AP manuale – I team contabili possono trovarsi di fronte a centinaia di fatture cartacee che devono essere controllate e inserite nel sistema, lasciando spazio a errori.
Flusso di lavoro AP automatizzato – Le fatture cartacee vengono convertite facilmente utilizzando la tecnologia OCR, che il team contabile può facilmente cercare e trovare.
errori
Flusso di lavoro AP manuale – Errori nell’inserimento dei dati o nell’abbinamento dei risultati in pagamenti errati e pagamenti fraudolenti.
Flusso di lavoro AP automatizzato – Le fatture vengono automaticamente abbinate agli ordini di acquisto e alle ricevute di vendita e qualsiasi discrepanza rilevata viene reindirizzata elettronicamente al reparto o alla persona interessata per la revisione e la correzione.
Comunicazione
Flusso di lavoro AP manuale – I team contabili devono inseguire le autorità firmatarie per ottenere l’approvazione. Ciò può portare alla perdita delle fatture cartacee o al loro incastro sotto una pila di documenti
Flusso di lavoro AP automatizzato – Le approvazioni delle fatture vengono inviate automaticamente ai dipartimenti competenti. È inoltre possibile inviare promemoria in caso di ritardi o se sono necessari chiarimenti.
Frode finanziaria
Flusso di lavoro AP manuale – Gli errori umani sono più probabili nell’immissione dei dati e nella corrispondenza delle fatture. I truffatori possono rubare informazioni dalle fatture cartacee e fatturare più volte a un'azienda.
Flusso di lavoro AP automatizzato – Può rilevare tendenze basate sulla cronologia passata e rilevare fatture duplicate. I nomi dei venditori, le informazioni sull'account, ecc. vengono esaminati e verificati prima dell'elaborazione del pagamento.
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori
1. Prevenire le frodi finanziarie – AP o frode del venditore nelle imprese è una preoccupazione crescente che colpisce aziende di tutte le dimensioni. In un flusso di lavoro manuale della contabilità fornitori, si verifica una frode quando, ad esempio, il fornitore X invia una fattura, ma il fornitore X non esiste e il pagamento viene effettuato senza verifica, con la conseguente perdita di denaro per sempre. I pagamenti fraudolenti possono verificarsi anche a causa di:
- Inserimento dati errato
- Fatturazione falsa
- Controlli fraudolenti
Tuttavia, con l’automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori, le frodi possono essere prevenute:
- Abbinamento a tre vie degli ordini di acquisto e delle ricevute di vendita alle fatture con l'uso dell'OCR
- Approvazioni automatizzate delle fatture
- Pista di controllo da seguire per il team contabile e i revisori
2. Evitare pagamenti in eccesso – In un flusso di lavoro AP manuale, possono verificarsi facilmente errori nel controllo delle fatture duplicate, nell'immissione dei dati, nella verifica dei fornitori e nelle modifiche ai fornitori. Tuttavia, con l'automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori, il sistema automatizzato centralizzato può eliminare questi errori comuni. Ciò semplifica la contabilità per evitare pagamenti errati/eccessivi e mantenere il flusso di cassa necessario per le operazioni quotidiane.
3. Miglioramento del processo di audit – Con un processo manuale del flusso di lavoro della contabilità fornitori, gli audit possono richiedere settimane o mesi, con il team contabile che deve affrontare infinite pratiche burocratiche. Con un sistema AP automatizzato, tutti i dati richiesti per il processo di audit sono organizzati e archiviati in un unico posto, rendendo gli audit più semplici e risparmiando tempo.
4. Pagamenti tempestivi – Gli errori umani non possono essere evitati con un tradizionale processo di flusso di lavoro della contabilità fornitori. Le fatture mancate comportano pagamenti mancati o ritardati con sanzioni, che possono incidere sui profitti e sui rapporti con i fornitori. Passando a un processo automatizzato, gli errori possono essere ridotti al minimo con un sistema centralizzato che garantisce che le fatture vengano abbinate, verificate e approvate prima di effettuare pagamenti tempestivi.
5. Aumentare la redditività – Con un sistema di flusso di lavoro AP automatizzato in atto, le aziende possono effettuare pagamenti in tempo, evitando così sanzioni. Quando i pagamenti vengono effettuati in tempo, è possibile migliorare i rapporti con i fornitori costruendo una relazione positiva. Ciò può comportare potenziali sconti sugli ordini futuri, il che fa risparmiare direttamente denaro all’azienda. Inoltre, con la tecnologia OCR, è anche possibile evitare pagamenti fraudolenti, con il risultato che le entrate vengono utilizzate esattamente dove sono necessarie: per migliorare gli obiettivi aziendali principali e aumentare i profitti.
6. Processo AP centralizzato – Con l’automazione AP, le informazioni sulle fatture possono essere archiviate in un database centrale. Ciò garantirà che fatture, ordini di acquisto, approvazioni e informazioni di pagamento possano essere facilmente archiviati. I team contabili non dovranno più cercare tutta la documentazione relativa a un singolo ordine, poiché potrà essere facilmente trovata all'interno del database centralizzato, risparmiando così tempo. Inoltre, un sistema centralizzato consente a chiunque all'interno dell'azienda di verificare facilmente lo stato di una fattura/pagamento.
7. Approvazioni automatizzate delle fatture – Prima di poter effettuare un acquisto, potrebbe essere necessaria la firma/approvazione del personale senior/manager. Un sistema AP automatizzato può essere personalizzato per garantire che le fatture vengano indirizzate al reparto appropriato, in formato digitale, in base alle informazioni inserite. Ciò evita al team contabile di dover inseguire l'autorità di firma per le approvazioni, riduce la documentazione, fa risparmiare tempo e riduce il rischio che le approvazioni si perdano in pile di documenti.
8. Non è necessario inserire dati – Estrarre i dati dalle fatture può essere un compito noioso. Le fatture stampate, inviate via e-mail o inviate via fax possono essere disponibili in tutti i formati. A seconda del numero di fornitori e fatture, ciò può richiedere molto tempo e causare errori nell'immissione dei dati. Automatizzando il processo utilizzando l'OCR, il software può estrarre i dati richiesti e inserirli nelle tabelle, indipendentemente dal formato in cui vengono inviati. Ciò elimina l'errore umano e il lavoro manuale costoso/inefficiente, fa risparmiare tempo e accelera l'elaborazione dei pagamenti.
9. Migliorare il morale dei dipendenti – Un sistema automatizzato centralizzato consente di risparmiare tempo, consentendo al reparto contabilità di un'azienda di utilizzare e sviluppare meglio le proprie competenze. A differenza di un flusso di lavoro AP manuale, che richiede ai dipendenti di trascorrere infinite ore a rintracciare vari documenti, controllare i dati e verificare ordini/fatture da ciascun reparto.
10. Migliora il punteggio di credito aziendale – Effettuare pagamenti in ritardo ai fornitori comporta ben più che semplici sanzioni. La cronologia dei pagamenti può influire sul punteggio di credito di un'azienda. Avere un buon rating creditizio sarà utile quando si tenta di ottenere un prestito aziendale, quando si richiede una carta di credito aziendale e persino quando si trova un nuovo fornitore. I rating del credito influiscono sulle opportunità di finanziamento e possono anche influire sull’idoneità a beneficiare di bassi tassi di interesse sui prestiti alle imprese.
Come automatizzare il flusso di lavoro della contabilità fornitori?
Ogni volta che si apporta una modifica, è meglio esaminare il processo attuale e determinare le aree problematiche e le aspettative per il nuovo sistema automatizzato. I seguenti passaggi possono aiutare a massimizzare i vantaggi di un processo AP automatizzato.
Valutare il processo di contabilità fornitori
Prima di passare a un sistema automatizzato, è meglio valutare il processo attuale per determinare le aree in cui l’azienda sta perdendo denaro, può risparmiare tempo ed eliminare gli errori. Ad esempio, l’errore umano nell’associare le fatture agli ordini di acquisto è il problema più problematico? Una volta determinati i difetti del sistema attuale, è più semplice impostare un processo di flusso di lavoro AP automatizzato personalizzato che sia il più efficace nel soddisfare le esigenze dell'azienda.
Parla con i dipendenti
Il passaggio da un processo AP manuale a uno automatizzato può essere inizialmente difficile e può incontrare resistenza. Pertanto, per rendere la transizione più agevole, è meglio parlare con i dipendenti che utilizzeranno il sistema. Scopri quali processi richiedono molto tempo, causano problemi e costano denaro. Inoltre, chiedi ai dipendenti cosa si aspettano dal nuovo flusso di lavoro AP automatizzato. La due diligence effettuata nelle fasi iniziali renderà la transizione più facile da adottare e utilizzata in modo efficace dal team contabile/finanziario/AP.
Aspettative del nuovo flusso di lavoro AP
Per scegliere la migliore soluzione di contabilità fornitori automatizzata, identificare gli obiettivi è fondamentale. Il nuovo sistema è necessario soprattutto per migliorare i flussi di lavoro attuali, ridurre i costi, risparmiare tempo, eliminare errori o individuare frodi?
Scegli il miglior software per l'azienda
Dopo aver analizzato l'attuale processo AP e determinato quali aree necessitano di maggiori miglioramenti, la scelta del software giusto diventa più semplice. Ad esempio, se il controllo manuale delle fatture per gli ordini di acquisto o le ricevute di vendita è un'area che causa il maggior numero di errori e quindi di denaro, scegliere un software che eccelle nella corrispondenza dei dati delle fatture, sarebbe la scelta giusta.
Eliminare l'uso della carta
Passando dalla fattura cartacea a quella elettronica è possibile ridurre/evitare pagamenti fraudolenti, errori e ritardi. Ad esempio, se le approvazioni degli ordini sono un'area in cui si verificano spesso colli di bottiglia, il nuovo sistema AP automatizzato può essere progettato per indirizzare automaticamente le fatture alla persona/dipartimento giusto. In questo modo può essere approvato non appena viene inviato. Inoltre ogni interessato può accedere facilmente al sistema centralizzato per conoscere lo stadio in cui si trova l'acquisto. Ad esempio, se l'approvazione è stata autorizzata, i beni/servizi ordinati, la fattura pagata, ecc.
Riducendo l'utilizzo della carta, le fatture non andranno perse o rimarranno bloccate sulla scrivania di qualcuno.
Conclusione
Esercitare la giusta quantità di controllo negli affari può avere un impatto sulla crescita e sui profitti. Adottando l'automazione del flusso di lavoro della contabilità fornitori, le aziende possono facilmente tenere traccia di fatture, pagamenti, approvazioni, ecc. da un sistema centralizzato. Ciò fornisce un livello di controllo che le fatture cartacee non possono offrire, il che significa che il flusso di denaro può essere facilmente monitorato, i modelli di spesa analizzati e la spesa in eccesso ridotta, aumentando così i profitti.
Fonte: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
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