How To Better Manage Knowledge Using Versioning & Drafts

הועלה מחדש על ידי אפלטון

עוקב: 0

רוב החברות יודעות שהעובדים שלהן מבלים יותר מדי זמן בחיפוש אחר פיסת המידע הנכונה או התשובה במקורות שונים. עם זאת, חלקם לא לגמרי מבינים את גודל הנושא, ואפילו רבים מאלה שכן, לא ממש יודעים איך לעורר שינוי.

לרוב העסקים, אם הם לא נוסדו רק לאחרונה, יש טונות של נתונים מדור קודם, חלקם מאוחסנים בפורמטים מיושנים וקשים לגישה ללקוחות ולעובדים.

עם זאת, המודעות הגוברת לנושא החלה לעורר שאלות בקרב ההנהלה. שימוש נכון כלים לניהול ידע בהחלט יהפוך את המידע לנגיש יותר הן ללקוחות והן לעובדים, ישפר את ביצועי העובדים הכוללים וקיצוץ בעלויות.

ב-Inbenta, אנחנו עוזרים לעסקים לרכז את הידע והידע שלהם ולפשט את ניהול המידע ועדכונים במשך למעלה מעשור. גם לאחר כל השנים הללו, אנו ממשיכים לנתח בקשות ונקודות כאב של לקוחות כדי לשפר את הפתרון שלנו ולשרת אותם טוב יותר.

שימוש בגרסאות בבסיסי ידע

מאגרי ידע משרתים מספר רב של מטרות ומשתמשים. ניתן להשתמש בהם הן פנימי והן באתרי אינטרנט מול לקוחות, על מנת:

שמור על עובדים מידע על מדיניות החברה הפנימית
הפוך את הוראות המוצר או המידע לנגיש
תשובה שאלות נפוצות ונושאי תמיכת לקוחות חוזרים
הדרכת משתמשים במהלך תהליכי ההטמעה
ועוד ארוך וכו'.

עם זאת, ידע לעולם אינו סטטי. הכל משתנה, משתנה או משתנה לאורך זמן. זה לא אומר בהכרח שאנחנו רוצים להיפטר מהמידע הישן הזה.

ידע היסטורי יכול לסייע במניעת שגיאות וטעויות, ולעזור לעסקים לעקוב אחר איך הדברים התפתחו.

נניח שהמנכ"ל עובד על עדכון מדיניות החברה. מעקב אחר גרסאות מדיניות החברה השונות יאפשר לו לראות איזו גרסה הייתה בתוקף בנקודת זמן מסוימת.

ומה אם מומחה תמיכה מחפש לבצע אופטימיזציה של תוכן שאלות נפוצות כדי לענות על הבקשות הנפוצות ביותר של הלקוחות שלו? ובכן, גישה לגרסאות שונות תאפשר לאותו מומחה לזהות אם הגרסאות החדשות מניבות ביצועים טובים יותר, ולנטר את השינויים כדי לראות אם יש להם השפעה על מספר אנשי הקשר הנכנסים.

על מנת לשרת טוב יותר את מקרי השימוש הללו, מאגר הידע המופעל על ידי אינבנטה יש כלי רב עוצמה לניהול גרסאות המאפשר לך לראות מה השתנה בגרסאות השונות ואף להחזיר אותם בחזרה במקרה של שינויים לא רצויים, לא רלוונטיים או בעלי ביצועים נמוכים.

אנו יכולים אפילו לזהות שינויים בכתובת האתר של התוכן שלך כדי לוודא שאנו מאחסנים את כולם ונוכל להחזיר תמיד את פיסת התוכן הנכונה.

שום שינוי לעולם לא ייעלם מעיניו של הידע!

גלה גם: כל מה שאתה צריך לדעת על מודול הידע של Inbenta

מינוף של כלי לכל ידיים: עבודה עם טיוטות ידע

כפי שראינו, ידע נוטה לעדכונים, שינויים ואופטימיזציה.

עם זאת, לעתים רחוקות מדובר בעבודה של עובד בודד. שיתוף ידע פנימי ושיתוף בעלי עניין רלוונטיים לקחת חלק ביצירת ידע בתוך החברה עוזרים לך להבטיח ששום דבר לא יאבד בדרך.

זה נשמע נהדר, נכון? עם זאת, זה מצריך כלי מכל הידיים המטפח שיתוף פעולה ועוזר בקלות לעובדים לבנות ולשנות תוכן קיים מבלי למחוק בטעות מידע מפתח כלשהו או להחליף עבודה של מישהו אחר.

זה בדיוק המקום שבו נכנסות טיוטות הידע של Inbenta. באמצעות הפונקציונליות הזו, צוותים יכולים לעבוד על גרסאות שונות של קטע תוכן מבלי להסתכן לדרוך זה על קצות האצבעות של זה.

שימוש בסטטוס תוכן כדי לסייע בארגון מאמצי הצוות

עבודה עם טיוטות היא כבר צעד בכיוון הנכון, אבל איך יודעים אם התוכן הוא עבודה בתהליך, מוכן ליציאה או פשוט נדחה?

בעידן שבו ניהול זריז הופך למרכיב בסיסי, הרגשנו ש- Knowledge זקוק לתכונה שתעזור לעקוב אחר פרויקט עבור מנהלים ועובדים כאחד.

לכן, ב-Inbenta החלטנו ליישם תוויות סטטוס שונות כדי שהמשתמשים יוכלו להגדיר באיזה שלב נמצא התוכן.

זה עוזר לצוותים להתכונן לשחרור תוכן, נותן נראות גבוהה יותר של ביצועים ומאמצי צוות, ומשמש כרמז חזותי להתקדמות.

הורדת ספר אלקטרוני: כיצד לבנות מאגר ידע יעיל

AI, האלמנט הסודי לשיפור הביצועים של ה- KB שלך

אם אתה חדש בבסיסי ידע המופעלים על ידי AI, אתה עשוי להיות מופתע עד כמה זה יכול להשפיע על משהו פשוט כמו מאגר ידע או מרכז עזרה.

האם אי פעם תהיתם מדוע אתם כל הזמן מקבלים טונות וטונות של בקשות בנושא כאשר יש כבר מאמר באתר העזרה שלכם שמסביר כיצד לפתור את זה? ובכן, כמובן, יכול להיות שקשה למצוא את המאמר, אבל למה זה?

איך אתה עוזר ללקוחות למצוא את התשובה הנכונה או את פיסת התוכן הנכונה? האם אתה משתמש בסרגל חיפוש כדי לאפשר להם למצוא אותם? איזו טכנולוגיה מפעילה את סרגל החיפוש הזה?

Inbenta Knowledge בנוי על חזק טכנולוגיית עיבוד שפות טבעיות, כלומר לא משנה באילו מילות מפתח הלקוחות שלך משתמשים, אם יש תשובה במסד הנתונים שלך, הם ימצאו אותה במהירות.

על ידי פתיחת המשמעות האמיתית מאחורי כל שאילתה בודדת, Knowledge מפנה את הלקוחות או העובדים שלך בכיוון הנכון, מבלי להשיק שאילתות וריאציות חוזרות ונשנות ולמנוע מהם לפנות לתמיכה.