האם אתה קצת סקרן, או מוקסם ממכתבי אזהרה תחרותיים?

פורסם על ידי מתיו ווקר on 14 ביולי 2021

האם ידעת שאתה יכול להוריד תצפיות בדיקה של מתחרים כדי ללמוד אילו בעיות איכות צפויות לגרום למכתבי אזהרה?

לא מזמן ה-FDA פרסם את שלהם ערכות נתונים של תצפית פיקוחית. הם גיליונות אלקטרוניים של Excel של 483 תצפיות הבדיקה האימתניות ומכתבי האזהרה שה-FDA מנפיק לאחר ביצוע בדיקה של יצרנים. קיים גיליון אלקטרוני עבור כל אחד מתחומי הנושאים הבאים, ואנו נסקור את תצפיות 'התקנים'. ניתוח נתונים שלאחר המוות או נתיחה של נתונים ספקולטיביים אם תרצו... מה אנחנו יכולים ללמוד כשבוחנים תצפית פיקוח של ה-FDA?

• ביולוגים
• סמים
• התקנים
• רקמה אנושית להשתלה
• בריאות רדיולוגית
• חלקים 1240 ו-1250
• מזונות (כולל תוספי תזונה)
• לרפואה וטרינרית
• ניטור ביולוגי
• דרישות מיוחדות
• מספר כולל של בדיקות ו-483

אלו הן אי-התאמה שנכתבו על ידי ה-FDA לקוד התקנות הפדרליות, כך שלא יהיו נתונים סטטיסטיים עבור ISO 13485:2016 או תקנה (EU) 2017/745. יהיו הרבה ממצאים תחת 'QSR' או 21 CFR 820. החדשות הטובות, בניגוד לתקן ISO, הן שהקוד של התקנות הפדרליות זמין באופן ציבורי באינטרנט בחינם. זה לא משחק בתשלום ואנחנו יכולים לשתף את הטקסט המלא של הדרישה מבלי להפר כל הסכמי רישיון זכויות יוצרים. 

10 האזורים המובילים לתצפיות בדיקה ומכתבי אזהרה הם: 

1. נהלי CAPA
2. הליכי תלונה
3. דיווח על מכשירים רפואיים
4. בקרות רכישה
5. מוצר לא תואם
6. אימות תהליך
7. ביקורת איכות
8. תיעוד פעולות ותוצאות CAPA
9. הדרכה
10. רשומה מאסטר של מכשיר

פעולה מתקנת ומונעת היא הסיבה השכיחה ביותר למכתבי אזהרה

דרישת מערכת האיכות המנצחת שהביאה ל-483 תצפיות הבדיקה ומכתבי האזהרה הרבים ביותר הייתה עבור פעולות מתקנות ומניעתיות לפי 21 CFR 820.100(a). ממצא זה מופיע כאשר יצרן אינו מצליח לקבוע נוהל CAPA או שהנוהל אינו מספק. ממצא זה צוטט 165 פעמים. בנוסף, פעילויות CAPA או התוצאות שלהן לא תועדו או לא תועדו כראוי בסך הכל 32 פעמים לפי 21 CFR 820.100(b). זה נותן לנו סך כולל של 197 תצפיות לתהליך CAPA.

פעולות מתקנות ומניעות הן תיקון בעיה שזוהתה והבטחת שהיא לא תחזור על עצמה, או עצירת בעיה פוטנציאלית מלכתחילה. זוהי התגובה התגובתית והפרואקטיבית כאחד לבעיות איכות ואי התאמה של המוצר. נוסח הדרישה הוא:

"§820.100 פעולה מתקנת ומונעת.
(a) כל יצרן יקבע ויתחזק נהלים ליישום פעולות מתקנות ומניעתיות. הנהלים יכללו דרישות עבור:
(1) ניתוח תהליכים, פעולות עבודה, ויתורים, דוחות ביקורת איכות, רשומות איכות, רישומי שירות, תלונות, מוצר שהוחזר ומקורות אחרים של נתוני איכות כדי לזהות גורמים קיימים ופוטנציאליים למוצר שאינו תואם, או בעיות איכות אחרות. במידת הצורך תופעל מתודולוגיה סטטיסטית מתאימה כדי לזהות בעיות איכות חוזרות;
(2) חקירת הגורם לאי התאמות הנוגעות למוצר, לתהליכים ולמערכת האיכות;
(3) זיהוי הפעולות הדרושות לתיקון ולמניעת הישנות של מוצר שאינו תואם ובעיות איכות אחרות;
(4) אימות או תוקף הפעולה המתקנת והמניעה כדי להבטיח שפעולה כזו יעילה ואינה משפיעה לרעה על המכשיר המוגמר;
(5) יישום ורישום שינויים בשיטות ובנהלים הדרושים לתיקון ומניעת בעיות איכות שזוהו;
(6) הבטחה שמידע הקשור לבעיות איכות או מוצר שאינו תואם יופץ לאחראים ישירות להבטחת איכותו של מוצר כאמור או למניעת בעיות כאמור; ו
(7) מסירת מידע רלוונטי על בעיות איכות שזוהו, וכן פעולות מתקנות ומניעתיות, לבדיקת ההנהלה.
(b) כל הפעילויות הנדרשות לפי סעיף זה, ותוצאותיהן, יתועדו."

אנו יכולים לראות כי לפי סעיף (א) הדרישה היא שקיימת בקרת תהליכים מבוססת ומתוחזקת עם רשימה מספרית של תשומות ותפוקות נדרשות של תהליך זה. בקרת התהליך קלה, השתמש בנוהל. אתה צריך לקבוע נוהל וצריך לשמור עליו. זה חלק אחד מ-165 התצפיות הראשונות.

החלק השני הוא שההליך צריך להיות 'מספיק'. כלומר, יש לטפל בכדורים (1)-(7) במסגרת ההליך הזה. לדוגמה, מספר (2) הוא "חקירת הגורם לאי-התאמות הנוגעות למוצר, לתהליכים ולמערכת האיכות;". המשמעות היא שהנוהל צריך להסביר לא רק שמערכת האיכות שלך תבצע את החקירה הזו, אלא מי יבצע אותה וכיצד היא תבצע אותה. 

"הגורם לאי ההתאמות ייבדק", עשוי שלא להיות בקרת תהליך נאותה. כן, זה ענה על הצורך בהערכת שורש, אבל האם זה עושה זאת בצורה מספקת? 

"מנהל ה-RA/QA ישלים או יקצה איש צוות להשלים את הערכת השורש של פעולות מתקנות תוך שימוש בשיטות כגון 'ניתוח 5 למה' על ידי מילוי סעיף 2. בטופס דוח CAPA." הניסוח הזה קרוב הרבה יותר למה שצריך בהליך. זה מסביר מי עושה מה, בערך איך הם עשויים לעשות את זה, איפה הפעילות הזו מתועדת ומזהה את הרשומה שהפעילות מייצרת.

מה שמביא אותנו ל-32 הממצאים הנוספים שבהם הפעילויות והתוצאות שלהן לא תועדו או שנעשו בצורה גרועה כל כך. זו הסיבה שזיהוי הקלט (ניתוח סיבת השורש) והפלט (סעיף 2. בדוח CAPA) חשובים. זה מאפשר לך, למפקח או למבקר, להתחקות מההליך לתיעוד שחלק מהתהליך מייצר כדי להוכיח התאמה. 

כפי שאומר הפתגם הוותיק, "אם זה לא מתועד, זה לא קרה". הרשומה הזו צריכה להראות כי כן עשית ניתוח שורש (הפעילות) ומה הייתה המסקנה של הניתוח הזה (התוצאות של אותה פעילות). רשומות מסוג זה חיוניות כל כך למערכת האיכות שלך שיש תהליך שלם שמוקדש לבקרת רשומות. אני אתן לך רמז, זה Subpart-M של QSR. 

זהו גם סגווי נהדר להראות כיצד התהליכים הולכים יד ביד ו-CAPA קשור בקרת מסמכים, בקרת רשומות ורישומת מערכת האיכות שלך. תהליכי המערכת שלך יסתובבו ללא הרף זה לזה באופן זה. לדוגמה, CAPAs הם קלט נדרש לתהליך סקירת ההנהלה שלך, כך שאם אין לך הליך CAPA אינך מבצע סקירות ניהול נאותות. 

הערה על מערכות אחרות

אם מערכת האיכות שלך גם תואמת ISO 13485:2016, פעולות מתקנות ופעולות מניעה הן פריטים נפרדים תחת סעיפי משנה נפרדים. פעולות תיקון נמצאות ב-8.5.2., ופעולות מניעה ב-8.5.3. כלומר, אם יש לך מערכת איכות בוגרת שמעולם לא הייתה בה פעולת מניעה, אז ה-CA שלך עשוי להיות בסדר, אבל הרשות של התהליך הזה עשויה להיות לא מספקת.

תקן תעשייתי עבור CAPAs הוא יישום גישה מבוססת סיכונים, ויש לנו סמינר מקוון שלם המוקדש לנושא! כיצד ליצור תהליך CAPA מבוסס סיכונים

תלונות הן הסיבה השנייה בשכיחותה למכתבי אזהרה

מדליית הכסף הולכת לתלונות. בדומה ל-CAPA, הבעיה הגדולה ביותר היא הליכי טיפול בתלונות לא או לא מספקים. הממצא הספציפי הזה צוטט 139 פעמים (בטיפול הכולל בתלונות יש יותר אבל הנושא הספציפי הזה היה המצוטט ביותר). לא להישמע כמו תקליט שבור אבל שוב, טיפול בתלונות הוא תהליך ספציפי שדורש 'נוהל מבוסס ומתוחזק'.

כנוהל הוא חייב להתקיים, יש לשמור עליו, ולכל תהליך יש דרישות לתשומות ותפוקות שיש לתאר. הטיפול בתלונות שונה במקצת ב-QSR בכך שאין תת-חלק של 'תלונה'. תלונות נמצאות תחת תת-חלק M- Records, במיוחד 21 CFR 820.198 Complaint Files. 

לשם השוואה, תלונות בהתאם ל-ISO 13485:2016 נמצאות תחת ניתוח מדידה ושיפור, במיוחד סעיף משנה 8.2.2. טיפול בתלונות. זה דחוס בין משוב ודיווח לרשויות הרגולטוריות. זה היה צריך להיעשות בכוונה מכיוון שתהליכים אלה כרוכים זה בזה מטבעם והקלטות והתפוקות שלהם ניזונות ישירות זה אל זה:

"§820.198 תיקי תלונה.
(a) כל יצרן ינהל תיקי תלונות. כל יצרן יקבע ותקיים נהלים לקבלת תלונות, סקירה והערכת תלונות על ידי יחידה המיועדת רשמית. נהלים כאלה יבטיחו כי:
(1) כל התלונות מטופלות בצורה אחידה ובזמן;
(2) תלונות בעל פה מתועדות עם קבלתן; ו
(3) תלונות נבדקות כדי לקבוע אם התלונה מייצגת אירוע שנדרש לדווח ל-FDA במסגרת חלק 803 של פרק זה, דיווח על מכשירים רפואיים."

תת-סעיף זה של 'רשומות' עשוי להיות פחות אינטואיטיבי ממה שראינו תחת CA/PA. אנו יכולים לראות שעלינו לשמור תיקי תלונות. אנחנו צריכים גם נוהל שמכסה קבלה, סקירה והערכה של תלונות. לאחר מכן עלינו לנקוב ביחידה רשמית לטיפול בתלונות שתעשה את כל זה. 

כמו כן, עלינו לוודא שהתלונות מטופלות בצורה אחידה ויעילה. זה צריך להיות תהליך חותך עוגיות עם ציר זמן ידוע. כל תלונה עוברת את אותה בדיקה והערכה תוך פרק זמן מסוים. אם לוקח שישה חודשים לבדוק תלונה, זה בהחלט לא 'מועד'. 

לא כל תלונה תישלח אליך בדואר מאושר עם 'תלונה' כתובה בחלק העליון בגדול BOLD אותיות. לפעמים אנשים פשוט יספרו לך על תלונה שיש להם מילולית והתהליך שלך צריך להגדיר כיצד הוא מתייחס לתקשורת המילולית הזו. אחרת תיכתב תצפית בדיקת ה-FDA שלך, ואתה מסתכן בקבלת מכתבי אזהרה.

זה כמובן מעלה את השאלה, מהי תלונה? איך אדע אם קיבלתי אחד? למרבה המזל 21 CFR 820.3 מספק לנו הגדרות, אחת מהן היא מהי בדיוק תלונה "(ב) תלונה פירושה כל תקשורת בכתב, אלקטרונית או בעל פה, הטוענת לליקויים הקשורים לזהות, איכות, עמידות, אמינות, בטיחות, יעילות או ביצועים של מכשיר לאחר שחרורו להפצה.".

אין חידון בסוף זה אבל הייתי מזהיר אותך שזה כנראה יהיה במבחן. בכל פעם שאתה שואל שאלה כזו והרגולציה מספקת לה הגדרה, אז כדאי לכלול את ההגדרה הזו בהליך שלך. זו דרך לוודא שיש אחידות בהבנת הליך. אם פספסת תלונה בגלל שלא הבנת שזו תלונה אז התהליך שלך לא יעיל. בסופו של דבר מבקר יקלוט את הליקויים בתהליך, יתעד ממצא ואתה תעשה CAPA כדי לתקן אותו.   

כל תלונה צריכה להיבדק, אבל לא כל תלונה צריכה להיבדק. זה היה נושא הרבה פחות צוטט (5). אתה רשאי להחליט שאין צורך בחקירה. עם זאת, אם כן, עליך לשמור תיעוד מדוע החלטת זאת ולמנות את האחראי להחלטה זו. 

זה לא עניין של מחיקת חקירות מתי שתרצה. יש כמה דברים שדורשים חקירה ואין רציונל מקובל לאי ביצוע. דוגמה לכך היא כאשר יש כשל אפשרי של מכשיר, זה תיוג או אריזה כדי לעמוד בכל המפרט שלהם. אלה צריכים להיחקר ללא יוצא מן הכלל. עם זאת, מה שהמערכת שלך רשאית לעשות הוא אם כבר ערכת חקירה וקיבלת תלונות דומות קשורות, אין צורך לחזור על אותה חקירה עבור כל תלונה. 

מושג חשוב בטיפול בתלונות הוא שאתה צריך לבחון את התלונות שלך בזמן שאתה מקבל אותן. ישנם סוגים מסוימים של תלונות שיש לדווח ל-FDA. מידע נוסף נמצא למעשה תחת 21 CFR 803, לא 820 שבדקנו. התלונות המיוחדות הללו צריכות להיות נפרדות באופן מזוהה מהתלונות הרגילות שלך. תלונות אלו זקוקות ספציפית לקביעה של; 

• האם המכשיר לא עמד במפרטים;
• האם נעשה שימוש במכשיר לצורך טיפול או אבחון; ו
• הקשר, אם בכלל, של המכשיר לאירוע המדווח או לאירוע השלילי.

מלבד התלונות המיוחדות הניתנות לדיווח, לכל החקירות יש פלטים נדרשים מסוימים. על ידי התייחסות לכל תלונה באופן אחיד שניתן לחזור עליו, ניתן לרכז זאת לצורה. למעשה יצירת טופס תלונה ספציפי מוודאת שכל המידע הנדרש תועד. יש לכלול כל תיעוד של חקירה על ידי יחידת הטיפול בתלונות המיועדת באופן רשמי;

• שם המכשיר;
• תאריך קבלת התלונה;
• כל מזהה מכשיר ייחודי (UDI) או קוד מוצר אוניברסלי (UPC), וכל זיהוי מכשיר אחר ומספרי בקרה בשימוש;
• השם, הכתובת ומספר הטלפון של המתלונן;
• מהות ופרטי התלונה;
• התאריכים ותוצאות החקירה;
• כל פעולה מתקנת שננקטה; ו
• כל תשובה למתלונן.

כמה חברות ותאגידים משתרעים על פני הגלובוס ויש להם אתרים רבים בכל מקום. לא כל יצרן מוגבל להכיל את כל הפעולות שלו בתוך בניין אחד. ישנם מקרים שבהם יחידת הטיפול בתלונות המיועדת באופן רשמי עשויה להיות במקום אחר מאשר המקום בו מתבצע הייצור. זה מקובל כל עוד התקשורת בין השניים מקובלת באופן סביר. היצרן זקוק לגישה לרישומי חקירות התלונות שבוצעו. כמו שהכל חייב להיות מתועד, כל התיעוד הזה חייב להיות בר-הפקה. אם לא, המפקח שלך יפיק תצפיות בדיקה של FDA 483 ומכתבי אזהרה.  

אם יחידת הטיפול בתלונות נמצאת מחוץ לארצות הברית, הרשומות חייבות להיות נגישות בארצות הברית מהמקום שבו רשומות היצרן נשמרות בדרך כלל או מהמפיץ הראשוני. 

טיפול בתלונות ודיווח על ערנות הם נושאים שאנו מוצאים לעתים קרובות תקועים יחד כמו סקוטש. אנחנו מוצאים אותם כל כך קשורים זה לזה שיש לנו שילוב סמינר מקוון לטיפול בתלונות ודיווח על ערנות.

דיווח על מכשירים רפואיים הוא הסיבה השלישית בשכיחותה למכתבי אזהרה

מקבל מדליית הארד מראה ירידה במספרים העצומים של תצפיות בדיקות ה-FDA. סך של 68 נכתבו לשנת הכספים 2020, ולממצאים אלה יש סבירות גבוהה להוביל למכתבי אזהרה מכיוון שהתקריות הללו עלולות לכלול פציעות חמורות ומוות. אנחנו מאטים, אבל זה עדיין נושא שמקבל תצפית פיקוח של ה-FDA כמעט מדי שבוע.

אבל שוב חלק מהבעיה הוא לא, או נהלים גרועים לשליטה בתהליך הזה. לא להתבלבל עם (EU) MDR מאחר שכתעשייה אנחנו כל כך אוהבים ראשי תיבות, דיווח על מכשירים רפואיים מוזכר במסגרת דרישות מערכת האיכות של 21 CFR 820. הצצנו למעלה בטיפול בתלונות. מה שמייחד את זה הוא ש-MDR חי למעשה ב-21 CFR 803 Medical Device Reporting. מה שהופך אותו למיוחד עוד יותר הוא שחלק 803 מפורק עוד יותר לתת-חלקים. 

נסתכל על תת-חלק ה' שהוא דרישות הדיווח ליצרנים. דיווח על מכשירים רפואיים הוא תהליך וככזה צריך הליך כדי לשלוט בו ויש לשמור על נוהל זה. 

כמה נקודות עיקריות ללכוד הן שישנם לוחות זמנים לדיווח שנמדדים בימים קלנדריים מרגע שנודע לך למידע שמצביע באופן סביר על אחד מהמכשירים שלך;

"(1) ייתכן שגרם או תרם למוות או לפציעה חמורה או
(2) תקלה והתקן זה או מכשיר דומה שאתה משווק עלול לגרום או לתרום למוות או לפציעה חמורה, אם התקלה הייתה חוזרת".

יש כמה נקודות טייק אווי קריטיות. ראשית, השעון מתחיל לתקתק ימים קלנדריים, לא ימי עבודה, וחגים נחשבים. אתה לא יכול לעצור את הדיווח שהמכשיר שלך הרג מישהו כי זה בסביבות החגים ובמשך כמה סופי שבוע. 

שנית, הוא שזמני הדיווח משתנים, בדרך כלל בין 5 ל-30 ימים קלנדריים. כלומר, חשוב לדעת את ציר הזמן הספציפי לסוג הדיווח שאתה עורך ומה הרשות בעלת סמכות השיפוט דורשת לציר זמן. ה-FDA עשוי להיות שונה מ-Health Canada אשר בתורו עשוי להיות שונה מהאיחוד האירופי וכו'. 

שלישית היא שהרף לעמוד הוא מה שיהיה 'ידוע באופן סביר', וזו דרישה מעורפלת במקצת הפתוחה לפרשנות.

הם עוזרים להבהיר את זה עם,

"(I) כל מידע שתוכל להשיג באמצעות פנייה למתקן משתמש, יבואן או כתב ראשוני אחר;
(Ii) כל מידע שברשותך; אוֹ
(iii) כל מידע שתוכל להשיג על ידי ניתוח, בדיקה או הערכה אחרת של המכשיר."

השניים הראשונים הם בדרך כלל לא בעיה, אבל זה שנוטה לקבל פחות תשומת לב הוא ניתוח עמוק יותר, בדיקה או הערכה של המכשיר. נדרשת כאן בדיקת נאותות כדי לוודא שאתה אכן יודע את המידע שאמור להיות 'ידוע לך באופן סביר'. 

נטל החקירה וקביעת סיבת השורש מוטל על כתפי היצרנים וזה תהליך שיכול לקחת קצת זמן. מה קורה כשמועד הדיווח מתקרב במהירות אבל החקירה שלך לא תסתיים לפני שהשעון יגמר? התשובה הקצרה היא לדווח על כך בכל מקרה.

התשובה הארוכה יותר היא לדווח איזה מידע יש לך עם הסבר מדוע הדוח אינו מכיל את כל המידע הנדרש. לאחר מכן הסבר מה עשית כדי לנסות לקבל את כל המידע, והגש דוח משלים או המשך מאוחר יותר כדי להשלים את החסר. רק קבלת דוח חלקי מוכן אינו תירוץ להחמיץ את מועד הדיווח. עם זאת, זה התירוץ המושלם לקבל תצפית בדיקה של ה-FDA או מכתבי אזהרה.

מקור: https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/