連絡先管理について知っておくべきことすべて

おそらくデータベースには何千もの連絡先が含まれているでしょう。連絡先をすべて追跡する必要があるため、広大な連絡先ネットワークを管理するには、あらゆる支援が必要です。

しかし、企業にとって連絡先管理とは正確には何を意味するのでしょうか?

連絡先管理は、組織のネットワーク内の個人や企業 (サプライヤー、顧客、リード、パートナー、加入者などを含む) の連絡先データを記録し、それらとのやり取りを管理するプロセスです。

この連絡先データには、名前、電子メール アドレス、電話番号、会社名、役職などの情報が含まれる場合があります。実際に必要になる可能性のあるものはすべて含まれます。 接触 あの人。ただし、あなたとのカスタマージャーニーにおける個人の段階、サブスクリプションステータス、興味、人口統計など、リストは続きます。

連絡先管理は、連絡先情報をファイルに保存するほど単純ではありません。 – これらすべてのデータを十分に活用できるように、適切に整理されていることを確認する必要があります。連絡先データを適切に管理するには、次のような多くの重要なベスト プラクティスが必要です。

• データ入力とメンテナンスのための全社標準の導入
• 定期的なデータクリーンアップの実行
• 連絡先データの保存と管理に最適なアプリを選択する
• CRM などの 1 つのツールに連絡先データを一元化する
• データをセグメント化して、最もタイムリーで関連性の高いメッセージを視聴者の各サブセットに送信します。
• データの収集方法を最適化して、自分にとって重要なデータのみを収集し、その収集がプライバシー規制に従って行われるようにする
• 高品質のデータに基づいて最善の意思決定を行うためのレポート ワークフローを作成する
• 連絡先データを同期しています すべての主要なアプリケーション間の双方向

大変な仕事のように聞こえるかもしれませんが、それは報われます。非常に効率的な連絡先データベースは、あなたとあなたのチームの業務をはるかに楽にするだけでなく、統合されたシームレスな顧客エクスペリエンスを提供することも可能にします。

顧客について知りたい場合、高品質のデータを収集して保存することが絶対に重要です。彼らのニーズ、興味、そしてあなたとの履歴を理解することで、パーソナライズされた適切なサービスを提供することができます。パーソナライゼーションは、顧客維持と満足度を向上させる秘訣です。

では、どうすればクラス最高の連絡先管理戦略を実装し、成果を得ることができるのでしょうか?組織で連絡先を管理するためのヒントとコツについては、以下をお読みください。

連絡先データベースを整理する

何よりもまず、既存の連絡先データベースを整理することが重要な最初のステップです。おそらく、長年にわたって、古いデータや有効ではなくなったデータのほか、GDPR などのプライバシー規制により保持する必要のない重複データやデータを大量に収集している可能性があります。

このデータはデータベースを混乱させるだけです。したがって、新しく改善された連絡先管理戦略を実装する前に、まず既存の連絡先を注意深く確認し、次の手順を実行してください。

1.データをバックアップします。

ビジネスは顧客データの強みに基づいて構築されており、このデータを失うことは最も避けるべきことです。連絡先を整理するには、多くの編集と削除を行う必要があるため、間違いが発生する可能性があります。

そのため、開始する前にデータをバックアップすることをお勧めします。ほとんどの CRM および連絡先管理ツールではデータをバックアップできますが、バックアップできない場合は、このデータを CSV ファイルにエクスポートし、このファイルをデスクトップに保存してみてください。少なくとも、編集プロセスが失敗した場合は、このファイルに戻ってやり直すことができます。

2. アクティブな統合または同期を一時停止します。

ツール間で連絡先データを同期するための統合をすでに導入している場合は、データのクリーンアップを開始する前に必ずこれを一時停止してください。これにより、連絡先管理ツールの整理中にデータが受信されることがなくなります。

まだ統合を行っていない場合は、同期から最良の結果が確実に得られるようにデータベースを準備するまで、統合の実装を控えてください。プロセスのこの点については、後ほど説明します。このガイド。

3. 重複を削除します。

あなたの CRM または、連絡先管理ツールに、重複を検索して結合するオプションがすでに用意されている場合があります。その場合は、この関数を使用して、データベース内に存在する可能性のある重複を削除します。

この動作はツールごとに異なるため、CRM のナレッジ ベースをチェックして、ツールが重複をどのように検出してマージするかを確認するのが最善の方法です。ソフトウェアにこのオプションがない場合は、次のような重複排除ツールを使用することもできます。 二重に.

4. 古いデータまたは間違ったデータを削除します。

これには、返送され続ける電子メール、無効な形式の電話番号、不完全な住所などが含まれます。また、不適格なリードの連絡先データなど、ビジネスにもう必要ないとわかっている連絡先の可能性もあります。

まだ大規模なデータベースがない場合は、連絡先を手動で確認することもできますが、これを自動的に行う方法もあります。例えば、 Experianのデータ品質 には、連絡先データを一括検証できる強力なデータ検証プログラムがいくつかあります。

5. 連絡先を手動でスキャンします。

重複をマージし、貴重なデータを削除すると、データベースはかなり良好な状態になります。しかし、絶対に一流のものにするためには、目の細かい櫛でそれを仕上げる必要があります。

このステップには明らかに時間がかかりますが、全社的なデータ入力標準を導入し、高品質なデータを確保することに取り組んでいる場合は、これを行う必要があるのは 1 回だけです。

データベースが適切に編成され、すべての連絡先に有効かつ一貫性のある最新の情報が添付されると、最適な連絡先管理戦略を構築するための強固な基盤が得られます。

次の重要なステップは、あなたのビジネスに最適な連絡先管理ソフトウェアを選択することです。

最適な連絡先管理ソフトウェアの選択

あなたのビジネスに満足のいく CRM システムまたは連絡先管理ツールがすでにある場合は、この手順をスキップできます。ただし、現在のアプリケーションが役に立たない場合、適切なツールがまだ見つかっていない場合、または連絡先があちこちに保存されている場合は、適切な連絡先管理ソフトウェアを選択することが潜在的に最も重要なことです。適切なデータ管理。

中央の連絡先データベースおよび信頼できる情報源として機能するアプリを選択する必要があります。個人事業主やフリーランサーの場合は、Google コンタクトや Outlook などのシンプルなツールで問題なく機能します。

ただし、非常に小規模な企業から大企業まで、中央の連絡先データベースとして顧客関係管理 (CRM) ツールを選択することを強くお勧めします。

CRM システムは、見込み顧客と顧客のデータを 1 か所に保存したり、複数のチャネル (電話、電子メール、ボイスメール、会議、ライブ チャットなど) にわたる顧客とのやりとりを監視したりする (ただしこれらに限定されない) 組織的な連絡先管理のための優れた機能を提供します。 、パイプラインを介した顧客の移動と移動を追跡します。

適切な CRM を選択する方法

あらゆる形態や規模のビジネスに適した CRM が多数存在します。理想的なツールを選択する際に考慮すべき点がいくつかあります。

• あなたのビジネスの規模は？ 一部の CRM は、成長を望む企業向けに作られています。 ハブスポット CRM、大企業に適したものもあります。

• 今後数年間でどのようにビジネスを拡大したいと考えていますか? 現在のビジネスの規模だけでなく、どのように成長したいかについても重要です。規模に応じて拡張でき、数年後にビジネスが成長しても適合しなくなることのないシステムを選択してください。

• CRM の予算はどれくらいですか? 優れた CRM は予算内に収まり、必要のない機能にお金を払うことになります。

• ビジネスの他のツールとどのように統合しますか? 最高の SaaS スタックが連携して動作します、すべてのアプリケーション間でデータが流れる。だからこそ重要なのは、 CRM と他のビジネス ツールの間で連絡先データを双方向で同期します どこにいても常に正確かつ最新の情報を得ることができます。 CRM が、電子メール サービス プロバイダー、会計ツール、VoIP プロバイダー、カスタマー サポート ソフトウェア、連絡先データを保存するその他のツールなどのツールと統合できることを確認してください。

• CRM ツールにどのような機能が必要ですか? 各 CRM が提供する機能の範囲は大きく異なります。現在および将来、ビジネスに必要な機能について考えてください。これには、販売プロセスの視覚的な概要、カスタマー ジャーニーの概要、マーケティング オートメーション、レポートと分析、カレンダーとスケジュール機能、会社と連絡先の洞察が含まれる場合があります。

CRM を始めたばかりで、少し試してみたい人のために、CRM が提供するさまざまな機能をすべて試すことができる無料試用期間を提供するツールがたくさんあります。自分のビジネスにどのような機能が必要か正確にわからない場合は、この試用期間を利用して確認することもできます。

自分にとって最適な CRM ツールを見つけるための重要なヒントは、次のようなソフトウェア レビュー Web サイトにアクセスすることです。 G2 & Capterra そしてユーザーのレビューをチェックしてください。これらの Web サイトでは、市場セグメント (中小企業、中規模市場、大企業など)、言語、価格設定オプション、利用可能な機能に基づいて選択肢をフィルタリングできます。これは、検索を開始し、オプションを絞り込むのに最適な場所です。

最高の CRM プロバイダー

市場で人気のある CRM アプリケーションには次のようなものがあります。

• ハブスポット CRM: この永久無料の CRM は、予算が限られており、非常に使いやすく展開しやすいツールを必要とする企業に最適です。有料ハブを CRM に追加することで、営業、マーケティング、カスタマー サービス チームがアクセスできる幅広い追加機能があります。

• パイプドライブ: Pipedrive は、中小企業や営業チームに焦点を当てた、予算に優しい使いやすい CRM ツールです。

• Salesforce: Salesforce は、幅広い機能と可能性の世界を提供する強力なツールですが、価格は高めです。これは、急速に成長している企業や大企業にとっては良いオプションですが、中小企業にとっては複雑すぎてコストが高すぎる可能性があります。

• 軽快: これも中小企業向けの予算に優しいソリューションであり、非常に使いやすく、セットアップも簡単です。

CRM システムを導入すると、CRM がビジネスの中心となる連絡先データベースとなり、技術スタックの中心となるため、連絡先の管理が非常に簡単になります。一元化された連絡先データベースを使用すると、次のことが可能になります。

• 1 つのアプリで主要な連絡先と分析情報を見つける
• ログインの詳細や、使用する必要のない多くのツールのトレーニングを必要とせずに、すべてのチームがデータを簡単に見つけられるようにします。
• 部門間の情報サイロを排除する

データ入力と連絡先管理のプロセス

データの処理方法を合理化するには、データ入力と管理に関する全社的な標準を導入することが重要です。

データの品質と管理の責任者を 1 人のチームまたは個人に割り当てることができます。データベースに入力されるすべてのデータが会社のポリシーと戦略に従ってコード化されていることを確認する必要があります。

たとえば、連絡先レコードの作成時に必要な情報フィールドがすべて入力されていること、新しい連絡先が作成される前に重複がないこと、組織内の全員がルールに従っていること、すべてのデータが適切であることを確認できます。一貫した形式で入力されます。

1 人またはチームにデータ管理の責任を負わせることが会社にとって不可能な場合は、データを正しく入力および更新する場所と方法についてチーム メンバー全員を必ずトレーニングしてください。データ管理に関してチームに教える重要な点は次のとおりです。

• どのアプリに新しいデータを入力する必要があるか
• 連絡先レコードを更新する時期と方法
• レコードの作成または更新時にどの情報フィールドに入力するか
• 連絡先を作成する前に連絡先がすでに存在するかどうかを確認する方法
• 連絡先データがツール間でどのように流れるか

もちろん、これは組織ごとに異なり、会社が実装する特定のプロセスによって異なります。また、技術スタック内のツールによっても異なります。

すべての新入社員がビジネスでのデータの扱い方をすぐに学べるように、これらのプロセスを文書化することも同様に重要です。さらに、データ管理の責任者が退職した場合でも、後任者がドキュメントを確認することで簡単に状況を把握できます。

データ入力と管理のための全社的なプロトコルを導入することで、システム内の低品質、古い、または重複したデータの量を大幅に削減でき、連絡先の管理が限りなく簡単になります。

貴重な連絡先データの収集

ここまでで、所有する連絡先データを整理する方法についてはよく理解できましたが、そもそもこのデータをどのように取得するのでしょうか?

顧客データを収集するチャネルとツールを最適化することは、連絡先管理戦略を維持するために不可欠です。そうしないと、すべてを整理した後、不良データが大量に流入して、データベースが再び台無しになる可能性があります。

実用的な洞察につながる高品質のデータを使用してデータベースを構築するには、データの収集方法を体系的に行うことが重要です。これを正しく行うには、必ず次の手順に従ってください。

1. データを収集するチャネルを分析し、最適化します。

まず最初に、データを収集するために現在設置されているすべてのチャネルのリストを作成することから始めます。これには、ソーシャル メディア、顧客調査、ランディング ページ、Web サイト フォーム、サインアップ フォーム、電子メール、モバイル アプリなどが含まれる場合があります。

次に、それぞれを個別に調べて、それらを最適化する方法を考えます。たとえば、ランディング ページに不要な情報フィールドがたくさんあるフォームがある場合は、それらをフォームから削除し、実際に必要なデータのみを収集します。また、有効な形式の電子メール アドレスや適切な桁数の電話番号のみを許可するなど、これらのフォームのデータ形式を標準化することもできます。

このすべてのデータが適切な場所に到達することを確認するには、これらのチャネルによって収集された情報が適切なアプリに流れ込んでいること、そしてこれらのアプリが適切なタグとラベルを使用して CRM に適切に接続されていることを再確認してください。それぞれの連絡先。

最後に重要なことですが、データ保護法に完全に従って全員から明示的な許可を集めていることを確認してください。オプトインを実装して、購読者がデータを保存したり、製品のアップデートやマーケティング コミュニケーションなどのさまざまな種類の電子メールを送信したりすることを明示的に許可できるようにする必要があります。 Mailchimp や SendGrid などの主要な電子メール マーケティング プラットフォームはすべて、データ保護規制に完全に準拠しています。

これは、法律を確実に遵守するのに役立つだけでなく、実際に連絡を求めている人々との質の高い連絡先リストを作成するのにも役立ちます。信頼、セキュリティ、プライバシーは、最初から連絡先管理戦略に不可欠である必要があります。

2. データと引き換えに価値を提供します。

できるだけ多くの貴重な情報を収集したい場合は、顧客が必要なデータを提供してくれる機会を作り出す必要があります。これを行うための最良の方法の 1 つは、情報と引き換えに無料のダウンロード可能なコンテンツを提供することです。これには、電子ブック、ホワイト ペーパー、チェックリスト、テンプレート、ガイド、さらには特典や割引も含まれる場合があります。

この無料でダウンロード可能なコンテンツは、たとえば、別のランディング ページ、Web サイトのポップアップ、または電子メール アンケートで提供できます。

3. この情報が適切なツールに送信されるようにします。

新しい購読者が電子メール マーケティング ツールに直接アクセスする場合、このツールを CRM とリアルタイムで同期すると、これらの新しい連絡先がすぐに CRM にリードとして表示されます。この情報により、リード育成キャンペーンを開始し、リードから顧客へのコンバージョンを最大化することができます。

また、多くの新規見込み客と直接会うビジネスに携わっている場合は、おそらくその連絡先の詳細を携帯電話に入力するでしょう。携帯電話のアドレス帳を CRM と同期すると、この新しい連絡先がチーム全体に即座に表示されます。

連絡先データの統合

ここで、連絡先管理の聖杯に到達しました。 データを統合する.

連絡先管理戦略で最良の結果を得るには、さまざまなアプリのデータを相互に分離することができません。これらのアプリはすべてさまざまな方法で連絡先データを収集するため、統合しないと、個別に管理するのに多大な時間がかかるさまざまなデータベースが大量に存在することになります。

これらを統合し、CRM をビジネスの一元的な連絡先データベースとして維持することで、連絡先管理が飛躍的に容易になります。 連絡先の自動同期 ビジネス アプリとデバイス間ですべての連絡先を最新、正確、充実した状態に保ちます。

アプリを同期することで、ビジネス内のすべてのチームが重要なデータに簡単にアクセスできるようになります。そうすれば、従業員は退屈で反復的な手動プロセスに時間を費やすのではなく、戦略的なタスクに集中して生産性を維持できるようになります。また、不良データによって進捗が妨げられることもなくなります。

連絡先データベースの同期を保つ最良の方法

以前に CSV ファイルをインポートおよびエクスポートしてデータベースの同期を維持しようとしたことがあれば、それがどれほどイライラし、時間がかかるかをご存知でしょう。

成長するビジネスでは、この方法では連絡先がすぐに古くなってしまい、アプリ間で連絡先が重複する可能性が高まります。言うまでもなく、これを継続的に行うには膨大な時間がかかり、クリーンアップの頻度も高くなります。

CSV ファイルを使用してアプリ間で連絡先を統合する代わりに、次の方法を試してください。 自動双方向同期方式。連絡先の同期に特化したツールを使用すると、データベース間で双方向かつリアルタイムで連絡先をやり取りできます。したがって、連絡先データを変更または更新するたびに、その変更は他のアプリにも反映されます。これは、同期が設定される前に作成されたデータにも当てはまります。

このソリューションも完全に自動化されているため、一度セットアップすると、何もする必要がなく同期が維持されます。連絡先管理戦略のパズルの最後のピースとして、ツールを同期すると、連絡先が常に最新、正確、安全に保たれます。設定以外に何もする必要はありません。

出典: https://blog.hubspot.com/marketing/ultimate-guide-to-contact-management