Come gestire meglio la conoscenza usando il controllo delle versioni e le bozze

Timestamp: 16 marzo 2022 11:33
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La maggior parte delle aziende sa che i propri dipendenti trascorrono troppo tempo a cercare l'informazione giusta o rispondere a fonti diverse. Tuttavia, alcuni di loro non comprendono appieno l'entità del problema, e anche molti di coloro che lo fanno, non sanno davvero come innescare il cambiamento.

La maggior parte delle aziende, se non sono state fondate di recente, hanno tonnellate di dati legacy, alcuni dei quali archiviati in formati obsoleti e di difficile accesso per clienti e dipendenti. 

Tuttavia, la crescente consapevolezza sulla questione ha iniziato a sollevare interrogativi tra il management. Usando correttamente strumenti di gestione della conoscenza renderà sicuramente le informazioni più accessibili sia ai clienti che ai dipendenti, migliorando le prestazioni complessive dei dipendenti e riducendo i costi. 

In Inbenta aiutiamo le aziende centralizzare le proprie conoscenze e competenze e semplificare la gestione delle informazioni e aggiornamenti da oltre un decennio. Anche dopo tutti questi anni, continuiamo ad analizzare le richieste dei clienti e i punti deboli per migliorare la nostra soluzione e servirli meglio. 

Utilizzo del controllo delle versioni nelle basi di conoscenza

Le basi di conoscenza servono un gran numero di scopi e utenti. Possono essere utilizzati sia internamente che in siti Web rivolti ai clienti, al fine di:

Tuttavia, la conoscenza non è mai statica. Tutto si trasforma, cambia o si altera nel tempo. Ciò non significa necessariamente che vogliamo sbarazzarci di quelle vecchie informazioni. 

La conoscenza storica può aiutare a prevenire errori ed errori e aiutare le aziende a tenere traccia dell'evoluzione delle cose. 

Diciamo che l'amministratore delegato sta lavorando per aggiornare la politica aziendale. Tenere traccia delle diverse versioni delle politiche aziendali gli consentirà di vedere quale versione era in vigore in un determinato momento. 

E se uno specialista dell'assistenza stesse cercando di ottimizzare il contenuto delle FAQ per rispondere alle richieste più comuni dei propri clienti? Bene, avere accesso a versioni diverse consentirà allo specialista di identificare se le nuove versioni stanno funzionando meglio e monitorare le modifiche per vedere se hanno un impatto sul numero di contatti in entrata.

Per servire meglio questi casi d'uso, La Knowledge Base di Inbenta basata sull'intelligenza artificiale ha una potente strumento di controllo delle versioni che ti consente di vedere cosa è stato modificato nelle diverse versioni e persino di ripristinarle in caso di modifiche indesiderate, irrilevanti o con prestazioni scadenti. 

Possiamo persino rilevare le modifiche nell'URL dei tuoi contenuti per assicurarci di archiviarli tutti e di poter restituire sempre il contenuto giusto.

Nessun cambiamento passerà mai inosservato sotto gli occhi della Conoscenza!

Sfruttare uno strumento a tutte le mani: lavorare con le bozze di conoscenza

Come abbiamo visto, la conoscenza è soggetta ad aggiornamenti, modifiche e ottimizzazioni. 

Tuttavia, questo è raramente il lavoro di un singolo dipendente. Condividere le conoscenze internamente e coinvolgere le parti interessate rilevanti per prendere parte alla creazione di conoscenze all'interno dell'azienda ti aiuta a garantire che nulla vada perso per strada.

Suona alla grande, giusto? Tuttavia, richiede uno strumento a tutte le mani che promuova la collaborazione e aiuti facilmente i dipendenti a costruire e modificare i contenuti esistenti senza eliminare accidentalmente alcuna informazione chiave o sovrascrivere il lavoro di qualcun altro.

È proprio qui che entrano in gioco le bozze di Inbenta Knowledge. Utilizzando questa funzionalità, i team possono lavorare su diverse versioni di un contenuto senza rischiare di calpestarsi a vicenda. 

Utilizzo dello stato del contenuto per aiutare a organizzare gli sforzi del team

Lavorare con le bozze è già un passo nella giusta direzione, ma come fai a sapere se il contenuto è in lavorazione, pronto per l'uso o semplicemente rifiutato?

In un'era in cui la gestione agile sta diventando un punto fermo, abbiamo ritenuto che Knowledge avesse bisogno di una funzionalità che aiutasse a tenere traccia di un progetto sia per i manager che per i dipendenti. 

Pertanto, in Inbenta abbiamo deciso di implementare diverse etichette di stato in modo che gli utenti possano definire in quale fase si trova quel contenuto.

Questo aiuta i team a prepararsi per il rilascio dei contenuti, offre una maggiore visibilità delle prestazioni e degli sforzi del team e funge da suggerimento visivo del progresso.

AI, l'elemento segreto per migliorare le prestazioni dei tuoi KB

Se non conosci le Knowledge Base basate sull'intelligenza artificiale, potresti essere sorpreso di quanto possa avere un impatto su qualcosa di semplice come una Knowledge Base o un Centro assistenza.

Ti sei mai chiesto perché continui a ricevere tonnellate e tonnellate di richieste su un argomento quando c'è già un articolo sul tuo sito di assistenza che spiega come risolverlo? Beh, certo, potrebbe essere che l'articolo sia difficile da trovare, ma perché?

In che modo stai aiutando i clienti a trovare la risposta giusta o il contenuto giusto? Stai usando una barra di ricerca per farli trovare? Quale tecnologia sta alimentando quella barra di ricerca?

Inbenta Knowledge si basa su solide basi Tecnologia di elaborazione del linguaggio naturale, il che significa che indipendentemente dalle parole chiave utilizzate dai tuoi clienti, se c'è una risposta nel tuo database, la troveranno in un batter d'occhio.

Sbloccando il vero significato dietro ogni singola query, Knowledge indirizza i tuoi clienti o dipendenti nella giusta direzione, senza dover lanciare query varianti ripetute e impedendo loro di dover contattare il supporto.

Se vuoi liberare i tuoi agenti da domande ripetute di basso valore, dai un'occhiata alla nostra prova gratuita di 14 giorni e prova tu stesso Knowledge!

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