あなたは少し興味がありますか、それとも競争力のある警告の手紙に魅了されていますか？

投稿者 マシュー·ウォーカー on ２０２２年７月１１日

競合他社の検査結果をダウンロードして、どの品質問題が警告レターにつながる可能性があるかを知ることができることをご存知ですか？

少し前にFDAは彼らの 検査観察データセット。 これらは、FDAが製造業者の検査を行った後に発行する恐ろしい483の検査所見と警告レターのExcelスプレッドシートです。 次のトピック領域ごとにスプレッドシートがあり、「デバイス」の観察結果を見ていきます。 死後のデータ分析または投機的データの剖検を行う場合は…FDAの検査観察を調べるときに何を学ぶことができますか？

• 生物製剤
• 薬物
• Devices
• 移植のための人間の組織
• 放射線の健康
• パーツ1240および1250
• 食品（栄養補助食品を含む）
• 獣医学
• バイオリサーチモニタリング
• 特別要件
• 検査と483の総数

これらは、FDAが連邦規則集に準拠していないため、ISO 13485：2016または規則（EU）2017/745の統計はありません。 「QSR」または21CFR820の下で多くの調査結果があります。 幸いなことに、ISO規格とは異なり、連邦規則集はオンラインで無料で公開されています。 これは有料のゲームではなく、著作権ライセンス契約に違反することなく、要件の全文を共有できます。 

検査所見と警告書の上位10分野は次のとおりです。 

1. CAPA手順
2. 苦情手続き
3. 医療機器の報告
4. 購買管理
5. 不適合製品
6. プロセス検証
7. 品質監査
8. CAPAのアクションと結果の文書化
9. トレーニング
10. デバイスマスターレコード

警告書の最も一般的な理由は是正措置と予防措置です

最も多くの483の検査観察と警告レターをもたらした品質システム要件の勝利は、21 CFR 820.100（a）に基づく是正措置と予防措置に関するものでした。 この調査結果は、製造業者がCAPA手順を確立できなかった場合、または手順が不十分な場合にリストされます。 この発見は165回引用されました。 さらに、CAPA活動またはその結果は、32 CFR 21（b）に基づいて合計820.100回文書化されていないか、適切に文書化されていませんでした。 これにより、CAPAプロセスの合計197件の観測値が得られます。

是正措置と予防措置は、特定された問題を修正して再発しないようにするか、最初から潜在的な問題の発生を阻止することです。 これは、品質の問題と製品の不適合に対する事後対応​​と事前対応の両方です。 要件のテキストは次のとおりです。

「§820.100是正措置および予防措置。
(a）各製造業者は、是正措置および予防措置を実施するための手順を確立および維持するものとします。 手順には、以下の要件が含まれているものとします。
（1）プロセス、作業操作、譲歩、品質監査レポート、品質記録、サービス記録、苦情、返品、およびその他の品質データのソースを分析して、不適合製品またはその他の品質問題の既存および潜在的な原因を特定します。 繰り返し発生する品質問題を検出するために、必要に応じて適切な統計的方法論を採用するものとします。
（2）製品、プロセス、および品質システムに関連する不適合の原因を調査する。
（3）不適合製品の再発およびその他の品質問題を修正および防止するために必要な措置を特定する。
（4）是正措置および予防措置を検証または検証して、そのような措置が効果的であり、完成したデバイスに悪影響を及ぼさないことを確認する。
（5）特定された品質問題を修正および防止するために必要な方法および手順の変更を実施および記録する。
（6）品質問題または不適合製品に関連する情報が、そのような製品の品質の保証またはそのような問題の防止に直接責任を負う者に確実に配布されるようにすること。 と
（7）管理レビューのために、特定された品質問題に関する関連情報、ならびに是正措置および予防措置を提出する。
(b）このセクションで必要なすべての活動とその結果は、文書化されるものとします。「

セクション（a）の下での要件は、そのプロセスの必要な入力と出力の数値リストを備えた確立され維持されたプロセス制御があることであることがわかります。 プロセス制御は簡単です、手順を使用してください。 手順を確立し、それを維持する必要があります。 これは最初の165回の観測の一部です。

1番目の部分は、手順が「適切」である必要があるということです。 つまり、箇条書き（7）〜（2）はその手順の中で対処する必要があります。 たとえば、番号（XNUMX）は、「製品、プロセス、および品質システムに関連する不適合の原因の調査」です。 これは、手順は、品質システムがその調査を行うことだけでなく、誰がそれを行うのか、そして彼らがどのようにそれを行うのかを説明する必要があることを意味します。 

「不適合の原因を調査する必要があります」、適切なプロセス制御ではない可能性があります。 はい、それは根本原因評価の必要性に対処しました、しかしそれはそれを適切に行いますか？ 

「RA / QAマネージャーは、CAPAレポートフォームのセクション5に記入することにより、「なぜなぜ分析」などの方法を利用して是正措置の根本原因評価を完了するスタッフを完了するか、割り当てます。」 この言い回しは、手順で必要なものにはるかに近いものです。 誰が何をしているのか、大まかにどのように行うのか、そのアクティビティがどこで文書化されるのかを説明し、アクティビティが生成するレコードを識別します。

これにより、アクティビティとその結果が文書化されていないか、不十分に行われた32の追加の調査結果が得られます。 これが、入力（根本原因分析）と出力（CAPAレポートのセクション2）を特定することが重要である理由です。 これにより、検査官または監査人は、手順からプロセスの一部が作成する記録まで追跡して、適合性を実証できます。 

古くからのことわざにあるように、「文書化されていなければ、それは起こりませんでした」。 その記録は、はい、根本原因分析（アクティビティ）を実行し、その分析の結論（そのアクティビティの結果）が何であったかを示しているはずです。 これらのタイプのレコードは、品質システムにとって非常に重要であるため、レコードの管理専用のプロセス全体があります。 ヒントをあげましょう。QSRのサブパートMです。 

これは、プロセスがどのように連携し、CAPAがドキュメント管理、レコード管理、および品質システムレコードと相互に関連しているかを示すための優れたセグウェイでもあります。 システムプロセスは、この方法で継続的に相互にラップバックします。 たとえば、CAPAは管理レビュープロセスへの必須入力であるため、CAPA手順がない場合は、適切な管理レビューを実行していません。 

他のシステムに関する注記

品質システムがISO13485：2016にも準拠している場合、是正措置と予防措置は別々の副節の下にある別々の項目です。 是正措置は8.5.2にあり、予防措置は8.5.3にあります。 つまり、予防措置を講じたことがない成熟した品質システムがある場合、CAは問題ないかもしれませんが、そのプロセスのPAは不十分である可能性があります。

CAPAの業界標準は、リスクベースのアプローチを適用することであり、このテーマに特化したウェビナー全体があります。 リスクベースのCAPAプロセスを作成する方法

苦情は警告の手紙のXNUMX番目に一般的な理由です

銀メダルは苦情に行きます。 CAPAと同じように、最大​​の問題は、苦情処理手順がないか、不十分であることです。 この特定の調査結果は139回引用されました（全体的な苦情処理はもっとありますが、この特定の問題が最も引用されました）。 壊れた記録のように聞こえるわけではありませんが、苦情処理は「確立され維持された手順」を必要とする特定のプロセスです。

それが存在しなければならない手順として、それは維持されなければならず、各プロセスには、概説されなければならないインプットとアウトプットの要件があります。 苦情処理は、「苦情」サブパートがないという点でQSRとは少し異なります。 苦情はサブパートM-レコード、具体的には21 CFR820.198苦情ファイルの下にあります。 

比較するために、ISO 13485：2016に準拠した苦情は、測定分析と改善、特に8.2.2節の下にあります。 苦情処理。 これは、フィードバックと規制当局への報告の間に挟まれています。 これらのプロセスは本質的に絡み合っており、それらの入力と出力は互いに直接フィードするため、これは意図的に行われている必要がありました。

「§820.198苦情ファイル。
(a）各メーカーは苦情ファイルを維持するものとします。 各製造業者は、正式に指定された部門による苦情の受領、レビュー、および評価の手順を確立および維持するものとします。 このような手順により、次のことが保証されます。
（1）すべての苦情は均一かつタイムリーに処理されます。
（2）口頭による苦情は受領時に文書化されます。 と
（3）苦情は、この章のパート803、医療機器の報告に基づいてFDAに報告する必要のあるイベントを表すかどうかを判断するために評価されます。　

「レコード」のこのサブセクションは、CA / PAで見たものよりも直感的ではない場合があります。 苦情ファイルを維持する必要があることがわかります。 また、苦情の受領、レビュー、評価をカバーする手順も必要です。 次に、そのすべてを行うために、正式に指定された苦情処理ユニットに名前を付ける必要があります。 

さらに、苦情が均一かつ効率的に処理されるようにする必要があります。 これは、既知のタイムラインを持つCookieカッタープロセスである必要があります。 すべての苦情は、特定の期間内に同じレビューと評価を受けます。 苦情を確認するのにXNUMXか月かかる場合、それは間違いなく「タイムリーな方法」ではありません。 

すべての苦情が書留郵便で送られるわけではなく、「苦情」が上部に大きく書かれています BOLD 手紙。 時々人々は彼らが口頭で持っている苦情について単にあなたに話すでしょう、そしてあなたのプロセスはそれがこれらの口頭のコミュニケーションにどのように対処しているかを定義する必要があります。 そうしないと、FDAの検査所見が書き込まれ、警告の手紙を受け取るリスクがあります。

もちろん、これは疑問を投げかけます、苦情は何ですか？ 受け取ったかどうかはどうすればわかりますか？ 幸いなことに、21 CFR 820.3は私たちに定義を提供し、そのうちのXNUMXつはまさに苦情が何であるかです。（b） 苦情とは、配布用にリリースされた後のデバイスのID、品質、耐久性、信頼性、安全性、有効性、またはパフォーマンスに関連する欠陥を主張する書面、電子、または口頭によるコミュニケーションを意味します。"。

この最後にクイズはありませんが、これはおそらくテスト中になることを警告します。 あなたがそのような質問をし、規則がそれの定義を提供するときはいつでも、あなたの手順の中にその定義を含めることは良い考えです。 これは、手順の理解に均一性があることを確認する方法です。 苦情であることに気づかなかったために苦情を見逃した場合、あなたのプロセスは効果的ではありません。 最終的に、監査人はプロセスの欠陥を発見し、調査結果を文書化し、CAPAを実行してそれを修正します。   

すべての苦情を確認する必要がありますが、すべての苦情を調査する必要はありません。 これはあまり引用されていない問題でした（5）。 調査は不要であると判断することができます。 ただし、そうする場合は、なぜそれを決定したのかを記録し、その決定の責任者を指名する必要があります。 

それは、いつでも必要なときに調査を取り消すだけの大胆なことではありません。 調査が必要なものがいくつかあり、調査を行わない理由は認められていません。 例としては、デバイスに障害が発生する可能性がある場合、その仕様のいずれかを満たすためのラベル付けまたはパッケージングがあります。 それらは例外なく調査する必要があります。 ただし、システムで許可されているのは、すでに調査を行っており、関連する同様の苦情を受け取った場合、すべての苦情に対して同じ調査を繰り返す必要はないということです。 

苦情処理の重要な概念は、苦情を受け取ったときにトリアージする必要があるということです。 FDAに報告しなければならない特定の種類の苦情があります。 詳細については、私たちが調査してきた21ではなく、803 CFR820に実際に記載されています。 これらの特別な苦情は、通常の工場の苦情とは明確に区別する必要があります。 これらの苦情は、特に以下の決定が必要です。 

• デバイスが仕様を満たしていないかどうか。
• デバイスが治療または診断に使用されていたかどうか。 と
• 報告されたインシデントまたは有害事象に対するデバイスの関係（ある場合）。

これらの特別な報告可能な苦情以外に、すべての調査には特定の必要なアウトプットがあります。 統一された繰り返し可能な方法ですべての苦情に対処することにより、これはフォームに要約することができます。 実際、特定の苦情フォームを作成することで、必要なすべての情報が文書化されていることを確認できます。 正式に指定された苦情処理ユニットによる調査の各記録を含める必要があります。

• デバイスの名前。
• 苦情を受け取った日付。
• 一意のデバイス識別子（UDI）またはUniversal Product Code（UPC）、および使用されるその他のデバイスIDと制御番号。
• 申立人の名前、住所、電話番号。
• 苦情の性質と詳細;
• 調査の日付と結果。
• 講じられた是正措置。 と
• 申立人への返信。

一部の企業や企業は世界中に広がっており、至る所に多くのサイトがあります。 すべての製造業者が、すべての業務を483つの建物内に収めることに限定されているわけではありません。 正式に指定された苦情処理ユニットは、製造が行われている場所以外の場所にある場合があります。 XNUMXつの間の通信が合理的に許容できる限り、それは許容されます。 製造業者は、実施された苦情調査の記録にアクセスする必要があります。 すべてを文書化する必要があるのと同様に、そのすべての文書も作成可能でなければなりません。 そうでない場合、検査官はFDAXNUMXの検査所見と警告書を作成します。  

苦情処理ユニットが米国外にある場合、米国では、製造業者の記録が通常保管されている場所または最初の販売業者のいずれかから記録にアクセスできる必要があります。 

苦情処理と警戒報告は、ベルクロのようにくっついていることがよくあるトピックです。 私たちはそれらが非常に相互に関連しているので、 苦情処理および警戒報告ウェビナー.

医療機器の報告は、警告文字のXNUMX番目に一般的な理由です

銅メダルの受領者は、FDAの検査観察の数が大幅に減少していることを示しています。 68年度は合計2020件が作成されており、重傷や死亡につながる可能性があるため、警告文が出される可能性が高いと考えられます。 私たちは減速していますが、これはまだほぼ毎週FDAの検査観察を受けるトピックです。

しかし、ここでも問題の一部は、このプロセスを制御するための手順がないか、悪いことです。 （EU）MDRと混同しないでください。業界として頭字語が大好きなので、医療機器レポートは21 CFR820の品質システム要件内で参照されています。上記の苦情処理を確認しました。 これがユニークなのは、MDRが実際には21 CFR 803 Medical DeviceReportingに存在することです。 さらに特別なのは、パート803がさらにサブパートに分割されていることです。 

製造業者の報告要件であるサブパートEを見ていきます。 医療機器の報告はプロセスであるため、それを制御するための手順が必要であり、その手順を維持する必要があります。 

キャプチャするいくつかの重要なポイントは、デバイスのXNUMXつを合理的に示唆する情報に気付いたときから暦日で測定されるレポートのタイムラインがあることです。

「(1) 死亡または重傷を引き起こした、またはその原因となった可能性があります。
(2) 誤動作しており、誤動作が再発した場合、このデバイスまたは販売している同様のデバイスが死亡または重傷を引き起こす可能性があります。に設立された地域オフィスに加えて、さらにローカルカスタマーサポートを提供できるようになります。」

重要なポイントがいくつかあります。 まず、時計は就業日ではなく暦日を刻み始め、休日がカウントされます。 あなたのデバイスが誰かを殺したという報告を延期することはできません。なぜなら、それは休日の前後であり、数週間の週末だからです。 

第5に、レポートのタイムラインはさまざまであり、通常は30〜XNUMX暦日です。 つまり、作成するレポートの種類の具体的なタイムラインと、管轄権を持つ当局がタイムラインに何を要求するかを知ることが重要です。 FDAはカナダ保健省とは異なる場合があり、カナダ保健省はEUなどとは異なる場合があります。 

第三に、満たすべき基準は「合理的に知られている」ものであり、それは解釈の余地のある曖昧な要件のいくらかです。

彼らはこれを明確にするのに役立ちます、

「（ⅰ） ユーザー施設、輸入業者、またはその他の最初のレポーターに連絡することで入手できる情報。
（ⅱ） 所有している情報。 また
（iii） デバイスの分析、テスト、またはその他の評価によって取得できる情報。　

最初のXNUMXつは通常問題ではありませんが、あまり注目されない傾向があるのは、デバイスのより深い分析、テスト、または評価です。 ここでは、「合理的に知られている」はずの情報を実際に知っていることを確認するために、デューデリジェンスが必要です。 

調査と根本原因の特定の負担はメーカーの肩にかかっており、それは時間がかかる可能性のあるプロセスです。 タイムリーなレポートが近づいていますが、時間がなくなる前に調査が終了しない場合はどうなりますか？ 簡単な答えはとにかくそれを報告することです。

より長い答えは、レポートに必要な情報のすべてが含まれていない理由の説明とともに、あなたが持っている情報を報告することです。 次に、すべての情報を取得するために何をしたかを説明し、後で補足レポートまたはフォローアップレポートを提出して、ギャップを埋めます。 部分的なレポートを用意するだけでは、レポートの期限を逃す言い訳にはなりません。 ただし、FDAの検査観察または警告の手紙を受け取ることは完璧な言い訳です。

出典：https：//medicaldeviceacademy.com/warning-letters/