La guida del marketer alla mappatura dei processi

Immagina di avere il compito di preparare una torta per il compleanno di un amico. Non sei esattamente un panettiere esperto, quindi vai online e cerchi una ricetta facile da seguire che aiuterà il tuo dessert a diventare il protagonista della festa.

Ti viene l'acquolina in bocca mentre scorri una foto dopo l'altra di torte dall'aspetto delizioso. Alla fine, ti accontenti di una splendida foto di torta di fragole e ti immergi nella ricetta. Ha un elenco di ingredienti e poi una riga di istruzioni che dice: "Cuocere la torta".

Confuso, scorri freneticamente verso il basso cercando ulteriori indicazioni. Senza nessuno a disposizione, finisci per sprecare gli ingredienti quando devi rimescolare la pastella e ci vuole un'eternità per cuocere perché devi fermarti e ripetere i passaggi precedenti o ricominciare da zero perché hai fatto qualcosa di sbagliato.

La tua torta è un totale fallimento e finisci per fare un salto in una panetteria mentre vai alla festa.

Forse non hai mai dovuto preparare una torta, ma senza dubbio ti sono stati assegnati incarichi di lavoro che ti fanno desiderare di poter contare su una panetteria.

L'unica informazione che ti viene fornita è un obiettivo finale e fai fatica a soddisfare le aspettative del tuo capo perché non hai idea di come completare il compito che ti ha assegnato.

Succede più di quanto pensi e, se sei un manager, potresti anche essere colpevole di fare questo ai tuoi dipendenti.

Quando ciò accade, i progetti non vengono completati in tempo o non vengono completati correttamente, i dipendenti sono frustrati e la loro soddisfazione diminuisce e, con scadenze non rispettate o nessun prodotto finito, i clienti si rivolgeranno altrove per soddisfare le loro esigenze.

Se solo ci fosse un modo per evitare questo tipo di problema.

Probabilmente hai indovinato che esiste. Si chiama mappatura dei processi aziendali e imparerai come ciò potrebbe aiutarti a salvare la tua azienda.

Mappatura dei processi aziendali

Cos'è la mappatura dei processi?

La creazione di un processo avviene quando si suddivide un progetto in una serie di compiti e attività che alla fine creeranno il risultato finale desiderato. La mappatura dei processi è una strategia con la quale si crea una rappresentazione visiva di questo processo che è facile da seguire e può essere comunicata a tutti i soggetti coinvolti nel progetto.

Tornando all'esempio della torta, un processo è costituito dai passaggi che ti portano dalla raccolta e misurazione degli ingredienti, fino al lasciare la torta nel forno per un periodo di tempo prescritto, e tutto il resto. Stai trasformando gli input (ingredienti e passaggi) in output (torta deliziosa).

Quando scrivi il processo su carta o su un computer, puoi vedere inefficienze, colli di bottiglia e sfide che il tuo team o i tuoi clienti potrebbero dover affrontare. Armati di queste informazioni, puoi modificare il tuo processo per correggere questi problemi e creare una macchina ben oliata.

I vantaggi della mappatura dei processi

Indipendentemente dal settore che rappresenti, dal prodotto o servizio che offri o dal reparto in cui lavori, la mappatura dei processi può aiutarti a migliorare l'efficienza, la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti e i profitti. Ecco solo alcuni dei vantaggi derivanti dall'incorporare la mappatura dei processi nella tua organizzazione:

1. Identificare le ridondanze.

Se realizzi un prodotto, i materiali potrebbero essere sprecati se i dipendenti devono ripetere le attività prima di eseguirle correttamente. Che tu offra un prodotto o un servizio, il tempo dei tuoi dipendenti è prezioso e bisogna fare attenzione a non sprecare neanche quello. A quello scopo…

2. Migliorare l'efficienza dei dipendenti.

È stato affermato che tra il 15% e il 20% del tempo dei dipendenti viene sprecato a causa della sovrapposizione di lavori, della mancata comprensione di ruoli e responsabilità, della ripetizione di compiti svolti in modo errato e del mancato possesso di una serie completa di istruzioni prima di iniziare l'attività.

Quando dichiari chiaramente ogni passaggio coinvolto nella creazione di un risultato e chi completerà quel passaggio, l’efficienza dei dipendenti migliorerà, così come la tua cultura aziendale.

3. Aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Alla maggior parte delle persone non piace essere confuse. I dipendenti vogliono sapere esattamente di cosa sono responsabili e come completare tali attività. Con queste informazioni, i dipendenti sono più felici, hanno meno probabilità di cercare un nuovo lavoro e sono più propensi a trattarsi bene tra loro e con i clienti.

4. Promuovi clienti più felici.

Quando i clienti ricevono il loro prodotto o servizio in modo tempestivo, consegnato da dipendenti soddisfatti del loro lavoro ed entusiasti di aiutarli, sono più felici. Poi tornano come clienti e dicono ai loro amici di fare affari anche con te.

Perché dovrei utilizzare la mappatura dei processi come marketer?

Come operatore di marketing, potresti chiederti come eseguire la mappatura dei processi per i tuoi progetti e responsabilità.

Proprio come quando si produce un prodotto, ci sono alcuni passaggi che devi seguire per raggiungere il tuo obiettivo finale: attirare contatti e convertirli in clienti. Potresti anche non renderti conto che lo hai sempre fatto.

Ad esempio, crei contenuti e immagini casuali prima di sapere chi li vedrà? Speriamo di no. Chiudi gli occhi e indichi un percorso di marketing senza ricercare dove trascorre il tempo il tuo cliente ideale? Se lo fai, probabilmente non vedrai molto ROI.

No, devi seguire una serie di passaggi per identificare le giuste opportunità per raggiungere potenziali clienti e poi parlare con loro. Ora ridurremo questo processo in modo che possa essere migliorato, testato, comunicato e replicato.

Come utilizzo la mappatura dei processi come marketer?

Il primo passo per elaborare la mappatura è determinare il risultato desiderato. Il tuo processo potrebbe apparire leggermente diverso a seconda dei tuoi obiettivi e delle specificità della tua azienda, ma ecco sette passaggi che puoi utilizzare per guidare te stesso e il tuo team attraverso una mappa del processo di marketing:

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1. Fai le tue ricerche.

Cerca a chi vuoi commercializzare, dove li troverai e quando saranno lì.

2. Segmenta il tuo pubblico.

Assegna il tuo pubblico in gruppi di clienti o potenziali clienti con attributi simili. Questo ti aiuterà a perfezionare il tuo messaggio specifico.

3. Scegli come target il segmento più adatto.

Identifica chi ha bisogno di ciò che desideri e ha la capacità di acquistarlo.

4. Distinguiti dalla concorrenza.

Cosa ti rende diverso? Questo è chiamato a proposta unica di vendita e ti aiuterà a creare il tuo messaggio di marketing.

5. Determina cosa offrirai.

Quindi stabilisci una strategia su quanto costerà, dove verrà distribuito e come lo promuoverai al tuo pubblico.

6. Implementa il tuo processo.

Qui è dove metti in azione le tue strategie. Ciò può includere l’automazione del marketing.

7. Misura il tuo successo.

Utilizza gli obiettivi che hai impostato per misurare come stai andando. Questi possono includere copertura come traffico web e conversioni o obiettivi basati sulle entrate come il profitto.

Non provare a cambiare il tuo processo finché non hai delineato esattamente cosa fai ora. Una volta elencata ogni attività, puoi iniziare a cercare modi per migliorare. Se hai un team assegnato alla creazione del processo, puoi assegnare ruoli e responsabilità a ciascun membro.

Strumenti di mappatura dei processi

Quando sei pronto per iniziare la mappatura dei processi con il tuo team, ci sono una varietà di strumenti che puoi utilizzare per portare a termine il lavoro. Alcuni di questi possono essere utilizzati gratuitamente mentre altri hanno una versione a pagamento utile o necessaria per creare la mappa dei processi.

Daremo un'occhiata ad alcune di queste opzioni qui.

1. LucidChart

LucidChart è un software di creazione di diagrammi professionale che può essere utilizzato su qualsiasi browser o dispositivo.

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Può essere integrato con app di produttività come Google Suite e Microsoft Office e consente agli utenti di chattare e commentare in tempo reale.

2. Disegni Google

Google Drawings è un software di mappatura gratuito che ti consente di creare vari diagrammi e grafici con forme base.

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Disegni Google è basato su browser e completamente online. Include spazio di archiviazione gratuito senza scadenza.

3. Edraw

Edraw è un software di mappatura dei processi simile all'interfaccia di Microsoft Office. Se hai familiarità con quell'ambiente, questo strumento sarà facile da navigare.

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Edraw include un layout automatico per le mappe mentali e ti consente di personalizzare tutto in modo semplice.

4. Gliffy

Gliffy è fantastico per quelli di noi che non sono particolarmente artistici. Con una varietà di modelli e temi disponibili, gli utenti possono creare mappe di processi dall'aspetto professionale senza troppi grattacapi.

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Con Gliffy, puoi facilmente tornare a una versione precedentemente salvata del tuo lavoro. Questa è una funzionalità utile se ti sei perso qualcosa o hai riscontrato un errore mentre stavi lavorando.

5. Cacoo

Cacoo è lo strumento perfetto per la mappatura dei processi che può essere integrato con numerose app.

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Cacoo è estremamente collaborativo e consente a più utenti di lavorare su un progetto, monitorando le modifiche, rivedendo lo stato e lavorando insieme per raggiungere l'obiettivo.

A seconda delle tue esigenze e del tuo budget, sono disponibili numerosi strumenti che possono assisterti durante il percorso di mappatura dei processi.

Esempi di mappatura dei processi

Ricorda che il tuo processo potrebbe apparire diverso da quello del prossimo operatore di marketing. Per questo motivo, anche la rappresentazione visiva utilizzata sarà diversa. È possibile trovare numerosi esempi di mappatura dei processi. Utilizza lo strumento e la configurazione più adatti alle esigenze della tua azienda.

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Quando crei le mappe dei processi, ricorda che "buono" a volte è abbastanza buono. Non è necessario che sia un'opera d'arte degna di un museo. Deve solo essere un piano funzionale, facile da seguire e che tutti possano capire. Mantienilo semplice. Alla fine, questo deve funzionare per te e la tua situazione.

Il marketing è intrinsecamente rischioso. Non sai mai se il denaro e lo sforzo che dedichi a una campagna o a un annuncio produrranno risultati. Per mitigare il rischio, dedica più tempo alla fase di pianificazione prima di passare all'esecuzione.

Una volta che sai chi è il tuo pubblico e come raggiungerlo, puoi concentrarti sui messaggi e sulle strategie specifiche che utilizzerai per attirare nuovi contatti e convertirli. Senza questo passaggio, stai praticamente incrociando le dita e sperando per il meglio. Fortunatamente, quando utilizzi la mappatura dei processi per delineare il piano del tuo progetto, avrai maggiori possibilità di vedere il ritorno sull'investimento che speravi.

Fonte: https://blog.hubspot.com/marketing/process-mapping