バージョン管理とドラフトを使用して知識をより適切に管理する方法

ほとんどの企業は、従業員が適切な情報を探したり、さまざまな情報源から回答したりするのに時間がかかりすぎることを知っています。 しかし、問題の大きさを完全に把握していない人もいれば、理解している人の多くでさえ、変化を引き起こす方法を本当に知りません。

大多数の企業は、最近設立されなかった場合、大量のレガシーデータを持っており、一部は廃止された形式で保存されており、顧客や従業員が見るのは困難です。 

しかし、この問題に対する意識の高まりは、経営陣の間で疑問を投げかけ始めています。 適切な使用 知識管理ツール 確かに、顧客と従業員の両方が情報にアクセスしやすくなり、従業員全体のパフォーマンスが向上し、コストが削減されます。 

インベンタでは、ビジネスを支援してきました 彼らの知識とノウハウを一元化する 情報管理を簡素化します そしてXNUMX年以上の間更新します。 これらすべての年月を経ても、ソリューションを改善し、より良いサービスを提供するために、お客様の要求と問題点を分析し続けています。 

ナレッジベースでのバージョン管理の使用

ナレッジベースは、多くの目的とユーザーに役立ちます。 これらは、次の目的で、内部または顧客向けWebサイトの両方で使用できます。

• 従業員を維持する 社内ポリシーを通知
• 製品の説明や情報にアクセスできるようにする
• 回答 よくある質問 および定期的なカスタマーサポートのトピック 
• オンボーディングプロセス中のユーザーのガイド
• そして長いetcetera。

ただし、知識は決して静的ではありません。 すべてが時間の経過とともに変換、変更、または変更されます。 それは必ずしも私たちがその古い情報を取り除きたいという意味ではありません。 

歴史的な知識は、エラーやミスを防ぎ、企業が物事がどのように進化してきたかを追跡するのに役立ちます。 

CEOが会社の方針の更新に取り組んでいるとしましょう。 さまざまな会社のポリシーバージョンを追跡することで、特定の時点で有効だったバージョンを確認できます。 

また、サポートスペシャリストが、顧客の最も一般的な要求に答えるためにFAQコンテンツを最適化しようとしている場合はどうでしょうか。 そうですね、さまざまなバージョンにアクセスできることで、そのスペシャリストは新しいバージョンのパフォーマンスが向上しているかどうかを識別し、変更を監視して、着信連絡先の数に影響があるかどうかを確認できます。

これらのユースケースにより良いサービスを提供するために、 インベンタのAIを活用したナレッジベース ています 強力なバージョニングツール これにより、さまざまなバージョンで何が変更されたかを確認でき、不要な変更、無関係な変更、またはパフォーマンスの低い変更があった場合は、それらを元に戻すこともできます。 

コンテンツのURLの変更を検出して、それらをすべて保存し、常に適切なコンテンツを返すことができるようにすることもできます。

知識の目から見て、変化が見過ごされることはありません！

オールハンズツールの活用：ナレッジドラフトの操作

これまで見てきたように、知識は更新、変更、最適化される傾向があります。 

ただし、これがXNUMX人の従業員の作業になることはめったにありません。 社内で知識を共有し、関連する利害関係者を巻き込んで社内の知識創造に参加することで、途中で何も失われないようにすることができます。

いいですね。 それでも、コラボレーションを促進し、重要な情報を誤って削除したり、他の人の作業を上書きしたりすることなく、従業員が既存のコンテンツを簡単に構築および変更できるようにする、すべてのツールが必要です。

これがまさにInbentaナレッジドラフトの出番です。この機能を使用すると、チームはお互いの足を踏むリスクを冒すことなく、コンテンツのさまざまなバージョンで作業できます。 

コンテンツステータスを使用してチームの取り組みを整理する

下書きの操作はすでに正しい方向への一歩ですが、コンテンツが進行中の作業であるか、準備ができているか、または単に拒否されているかをどのようにして知ることができますか？

アジャイル管理が主流になりつつある時代に、Knowledgeには、マネージャーと従業員の両方のプロジェクトを追跡するための機能が必要であると感じました。 

そのため、Inbentaでは、ユーザーがそのコンテンツのステップを定義できるように、さまざまなステータスラベルを実装することにしました。

これは、チームがコンテンツリリースの準備をするのに役立ち、パフォーマンスとチームの取り組みの可視性を高め、進捗状況の視覚的なヒントとして機能します。

AI、KBのパフォーマンスを向上させるための秘密の要素

AIを利用したナレッジベースを初めて使用する場合は、ナレッジベースやヘルプセンターのような単純なものにどれほどの影響を与える可能性があるかに驚くかもしれません。

ヘルプサイトに解決方法をカバーする記事がすでにあるのに、なぜトピックに関する大量のリクエストを受け取り続けるのか疑問に思ったことはありませんか？ もちろん、記事を見つけるのは難しいかもしれませんが、それはなぜですか？

顧客が正しい答えや正しいコンテンツを見つけるのをどのように支援していますか？ 検索バーを使用して検索できるようにしていますか？ その検索バーを強化しているテクノロジーはどれですか？

インベンタナレッジは堅牢に基づいて構築されています 自然言語処理技術、つまり、顧客がどのキーワードを使用していても、データベースに回答があれば、ハートビートでそれを見つけることができます。

ナレッジは、すべてのクエリの背後にある本当の意味を解き明かすことで、顧客や従業員を正しい方向に向けます。繰り返しバリアントクエリを起動したり、サポートに連絡したりする必要はありません。

繰り返される価値の低いクエリからエージェントを解放したい場合は、14日間の無料トライアルをご覧になり、ナレッジをお試しください。

ポスト バージョン管理とドラフトを使用して知識をより適切に管理する方法 最初に登場した インベンダ.

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• ソース：https：//www.inbenta.com/en/blog/how-to-better-manage-knowledge-using-versioning-drafts/