Cos'è il PDCA? Comprendere il metodo Plan-Do-Check-Act

Indipendentemente dal settore in cui opera la tua organizzazione e dai prodotti e servizi che fornisci, la tua azienda deve migliorare costantemente per stare al passo con un mercato competitivo e con le esigenze dei consumatori in evoluzione.

Questo processo di cambiamento non è facoltativo. È necessario se vuoi avere successo. La dura verità è che le aziende che non migliorano e non si evolvono finiranno per estinguersi.  

Quando è necessario un cambiamento nella tua organizzazione, come procedi per implementarlo? Volenti o nolenti, l'azione senza pianificazione può fare più male che bene. Piuttosto che affrontare il cambiamento alla cieca, potresti prendere in prestito un concetto dalla filosofia della produzione snella: il ciclo Plan-Do-Check-Act. Continuate a leggere per saperne di più.

Cos'è il PDCA?

PDCA, che sta per Plan-Do-Check-Act, è un ciclo iterativo per il miglioramento continuo di persone, prodotti, servizi e processi aziendali.

La base di questo concetto è stata sviluppata dallo statistico e fisico americano Walter Shewhart, appassionato dell'utilizzo dell'analisi statistica per creare miglioramenti della qualità. Il modello stesso è stato sviluppato anni dopo da William Deming che ha preso questo concetto e lo ha trasformato in un ciclo di apprendimento e miglioramento.

Il modello PDCA segue un processo in quattro fasi, di cui parleremo più dettagliatamente di seguito.

Le quattro fasi del modello PDCA

Come accennato in precedenza, affrontare il cambiamento senza un piano può comportare un disastro per la tua azienda. Allo stesso modo, agire secondo un piano senza valutare i propri progressi può essere altrettanto pericoloso.

Il ciclo PDCA mira a eliminare questi problemi con un processo in quattro fasi, in cui ogni passaggio è fondamentale perché ti prepara al successo nella fase successiva. Diamo uno sguardo più da vicino a questi passaggi e a cosa rappresentano.

Image Source

1. Piano

Per ideare un piano che implementerà con successo il cambiamento desiderato nella tua organizzazione, dovrai porre le seguenti domande:

• Qual è il problema che stai riscontrando?
• Di quali risorse avrai bisogno per risolvere questo problema?
• Quali risorse hai già a nostra disposizione in questo momento?
• Come puoi risolvere al meglio questo problema con le risorse a tua disposizione?
• Che aspetto ha il successo?

A seconda dell’entità del problema, questo passaggio può essere rapido e semplice oppure potrebbero essere necessarie settimane o addirittura mesi di discussione per arrivare a un piano. In teoria, più tempo trascorri qui, più facile sarà il resto dei passaggi.

2. Fare

Con il tuo piano in atto, è il momento di mettere in pratica le tue idee. La cosa più importante da tenere a mente durante questa fase è che sorgeranno dei problemi, non importa quanto solido sia il tuo piano. Affronta questi problemi con calma e sii disposto (e in grado) di apportare modifiche man mano che procedi. Questo viene spesso fatto in un ambiente più piccolo e controllato in modo da poter imparare dagli errori e correggerli.

Una corretta comunicazione tra i membri del tuo team aiuterà a limitare il numero di problemi poiché tutti avranno un'idea chiara delle proprie responsabilità e aspettative.

3. Dai un'occhiata

La fase più importante (e trascurata) dell’implementazione del cambiamento è la “Verifica”. Come ha funzionato il tuo piano in un ambiente controllato? I tuoi obiettivi sono stati raggiunti o le tue intenzioni sono fallite durante l'esecuzione? Ora è il momento di identificare i difetti nel processo e correggerli. Forse non è stato un flop completo, ma hai riconosciuto alcune opportunità per migliorare l'efficacia. In ogni caso, questo passaggio è essenziale.

4. atto

Ora che hai pianificato la modifica, l'hai applicata e poi hai verificato che funzionasse, è il momento di agire di conseguenza. Se durante la fase di verifica hai stabilito di aver raggiunto i tuoi obiettivi, puoi applicare il tuo piano iniziale. Questo diventa quindi il processo "standard" e le migliori pratiche per questo aspetto della tua organizzazione. Diventa anche il punto di partenza per la prossima implementazione del cambiamento.

Il ciclo PDCA non si ferma una volta raggiunto l'obiettivo iniziale, poiché è un sistema continuo che dovresti rivedere costantemente. La bella notizia è che più ci lavori, più diventa facile. Sarà il tuo piano di riferimento per ogni membro del tuo team e ti aiuterà a raggiungere nuovi traguardi con la tua attività.

Modello PDCA

Ora che hai capito come il processo PDCA può aiutarti a implementare il cambiamento nella tua azienda, probabilmente ti starai chiedendo come iniziare.

Come ogni nuovo programma, processo o strumento, è utile avere un documento fisico su cui lavorare per compilare tutte le informazioni, condividerle con i membri del team e apportare aggiornamenti col passare del tempo.

Puoi crearne uno tuo in Excel o nel tuo strumento di gestione dei progetti oppure utilizzare uno dei modelli già pronti a tua disposizione. La chiave per un modello PDCA di successo è la chiarezza. Dovresti scrivere ogni passaggio in dettaglio, insieme a chi è responsabile del suo completamento ed entro quando. Più dettagliato è il tuo piano, migliore sarà la tua esecuzione.

Image Source

Migliori pratiche PDCA

Oltre all'utilizzo di un modello PDCA, alcuni altri suggerimenti ti aiuteranno a implementare le modifiche con successo.

1. Garantire che il top management sia d'accordo con questi cambiamenti. Senza la loro approvazione, non sarai in grado di applicare la nuova politica o procedura che crei.

2. Non smettere mai di migliorare. Ricorda che PDCA non è un tipo di procedura una tantum. Ripeti costantemente questo ciclo, apportando miglioramenti ad ogni rivoluzione e cercando la prossima opportunità per creare un cambiamento positivo.

3. Una volta implementata una modifica alle policy, fallo in tutta l'organizzazione. Ogni dipartimento che si occupa di qualunque cambiamento tu stia creando dovrebbe adottarlo come un nuovo modo di operare.

Oltre a voi

Implementare il cambiamento nella tua organizzazione non sarà difficile quando imparerai a pianificare, fare, controllare e agire.

Tuttavia, è necessario se vuoi che la tua attività continui a crescere e prosperare. Le organizzazioni che reinventano se stesse per soddisfare al meglio le esigenze del mercato, dei loro clienti e dei loro dipendenti sono le organizzazioni che vedremo nel lontano futuro.

Adotta oggi il ciclo PDCA e crea il miglior business possibile.

Fonte: https://blog.hubspot.com/marketing/pdca-cycle-model