Sei un po' curioso o affascinato dalle lettere di avvertimento della concorrenza?

Pubblicato da Matthew Walker on Luglio 14, 2021

Sapevi che puoi scaricare le osservazioni ispettive della concorrenza per scoprire quali problemi di qualità potrebbero causare lettere di avvertimento?

Non molto tempo fa la FDA ha pubblicato il loro Set di dati di osservazione ispettiva. Sono fogli di calcolo Excel delle temute osservazioni di ispezione 483 e lettere di avvertimento che la FDA emette dopo aver eseguito l'ispezione dei produttori. C'è un foglio di calcolo per ciascuna delle seguenti aree tematiche e daremo un'occhiata alle osservazioni dei "Dispositivi". Un'analisi dei dati post mortem o un'autopsia speculativa dei dati, se vuoi... Cosa possiamo imparare quando esaminiamo un'osservazione di ispezione della FDA?

• Biologics
• farmaci
• dispositivi
• Tessuto umano per il trapianto
• Salute radiologica
• Parti 1240 e 1250
• Alimenti (include integratori alimentari)
• Medicina Veterinaria
• Monitoraggio della bioricerca
• Requisiti speciali
• Numero totale di ispezioni e 483s

Queste sono non conformità scritte dalla FDA al Code of Federal Regulations, quindi non ci saranno statistiche per ISO 13485:2016 o Regolamento (UE) 2017/745. Ci saranno molti risultati sotto il 'QSR' o 21 CFR 820. La buona notizia, a differenza di uno standard ISO, è che il Code of Federal Regulations è pubblicamente disponibile online gratuitamente. Non è un gioco a pagamento e possiamo condividere il testo completo del requisito senza violare alcun accordo di licenza sul copyright. 

Le prime 10 aree per le osservazioni di ispezione e le lettere di avvertimento sono: 

1. Procedure CAPA
2. Procedure di reclamo
3. Segnalazione di dispositivi medici
4. Controlli sugli acquisti
5. Prodotto non conforme
6. Convalida del processo
7. Audit di qualità
8. Documentazione delle azioni e dei risultati CAPA
9. Training
10. Record anagrafico dispositivo

L'azione correttiva e preventiva è il motivo più comune per le lettere di avvertimento

Il requisito del sistema di qualità vincente che ha portato al maggior numero di osservazioni di ispezione e lettere di avvertimento 483 era per le azioni correttive e preventive sotto 21 CFR 820.100 (a). Questo risultato è elencato quando un produttore non riesce a stabilire una procedura CAPA o la procedura è inadeguata. Questa scoperta è stata citata 165 volte. Inoltre, le attività CAPA oi loro risultati non sono stati documentati o non sono stati documentati adeguatamente per un totale di 32 volte sotto 21 CFR 820.100 (b). Questo ci dà un totale di 197 osservazioni per il processo CAPA.

Le azioni correttive e preventive consistono nella risoluzione di un problema identificato e nell'assicurarsi che non si ripeta, oppure nell'impedire il verificarsi di un potenziale problema. È sia la risposta reattiva che proattiva per problemi di qualità e non conformità del prodotto. Il testo del requisito è:

"§820.100 Azione correttiva e preventiva.
(a) Ciascun produttore deve stabilire e mantenere procedure per l'attuazione di azioni correttive e preventive. Le procedure devono includere requisiti per:
(1) Analizzare i processi, le operazioni di lavoro, le concessioni, i rapporti di audit di qualità, i record di qualità, i record di servizio, i reclami, i prodotti restituiti e altre fonti di dati sulla qualità per identificare le cause esistenti e potenziali di prodotti non conformi o altri problemi di qualità. Ove necessario, sarà impiegata un'appropriata metodologia statistica per rilevare problemi di qualità ricorrenti;
(2) Indagare la causa delle non conformità relative al prodotto, ai processi e al sistema di qualità;
(3) Identificare le azioni necessarie per correggere e prevenire il ripetersi di prodotti non conformi e altri problemi di qualità;
(4) verificare o convalidare l'azione correttiva e preventiva per garantire che tale azione sia efficace e non influisca negativamente sul dispositivo finito;
(5) Implementazione e registrazione dei cambiamenti nei metodi e nelle procedure necessarie per correggere e prevenire i problemi di qualità identificati;
(6) Garantire che le informazioni relative a problemi di qualità o prodotti non conformi siano divulgate a coloro che sono direttamente responsabili dell'assicurazione della qualità di tale prodotto o della prevenzione di tali problemi; e
(7) Presentazione delle informazioni pertinenti sui problemi di qualità identificati, nonché sulle azioni correttive e preventive, per il riesame della direzione.
(b) Tutte le attività richieste in questa sezione e i relativi risultati devono essere documentati."

Possiamo vedere che nella sezione (a) il requisito è che ci sia un controllo di processo stabilito e mantenuto con un elenco numerico di input e output richiesti di quel processo. Il controllo del processo è facile, usa una procedura. Devi stabilire una procedura e devi mantenerla. Questa è una parte delle prime 165 osservazioni.

La seconda parte è che la procedura deve essere "adeguata". Ciò significa che i punti (1)-(7) devono essere affrontati all'interno di tale procedura. Ad esempio il numero (2) è "Indagare la causa delle non conformità relative al prodotto, ai processi e al sistema qualità;". Ciò significa che la procedura dovrebbe spiegare non solo che il tuo sistema di qualità effettuerà tale indagine, ma chi lo farà e come lo farà. 

"La causa delle non conformità deve essere indagata", potrebbe non essere un controllo di processo adeguato. Sì, ha risposto alla necessità di una valutazione della causa principale, ma lo fa in modo adeguato? 

"Il responsabile RA/QA completerà o assegnerà a un membro dello staff il completamento della valutazione della causa principale delle azioni correttive utilizzando metodi come un'analisi dei 5 perché' compilando la sezione 2. del modulo di rapporto CAPA." Questa formulazione è molto più vicina a ciò che è necessario in una procedura. Spiega chi sta facendo cosa, approssimativamente come potrebbe farlo, dove quell'attività viene documentata e identifica il record che l'attività produce.

Il che ci porta ai 32 risultati extra in cui le attività e i loro risultati non sono stati documentati o sono stati eseguiti in modo così scarso. Per questo è importante identificare l'input (Root Cause Analysis) e l'output (Sezione 2. del rapporto CAPA). Consente a te, all'ispettore o a un revisore, di risalire dalla procedura alla registrazione che parte del processo produce per dimostrare la conformità. 

Come dice un vecchio proverbio, “se non è documentato, non è successo”. Quel record dovrebbe mostrare che sì hai fatto un'analisi della causa principale (l'attività) e qual è stata la conclusione di quell'analisi (i risultati di quell'attività). Questi tipi di record sono così vitali per il tuo sistema di qualità che esiste un intero processo dedicato al controllo dei record. Ti do un indizio, è la sottoparte M del QSR. 

Questo è anche un ottimo segway per mostrare come i processi vanno di pari passo e CAPA è correlato al controllo dei documenti, al controllo dei record e al record del sistema di qualità. I processi del tuo sistema si riavvolgeranno continuamente l'uno con l'altro in questo modo. Ad esempio, i CAPA sono un input richiesto nel processo di revisione della direzione, quindi se non si dispone di una procedura CAPA non si stanno eseguendo revisioni della direzione adeguate. 

Una nota su altri sistemi

Se il tuo sistema di qualità è anche conforme alla norma ISO 13485:2016, le azioni correttive e le azioni preventive sono voci separate in sottoclausole separate. Le azioni correttive sono in 8.5.2. e le azioni preventive sono in 8.5.3. Ciò significa che se hai un sistema di qualità maturo che non ha mai avuto un'azione preventiva, allora la tua CA potrebbe andare bene, ma la PA di quel processo potrebbe essere inadeguata.

Uno standard del settore per i CAPA sta applicando un approccio basato sul rischio e abbiamo un intero webinar dedicato all'argomento! Come creare un processo CAPA basato sul rischio

I reclami sono il secondo motivo più comune per le lettere di avvertimento

La medaglia d'argento va alle lamentele. Proprio come CAPA, il problema più grande è l'assenza o l'inadeguatezza delle procedure di gestione dei reclami. Questa specifica constatazione è stata citata 139 volte (la gestione complessiva dei reclami ne ha di più, ma questo problema specifico è stato il più citato). Non per sembrare un disco rotto, ma ancora una volta, la gestione dei reclami è un processo specifico che richiede una "procedura stabilita e mantenuta".

Come procedura deve esistere, deve essere mantenuta e ogni processo ha requisiti per input e output che devono essere delineati. La gestione dei reclami è leggermente diversa nel QSR in quanto non c'è una sottoparte "reclami". I reclami si trovano nella sotto-parte M- Records, in particolare 21 CFR 820.198 Complaint Files. 

Per fare un confronto, i reclami in conformità alla norma ISO 13485:2016 sono in Analisi e miglioramento delle misurazioni, in particolare nella sottoclausola 8.2.2. Gestione delle lamentele. È inserito tra feedback e segnalazione alle autorità di regolamentazione. Ciò doveva essere stato fatto apposta perché quei processi sono intrinsecamente intrecciati e i loro input e output si alimentano direttamente l'uno con l'altro:

"§820.198 File di reclamo.
(a) Ciascun produttore deve conservare i file di reclamo. Ciascun produttore deve stabilire e mantenere procedure per ricevere, esaminare e valutare i reclami da parte di un'unità formalmente designata. Tali procedure garantiscono che:
(1) Tutti i reclami vengono elaborati in modo uniforme e tempestivo;
(2) I reclami orali sono documentati al momento della ricezione; e
(3) I reclami vengono valutati per determinare se il reclamo rappresenta un evento che deve essere segnalato alla FDA ai sensi della parte 803 di questo capitolo, Segnalazione di dispositivi medici."

Questa sottosezione di "Record" potrebbe essere meno intuitiva di quanto visto in CA/PA. Possiamo vedere che dobbiamo conservare i file di reclamo. Abbiamo anche bisogno di una procedura che copra la ricezione, la revisione e la valutazione dei reclami. Quindi dobbiamo nominare un'unità di gestione dei reclami formalmente designata per fare tutto questo. 

Inoltre, dobbiamo assicurarci che i reclami vengano gestiti in modo uniforme ed efficiente. Dovrebbe essere un processo di cookie cutter con una sequenza temporale nota. Ogni reclamo passa attraverso la stessa revisione e valutazione entro un periodo di tempo specifico. Se occorrono sei mesi per esaminare un reclamo, questo non è sicuramente un "modo tempestivo". 

Non tutti i reclami ti verranno inviati tramite posta certificata con "Reclamo" scritto in alto in grande GRASSETTO lettere. A volte le persone ti parleranno semplicemente di un reclamo che hanno verbalmente e il tuo processo deve definire come sta affrontando queste comunicazioni verbali. Altrimenti la tua osservazione di ispezione della FDA sarà scritta e corri il rischio di ricevere lettere di avvertimento.

Questo ovviamente pone la domanda, che cos'è un reclamo? Come faccio a sapere se ne ho ricevuto uno? Fortunatamente 21 CFR 820.3 ci fornisce delle definizioni, una delle quali è che cosa sia esattamente un reclamo "(B) Per reclamo si intende qualsiasi comunicazione scritta, elettronica o orale che affermi carenze relative all'identità, alla qualità, alla durata, all'affidabilità, alla sicurezza, all'efficacia o alle prestazioni di un dispositivo dopo che è stato rilasciato per la distribuzione.".

Non c'è un quiz alla fine di questo, ma ti avverto che questo sarà probabilmente il test. Ogni volta che fai una domanda del genere e il regolamento ne fornisce una definizione, è una buona idea includere tale definizione nella tua procedura. Questo è un modo per assicurarsi che ci sia uniformità nella comprensione di una procedura. Se perdi un reclamo perché non ti sei reso conto che si trattava di un reclamo, la procedura non è efficace. Alla fine un revisore rileverà le carenze nel processo, documenterà un risultato e farai un CAPA per risolverlo.   

Ogni reclamo deve essere esaminato, ma non tutti i reclami devono essere esaminati. Questo era un problema molto meno citato (5). Sei autorizzato a decidere che non è necessaria un'indagine. Tuttavia, se lo fai, devi tenere un registro del motivo per cui hai deciso e nominare la persona responsabile di tale decisione. 

Non è carta bianca cancellare le indagini quando vuoi. Ci sono alcune cose che richiedono un'indagine e non esiste una logica accettata per non eseguirne una. Un esempio è quando c'è un possibile guasto di un dispositivo, l'etichettatura o l'imballaggio soddisfano una qualsiasi delle loro specifiche. Quelle devono essere indagate senza eccezioni. Tuttavia, ciò che il tuo sistema è autorizzato a fare è che se hai già svolto un'indagine e hai ricevuto reclami simili correlati, non è necessario ripetere la stessa indagine per ogni reclamo. 

Un concetto importante della gestione dei reclami è che dovresti valutare i tuoi reclami man mano che li ricevi. Ci sono alcuni tipi di reclami che devono essere segnalati alla FDA. Ulteriori informazioni si trovano in realtà sotto 21 CFR 803, non l'820 che abbiamo esaminato. Questi reclami speciali devono essere distinti in modo identificabile dai normali reclami di routine. Questi reclami richiedono specificamente una determinazione di; 

• Se il dispositivo non è riuscito a soddisfare le specifiche;
• Se il dispositivo veniva utilizzato per il trattamento o la diagnosi; e
• L'eventuale relazione del dispositivo con l'incidente o l'evento avverso segnalato.

Al di fuori di questi reclami speciali da segnalare, tutte le indagini hanno determinati risultati obbligatori. Affrontando ogni reclamo in modo uniforme e ripetibile, questo può essere ridotto a un modulo. Infatti la creazione di uno specifico modulo di reclamo assicura che tutte le informazioni richieste siano state documentate. Ogni registrazione di un'indagine da parte dell'unità di gestione dei reclami formalmente designata deve essere inclusa;

• Il nome del dispositivo;
• La data di ricezione del reclamo;
• Qualsiasi identificatore univoco del dispositivo (UDI) o codice universale del prodotto (UPC) e qualsiasi altro identificativo del dispositivo e numero di controllo utilizzato;
• Il nome, l'indirizzo e il numero di telefono del denunciante;
• La natura e i dettagli del reclamo;
• Le date ei risultati dell'indagine;
• Qualsiasi azione correttiva intrapresa; e
• Qualsiasi risposta al denunciante.

Alcune aziende e società si estendono in tutto il mondo e hanno molti siti ovunque. Non tutti i produttori si limitano a contenere tutte le loro operazioni all'interno di un singolo edificio. Ci sono momenti in cui l'unità di gestione dei reclami formalmente designata può trovarsi in un luogo diverso dal luogo in cui ha luogo la produzione. Questo è accettabile finché la comunicazione tra i due è ragionevolmente accettabile. Il produttore ha bisogno di accedere ai registri delle indagini sui reclami eseguite. Così come tutto deve essere documentato, anche tutta quella documentazione deve essere producibile. In caso contrario, il tuo ispettore produrrà osservazioni inpsection della FDA 483 e lettere di avvertimento.  

Se l'unità di gestione dei reclami si trova al di fuori degli Stati Uniti, i registri devono essere accessibili negli Stati Uniti dal luogo in cui sono normalmente conservati i registri del produttore o presso il distributore iniziale. 

La gestione dei reclami e la segnalazione di vigilanza sono argomenti che spesso troviamo incollati insieme come velcro. Li troviamo così correlati che abbiamo un combinato Webinar sulla gestione dei reclami e sulla segnalazione di vigilanza.

La segnalazione dei dispositivi medici è il terzo motivo più comune per le lettere di avvertimento

Il destinatario della medaglia di bronzo mostra un calo del numero di osservazioni di ispezione della FDA. Un totale di 68 sono stati scritti per l'anno fiscale 2020 e questi risultati hanno un'alta probabilità di portare a lettere di avvertimento perché questi incidenti possono comportare lesioni gravi e morte. Stiamo rallentando, ma questo è ancora un argomento che riceve un'osservazione da parte della FDA quasi ogni settimana.

Ma ancora una volta parte del problema è il no, o le cattive procedure per controllare questo processo. Da non confondere con l'MDR (UE) poiché in quanto settore amiamo così tanto gli acronimi, il rapporto sui dispositivi medici è referenziato all'interno dei requisiti del sistema di qualità del 21 CFR 820. Abbiamo dato un'occhiata sopra in Gestione dei reclami. Ciò che lo rende unico è che MDR vive effettivamente in 21 CFR 803 Medical Device Reporting. Ciò che lo rende ancora più speciale è che la parte 803 è ulteriormente suddivisa in sotto-parti. 

Daremo un'occhiata alla sottoparte E che riguarda i requisiti di segnalazione per i produttori. La segnalazione dei dispositivi medici è un processo e come tale necessita di una procedura per controllarlo e tale procedura deve essere mantenuta. 

Alcuni punti chiave da acquisire sono che ci sono tempistiche di segnalazione che vengono misurate in giorni di calendario da quando vieni a conoscenza di informazioni che suggeriscono ragionevolmente che uno dei tuoi dispositivi;

"(1) Potrebbe aver causato o contribuito alla morte o a lesioni gravi o
(2) Ha un malfunzionamento e questo dispositivo o un dispositivo simile commercializzato potrebbe causare o contribuire alla morte o a lesioni gravi, se il malfunzionamento dovesse ripresentarsi. "

Ci sono alcuni passaggi cruciali. Innanzitutto, l'orologio inizia a scorrere i giorni di calendario, non i giorni lavorativi, e il conteggio delle festività. Non puoi trattenere la segnalazione che il tuo dispositivo ha ucciso qualcuno perché è durante le vacanze e per alcuni fine settimana. 

In secondo luogo, le tempistiche di segnalazione variano, generalmente tra 5 e 30 giorni di calendario. Ciò significa che è importante conoscere la tempistica specifica per il tipo di segnalazione che stai effettuando e ciò che l'autorità competente richiede per una tempistica. La FDA può differire da Health Canada che a sua volta può differire dall'UE, ecc. 

Il terzo è che l'ostacolo da rispettare è ciò che sarebbe "ragionevolmente noto", e questo è un requisito in qualche modo ambiguo aperto all'interpretazione.

Aiutano a chiarire questo con,

"(I) Qualsiasi informazione che puoi ottenere contattando una struttura utente, un importatore o un altro segnalatore iniziale;
(Ii) Qualsiasi informazione in tuo possesso; o
(III) Qualsiasi informazione che è possibile ottenere mediante analisi, test o altra valutazione del dispositivo."

I primi due di solito non sono un problema, ma quello che tende a ricevere meno attenzione è l'analisi più approfondita, il test o la valutazione del dispositivo. Qui è richiesta la due diligence per assicurarsi che tu conosca effettivamente le informazioni che dovrebbero essere "ragionevolmente conosciute". 

L'onere delle indagini e della determinazione della causa principale è posto direttamente sulle spalle dei produttori e questo è un processo che può richiedere del tempo. Cosa succede quando la tempestività della segnalazione si avvicina rapidamente ma la tua indagine non sarà terminata prima che scada il tempo? La risposta breve è segnalarlo comunque.

La risposta più lunga è riportare le informazioni di cui disponi con una spiegazione del motivo per cui il rapporto non contiene tutte le informazioni richieste. Quindi spiega cosa hai fatto per cercare di ottenere tutte le informazioni e invia un rapporto supplementare o di follow-up in seguito per colmare le lacune. Solo avere una relazione parziale pronta non è una scusa per non rispettare la scadenza della segnalazione. È tuttavia la scusa perfetta per ottenere un'osservazione o una lettera di avvertimento dalla FDA.

Fonte: https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/