Come tagliare le spese aziendali in modo significativo (e sostenibile)

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Attenzione alle piccole spese. Una piccola falla affonderà una grande nave.

- Benjamin Franklin

La gestione strategica delle spese è vitale per il successo finanziario delle aziende. Tuttavia, raggiungere una gestione sostenibile della spesa può essere difficile a causa di vari fattori interni ed esterni. I fattori interni includono l'aumento dei costi operativi, la necessità di capacità omnicanale, un elevato turnover dei dipendenti, un'intensa concorrenza e processi obsoleti. I fattori esterni includono crisi globali come COVID, recessioni economiche come la crisi finanziaria del 2007-08, inflazione e instabilità politica come il conflitto Russia-Ucraina.

Per superare questi ostacoli, le aziende richiedono una strategia completa di riduzione delle spese che miri a diverse aree operative, come difetti, inefficienze, capacità in eccesso, tempi di inattività e sovrapproduzione. Le opportunità di riduzione dei costi esistono durante tutto il ciclo economico, dalle prime fasi al periodo di eliminazione graduale.

Comprensione della riduzione dei costi sostenibile

In un Sondaggio trimestrale McKinsey, è emerso che il 79% delle aziende ha implementato misure di riduzione dei costi in risposta alla crisi economica globale del 2008-09. Tuttavia, solo il 53% dei dirigenti riteneva che queste riduzioni dei costi avessero effettivamente aiutato le loro aziende a superare la tempesta.

La sostenibilità è spesso un obiettivo sfuggente nel regno della riduzione dei costi. Mentre la maggior parte delle iniziative di taglio dei costi può fornire un sollievo finanziario temporaneo, rimandano solo l'inevitabile e ostacolano la capacità di un'azienda di competere in un mercato in evoluzione. In un ambiente macroeconomico volatile, le aziende adottano spesso misure aggressive di riduzione dei costi per mitigare i rischi finanziari. Ciò è stato evidente durante la crisi finanziaria del 2008-2009, come mostrato nel sondaggio di McKinsey sopra.

Le strategie sostenibili di riduzione dei costi devono riconoscere le esigenze uniche di ogni mercato e azienda, per non parlare del clima economico del paese e del mondo. Non esiste una soluzione valida per tutti per affrontare le sfide legate ai costi. Identificare i principali fattori di costo e quantificare accuratamente il loro impatto è un'impresa complessa. La velocità e la facilità di attuazione delle modifiche possono rimanere incerte e l'identificazione e l'eliminazione dei rifiuti presentano ulteriori sfide.

I vantaggi a lungo termine di una riduzione sostenibile dei costi rispetto alle correzioni a breve termine

Dare priorità alle strategie a lungo termine ed evitare soluzioni rapide nella riduzione dei costi porta numerosi vantaggi alle aziende. Adottando approcci sostenibili, le aziende possono posizionarsi per un successo e una resilienza duraturi in un mercato dinamico. Ecco alcuni vantaggi chiave della riduzione dei costi sostenibile:

Costruire la resilienza finanziaria: Le strategie che danno priorità ai miglioramenti dell'efficienza, all'ottimizzazione dei processi e all'eliminazione degli sprechi possono creare resilienza finanziaria. Prendendo di mira queste aree, le aziende possono migliorare la produttività complessiva, semplificare le operazioni e ottenere un vantaggio competitivo. Questo approccio consente alle aziende di adattarsi e prosperare nonostante le fluttuazioni finanziarie generate a livello locale o globale.
Maggiore redditività: Invece di concentrarsi esclusivamente sulla riduzione delle spese, gli approcci sostenibili enfatizzano la massimizzazione della creazione di valore e l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse. Identificando ed eliminando gli sprechi, migliorando l'efficienza operativa e investendo nell'innovazione, le aziende possono generare rendimenti più elevati e sbloccare nuovi flussi di entrate.
Efficienza operativa e agilità: Attraverso l'implementazione di tecniche di gestione come metodologie snelle, automazione e pratiche di miglioramento continuo, le aziende ottengono maggiore agilità, adattabilità e reattività ai cambiamenti del mercato.
Morale e fidelizzazione dei dipendenti: Evitando soluzioni a breve termine che comportano licenziamenti o carichi di lavoro eccessivi, le aziende possono mantenere un morale, una motivazione e una lealtà dei dipendenti più elevati. Ciò crea un ambiente di lavoro positivo, aumenta la produttività e riduce il turnover. La fidelizzazione a lungo termine dei dipendenti non solo consente di risparmiare sui costi di reclutamento e formazione, ma alimenta anche le conoscenze e le competenze istituzionali, che sono preziose per una crescita e un'innovazione sostenute.
Soddisfazione e fidelizzazione del cliente: Concentrandosi sulla creazione di valore e sulle pratiche incentrate sul cliente, le aziende possono migliorare la soddisfazione del cliente e aumentare la fidelizzazione del cliente. È più probabile che i clienti soddisfatti diventino fedeli sostenitori del marchio e generino un passaparola positivo, contribuendo alla crescita aziendale e alla redditività a lungo termine. Va ricordato che la vendita a un cliente esistente ha un tasso di successo di 60-70%, mentre la vendita a un nuovo cliente ha un tasso di successo significativamente inferiore del 5-20%.
Responsabilità ambientale: Ottimizzando i processi, riducendo gli sprechi e adottando pratiche rispettose dell'ambiente, le aziende possono ridurre al minimo la loro impronta di carbonio e contribuire alla conservazione dell'ambiente. Questo non solo dimostra la responsabilità sociale delle imprese, ma può anche attrarre clienti e partner attenti all'ambiente.

Sei passaggi per ottenere riduzioni dei costi sostenibili

Un numero significativo di iniziative di costo fallisce a causa della loro natura eccessivamente ambiziosa, della mancanza di una strategia chiara e dell'insufficiente consenso della leadership. Gartner rapporti che circa il 43% delle iniziative di riduzione dei costi non raggiunge gli obiettivi prefissati.

Esistono sei approcci di risparmio sui costi, vale a dire adattamento, combinazione, eliminazione, ottimizzazione, sostituzione e riutilizzo, ognuno dei quali utilizza vari metodi per aiutare le organizzazioni a ridurre i costi in modo significativo. Tuttavia, per trarre benefici da ciascuno o da tutti gli approcci adottati, sono necessari i seguenti passaggi.

Stabilire obiettivi e obiettivi di riduzione dei costi: È essenziale stabilire obiettivi e traguardi chiari e misurabili che siano in linea con gli obiettivi finanziari dell'organizzazione. Incorporando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) nel processo, le organizzazioni ottengono una maggiore chiarezza sugli scopi e gli obiettivi dei loro sforzi di riduzione dei costi. Tuttavia, è importante considerare il potenziale slittamento fino a 20% nell'esecuzione del piano durante la definizione degli obiettivi per una definizione degli obiettivi più accurata. Secondo Gartner, meno della metà (43%) dei leader raggiunge effettivamente il livello di risparmio previsto nel primo anno di riduzione dei costi, principalmente a causa di obiettivi non realistici.
Identificare i driver di costo e dare priorità alle aree di miglioramento: La rapida diagnostica della creazione di valore svolge un ruolo cruciale nell'identificazione dei fattori di costo nell'azienda. Questo processo diagnostico fornisce un quadro strutturato per la valutazione dei costi insieme a fattori come prezzi, capitale circolante, allocazione del capitale, ottimizzazione fiscale e considerazioni ambientali, sociali e di governance (ESG). Utilizzando gli approfondimenti della diagnostica della creazione di valore, le aziende possono fare scelte informate per ottimizzare le proprie risorse e migliorare le prestazioni complessive.
Analizzare i processi attuali e identificare le inefficienze: L'obiettivo principale è valutare i processi e i flussi di lavoro aziendali attuali, con l'obiettivo di identificare inefficienze e sprechi, come lavoro manuale eccessivo, attività ridondanti, colli di bottiglia e complessità non necessarie. Tecniche di gestione come i programmi Lean Sigma possono evitare attività dispendiose e inefficienze. Ad esempio, implementando il programma Lean Six Sigma, GE ha eliminato con successo le inefficienze, ottenendo un notevole risparmio sui costi di $2 miliardi in 2008.
Sviluppare e implementare iniziative di riduzione dei costi: Esistono numerose iniziative e processi progettati per aumentare l'efficienza operativa e ridurre i costi e un approccio potente che può offrire questi vantaggi è il pensiero progettuale. Adottando i principi del pensiero progettuale, le organizzazioni possono non solo scoprire opportunità di riduzione dei costi, ma anche migliorare la velocità e progettare soluzioni migliori. Attraverso il suo approccio alla risoluzione dei problemi incentrato sull'uomo e iterativo, il pensiero progettuale aiuta a identificare ed eliminare le inefficienze, semplificare i processi e guidare l'innovazione, portando infine a riduzioni dei costi. Ad esempio, un sondaggio condotto da Forrester in mostra come l'implementazione del pensiero progettuale, combinata con la definizione delle priorità strategiche, abbia portato alle aziende un notevole aumento di 18.6 milioni di dollari di profitti in un periodo di tre anni.
Monitorare e misurare i progressi verso gli obiettivi di riduzione dei costi: Ciò che viene misurato viene fatto. È fondamentale riconoscere che la riduzione dei costi è un processo continuo che richiede un miglioramento continuo. I KPI dovrebbero essere rivisti periodicamente, con cadenza mensile, trimestrale o altra frequenza di reporting predefinita. Il monitoraggio consente una chiara comprensione delle tendenze delle prestazioni, identificando le aree di prestazioni inferiori o superiori e determinando i fattori che contribuiscono a questi cambiamenti. È prudente prepararsi agli imprevisti fissando obiettivi di riduzione dei costi più elevati come cuscinetto contro potenziali battute d'arresto.
Coinvolgi i dipendenti e promuovi una cultura attenta ai costi: I dipendenti delle organizzazioni spesso danno la priorità ad azioni in linea con la massimizzazione del profitto, ma possono sorgere conflitti con i loro valori personali. Colmare questo divario richiede l'integrazione di riduzioni sostenibili dei costi nelle descrizioni delle mansioni, nella formazione e nella retribuzione (dimensione formale), premiando gli sforzi di riduzione dei costi allineandoli alle aspettative (dimensione psicologica) e garantendo la coerenza tra i valori e le pratiche aziendali (dimensione sociale). a Gallup meta-analisi, le unità aziendali con i punteggi di coinvolgimento dei dipendenti più alti hanno mostrato un aumento della redditività del 21% rispetto a quelle con i punteggi più bassi. Inoltre, le aziende con una forza lavoro altamente coinvolta hanno ottenuto un aumento della produttività del 17%. Un altro studio a lungo termine ha mostrato che le aziende con una forte cultura aziendale e un focus sull'apprezzamento dei dipendenti hanno ottenuto un'impressionante crescita dei ricavi del 68.2%.

Strategie per la riduzione dei costi

Per ottenere un'efficace riduzione dei costi, le aziende possono utilizzare una serie di strategie. Enfatizzare il pensiero strategico e la creazione di valore a lungo termine è fondamentale. La gestione delle attività non fondamentali e la considerazione delle opzioni di esternalizzazione, se del caso, possono portare a significativi risparmi sui costi. La conduzione di rigorose analisi costi-benefici prima di implementare misure di riduzione dei costi garantisce un processo decisionale informato e massimizza l'efficacia degli sforzi di riduzione dei costi.

Anche promuovere la collaborazione interfunzionale e sfruttare l'intelligenza collettiva può contribuire alla riduzione dei costi. Incoraggiando la collaborazione tra diversi reparti e sfruttando le diverse competenze all'interno dell'organizzazione, le aziende possono identificare opportunità innovative di risparmio sui costi. Bilanciare la riduzione dei costi con il valore per il cliente e mantenere gli standard di qualità è fondamentale per garantire la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente.

Semplificare la gestione dell'inventario e ottimizzare i livelli delle scorte aiuta a ridurre al minimo i costi di mantenimento ed evitare inutili spese di inventario. La negoziazione di contratti con i fornitori migliori e l'esplorazione di fornitori alternativi possono comportare condizioni di prezzo favorevoli e migliori efficienze in termini di costi. L'implementazione di iniziative di risparmio energetico e la riduzione delle spese delle utenze non solo supporta gli sforzi di riduzione dei costi, ma si allinea anche con gli obiettivi di sostenibilità ambientale.

Massimizzare la produttività dei dipendenti e migliorare la programmazione del lavoro può portare a una maggiore efficienza e a una riduzione dei costi del lavoro. Infine, l'uso strategico di tecnologie come l'automazione e la digitalizzazione può semplificare i processi ed eliminare le attività manuali e portare a vantaggi in termini di costi e prestazioni.

L'uso della tecnologia nella riduzione dei costi sostenibile

Nell'odierno contesto economico frenetico, l'utilizzo di strumenti tecnologici è diventato indispensabile per le imprese per mantenere la competitività e raggiungere il successo. Sfruttando la tecnologia, le aziende possono migliorare le proprie operazioni, migliorare l'efficienza e, in ultima analisi, favorire la riduzione dei costi.

A livello di base, gli strumenti digitali possono facilitare una comunicazione più efficiente e più semplice all'interno delle imprese. Gli strumenti collaborativi, le piattaforme di messaggistica istantanea e le soluzioni di videoconferenza consentono una comunicazione e una condivisione delle informazioni senza soluzione di continuità tra team e reparti. Ciò elimina i ritardi, migliora il coordinamento e aumenta la produttività complessiva.

Gli strumenti digitali contribuiscono a razionalizzare gli inventari attraverso l'automazione e gli insight basati sui dati. Il software e i sistemi di gestione dell'inventario forniscono visibilità in tempo reale sui livelli delle scorte, sui modelli di domanda e sulle informazioni sui fornitori. Ciò consente alle aziende di ottimizzare i livelli di inventario, ridurre i costi di trasporto, ridurre al minimo le scorte e migliorare l'efficienza complessiva della supply chain.

La tecnologia consente alle aziende di massimizzare la produttività automatizzando le attività manuali ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Gli strumenti di Robotic Process Automation (RPA) e di gestione del flusso di lavoro automatizzano i processi manuali come l'immissione dei dati, l'elaborazione dei documenti e la gestione delle fatture. Ciò consente ai dipendenti di liberare tempo, consentendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, innovazione e processi decisionali strategici.

L'Intelligenza Artificiale (AI) e il Machine Learning (ML) possono analizzare set di dati di grandi dimensioni, identificare modelli e fornire insight predittivi. Ciò consente alle aziende di anticipare la domanda, ottimizzare l'allocazione delle risorse e prendere decisioni basate sui dati che si traducono in risparmi sui costi ed efficienze operative.

Le piattaforme di gestione delle spese basate su cloud offrono scalabilità, flessibilità e accessibilità, consentendo alle aziende di gestire le spese senza problemi tra sedi e reparti. Le app mobili consentono ai dipendenti di acquisire ricevute, inviare note spese e tenere traccia dei rimborsi in movimento, migliorando la comodità e la conformità.

In un periodo di cinque anni, IBM ha risparmiato circa 6 miliardi di dollari grazie agli sforzi di ottimizzazione dei costi guidati dalla tecnologia. L'azienda ha ottenuto questi risparmi razionalizzando la propria infrastruttura IT, consolidando i data center e automatizzando i processi manuali.

L'uso di successo della tecnologia comporta l'uso di varie tecnologie, come IoT, AI, blockchain, 5G e edge computing, che aiutano le aziende a ottimizzare i processi, ridurre i costi e migliorare l'efficienza.

Strumenti digitali come nanonet può aiutare le aziende a ottenere il controllo completo sulle proprie spese sfruttando la sua piattaforma di estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale. Con la possibilità di sincronizzare automaticamente le fatture e le informazioni di pagamento da varie fonti, come e-mail, PDF e documenti scansionati, Nanonets elimina la necessità di inserire manualmente i dati. Ciò garantisce che le aziende possano estrarre rapidamente le informazioni chiave, identificare le discrepanze e prevenire spese inutili. Nanonets offre anche flussi di lavoro di approvazione, avvisi duplicati e strumenti di rilevamento delle frodi per migliorare l'accuratezza dei dati ed eliminare le spese errate. Inoltre, la piattaforma facilita processi di pagamento e riconciliazione efficienti, garantendo transazioni accurate e tempestive. Sfruttando strumenti digitali come Nanonet, le aziende possono semplificare la gestione delle spese, ottenere risparmi sui costi di almeno il 5% e mantenere il controllo finanziario.

Takeaway

Un approccio sostenibile al taglio delle spese aziendali comporta una strategia multiforme che comprende vari elementi chiave. Sfruttando le informazioni di mercato, le aziende possono prendere decisioni informate e basate sui dati in linea con i loro obiettivi finanziari. Promuovere una comunicazione aperta ed efficace con le parti interessate interne garantisce che le misure di risparmio sui costi siano implementate senza problemi in tutta l'organizzazione. La meticolosa gestione dei fornitori e dell'inventario svolge un ruolo fondamentale nell'ottimizzazione dei processi di approvvigionamento, nella riduzione degli sprechi e nel controllo delle spese. L'agilità è essenziale per le organizzazioni nel percorso di trasformazione digitale per prosperare in un panorama aziendale in rapida evoluzione. Soddisfare le aspettative organizzative con una solida mentalità digitale e approcci innovativi è fondamentale per il successo nell'ambiente odierno. Infine, l'applicazione di controlli e misure di governance completi stabilisce una solida base per la responsabilità finanziaria e la gestione del rischio.

Quando questi elementi vengono combinati, le aziende possono ottenere significative riduzioni dei costi pur mantenendo la stabilità operativa, aprendo in ultima analisi la strada per la sostenibilità finanziaria e il successo a lungo termine.