Come sradicare lo shadow IT e massimizzare gli investimenti SaaS

Crescente dipendenza da SaaS ha aperto la porta allo shadow IT: applicazioni SaaS acquistate da singoli dipendenti senza la conoscenza o l'approvazione del reparto IT della propria organizzazione.

Mentre lo shadow IT può essere un opportunità di innovazione, se non affrontato, può portare a rischi come abbonamenti duplicati, spesa IT sprecata, mancanza di conformità e un maggiore rischio di violazione dei dati.

Sfruttando la gestione SaaS e adottando alcune misure, le aziende possono gestire in modo più efficace lo shadow IT, ottenere un vantaggio competitivo, ridurre i costi inutili e potenziare una forza lavoro distribuita.

Per evitare le conseguenze negative associate allo shadow IT, è necessario offrire ai team IT visibilità sull'intero portafoglio SaaS della propria organizzazione. Una volta che l'IT ha una visione chiara di tutte le applicazioni in uso e del modo in cui vengono utilizzate, è nella posizione di ottimizzare gli investimenti. Massimizza i tuoi investimenti SaaS con questi suggerimenti:

Scopri tutte le applicazioni e le spese SaaS

Alcune organizzazioni adottano un approccio basato su fogli di calcolo per gestire le proprie applicazioni SaaS. Altri si rivolgono ai plug-in del browser Web, agli strumenti Single Sign-On e ai broker di sicurezza per l’accesso al cloud. Ma questi processi di rilevamento possono richiedere molto tempo e comportare la messa insieme di inventari SaaS provenienti da fonti disparate, spesso dando luogo a record obsoleti prima ancora di essere completati.

Anche il foglio di calcolo più dettagliato e aggiornato di frequente non è sempre il modo più efficace per gestire SaaS, soprattutto se si considera che le organizzazioni gestiscono più di 650 applicazioni SaaS in media, e sottovalutano di due o tre volte il numero di applicazioni SaaS all’interno del loro ecosistema. Se non sai che esiste un'applicazione SaaS, come puoi gestirla e stabilirne il budget?

Per ottimizzare il tuo portafoglio SaaS, devi iniziare ottenendo una visibilità completa. Strumenti come le piattaforme di gestione SaaS con funzionalità di machine learning che rilevano gli acquisti SaaS consentono il rilevamento continuo del software. Queste soluzioni possono anche integrarsi con i tuoi sistemi di gestione finanziaria per scoprire gli acquisti.

È fondamentale che questa strategia avvenga in tempo reale in modo da avere un quadro del tuo ecosistema tecnologico che sia sempre completo, accurato e aggiornato.

Ottimizza e ridimensiona licenze e funzionalità

Hai tanti utenti attivi quanti ne hai contabilizzati o potresti effettuare il downgrade del tuo piano? Forse un dipendente se n'è andato, ma i suoi account non sono mai stati disattivati. In pratica, potresti non aver bisogno di tutte le funzionalità premium o dei posti per cui hai pagato, il che significa che potrebbero esserci opportunità per ridurre la spesa SaaS.

Fonte: https://techcrunch.com/2021/10/26/how-to-root-out-shadow-it-and-maximize-saas-investments/