Come migliorare l'efficienza del magazzino e ridurre i costi

Se la tua attività di e-commerce utilizza un magazzino per lo stoccaggio e la distribuzione delle merci, l'ottimizzazione del magazzino è essenziale. Implementando la tecnologia, il design e i processi giusti, le aziende possono migliorare l'efficienza e l'efficacia delle loro operazioni di magazzino, con conseguenti risparmi sui costi, maggiore soddisfazione del cliente e maggiore competitività.

I eCommerceForum carburante ha più di 300 thread sulla creazione, gestione e ottimizzazione dei magazzini. Abbiamo distillato alcuni dei migliori consigli attuabili per aiutarti a costruire e ottimizzare il tuo magazzino.

Progettare un magazzino efficiente

Strumenti di layout del magazzino

Quando si progetta il layout del proprio spazio, la community di eCommerceFuel consiglia di modellare in anticipo le proprie esigenze e vincoli e il modo più semplice per farlo è con la progettazione assistita da computer (CAD).

AutoCAD è il gold standard e consentirà il massimo livello di dettaglio, ma la curva di apprendimento può essere ripida per i principianti. Se hai solo bisogno di funzionalità di base, ShipStream fornisce uno strumento gratuito chiamato Flow specificamente progettato per aiutare a progettare il layout del tuo magazzino, e SmartDrawLo strumento di progettazione basato su browser di presenta un'interfaccia accessibile senza compromettere le funzionalità principali.

Un'altra possibilità, se inizi con una tela bianca, è visitare il sito con alcuni rotoli di nastro adesivo e iniziare a segnare le posizioni dei rack sul terreno. Dopo aver contrassegnato tutto con del nastro adesivo, i membri consigliano di trasferire tali misurazioni su un progetto digitale per evitare errori nell'esecuzione del piano.

Migliora l'efficienza del magazzino con l'analisi del layout

Il modo migliore per migliorare la produttività è farlo osserva il tuo magazzino in azione.

Tieni d'occhio i tuoi dipendenti o fai anche alcuni turni: quando e perché lasciano le loro postazioni? Ci sono articoli per i quali spesso devono andarsene? Come puoi avvicinare questi oggetti e ridurre al minimo quelle passeggiate sprecate?

Un membro del forum fornisce un'eccellente guida per migliorare l'efficienza del magazzino attraverso l'analisi del layout. Per analizzare il tuo layout, installa alcune telecamere, quindi tu o il tuo responsabile del magazzino trascorrete un'intera giornata a guardare le telecamere e registrare quante volte i vostri spedizionieri lasciano l'area di spedizione. Puoi registrare dove sono andati, di cosa avevano bisogno e quanti passi hanno fatto. Quindi, alla fine della giornata, prendi i risultati e crea una mappa di calore.

“Il mio obiettivo è che i nostri spedizionieri facciano la loro lista di prelievo al mattino e letteralmente non lascino mai l'area di spedizione per il resto della giornata. In effetti abbiamo una lavagna proprio accanto alla porta per uscire che dice "Di cosa hai bisogno?" in altre parole, scrivi cosa andrai a prendere nel bel mezzo della giornata. Quindi prendiamo questo elenco e ottimizziamo (perché le cose verranno fuori). Prenderai la tua mappa termica e la userai nel tuo rubinetto dell'acqua.

“Un Water Spigot è una sezione della tua area di spedizione che è rifornita solo di oggetti che sono sempre necessari. La parte più calda della tua mappa di calore (gli oggetti che stavano sempre camminando per ottenere) prendi quegli oggetti e mettili nell'area Water Spigot nell'area di spedizione. Dovrebbe essere vicino e facile per i tuoi caricatori. Letteralmente, a 5 passi e ce l'hanno. Ti prenderai a calci quando ti renderai conto che alcune delle tue cose più comuni sono dall'altra parte del magazzino.

L'ottimizzazione del layout di un magazzino è un compito senza fine, quindi non cercare di creare il layout "perfetto". Invece, se riesci a fare un paio di miglioramenti questa settimana, fallo immediatamente e guarda cosa succede. Quindi apporta qualche altra modifica la prossima settimana e così via.

Miglioramento dello stoccaggio in magazzino

Se pensi di aver esaurito lo spazio, è probabile che non l'abbia fatto. In molti casi, il modo migliore per procedere è salire: sfruttare qualsiasi spazio verticale disponibile e utilizzare i risparmi sul pavimento per adattare più stazioni, rack o apparecchiature.

Se tieni un inventario, hai bisogno di un sistema di scaffalature/rastrelliere. Il numero e la configurazione di questi rack è determinato da:

• Prodotto – Quali sono le dimensioni delle vostre SKU? I tuoi prodotti sono assemblati in loco o arrivano pronti per la spedizione?
• Processo – L'inventario è pallettizzato e, in caso affermativo, in quali dimensioni? Quanto peserà ogni pallet? In che modo i tuoi dipendenti accederanno a questi elementi? Avranno bisogno di attrezzature specializzate?
• lo spazio – Quante corsie puoi inserire nello spazio del tuo magazzino? Quanti te ne servono? Quanto sono alti i soffitti? Con soffitti sufficientemente alti, alcuni membri hanno avuto successo con un layout VNA (Very Narrow Aisle), che utilizza unità di stoccaggio più alte e attrezzature specializzate per la massima produttività in un dato spazio.

Uno dei nostri membri fornisce alcune considerazioni aggiuntive per la selezione delle scaffalature portapallet:

• Aggiungi spazio di manovra al tuo pallet di dimensioni standard. Supponiamo che il tuo pallet standard sia largo 40 "(lato forche) x lungo 42". Qualcuno potrebbe proporre un raggio da 120″ che a prima vista suona bene, 40*3 = 120. Ma non funzionerà a meno che non assumi divinità del carrello elevatore perché hai bisogno di un po' di spazio di manovra. Quindi ora passi da 3 slot a 2 slot tutto perché il rack non è 124 "invece di 120".
• I corridoi densi aumentano i costi delle apparecchiature. Le dimensioni del tuo corridoio influiscono sul carrello elevatore che selezionerai. Potresti raddoppiare o triplicare la capacità dello slot del tuo magazzino passando da 13 piedi (che si adatta al tipico sollevatore da seduti) a 60 pollici (VNA). Ma ciò richiede un carrello elevatore da $ 50 invece di un carrello elevatore da $ 8. La densità extra paga per l'ascensore più costoso?
• I pallet pesanti richiedono un'infrastruttura di studio. Quanto pesano i tuoi prodotti? Abbiamo pallet da 3,000 libbre e pallet da 500 libbre. Più pesante è il carico, più grandi sono le travi (3, 4 o 6 pollici) che dovrai utilizzare nel tuo magazzino. Un raggio più grande è ovviamente più costoso e occupa più altezza verticale.

Dopo aver risposto a queste domande e determinato i requisiti delle specifiche, utilizzare lo strumento di progettazione scelto per prototipare il layout del rack.

La community consiglia le seguenti fonti per l'acquisto di scaffalature portapallet:

• Craigslist - Può essere incostante, a seconda del mercato locale
• Bidspotter.com – Aste online, lotti più grandi sono spesso raggruppati e la logistica della rimozione dal magazzino del venditore può essere difficile
• WarehouseRack.com ed Scambio movimentazione materiali – Grandi rivenditori online di scaffalature nuove e usate

Man mano che i tuoi corridoi iniziano a crescere e riempirsi, è importante disporre di un metodo preciso di identificazione della posizione. Un membro ha condiviso questo Guida al numero di posizione da Allenatore di magazzino questo spiega un sistema di etichettatura della posizione alfanumerico che può essere facilmente integrato nei processi esistenti e migliorare rapidamente l'efficienza del magazzino

Stazioni

Il design delle stazioni di imballaggio e spedizione dipenderà dagli SKU e dal processo, ma la community ha alcuni suggerimenti per semplificare le operazioni di magazzino:

• Mantieni l'area di lavoro completamente libera da attrezzi, attrezzature, spazzatura, ecc.
• Integra le telecamere nella stazione per aiutare con il controllo del processo, la garanzia della qualità e le controversie dei clienti
• Assicurati che le tue aree di lavoro siano adeguatamente climatizzate: i dipendenti che sono troppo caldi/troppo freddi saranno meno efficienti
• Costruisci una bilancia nella stazione di imballaggio
• Prendi in considerazione l'HDPE (un tipo di plastica) per i piani dei tuoi tavoli: è estremamente resistente, di facile manutenzione e perfetto per far scorrere i pacchi

I membri ECF pubblicano regolarmente foto e video dimostrativi delle loro stazioni di imballaggio personalizzate. Se sei un commerciante di e-commerce considerare l'applicazione.

Operazioni di magazzino

Software per la gestione del magazzino

Per massimizzare l'efficienza del magazzino, ridurre gli errori e semplificare le operazioni, la tua azienda ha bisogno del software giusto. Alcuni dei suggerimenti della comunità ECF per gestione magazzino e magazzino includono:

Sistema di gestione del magazzino ShipHero
Fondata da un membro ECF, questa soluzione digitale include il monitoraggio degli ordini, le funzioni di gestione dell'inventario, la scansione mobile dei codici a barre, il confronto delle tariffe e la reportistica automatizzata

Inventory-Planner.com
Completa la tua gestione dell'inventario con previsioni e acquisti automatizzati

ShippingEasy
Soluzione economica e leggera con integrazione dello scanner di codici a barre

Linnworks ed Extensiv (precedentemente Skubana)
Raccomandazioni popolari della community per la gestione integrata dell'inventario/degli ordini

Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). è un altro tipo di sistema di gestione del magazzino che funge da tessuto connettivo tra diversi silos di informazioni e processi. Un membro ECF spiega:

“Un ERP è prima di tutto un software di contabilità. Si tratta di essere in grado di tenere traccia di ogni singolo dollaro, sia in entrata che in uscita. Il vantaggio è che tutto all'interno della tua attività può essere ed è legato insieme dal punto di vista finanziario.

Tutto è quello che è. Rimuove il "Fallo e basta" e ti fa inserire qualcosa nel sistema ERP per mostrare cosa hai fatto, altrimenti i tuoi numeri sono sbagliati. Quindi, quando i tuoi numeri sono sbagliati, puoi capire perché e "Fallo e basta", se ne va perché non sai quanto tempo ci è voluto o quanti soldi è costato. Diventa una transazione o una voce di diario per LETTERALMENTE TUTTO.

In generale, è meno probabile che le aziende con un volume inferiore o un numero inferiore di singoli SKU necessitino dell'integrazione ERP, mentre quelle con operazioni più grandi e complesse sono in grado di giustificare il grande investimento di tempo e capitale per la configurazione.

Comprendi il tuo processo principale: Pick & Pack

"Pick and Pack" è il processo centrale di evasione degli ordini:

1. Si riceve un ordine
2. Gli SKU in tale ordine vengono individuati ed estratti dal magazzino e assemblati in un ordine completo (prelievo)
3. Gli articoli assemblati vengono inseriti nei loro contenitori di spedizione con eventuali riempitivi necessari e sigillati/etichettati (confezione)

Le grandi operazioni tendono a separare il proprio personale di magazzino in raccoglitori e imballatori, ma nelle operazioni più piccole questi possono essere combinati in un unico ruolo.

In entrambi i casi, l'aggiornamento del sistema più consigliato per pick/pack è un sistema di scansione dei codici a barre. Molti sistemi di gestione del magazzino si integrano nativamente con i sistemi di codici a barre e i membri trovano quasi universalmente che riducono sia gli errori che i tempi di evasione. Il gold standard dei sistemi di codici a barre è l'organizzazione internazionale GS1, che emette e gestisce i codici UPC stampati su quasi tutti gli articoli al dettaglio in vendita negli Stati Uniti.

Altri suggerimenti sul processo da parte dei membri ECF includono:

• Filma tutto
• Impedisci agli imballatori di parlare tra loro
• Implementa almeno un controllo di qualità: nessun ordine deve lasciare il magazzino senza essere controllato da una persona diversa dall'imballatore
• Documenta i tuoi processi con una procedura operativa standard (SOP). Oltre a fornire una singolare "fonte di verità" per la formazione dei dipendenti, la creazione del documento stesso ti costringerà a definire ogni parte del tuo sistema
• Tieni traccia di tutto, sia con dati concreti sotto forma di KPI che con telecamere

Indicatori chiave di prestazione (KPI) per l'efficienza del magazzino

Uno dei nostri membri ha condiviso alcuni suggerimenti sull'efficienza del magazzino tratti da una discussione di alto livello sugli indicatori chiave di prestazione (KPIS):

“Un tema costante è stato il desiderio di passare dagli indicatori ritardati agli indicatori anticipatori. Molti KPI sono "finestra di retrovisione" e potrebbero non avere valore predittivo. Un relatore, che si trova in una fase di rapida crescita che è limitata solo dal flusso di cassa, ha utilizzato valori KPI storici e un foglio di calcolo per prevedere e gestire il tasso di crescita (in pratica quanto investire in pubblicità e i conseguenti impatti sulle esigenze di cassa).

La gamma di strumenti utilizzati per raccogliere e presentare le metriche era vasta. Hanno spaziato dai fogli di calcolo, ai punti di alimentazione, al software integrato. Gli strumenti mostrati erano Scandagliare , che aveva una buona capacità di drill-down e visualizzazione e LivePlan che era ben integrato con QBO e aveva buone funzionalità di creazione di grafici e Be Profit un'app Shopify.

I KPI "giusti" per l'azienda dipendono molto dalla fase del ciclo di vita in cui si trova l'azienda. Due delle aziende esistevano da un po' di tempo, erano ancora in crescita, ma nella fase di "Ottimizzazione" e i KPI erano focalizzati sulla ricerca di miglioramenti incrementali delle prestazioni. Altre aziende erano in fasi di crescita super (quasi caotiche) e si sono concentrate molto di più sui grandi KPI macro. Più specificamente, c'erano due grandi categorie di KPI: operativi e di marketing. Il marketing era vendite, pubblicitàe conversione orientata. Operativo incluso adempimento, assistenza clientie inventario KPI.”

Alcuni altri punti dati che i membri consigliano di tracciare nel tuo magazzino:

Costi di elaborazione degli ordini

Nel costo per confezione, i benchmark consigliati cambiano in base alle dimensioni e alla quantità di articoli in ogni confezione.

Un membro ECF è stato in grado di spedire circa 30,000 pacchi piccoli e di bassa quantità a un costo complessivo di circa $ 1.40.

Velocità di evasione, accuratezza degli ordini e accuratezza dell'inventario

La velocità è un'altra metrica importante per i gestori di magazzino, ma assicurati di tenere traccia dell'ordine e dell'accuratezza dell'inventario in tandem o rischi che i dipendenti diano la priorità alla velocità a scapito degli errori.

Utilizzando un programma di incentivi unico, un membro della comunità è stato in grado di spedire un "prodotto completamente personalizzato a una tariffa del 62% su base annua al 100% al giorno con un'interruzione alle 12:XNUMX" durante l'alta stagione.

Livelli di inventario

Un membro, la cui attività genera oltre $ 25 milioni all'anno, consiglia di misurare il ritorno sull'investimento del margine lordo, Turn and Earn e Direct Product Profit. Condivide anche il documento della sua azienda che descrive in dettaglio i processi alla base di ciascuna di queste metriche nei forum.

Gestire un magazzino

Ruoli

Un membro consiglia di definire i ruoli nelle operazioni di magazzino strutturandoli in base alle posizioni, non alle persone:

1. Abbiamo scritto tutte le nostre responsabilità che avevamo nella nostra azienda.
2. Ho creato un organigramma basato sulle posizioni. "OK, abbiamo bisogno di una persona operativa, abbiamo bisogno di un Warehouse Manager, abbiamo bisogno di 3 spedizionieri, abbiamo bisogno…”. Questo è stato difficile da fare ma mi sono imposto di non pensare alle PERSONE ma alla POSIZIONE effettiva. Ciò richiede che tu sia analitico e non emotivo.
3. Quindi in ciascuna di queste posizioni abbiamo elencato le competenze chiave necessarie e le metriche chiave per ciascuna posizione che avrebbe dovuto raggiungere.
4. Quindi ho praticamente riintervistato tutto il mio team e li ho fatti candidare per ogni posizione. Abbiamo fatto dei colloqui e si sono presentati vestiti bene e hanno fatto domanda per alcune posizioni in cui pensavamo sarebbero stati bravi. Abbiamo fatto i profili della personalità, quindi sapevamo se era adatto. C'erano molti benefici psicologici nel fare questo ed era chiaro che stavamo cambiando il modo in cui facciamo le cose.
5. Durante quel periodo di revisione avevamo una scorecard per ogni posizione e ruolo e poi abbiamo valutato ogni persona in base alle competenze necessarie e come pensavamo che avrebbero fatto su ciascuna delle metriche chiave.
6. Abbiamo spostato le persone nelle posizioni più adatte a loro e le abbiamo liberate. Il trimestre successivo è stato fantastico e hanno prosperato.
7. In questo modo i perdenti non avevano dove scappare. Tutti avevano ruoli chiave in cui dovevano esibirsi. In 6 mesi siamo passati da 25 dipendenti a 18 e il nostro team ha prosperato o è cresciuto di nuovo. È stato pazzesco per me che quando rimuovi i bagagli dei dipendenti come questo fa sì che tutti siano più produttivi e adori venire al lavoro molto di più.

Intervistare

Più efficacemente puoi selezionare i potenziali addetti al magazzino nella fase iniziale, più tempo risparmi per intervistare i cattivi adattamenti. Un modo semplice per farlo è richiedere una semplice domanda nella domanda di lavoro. Un membro suggerisce quanto segue:

“Se interessati, si prega di rispondere via e-mail con il proprio curriculum o storia lavorativa e completare questa frase:
"Sono la scelta perfetta per questa posizione part-time perché..."

Oltre la metà dei nostri candidati non risponde alla domanda e ritengo che queste siano le persone con cui non voglio lavorare perché non vogliono fare un passo in più o non sono in grado di seguire le istruzioni".

Ritenzione

I buoni dipendenti non sono solo una scoperta fortunata, ma un investimento significativo e vuoi assicurarti che rimangano nei paraggi. Un membro ECF spiega come i gestori di magazzino possono incentivare la crescita dei propri lavoratori:

“Ho scoperto che piccoli aumenti salariali frequenti per assumersi maggiori responsabilità e apprendere di più sulle operazioni dell'azienda hanno creato un sistema che incoraggia i ragazzi a continuare a imparare. Spesso quando i ragazzi hanno raggiunto la parte superiore della posizione del magazzino, chiedono "quindi cos'altro posso affrontare" che è davvero fantastico.

La maggior parte dei membri suggerisce anche un qualche tipo di retribuzione incentivante: identifica il risultato desiderato, quindi decodifica la proverbiale carota che premia quel risultato. Questa è anche un'opportunità per sperimentare e diventare creativi. Invece di offrire solo un bonus trimestrale o annuale standard, ad esempio, un membro promette ai suoi dipendenti un bonus giornaliero in denaro per il raggiungimento degli obiettivi di performance. Facendo leva sulla tendenza umana a valorizzare l'immediatezza, ha scoperto che una retribuzione incentivante più piccola e più frequente ha un ritorno maggiore nella produttività del magazzino rispetto a un bonus più grande promesso in futuro. Un altro membro aggiunge:

“Per quanto riguarda gli incentivi, è fondamentale non basarsi solo su una cosa, perché in tal caso i dipendenti massimizzeranno quell'unica cosa. Quindi, se hai intenzione di basarlo sugli ordini spediti all'ora, allora è meglio che ci sia anche l'accuratezza come variabile "

Considerazioni finali: miglioramento dell'efficienza del magazzino

Se gestisci un'attività di e-commerce e gestisci la tua realizzazione, l'ottimizzazione del magazzino lo è essential.

Tutto inizia con la giusta progettazione del magazzino abbinata al software giusto per massimizzare l'efficienza del magazzino. Dopo aver configurato il magazzino, è il momento di monitorare i processi, ottimizzare le postazioni, implementare i KPI e assumere il team giusto.

Quando disponi di un magazzino fluido ed efficiente, sarai in grado di ridurre i costi, migliorare la soddisfazione del cliente e ridurre i grattacapi.

Ulteriori informazioni nei forum

Pubblichiamo le guide complete nel eCommerceForum carburante. La versione completa nel nostro forum privato per i membri è ricca di benchmark del mondo reale, foto e video di magazzini e configurazioni operative e suggerimenti strategici ancora più dettagliati.

Oltre alle opportunità di networking dal vivo e digitale offerte da altri imprenditori in tutto il mondo, i membri ECF ottengono l'accesso a documenti di processo proprietari e procedure dettagliate video, recensioni e raccomandazioni dei fornitori e suggerimenti e trucchi conquistati a fatica, tutti condivisi liberamente con altri membri della comunità da un negozio affermato proprietari.

Per aderire, i potenziali nuovi membri devono possedere un negozio di e-commerce con almeno $ 1 milione di entrate annuali e l'applicazione può essere trovata qui: Fai domanda per unirti a eCommerceFuel

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